Yrityksen perustaminen vaihe vaiheelta

Yrityksen perustaminen on monen palkkatöissä puurtavan unelma. Ajatus oman bisneksen pyörittämisestä tuntuu vapauttavalta, mutta samalla ajatus myös pelottaa. Pelontuntemukset ovat normaaleja, ja tuskin katoavat mihinkään, joten ei auta kuin tehdä rohkea hyppy tuntemattomaan – niin valmistautuneena kuin mahdollista.

Mitä yritystoiminnan aloittamisessa pitää ottaa huomioon? Tässä artikkelissa käsitellään yrityksen perustamista kokonaisvaltaisella tasolla.

Yrityksen perustamisen vaiheet

Liiketoiminnan starttaaminen on pitkä prosessi, johon kuuluu muun muassa liiketoimintasuunnitelman laatiminen, perustamisilmoituksen lähettäminen ja liiketoimintaprosessien hiominen. Käydään seuraavaksi läpi yrityksen perustamisen vaiheita.

Laadi liiketoimintasuunnitelma ja konsultoi asiantuntijoita

Yrityksen perustaminen lähtee liikkeelle liiketoimintasuunnitelman laatimisella. Liiketoimintasuunnitelmassa selvennät itsellesi liiketoimintasi edellytyksiä vastaamalla muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

• Keitä ovat asiakkaasi?
• Mistä tavoitat heidät?
• Miten tavoitat heidät?
• Kuinka paljon pääomaa liiketoimintasi vaatii?
• Miten hinnoittelet tuotteesi?
• Keitä ovat kilpailijasi?
• Mitkä ovat kilpailutekijäsi? Miten erotut kilpailijoistasi?

Suunnitelma kannattaa ehdottomasti laatia kirjallisena, sillä palaat suunnitelman pariin vielä moneen kertaan, kun näkemyksesi liiketoiminnastasi tarkentuu. Täyden hyödyn lunastamiseksi liiketoimintasuunnitelman laatimista kannattaa opetella aiheesta kirjoitettujen kirjojen ja oppaiden avulla – näitä löytyy onneksi runsaasti.

Näkemystä kannattaa tarkentaa myös ulkopuolisten asiantuntijoiden avulla! Esimerkiksi Uusyrityskeskuksen kautta voit varata ajan yrittäjyysasiantuntijalle, joka antaa oman arvionsa yritysideasi toimivuudesta. Saat myös arvokkaita kehitysehdotuksia toimintasuunnitelmasi hiomiseen.

Varmista rahoitus ja hae tukia

Liiketoimintasuunnitelmassa olet arvioinut liiketoimintasi vaatiman rahoituksen määrää. Nyt viimeistään on aika varmistaa rahoituksen riittävyys ja hakea mahdollisia tukia.

Monelle saattaa tulla ensimmäisenä mieleen Leijonan luolasta tai Slushista tutut pitchaukset, mutta onneksi rahoitusta on saatavilla myös muualta. Erilaisia väyliä ovat muun muassa pankit, netissä toimivat rahoituspalvelut sekä perinteinen lähipiirin kautta kerätty pääoma.

Erilaisia julkisia väyliä rahoituksen hakemiseen ovat muun muassa seuraavat:

• Starttiraha. Starttirahaan ovat oikeutettuja iso osa uusista yrittäjistä. Huomioithan, että tuen saamisen edellytyksenä on mm. se, että yritystoiminta aloitetaan vasta tuen saamisen jälkeen. Konsultoi siis TE-toimistoa ennen yrityksen perustamisilmoituksen lähettämistä!
• Finnveran kautta uudet yrittäjät voivat hakea muun muassa alkutakausta, Finnvera-lainaa tai yrittäjälainaa.
• Business Finland tarjoaa monipuolisia tutkimus- ja kehitysrahoitusratkaisuja. Esimerkiksi 6200 euron arvoista innovaatioseteliä voivat hakea kansainvälistä kasvupotentiaalia omaavat tuote- tai palveluideat. Setelillä voidaan hankkia innovaatiotoimintaan liittyviä asiantuntijapalveluita.

Lähetä perustamisilmoitus

Perustamisilmoituksen rustaaminen on monesti se yrityksen perustamisen kihelmöivin vaihe: lomakkeen lähettäminen muuttaa ajatuksen todeksi ja laittaa rattaat toden teolla pyörimään.

Perustamisilmoitusta laatiessa yrityksen tuleva nimi ja yhtiömuoto lyödään lukkoon. Nimi on yksi ensimmäisistä asioista, jonka potentiaalinen asiakas yrityksestäsi näkee, joten nimen ideointiin kannattaa käyttää aikaa. Moni hyvä idea on jo käytetty, joten muista tarkistaa, onko keksimäsi nimi vielä vapaana. Tämän voit tehdä esimerkiksi YTJ:n yrityshaun kautta.

Sopiva yhtiömuoto riippuu täysin yrittäjän tilanteesta: onko osakkaita yksi vai useampia, miten yrittäjä haluaa rajata riskiä, kuinka suuri tuottopotentiaali yrityksellä on jne. Osakeyhtiö on usein se paras vaihtoehto, jos tuotto-odotus on korkea (verorasitus jää osakeyhtiöillä alhaisimmaksi) ja halutaan rajata riskiä (yrittäjät eivät ole henkilökohtaisessa vastuussa). Pienempää liiketoimintaa pyörittävän yksinyrittäjän yhtiömuodoksi taas sopii hyvin myös esimerkiksi yksityinen elinkeinonharjoittaja (ns. ”toiminimi”).

Yleisesti käytettyjä yhtiömuotoja ovat:

• Osakeyhtiö (oy)
• Avoin yhtiö (ay)
• Kommandiittiyhtiö (ky)
• Yksityinen elinkeinonharjoittaja
• Osuuskunta

Perustamisilmoitus kannattaa lähettää sähköisesti YTJ:n järjestelmän kautta, sillä esimerkiksi osakeyhtiön perustamisilmoitus on 105 euroa ja yksityisen elinkeinonharjoittajan ilmoitus 50 euroa halvempi sähköisesti lähetettynä.

Järjestä yrityksen hallinnollinen puoli

Uudella yrittäjällä ei ole vanhojen järjestelmien painolastia, joka jäykistää montaa pitempään toiminutta yritystä. Hallinnollista puolta järjestäessä kannattaakin ottaa heti alusta alkaen mahdollisimman helppokäyttöinen ja keskitetty taloushallinnon ohjelmisto käyttöön.

Merit Aktivan sähköinen järjestelmä helpottaa hallinnollisen puolen pyörittämistä monin eri tavoin:

• Järjestelmä ei vaadi kirjanpidon erityisosaamista, sillä automaatio helpottaa työtäsi – syötät vain laskut järjestelmään ja automaatio hoitaa loput → Stressi väärin tehdyistä kirjauksista vähenee.
• Voit tallettaa kuitit ja tositteet yhteen pilvipohjaiseen järjestelmään → Ei turhaa huolehtimista kirjanpitodokumenttien hukkaamisesta.
• Voit luoda myyntilaskut saman järjestelmän kautta ja laskuttaa asiakasta muutamalla klikkauksella → Ei erillisten tekstidokumenttipohjien kanssa kikkailua vaan saat asialliset ja ammattimaisen näköiset laskut heti käyttöösi.
• Tuloslaskelma ja tase päivittyvät automaattisesti kirjausten tekemisen jälkeen → Jatkuvasti ajantasainen tieto yrityksen talouden kehittymisestä.

Sähköinen ja keskitetty taloushallinnon järjestelmä tehostaa toimintaa ja säästää merkittävästi aikaa. Usean erillisen ohjelmiston sijaan voit hoitaa yhden hallintapaneelin kautta kaiken yrityksen taloushallintoon liittyvän toiminnan. Tutustu sähköisen kirjanpidon hyötyihin tarkemmin linkin takaa.

Muista viranomaisilmoitukset

Yrityksen perustaminen tuo mukanaan vastuun erilaisten ilmoitusten antamisesta. Tällaisia ovat muun muassa tilinpäätös, arvonlisäveroilmoitus sekä palkkailmoitukset.

Tilinpäätöksen laatiminen on kerran vuodessa tapahtuva prosessi. Aiemmista artikkeleistamme löydät ohjeet sekä osakeyhtiön tilinpäätöksen että toiminimen tilinpäätöksen laatimiseen.

Arvonlisäveroilmoitus annetaan yrityksestä riippuen joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Vuosi-ilmoitukseen ovat oikeutettuja yritykset, joiden liikevaihto on 0 – 30 000 euroa, ja neljännesvuosi-ilmoitukseen ovat oikeutettuja yritykset, joiden liikevaihto on 30 001 – 100 000 euroa. Merit Aktivan avulla arvonlisäveroilmoitus voidaan antaa sähköisesti ilmoitin.fi-palvelun kautta. Manuaalisesti se voidaan tehdä Omavero-palvelussa.

Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Täältä tiedot etenevät Verohallintoon, jolle maksetaan työntekijän palkasta pidätetyt ennakonpidätysmaksu (ansiotulovero) sekä erillinen sosiaaliturvamaksu.

Hanki vähintään lakisääteiset vakuutukset

Yritystoiminnan aloittaminen tarkoittaa myös erilaisten lakisääteisten vakuutusten hankintaa. Pakollisia vakuutuksia ovat muun muassa YEL-vakuutus ja erilaiset työnantajan lakisääteiset vakuutukset. Näiden lisäksi yrittäjä voi turvata henkilökohtaista talouttaan erilaisilla vapaaehtoisilla vakuutuksilla (usein myös varsin suositeltavaa yrittäjien heikomman sosiaaliturvan vuoksi).

Yrittäjän on otettava YEL-vakuutus, kun muun muassa seuraavat edellytykset täyttyvät:

• Työtulo ylittää 7799,3 euroa (vuoden 2019 raja)
• Olet 18-68-vuotias yrittäjä
• Työskentelet yrityksessä

Tärkein kriteeri on siis työtulo, joka on hieman liukuva käsite: sillä tarkoitetaan summaa, jonka olisit valmis maksamaan ulkopuoliselle työntekijälle, joka tekisi sinun työtehtäväsi. Arvioinnissa käytetään muun muassa työtehtävien suorittamiseen käytettyä aikaa. Päätoimisilta yrittäjiltä YEL-vakuutus siis yleensä vaaditaan, mutta sivutoimisilla yrittäjillä vakuutusvelvollisuutta ei välttämättä vielä synny.

Työnantajayrittäjä joutuu myös hankkimaan erilaisia lakisääteisiä vakuutuksia työntekijöilleen. Näitä ovat:

• Työeläkevakuutus
• Työttömyysvakuutus
• Tapaturmavakuutus
• Sairausvakuutus
• Ryhmähenkivakuutus

Työttömyysvakuutusta (Työllisyysrahasto) lukuun ottamatta vakuutusmaksut maksetaan työnantajan itse valitsemaan vakuutusyhtiöön.

Rakenna liiketoimintaprosessit kuntoon

Liiketoimintaprosessien rakentaminen alkaa usein samanaikaisesti liiketoimintasuunnitelman laatimisen kanssa, kun aletaan pohtia esimerkiksi yrityksen myyntikanavia, logistisia ratkaisuja ja palvelun toteuttamiseen vaadittavia teknisiä ratkaisuja.

Liiketoimintaprosessien hiominen vie yrityksen alkuvaiheessa paljon aikaa, sillä parhaita ratkaisuja ei usein pysty päättämään ilman käytännön kokeiluja – toiselle yritykselle soveltuva ratkaisu onkin toiselle täysin toimimaton tapa toimia. Huippuunsa hiotuista liiketoimintaprosesseista on kuitenkin merkittävää hyötyä, kun sekä asiakas että yrittäjä selviävät rutiinitehtävistä mahdollisimman vaivattomasti.

Esimerkiksi verkkokauppias joutuu miettimään palveluprosessin tilauksesta toimitukseen ja tästä mahdolliseen palautukseen:

• Millaisia automaattisähköposteja asiakkaalle toimitetaan?
• Integroidaanko verkkokauppa esimerkiksi Postin järjestelmiin, jolloin tuotteiden postitus tehostuu?
• Miten tuotteet varastoidaan ja lähetettävät tuotteet pakataan, jotta prosessista tulee mahdollisimman tehokas?
• Kuka logistiikkatoimija toimittaa tuotteet asiakkaalle? Miten toimitus käytännössä järjestetään?
• Miten saat tehtyä tuotteen palauttamisen mahdollisimman helpoksi asiakkaalle?
• Millaisia asiakaspalveluväyliä tarjoat asiakkaallesi?

Liiketoimintaprosessit yhdistävät kaikkia yrityksen toimintoja, joten niitä löytyy niin myynnistä, markkinoinnista, hallinnosta kuin asiakaspalvelustakin. Rutiinitehtävät kannattaa pyrkiä automatisoimaan hiljalleen yrityksen ottaessa ensiaskeliaan markkinoilla.

Miten uutta yritystä kannattaa markkinoida?

Alkuvaiheen paperisodan selättäminen ja tästä tunnustuksena saatu tuore y-tunnus on vasta ensimmäinen osa taistelua: tämän jälkeen pitäisi aloittaa väsymätön työ yrityksen myynnin ja markkinoinnin eteen. Millaisia keinoja tuoreella yrityksellä on myynnin kasvattamiseen?

Verkkosivut ovat digimarkkinoinnin kulmakivi

Verkkosivut ovat digimarkkinoinnissa erityisen tärkeät, sillä mainonnan ja markkinoinnin päätehtävänä on kävijöiden hankkiminen yrityksen verkkosivuille – vasta verkkosivut päättävät sen, että ottaako potentiaalinen asiakas yhteyttä tai ostaako hän yrityksen tuotteita.

Kiinnitä verkkosivuissa huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

• Ulkoista sivujen teko ammattilaiselle. Paras tekijä on sellainen, joka osaa rakentaa teknisesti toimivan sivuston hyvällä designilla ja käyttökokemuksella (UX).
• Sivustolle kannattaa kirjoittaa mahdollisimman paljon asiakasta informoivaa tekstiä. Läpinäkyvä informaatio nostaa konversion todennäköisyyttä (digimarkkinoinnin termi, jolla tarkoitetaan esim. yhteydenottoa tai ostotapahtumaa).
• Älä piilottele referenssejäsi. Kaikki aiemmat työt ja asiakasarviot näkyville, ja mieluiten kuvien kera, jos tällaisia vain löytyy. ”Social proof” on erittäin vaikuttava markkinointikeino.
• Verkkosivujen pitää olla responsiiviset eli niiden pitää skaalautua oikein sekä tietokoneille, tableteille että mobiililaitteille.
• Sivusto kannattaa suojata SSL-yhteydellä. Salatun sivuston tunnistaa verkko-osoitteen edessä olevasta lukkokuvakkeesta ja osoitteen alussa olevasta https-kirjainyhdistelmästä. Salattu sivusto nostaa kävijöiden kokemaa luottamusta. Myös Google arvostaa SSL-sertifikaatilla suojattua sivua enemmän, joten tällä on vaikutusta myös hakukonesijoituksiin.

Google-mainonta tuo helpoimmat voitot

Google Ads on Googlen mainosohjelma, jonka kautta voidaan saada mainoksia näkyville suoraan Googlen hakukoneeseen. Googlen kautta voidaan tavoittaa loistavaa kohdeyleisöä, sillä iso osa Googlessa tehdyistä hauista sisältää taustallaan ostoaikeen eli googlettaja etsii joko suoraan ostettavaa verkkokaupasta tai jotain palveluntarjoajaa ratkaisemaan ongelmaansa. Hakukonemainonnan avulla tämä yleisö voidaan tavoittaa.

Mainonta toimii niin, että mainostaja määrittelee hakusanat, joilla mainokset näkyvät. Esimerkiksi Helsinkiin hieronta-alan yrityksen perustaneen kannattaisi mainostaa esimerkiksi sellaisella hakusanalla kuin ”hieronta helsinki”. Kyseistä hakusanaa etsitään 6600 kertaa kuukaudessa – ja lähes tulkoon jokainen näistä hakijoista on ostovalmis asiakas. Mainokset näkyvät seuraavasti:

Googlen mainosohjelma on sen verran tekninen, että mikäli tämän aihepiirin osaamista tai aikaa sen opetteluun ei ole, mainostilin rakentaminen ja hallinnointi kannattaa ulkoistaa. Mikäli budjetti vain antaa periksi.

Sosiaalisesta mediasta tunnettuutta

Monelle sosiaalisen median tilien avaus on varmasti itsestäänselvyys. Sosiaalinen media on loistava väylä yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa ja yrityksen tunnettuuden ja brändin kasvattamiseen. Toisin kuin Googlessa, niin sosiaalista mediaa käyttävät eivät ole ostovalmiita, sillä somea käytetään vapaa-ajan viettoon. Aamupalan lomassa feediään selaava ihminen ei siis istu ostohousut jalassa valmiina tarttumaan ensimmäisen mainostajan tarjoukseen.

Tämä on hyvä pitää mielessä markkinointiviestintää suunnitellessa: osa somejulkaisuista voi olla yrityksen tuotteiden tai palveluiden promoamista, mutta julkaisujen pääpaino kannattaa pitää seuraajille ilmaista arvoa tuottavassa sisällössä. Suoraan mainontaan kannattaa käyttää myös somekanavien erillisiä mainosohjelmia. Esimerkiksi Instagramissa voidaan mainostaa Facebookin mainosohjelman kautta.

Paikallisten yritysten kannattaa huomioida myös muun muassa Google My Business, jonne voidaan syöttää yrityksen perustiedot aukioloajoista yhteystietoihin. Tämä profiili näkyy usein Googlessa oikeassa reunassa kehystettynä tietopalkkina, jos joku etsii Googlesta yritystäsi. Matkailualan yritysten kannattaa listata yrityksensä ehdottomasti myös TripAdvisoriin. Tutki oman toimialasi tilannetta: onko yrityksellenne tarjolla joku erityisen hyvä sosiaalisen median palvelu, johon kannattaa panostaa?

Mitä muita keinoja on tarjolla?

Edellä esiteltiin ainoastaan pari erilaista markkinointikanavaa. Yrittäjän onneksi erilaisia keinoja on runsaasti tarjolla: yrittäjä voi kokeilla esimerkiksi vaikuttajamarkkinointia yhteistyössä jonkun tubettajan kanssa, sisältömarkkinointia podcastin avulla tai natiivimainontaa esimerkiksi jossain iltapäivälehdessä. Keinoja on monia, ja jokaiselle yritykselle toimivimmat kanavat riippuvat täysin yrityksen tuotteista/palveluista ja kohdeyleisöstä.

Yrittäjän ei sovi unohtaa myöskään digimaailman ulkopuolista todellisuutta: verkostoituminen ja uusien kontaktien luominen on monella todella toimiva tapa bisneksen kasvattamiseen. Verkostoitumistapahtumia tarjoilevat muun muassa paikalliset kauppakamarit ja Suomen Yrittäjien paikallisjärjestöt. Myös oman toimialan messut ovat loistava paikka sekä verkostoitumiseen että asiakkaiden tapaamiseen.

Yrityksen perustaminen on monivaiheinen prosessi

Yrityksen perustaminen on hallinnollisesti melko helppoa, mutta itse liiketoiminnan starttaaminen vaatii hartiavoimin työtä. Yksikään euro ei tule ilmaiseksi. Yrittäjyys on kuitenkin niin palkitsevaa, että mahdollisien vaikeuksien ei kannata antaa lamaannuttaa.

Merit Aktiva on enemmän kuin mielellään avuksi uusien yrittäjien taloushallinnon prosessien ja rutiinien suunnittelussa. Sähköisen ohjelmistomme avulla säästät aikaasi bisnestä kasvattaviin toimintoihin, kuten myyntiin ja markkinointiin. Uudet yrittäjät voivat kokeilla ohjelmistoa ilmaiseksi sadan ensimmäisen tositteen ajan. Rekisteröidy käyttäjäksi ja kokeile ohjelmaa tämän linkin takaa.