Yrittäjän oman palkan laskenta

Oman palkan laskenta on monelle yksinyrittäjälle yksi kuukauden mieluisimmista tehtävistä. Mikäs sen mukavampaa kuin edeltävän kuukauden aikana vuodatetuista hikikarpaloista palkitseminen konkreettisella palkkasummalla. Suomalainen byrokratiaviidakko saattaa kuitenkin hiukan hirvittää, jos palkanlaskenta on ennestään tuntematon askare. Avataan tässä artikkelissa tarkemmin yrittäjän oman palkan laskentaa ja maksamista: mitä siinä pitää huomioida?

Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen palkkaa

Ensin on hyvä huomioida sellainen asia, että yksityiset elinkeinonharjoittajat eli tuttavallisemmin ”toiminimet” eivät maksa itselleen sanan varsinaisessa merkityksessä palkkaa, vaan he tekevät yrityksestään yksityisottoja. Yksityisotot ovat konkreettisia tilisiirtoja yrityksen pankkitililtä yrittäjän omalle henkilökohtaiselle pankkitilille, eivätkä ne vähennä yrityksen verotettavaa tulosta. Yksityisnostoista maksetaan verot vasta jälkikäteen tilikauden päätteeksi, kun yrityksen toiminnan tulos on selvillä.

Äärimmäisen pelkistetty esimerkki voisi olla seuraava: Yrittäjä on tehnyt yhden 12 000 euron arvoisen myynnin tilikauden aikana eikä hänellä ole mitään kuluja. Vuoden aikana hän on siirtänyt 1000 euroa kuukaudessa yrityksen pankkitililtä omalle erilliselle tililleen, ja kirjannut nostot yksityisotoiksi kirjanpidossa. Tilikauden päätteeksi veroilmoitukselle tilikauden tulokseksi kirjautuu 12 000 euroa, joten tästä summasta maksetaan verot. Yrittäjä on siis jo nostanut ja mahdollisesti käyttänyt kaiken yrityksen tilille tulleen rahan, ja hänen pitäisi vielä pystyä maksamaan yrityksen tuloksesta seuranneet verot. Tästä syystä kannattaa aina olla tarkkana, että maksaa mieluummin veroja etukäteen kuin jälkikäteen, jos rahat alkavat herkästi polttamaan näpeissä.

Kuinka paljon kyseinen yrittäjä sitten joutuisi maksamaan veroja? Toiminimiyrityksen tulos verotetaan pääasiassa ansiotuloverotuksen kautta: ansiotulona verotetaan 80% vuotuisesta tuotosta ja pääomatulona 20%. Yrittäjä voi kuitenkin vaatia, että pääomatulo-osuutena käytetään 10% tai jopa nollaa prosenttia.

Osakeyhtiöstä voi maksaa palkkaa oman mielensä mukaan

Osakeyhtiössä yrittäjänä toimiva voi maksaa palkkaa itselleen niin paljon kuin parhaaksi näkee ja yrityksen tilin saldo antaa myöden. Kannattaa kuitenkin huomioida, että osakeyhtiöin toiminnan tulisi olla kannattavaa eikä sen oma pääoma saisi mennä negatiiviseksi. Maksetut palkat vähentävät verotettavaa tulosta, joten edellisessä esimerkissä veroilmoitukselle kirjautuisi tulokseksi 0 euroa, koska koko tilikauden aikainen liikevaihto on nostettu palkkana ulos.

Osakeyhtiöllä toimivan yrittäjän onkin noudatettava kaikkia palkanlaskennan hienouksia, jotta lakisääteiset velvollisuudet täyttyvät. Tutustutaan näihin tarkemmin seuraavaksi.

Työnantajarekisteriin liittyminen

Työnantajarekisteriin on liityttävä siinä tapauksessa, jos jompikumpi ehdoista täyttyy:

• Yritys maksaa vakituisesti palkkaa vähintään 2 palkansaajalle.
• Yritys maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään 6 palkansaajalle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä ja tarkoitettu lyhytaikaisiksi.

Näin ollen yksinyrittäjältä työnantajarekisteriin liittymistä ei vaadita, mutta useamman yhtiökumppanin yrityksessä liittyminen vaaditaan. Rekisteriin liittyminen ei tuo kuitenkaan mukanaan kovinkaan erikoisia vastuita, joten siitä ei ole mitään erityistä vaivaakaan. Ainoa ero satunnaiseen työnantajaan nähden on siinä, että työnantajarekisteriin kuuluvan yrityksen on annettava tulorekisteriin ilmoitus myös niiltä kuukausilta, jolloin palkkaa ei makseta.

YEL-vakuutuksen ottaminen

Yrittäjät eivät maksa palkastaan palkansaajan työeläkettä, vaan eläkettä kerrytetään yrittäjän eläkevakuutuksen kautta. Vakuutus on otettava seuraavissa tapauksissa:

• yrittäjä on 18–70-vuotias (yläikäraja nousee portaittain: vuonna 1957 ja sitä ennen syntyneillä yläikäraja on 68-vuotta, vuosina 1958-1961 syntyneillä 69-vuotta ja vuonna 1962 ja sen jälkeen syntyneillä 70-vuotta)
• yritystoiminta on jatkunut yhtäjaksoisesti vähintään neljä kuukautta
• arvioitu työtulo on vähintään 7 958,99 euroa vuodessa (2020)

Yrittäjille on annettu täysi mahdollisuus omasta eläkkeestään päättämiseen: työtuloksi voi määrittää haluamansa summan, kunhan se ylittää tuon 7958,99 euron minimisumman. YEL-maksun määrä on tilanteesta riippuen 24-26 prosentin välillä työtulosta laskettuna. Näin ollen pienimmillään eläkemaksut ovat noin 2000 euroa vuodessa (uudet yrittäjät saavat tuosta vielä pientä alennusta neljän ensimmäisen vuoden ajan). Kannattaa pitää mielessä myös se, että mitä enemmän eläkevakuutusta maksaa, sen isompi eläke on sitten aikanaan. Eläkevakuutusyhtiö lähettää eläkemaksuista erillisen laskun yrittäjän haluamissa maksuerissä, esimerkiksi kerran kuukaudessa.

Työtulo on hieman häilyvä käsite, joten siihen kannattaa tutustua tarkemmin esimerkiksi Eläketurvakeskuksen sivuilta.

Palkanlaskenta ja sen maksaminen

Merit Aktivaa käyttävän on helpoin laskea palkka joko Palkkaus.fi-ohjelmalla tai Verohallinnon ylläpitämän Palkka.fi-palvelun avulla. Ohjelmistot ovat todella helppokäyttöisiä: helpoimmillaan ohjelmistoon tarvitsee syöttää vain palkkasumma, palkkajakso ja palkanmaksupäivä, jos kyseessä on yrittäjän oma palkka. Mikäli yrittäjällä on käytössään luontoisetuja tai hän pitää kirjaa vuosilomakorvauksista, niin kirjataan myös nämä tiedot.

Järjestelmä luo palkkalaskelman ja lähettää palkkatiedot automaattisesti tulorekisteriin. Näin yrittäjän ei tarvitse tehdä lainkaan erillisiä ilmoituksia tulorekisteriin, vaan kaikki hoituu näiden järjestelmien sisältä. Palkkaus.fi-ohjelmistossa myös palkkojen maksu sivukuluineen onnistuu suoraan järjestelmän sisältä.

Palkanlaskenta on merkittävästi helpompaa näiden ohjelmistojen avulla, joten Excel-kikkailuun ei kannata lähteä. Pelkästään automaatti-ilmoitus tulorekisteriin on huomattavasti aikaa säästävä ominaisuus. Lisäksi järjestelmien kautta saatavat automaattiset palkkalaskelmat sekä kuukausi- että vuositasolla ovat erittäin käteviä.

Palkkakirjausten vienti Merit Aktivaan

Palkkakirjausten vienti Palkkaus.fi- ja Palkka.fi-ohjelmista kirjanpitoon onnistuu helposti CSV-tiedoston avulla. Ohjelmista saatu tiedosto tallennetaan koneelle ja tuodaan Merit Aktivaan pääkirjatositteena. Ennen tallentamista tarkistetaan, että kirjaukset on tehty oikeille tileille ja Palkka-fi-ohjelmasta saatuun palkkatositteeseen lisätään sosiaaliturvamaksukirjaus. Palkkaus.fi-ohjelman tositteeseen ei tarvitse tehdä muokkauksia.

Palkka kannattaa kirjata palkkavelkatilille, josta sen voi sitten kuitata pois, kun palkkasumma on lähtenyt yrityksen pankkitililtä. Kirjanpitoon tämä kirjataan maksutapahtumana, jolloin palkkavelka kuittaantuu pois kirjanpidon palkkavelkatililtä.

Tarkempaan palkkakirjausohjeeseen voit tutustua linkin takaa.

Työnantajasuoritteiden maksaminen

Palkanlaskentaprosessi on nyt lähes päätepisteessä: enää pitää huolehtia siitä, että verokarhu saa rahansa. Palkkaus.fi- ja Palkka.fi- ohjelmat välittävät kaikki tiedot Omaveroon automaattisesti, joten yrittäjän tehtäväksi jää ainoastaan työnantajasuoritusten maksaminen. Työnantajasuorituksia ovat työnantajan sairausvakuutusmaksu sekä työnantajan ennakonpidätys.

Työnantajasuoritusten maksu tapahtuu yrityksen verokaudesta riippuen joko kuukausittain tai kolmen kuukauden välein. Pidennettyyn verokauteen voivat hakea yritykset, joiden kalenterivuoden aikainen liikevaihto on enintään 100 000 euroa. Kuukauden verokautta noudattavat yritykset maksavat työnantajasuoritukset palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä – eli maaliskuun 15. päivälle kirjattujen palkkojen työnantajasuoritukset maksetaan huhtikuun 12. päivään mennessä. Neljänneskalenterivuoden verokautta noudattavat yritykset maksavat työnantajasuoritukset verokautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivänä – eli tammi-, helmi- ja maaliskuulle kirjattujen palkkojen työnantajasuoritukset maksetaan toukokuun 12. päivään mennessä. Maksuista tarvitsee laittaa vain kertaalleen toistuva kalenterimerkintä, jolloin niistä ei tarvitse enää stressata sen enempää. Kuukauden verokautta noudattava laittaisi muistutuksen joka kuukauden 12. päivälle, ja neljänneskalenterivuoden verokautta noudattava laittaisi muistutuksen 12. helmikuuta, 12. toukokuuta, 12. elokuuta ja 12. marraskuuta.

Maksu onnistuu kirjautumalla Omavero-palveluun ja navigoimalla täällä osioon ”Verojen maksaminen”. Sivulla näkyy kaikki yrityksen erääntyvät verot, ja ne voidaan maksaa helposti pankkinäppäinten avulla.

Lopuksi

Yrittäjän palkanlaskentaprosessi on avattu tässä kokonaisuudessaan palkkasumman kirjauksista työnantajasuoritusten maksamiseen. Iso osa prosesseista on automatisoitu, joten yrittäjää palkanlaskenta ei aivan hirveästi työllistä. Suurin tehtävä on varata kalenteristaan tunti kuukaudessa aikaa palkanlaskentaa varten – ja varmistua siitä, että muistaa varmasti maksaa kaikki työnantajasuoritukset ajallaan. Omaa palkkaansa tuskin kukaan unohtaa maksaa.

Kysy lisää palkkakirjaustiedostojen tuomisesta Merit Aktivaan asiakastuesta arkisin klo 9 – 16 sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi tai puhelimitse: 09 4259 7827.