Yhdistyksen kirjanpito – Ohjeet yhdistyksen taloudenhoitoon

Yhdistyksen taloudessa saatetaan pyörittää suuriakin summia, joten yhdistyksen taloudenhoidolle on asetettu elinkeinotoimintaa harjoittavien yritysten tapaan tarkkoja vaatimuksia. Yhdistyksen kirjanpitoa ja taloudenhoitoa säädellään muun muassa yhdistyslaissa, kirjanpitolaissa ja kirjanpitoasetuksessa. Myös yhdistyksen omat säännöt asettavat omat vaatimuksensa.

Tehdään tässä kirjoituksessa läpileikkaus yhdistyksen kirjanpidon järjestämiseen ja tarkastellaan samalla yhdistyksen hallinnointia.

Juokseva kirjanpito

Yhdistys on kirjanpitovelvollinen samaan tapaan kuin elinkeinotoimintaa harjoittavat yrityksetkin. Yhdistyksen talous on kuitenkin voittoa tavoittelemattomasta toiminnasta johtuen sen verran erilaista, että kirjanpito on kannattavaa laatia yhdistyksille suunnatulla tilikartalla. Näin jokaiselle menolle ja tulolle on olemassa jo valmiina oma kirjanpitotilinsä.  Merit Aktivassa yhdistyksen tilikartta voidaan valita ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä.

Yhdistyksen tilikausi on 12 kuukautta, mutta toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa se voi kuitenkin olla tätä lyhyempi tai pitempi (enintään kuitenkin 18 kuukautta). Yhdistyksen on laadittava kirjanpitonsa kahdenkertaisena. Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että kirjanpidossa seurataan sekä rahan lähdettä että sen käyttöä. Ei vain siis seurata esimerkiksi sitä, että mitä on ostettu (esim. kahvipaketti), vaan seurataan myös sitä, että miten tämä ostos on maksettu (esim. käteisellä). Kirjanpito on lisäksi laadittava suoriteperusteisesti.

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisen on merkittävä kirjanpitoonsa liiketapahtumina menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä dokumentista riippuen joko 6 tai 10 vuotta.

Merit Aktivan avulla näiden kirjanpidon perusvaatimusten täyttämisestä tulee todella helppoa. Ohjelmisto nimeää tositteet automaattisesti oikein, tositteiden välinen kirjausketju pysyy aina kunnossa ja kaikki dokumentit pysyvät kätevästi yhdessä pilvitallennustilassa säilössä. Lisäksi kahdenkertainen kirjanpito on helppo toteuttaa ohjelmiston automaattisten toimintojen ansiosta – syötät vain osto- tai myyntilaskut järjestelmään ja ohjelmisto tekee kirjaukset puolestasi. Samalla, kun ohjelmisto luo uuden tositteen, se päivittää tiedon kaikkiin taloushallinnon raportteihin. Näin yhdistyksesi tuloslaskelma ja tase on aina ajan tasalla.

Tilinpäätös

Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Joulukuun lopussa päättyviltä tilikausilta on näin ollen laadittava tilinpäätös huhtikuun viimeinen päivä. Suurten yhdistysten on ilmoitettava tilinpäätöksensä yhdistysrekisteriin julkistettavaksi, mutta rajat ovat korkealla. Päättyneellä tai sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on ylityttävä vähintään kaksi seuraavista rajoista, jotta ilmoitusvelvollisuus täyttyy:

• liikevaihto 12 000 000 euroa
• taseen loppusumma 6 000 000 euroa
• palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä

Yhdistyksen tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista. Tutustutaan seuraavaksi näihin tilinpäätösdokumentteihin hieman tarkemmin.

Tuloslaskelma

Yhdistys perustetaan aatteellisen tarkoituksen yhteistä toteuttamista varten, eikä sen toiminnan tavoitteena voi olla voiton tai taloudellisen edun tavoitteleminen. Tästä johtuen yhdistyksen tuloslaskelma myös eroaa selkeästi elinkeinotoimintaa harjoittavan yrityksen tuloslaskelmasta. Yrityksen kohdalla katse kiinnittyy usein viimeisen rivin eli tuloksen suuruuteen, mutta yhdistyksen kohdalla tilanne on eri.

Kirjanpitoasetuksessa on annettu kaava yhdistyksen tuloslaskelman laatimista varten. Tuloslaskelma jakaantuu kolmeen osaan:

1. Varsinainen toiminta. Varsinainen toiminta sisältää tuotot ja kulut, jotka ovat seuranneet yhdistyksen sääntöjen mukaisesta toiminnasta. Kulut on eriteltävä henkilöstökuluihin, poistoihin ja muihin kuluihin.
2. Varainhankinta. Varsinainen toiminta ei yhdistyksen luonteesta johtuen tuota yhdistyksen pyörittämiseen tarvittavia varoja, vaan tämä tapahtuu varainhankinnalla. Varoja hankitaan muun muassa jäsenmaksuilla, lahjoituksilla ja erilaisilla tapahtumilla.
3. Sijoitus- ja rahoitustoiminta. Sijoitus- ja rahoitustoiminta sisältää tuottoja ja kuluja, jotka ovat syntyneet sijoitustarkoitusta varten hankitun omaisuuden hallinnoinnista.

Varsinaisen toiminnan, varainhankinnan sekä sijoitus- ja rahoitustoiminnan lisäksi tuloslaskelmalla esitetään erikseen vielä yleisavustukset, jotka ovat usein tärkeä osa yhdistyksen toiminnan toteuttamista. Lahjoituksista nämä eroavat siinä, että lahjoitukset ovat usein kertaluonteisia, kun taas avustukset ovat vuodesta toiseen jatkuvia. Yleisavustusten lisäksi yhdistys saattaa saada erityisavustuksia, jotka ovat tietyn ennaltamääritetyn toiminnan tukemiseen kohdennettuja varoja. Nämä esitetään varsinaisen toiminnan tuotoissa tai kuluissa.

Tase

Tase kertoo yhdistyksen taloudellisen aseman tilinpäätöshetkellä ja se on samankaltainen kuin perinteisillä yrityksilläkin. Tase jakautuu kahteen osaan: vastaaviin (omaisuus) sekä vastattaviin (oma pääoma ja velat). Taseen eri puolien on täsmättävä eli niiden on oltava aina sentilleen yhtä suuret. Tämä on kahdenkertaisen kirjanpidon hienous – jos kirjanpidossa ei ole virheitä, tase pysyy aina automaattisesti tasapainossa.

Tilinpäätöksen yhteydessä laaditaan myös tase-erittelyt, joka nimensä mukaisesti tarkoittaa taseen eri tilien yksityiskohtaisempaa erittelyä. Taseessa erilaisten omaisuus- ja varallisuuserien kohdalla näkyy ainoastaan kokonaissumma, joten tilinpäätöksen läpinäkyvyyden vuoksi on eriteltävä tarkemmin, että mitä kyseiseen summaan sisältyy.

Liitetiedot

Liitetiedoilla annetaan tarkempia tietoja tilinpäätökseen liittyen. Liitetiedoista säädetään tarkemmin kirjanpitoasetuksessa ja Valtioneuvoston asetuksessa pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista.

Pienten yhdistysten ei tarvitse yleensä kovin montaa liitetietoa antaa. Liitetiedoissa voidaan antaa esimerkiksi tarkempia tietoja satunnaisiin tuottoihin ja kuluihin sisältyvistä eristä, henkilöstön keskimääräisestä lukumäärästä tilikauden aikana, ja tuottojen ja kulujen kokonaismäärästä tilikauden aikana, jos ne eivät ilmene tuloslaskelmasta (aiemmin käytiin läpi, että yhdistyksen tuloslaskelma jakautuu kolmeen osaan, joten tuottojen ja kulujen kokonaismäärä ei yleensä tällaisesta tuloslaskelmasta selviä).

Toimintakertomus

Toimintakertomuksessa kuvataan yhdistyksen toiminnan kehittymistä ja tuloksellisuutta, taloudellista tilannetta sekä merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä. Pienten yhdistysten ei tarvitse tehdä toimintakertomusta, mutta tästä saatetaan silti säätää yhdistyksen omissa säännöissä.

Moni yhdistys saattaa tehdä myös vapaamuotoisemman vuosikertomuksen, jossa yhdistys antaa katsauksen tilikauden aikaiseen toimintaan. Katsausta laatiessa on tärkeää huomioida, että se myös nimetään vuosikertomukseksi, sillä vaikka yhdistyksen ei olisi pakko laatia toimintakertomusta, niin sen laatineen yhdistyksen on silti noudatettava lain toimintakertomukselle asettamia vaatimuksia.

Hallinto

Yhdistyksen hallinto on hyvin samankaltainen kuin perinteisellä osakeyhtiölläkin. Osakeyhtiössä päätösvaltaa käyttävät osakkeenomistajat yhtiökokouksessa – yhdistyksessä päätösvaltaa taas käyttävät yhdistyksen jäsenet yhdistyksen kokouksessa. Molemmissa on lisäksi oltava hallitus, joka vastaa mm. yhdistyksen tai yhtiön toiminnan järjestämisestä. Yhdistyksen hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä. Hallituksella on lisäksi oltava puheenjohtaja.

Yhdistyksen toiminta eroaa voittoa tavoittelevasta liiketoiminnasta niin, että yleensä sen toiminnan taustalla on suurempi joukko ihmisiä. Tästä syystä yhdistyksen perustamisasiakirjassa on oltava vähintään kolmen jäsenen allekirjoitus. Yksin tai kaksin ei yhdistystä siis voi perustaa, toisin kuin osakeyhtiön.

Yhdistykseen on valittava joko tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja. Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan tehtävänä on yhdistyksen talouden ja hallinnon tarkastaminen.

Tilintarkastaja on valittava, jos vähintään kaksi seuraavista kohdista ylittyy:

1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;

2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai

3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Jos tilintarkastajaa ei jouduta valitsemaan, niin on valittava toiminnantarkastaja. Lisäksi, mikäli valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on valittava myös varatoiminnantarkastaja.

Yhdistyksen hallinnolle asetettuihin vaatimuksiin voit tutustua tarkemmin yhdistyslaista.

Yhteenveto

Yhdistyksen kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee kaikkia rekisteröityjä yhdistyksiä. Voittoa tuottamattomasta toiminnasta johtuen sen kirjanpidossa on joitain poikkeuksia perinteisten yritysten kirjanpitoon nähden. Pääpiirteissään vaatimukset ovat kuitenkin samoja. Kaikkea taloudellista toimintaa on seurattava kahdenkertaisen kirjanpidon keinoin ja tilikauden päätteeksi yhdistyksen toiminnasta on laadittava tilinpäätös.

Yhdistysten kirjanpito ja tilinpäätös on helppo laatia Merit Aktivalla, josta löytyy myös yhdistyksille tarkoitettu Yhdistyskirjurin tilikartta.

Rekisteröitymällä Merit Aktivan käyttäjäksi saat käyttöösi täysin toiminnallisen version kuuden kuukauden ajaksi. Voit syöttää ilmaiseen versioon 100 myyntilaskua, ostolaskua tai muuta tositetta 6 kuukauden ajan. Ohjelma on heti käyttövalmis.

Merit Aktivan asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.