Kirjanpidon perusteet haltuun Merit Aktivan avulla

Iso osa yrittäjistä ulkoistaa kirjanpitonsa tilitoimistoille. Kirjanpitoa pidetään niin suurena mörkönä, että sen tekemistä itse ei edes harkita. Kirjanpidon perusteet kannattaa kuitenkin ottaa haltuun, vaikka ulkoistaisitkin kirjanpitosi – yrityksen talouden ymmärtäminen ei ole mahdollista, jos näitä perusteita ei ymmärrä. Artikkelin luettuasi saatat myös huomata, että Merit Aktivan kaltaiset nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmistot soveltuvat myös sellaisille, jotka eivät ole tehneet aiemmin kirjanpitoa.

Perehdytään ensin juoksevaan kirjanpitoon: miten, milloin ja minkä vuoksi kirjanpitoon tehdään kirjauksia?

Juoksevan kirjanpidon perusteet – koska kirjauksia tehdään?

Merit Aktivassa kirjaukset tehdään aina kahdenkertaisella kirjanpitotekniikalla, sillä tämä on selkein tapa kirjanpidon järjestämiseen. Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa käytännössä sitä, että jokainen kirjaus tehdään kahdelle eri kirjanpidon tilille: näin voidaan seurata sekä rahan käyttöä että sen lähdettä. Ostettaessa esimerkiksi kaupasta kahvipaketti pankkikortilla yrityksen toimistolle, rahaa käytetään kahvitarvikkeisiin (Kahvitarvikkeet on oma kirjanpidon tilinsä, jossa seurataan kahvitarvikkeisiin liittyviä menoja) ja rahan lähteenä on pankkitili.

Yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat tiettyjen ehtojen puitteissa järjestää kirjanpitonsa myös yhdenkertaisena esim. Excelissä: tässä kahvipakettiesimerkissä kirjanpitoon merkittäisiin ainoastaan kahvipaketin ostosta seurannut kulu, mutta sen lähdettä (eli pankkitiliä) ei kirjanpitoon merkittäisi. Tämä tekee kirjanpidosta todella sekavaa, sillä näin yrityksen taloustiedot eivät pysy ajantasalla, koska esimerkiksi myyntisaamiset, ostovelat ja pankkitilin saldo eivät päivity automaattisesti jokaisen kirjauksen yhteydessä.

Kirjanpitolaissa sanotaan, että jokaisesta tulosta, menosta, rahoitustapahtumasta sekä niiden oikaisu- ja siirtoerästä on löydyttävä merkintä kirjanpidosta. Käydään seuraavaksi jokainen näistä yksitellen läpi.

Tulot

Tulojen kirjaus on Merit Aktivalla todella helppoa: luodaan vain uusi myyntilasku, täytetään laskun tiedot ja tallennetaan se, jonka jälkeen järjestelmä luo automaattisesti kirjanpidon tositteen puolestasi. Myyntilaskut kannattaa luoda ja lähettää heti, kun laskutettavaa syntyy, jotta saadaan minimoitua maksuajoista johtuvat kassavirtaongelmat.

Menot

Myyntitapahtumien lisäksi kirjanpitoon kirjataan luonnollisesti kaikki ostotapahtumat eli menot. Menojen kirjaus Merit Aktivalla on yhtä helppoa kuin tulojenkin: luodaan vain uusi ostolasku, täytetään laskun tiedot ja tallennetaan se, jonka jälkeen järjestelmä luo automaattisesti kirjanpidon tositteen puolestasi.

Menot voidaan kirjata jälkikäteen esimerkiksi kuukauden tiliotteen perusteella. Näin kirjanpidon tekemiseen ei joudu käyttämään päivittäin aikaansa, vaan kuukauden kaikki kirjaukset voi tehdä kerralla. Tämä on myös erilaisten lakisääteisten ilmoitusten valossa sopiva aika, sillä esimerkiksi arvonlisäverot ja työnantajasuoritukset maksetaan yleensä kuukauden välein, joten näin kyseiset ilmoitukset voi tehdä samalla.

Jälkikäteisen kirjaamisen sijaan voidaan hyödyntää myös Merit Aktivan ostoreskontratoimintoa, jos yrityksellä on iso määrä ostolaskuja. Ostoreskontran avulla voidaan seurata, että kuinka paljon yrityksellä on avoimia ostovelkoja ja koska laskut erääntyvät. Näin mikään suurempi lasku ei tule yllätyksenä, vaan näiden maksamiseen osataan varautua. Mikäli reskontrasta halutaan hyötyä, niin ostolaskut on kirjattava järjestelmään välittömästi niiden saapumispäivänä. Manuaalisen kirjaamisen sijaan kannattaa hyödyntää Merit Aktivan verkkolaskuominaisuutta: näin laskut kirjautuvat automaattisesti järjestelmään, kun toimittaja lähettää uuden laskun. Verkkolaskutuksen käyttöönottoa varten tarvitsee vain avata tunnukset verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluun ja ilmoittaa toimittajilleen laskutustavaksi oman yksilöllisen verkkolaskutusosoitteensa.

Rahoitustapahtumat

Rahoitustapahtumia ovat sellaiset tapahtumat, joissa yrityksen kassaan liikkuu rahaa, mutta samalla ei kuitenkaan ole kyseessä osto- tai myyntitapahtuma. Rahoitustapahtumia syntyy näin ollen usein useimmiten myynti- ja ostolaskujen maksuajoista johtuen, mutta syynä voivat olla myös mm. lainan nostot tai lyhennykset, ennakkomaksut tai osinkojen maksut.

Oletetaan, että yrityksen lähettämällä myyntilaskulla on 14 päivän maksuaika: tämä tarkoittaisi sitä, että laskua lähetettäessä yrityksen pankkitilille ei siirtyisi vielä lainkaan rahaa, vaan laskusta muodostuisi myyntisaatavia. Asiakkaan lopulta maksaessa laskunsa, pankkitilille ilmestyisi rahaa: tulo on kirjattu jo aiemmin, kun myyntilasku lähetettiin, joten tässä vaiheessa tehtävässä kirjauksessa olisi kyse rahoitustapahtumasta. Kyseinen rahoitustapahtuma kirjattaisiin Merit Aktivassa Maksutapahtumat-valikon kautta: täältä valittaisiin oikea asiakas, päivämäärä ja summa, jonka tallentamisen jälkeen järjestelmä kirjaisi pankkitilille saapuneen maksun ja poistaisi vastaavan summan myyntisaatavista.

Oikaisu- ja siirtoerät

Oikaisu- ja siirtoerät liittyvät useimmiten tilinpäätösvalmisteluihin. Näitä eriä ovat mm. luottotappiot, varaston muutokset ja arvonalennukset. Nämä ovat näin ollen sellaisia kirjauksia, jotka eivät perustu menoihin, tuloihin tai rahoitustapahtumiin: esimerkiksi varaston muutos lasketaan inventaarin perusteella, joten näissä tapauksissa kirjausta ei tehdä pankkitilin tapahtumien perusteella vaan puhtaasti omiin laskelmiin pohjautuen.

Yhteenveto

Kirjanpitoon tehdään kirjauksia seuraavissa tilanteissa:

• yritys myy tuotteitaan tai palveluitaan (tulot)
• yritys ostaa jotain (menot)
• pankkitililtä lähtee rahaa tai sinne saapuu suorituksia (rahoitustapahtumat)
• kirjanpitoon tehdään erilaisia korjauksia ja täsmennyksiä (oikaisu- ja siirtoerät)

Juoksevan kirjanpidon laatiminen vie ison osan kaikesta kirjanpitoon kuluvasta ajasta. Kirjanpitotapahtumat toistuvat kuitenkin melko samanlaisina kuukaudesta toiseen, joten jonkin ajan kuluttua kirjanpidon laatiminen onnistuu helposti vanhojen tositteiden perusteella. Näissä tapauksissa kannattaa hyödyntää Merit Aktivan kopiointitoimintoa, jonka avulla vanhan osto- tai myyntilaskun voi luoda vanhan laskun pohjalta. Näin säästyy aikaa, kun esimerkiksi nimikkeitä ei tarvitse miettiä enää uudestaan.

Lisäohjeet:

• Merit aktivan käyttöönotto-ohje (täältä löydät mm. ohjeet osto- ja myyntilaskujen luomiseen sekä saapuneiden maksujen kirjaamiseen)
• Esimerkkejä kirjausten tekemisestä
• Yleiskuvaus myyntireskontrasta
• Yleiskuvaus ostoreskontrasta

Oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen

Yleisimmät oma-aloitteiset verot ovat arvonlisävero sekä työnantajasuoritukset (työnantajasuorituksia ovat työnantajan sairausvakuutusmaksu sekä työnantajan ennakonpidätys). Näiden lisäksi jotkin yritykset saattavat joutua maksamaan esim. apteekkiveroa, arpajaisveroa, vakuutusmaksuveroa tai ennakonpidätyksiä koroista ja osuuksista.

Arvonlisäverot

Arvonlisäverot ilmoitetaan joko kerran kuukaudessa, neljännesvuosittain tai kalenterivuosittain. Verokauden pituus riippuu yrityksen liikevaihdosta seuraavasti:

• 1 kk: kaikilla yrityksillä, joiden liikevaihto on yli 100 000 euroa.
• 3 kk: yrityksillä, joiden liikevaihto on välillä 30 001 – 100 000 euroa
• 12 kk: yrityksillä, joiden liikevaihto on alle 30 000 euroa.

Oletuksena verokauden pituus on 1 kuukausi – pidemmän verokauden haluavien pitää hakea sitä erikseen. Hakeminen onnistuu helposti Omavero-palvelun kautta. Arvonlisäveroilmoitus on annettava ja maksettava viimeistään toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä: esimerkiksi tammikuun arvonlisäverot on ilmoitettava ja maksettava viimeistään maaliskuun 12. päivään mennessä.

Arvonlisäveroilmoituksen täyttäminen on Merit Aktivan avulla hyvin helppoa. Arvonlisäverot kirjautuvat osto- ja myyntilaskujen luonnin yhteydessä automaattisesti oikeille tileilleen, ja verokauden vaihteessa uuden arvonlisäverolaskelman luominen onnistuu muutamalla hiiren klikkauksella. Tarkemman kuvauksen arvonlisäveroista ja ilmoituksen täyttämisestä löydät linkin takaa.

Työnantajasuoritukset

Työnantajasuoritukset maksetaan puolestaan kerran kuukaudessa tai neljännesvuosittain. Pidennettyyn verokauteen voivat hakea yritykset, joiden kalenterivuoden aikainen liikevaihto on enintään 100 000 euroa. Myös tämän verokauden hakeminen onnistuu helposti Omavero-palvelun kautta.

Maksetut palkat ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluttua maksupäivästä. Ilmoitusten yhteydessä annetaan tiedot myös työnantajasuorituksista eli ennakonpidätyksistä ja työnantajan sairausvakuutusmaksuista. Tulorekisterin kautta tiedot siirtyvät Omaveroon, mistä ne lopulta maksetaan. Työnantajasuoritukset on maksettava viimeistään seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä: tammikuun työnantajasuoritukset on maksettava helmikuun 12. päivään mennessä (eli kuukautta aiemmin kuin arvonlisäverot). Työnantajasuoritusten suuruus riippuu maksetuista palkoista: työnantajan sairausvakuutusmaksu on vuonna 2020 kiinteä 1,34%, kun taas ennakonpidätys on palkansaajakohtainen.

Palkanlaskenta kannattaa hoitaa Palkkaus.fi- tai Palkka.fi-ohjelmalla, jolloin kaikki vaaditut tulorekisteri-ilmoitukset hoituvat automaattisesti näiden järjestelmien kautta. Tarkemmin palkanlaskentaan voit tutustua linkin takaa.

Tilinpäätös ja veroilmoitus

Tilinpäätös ja veroilmoitus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiöillä tilinpäätös on aina pakollinen, mutta yksityiset elinkeinonharjoittajat joutuvat laatimaan tilinpäätökseen vain, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:

1. taseen loppusumma yli 350 000 euroa
2. liikevaihto yli 700 000 euroa
3. tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin vähintään 10 henkilöä

Useimmat toiminimiyrittäjät eivät näin ollen ole velvoitettuja tilinpäätöksen laatimiseen, mutta veroilmoitus on silti annettava. Veroilmoitukseen vaaditut tiedot ovat samantyyppisiä kuin tilinpäätöksenkin tiedot, joten tilinpäätös on silti hyvä laatia omaan käyttöön, vaikka laki ei sitä vaatisikaan. Tilinpäätös ja veroilmoitus kannattaa laatia samanaikaisesti, niin selviää mahdollisimman vähällä vaivalla, kun luvut ovat vielä tuoreessa muistissa. Kirjanpidon tapaan myös tilinpäätökset toistuvat usein samantyyppisinä tilikaudesta toiseen, joten ensimmäisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen työ helpottuu huomattavasti, kun tilinpäätöksen voi laatia edellisvuoden dokumenttien pohjalta.

Tarkemmin tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimiseen voit tutustua seuraavien linkkien takaa:

• Ohjeet toiminimen veroilmoituksen täyttöön
• Ohjeet toiminimen tilinpäätöksen laadintaan
• Muistilista osakeyhtiön tilinpäätöstä laativalle

Tilinpäätökset ovat yritysmuodosta riippumatta hyvin samankaltaisia, joten tietoa etsivien kannattaa lukea kaikki artikkelit.

Lopuksi

Kaikkien yrittäjien on hyvä ymmärtää kirjanpidon perusteet, sillä vain näin yrityksen taloudesta on mahdollista saada kokonaisvaltainen kuva. Tärkeimmät kirjanpidon osa-alueet koskevat juoksevan kirjanpidon laatimista, oma-aloitteisten verojen ilmoittamista, palkanlaskentaa sekä tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimista. Osa toiminnoista tehdään tarvittaessa päivittäin, kun taas osan voi tehdä kuukausittain. Tilinpäätös ja veroilmoitus on laadittava kerran tilikaudessa – eli joitain poikkeuksia lukuun ottamatta kerran vuodessa.

Merit Aktivan asiakaspalvelu vastaa kysymyksiin arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.