Verkkolaskutus tuli pakolliseksi – tämä sinun on hyvä tietää

Verkkolaskulaki astui lopullisesti voimaan huhtikuun 2021 alussa. EU:n tasolta lähtöisin olevan direktiivin tarkoituksena on pyrkiä tehostamaan sekä julkisen että yksityisen sektorin taloushallintoa velvoittamalla eri toimijoita vastaanottamaan ja lähettämään sähköisiä laskuja.

Jatkossa julkisen sektorin tai muiden yritysten kanssa kauppaa tekevien yritysten on siis lähetettävä laskunsa verkkolaskuina, jos asiakas niin vaatii. Asiakkaalla on jopa oikeus kieltäytyä laskun maksamisesta, jos laskua ei pyynnöstä huolimatta lähetetä sähköisessä muodossa. Laki ei koske yritysten ja kuluttajien välistä kauppaa, eikä sellaisia yrityksiä, joiden liikevaihto jää alle 10 000 euron.

Sähköisistä laskuista puhuttaessa on hyvä huomata, että sähköpostin välityksellä lähetetyt laskut eivät täytä sähköisen laskun määritelmää, vaan tämän täyttävät ainoastaan verkkolaskut. Lain tarkassa määritelmässä sähköisellä laskulla tarkoitetaan ”laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn ja joka noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia”.

Perehdytään tässä artikkelissa uuden lain lisäksi verkkolaskutukseen yleisesti: miten verkkolaskutus toimii, mitä hyötyjä siitä on ja miten voit ottaa sen käyttöön.

Verkkolaskulaki ohjaa yritysten taloushallintoa tehokkaampaan suuntaan

Suomessa verkkolaskutuksen käyttö on jo valtavirtaa, sillä Eurostatin tilastojen mukaan suomalaista yrityksistä 82 % lähetti tai vastaanotti koneellisesti käsiteltäviä sähköisiä laskuja. Tämä on selkeästi EU-maiden keskiarvoa (35 %) suurempi. Tutkimuksessa olivat mukana vähintään 10 henkilöä työllistävät yritykset, joten pienemmissä yrityksissä luku saattaa olla alhaisempi.

Uusi verkkolaskulaki antaa joka tapauksessa kevyen töytäisyn sellaisten yritysten suuntaan, jotka järjestävät vielä kirjanpitonsa ns. paperisena. Viimeistään nyt olisi hyvä alkaa päivittää järjestelmiään sähköiseen suuntaan. Muutos on toivottu, sillä verkkolaskutuksessa on selkeitä hyötyjä paperisiin tai jopa pdf-muodossa oleviin laskuihin nähden.

Verkkolasku on ensinnäkin hyvin kustannustehokas, sillä se saapuu laskutusohjelmistoon sellaisessa muodossa, että se ei enää vaadi minkäänlaista jatkokäsittelyä. Paperinen lasku tai pdf-muodossa oleva lasku vaativat aina yhden välivaiheen, kun laskun tiedot syötetään järjestelmään. Vaikka paperikirjanpitoa pyörittävää yrittäjää tämä ei haittaisikaan, niin on hyvä huomata, että aikaa kuluu sekä laskun lähettäjällä että vastaanottajalla.

Verkkolaskutuksen tuomaa kustannussäästöä tutkittiin myös hallituksen esityksessä verkkolaskulain käyttöönotosta (https://www.finlex.fi/fi/esitykset/he/2018/20180256). Kyseisessä hallituksen esityksessä sekä laskun vastaanottajalle että lähettäjälle aiheutuneet kustannussäästöt esitettiin taulukkomuodossa. Nämä taulukot on esitetty alla.

Taulukossa 1 on vertailtu paperisen laskun ja sähköisen laskun kustannuksia, jotka aiheutuvat laskun vastaanottajalle.

Taulukossa 2 taas on vertailtu paperisen laskun ja sähköisen laskun aiheuttamia kustannuksia laskun lähettäjälle:

Taulukoista ilmenee hyvin, että verkkolaskutuksen kustannukset ovat parhaimmillaan vain kolmasosa paperilaskun kustannuksista. Kustannussäästö on suuressa kuvassa valtava, sillä esimerkiksi pelkästään Suomen valtio vastaanottaa vuodessa 1,2 miljoonaa ostolaskua ja lähettää noin 8,8 miljoonaa myyntilaskua.

Kustannussäästön lisäksi verkkolaskutus tarjoaa monia muitakin hyötyjä.

• Näppäilyvirheet vähenevät, kun laskua ei tarvitse enää syöttää käsin laskutusohjelmistoon. Joka laskun kohdalla voi olla varma, että laskutusohjelmiston tiedot pitävät paikkansa.
• Laskut saapuvat aina perille. Verkkolaskutuksen ansiosta voit olla varma, että postimies ei ole mystisesti pudottanut kirjettä matkalla tai sähköpostin välityksellä lähetetty lasku ei ole eksynyt roskapostikansioon. Tämä tieto helpottaa huomattavasti perintätoimenpiteisiin siirtymistä, jos asiakkaan maksut ovat myöhässä.
• Verkkolaskutus on myös selkeästi ympäristöystävällisempää. Hallituksen esityksessä mainittiin Finanssialan Keskusliitto ry:n teettämä tutkimus, jonka mukaan sähköisen laskun hiilijalanjälki on laskua kohden pienimmillään noin 150 grammaa, kun se paperilaskun kohdalla on 450 grammaa. Kokonaisuudessaan verkkolasku osoittautui tutkimuksessa keskimäärin 4 kertaa ilmastoystävällisemmäksi vaihtoehdoksi kuin paperilasku.

Yleisesti ottaen laissa on siis paljon positiivisia puolia. Negatiivisena puolena mainittakoon sen aiheuttamat kustannukset yrityksille, jotka eivät vielä pysty lähettämään sähköisiä laskuja. Pitkässä juoksussa taloushallinnon tehostuminen kuitenkin maksaa alkupanostukset takaisin. Toisaalta, esimerkiksi Merit Aktivassa, verkkolaskutuksen käyttöönotto ei vaadi investointeja. Lisäksi on hyvä huomata, että tämän kaltainen kehitys on selkeä suuntaus, jota laki vain vauhdittaa.

Mitä sinun siis pitäisi tehdä, jos yrityksesi kohdalla verkkolaskutus ei vielä ole mahdollista?

Miten verkkolaskutus toimii?

Verkkolaskutuksen käyttöönotto on varsin helppoa. Tarvitset tätä varten ainoastaan laskutusohjelmiston (Merit Aktiva) ja verkkolaskutusoperaattorin (Apix Messaging). Pääset käyttöönotossa saman tien liikkeelle rekisteröitymällä Merit Aktivan käyttäjäksi. Rekisteröitymisen jälkeen saat verkkolaskutoiminnallisuuden seuraavasti käyttöön:

1. Rekisteröidy verkko-operaattori Apix Messaging käyttäjäksi osoitteessa apix.fi.
2. Osta Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä. Yksi postimerkki maksaa noin euron ja se oikeuttaa yhden verkkolaskun lähettämiseen.
3. Syötä Apixin kirjautumistiedot Merit Aktivan asetuksiin.
4. Lisää asiakkaan tietoihin verkkolaskutusosoite. Verkkolaskutusosoitteen saat joko kysymällä asiakkaalta tai tarkistamalla sen julkisesta verkkolaskuosoitteisto-palvelusta, jos asiakkaasi on määrittänyt laskutusosoitteensa julkiseksi.

Tämän jälkeen voit aloittaa verkkolaskujen lähettämisen. Laskujen lähettäminen on jatkossa todella nopeaa: laskun luomisen jälkeen painat vain laskun yhteydessä näkyvää ”E-lasku”-painiketta, jonka jälkeen laskusi lähtee välittömästi eteenpäin.

Samaten laskujen vastaanotto on tulevaisuudessa todella simppeliä. Ilmoitat vain toimittajallesi verkkolaskuosoitteesi, jonka jälkeen laskut saapuvat automaattisesti Merit Aktivaan. Saapuneet verkkolaskut näet osiossa ”Vahvistamattomat verkkolaskut”. Täältä voit hyväksyä laskut ja kuitata ne myöhemmin maksetuiksi.

Prosessi on siis hyvinkin simppeli. Suurin työ tulee siinä, jos yrityksen kirjanpito siirretään Merit Aktivaan, mutta alkuvaiheen panostukset maksavat itsensä varmasti myöhemmin takaisin, kun voit hyödyntää Merit Aktivan kehittyneitä automaatio-ominaisuuksia vuosikausia eteenpäin. Mikäli et kuitenkaan halua siirtää kirjanpitoasi kokonaan Merit Aktivaan, niin ohjelmistoa voi myös käyttää pelkästään laskutukseen.

Yksityiskohtaiset ohjeet verkkolaskutuksen käyttöönottoon löydät vielä tämän linkin takaa.

Lopuksi

Verkkolaskudirektiivi on kaikkien toimijoiden etu, kun turha manuaalinen työ vähenee. Laskutus on jatkossa kustannustehokkaampaa, tarkempaa, nopeampaa ja ympäristöystävällisempää. Laki myös ohjaa taloushallintoa sähköisempään suuntaan ja auttaa automaation edistämisessä.

Verkkolaskutus ei välttämättä onnistu vielä kaikilta yrityksiltä, joten toiminnallisuuden käyttöönotto saattaa joissakin ohjelmissa aiheuttaa alkuvaiheessa kustannuksia. Pidemmän päälle tehostunut laskuttaminen tuo kustannussäästöinä panostukset takaisin. Verkkolaskutuksen käyttöönotto Merit Aktivassa ei vaadi alkuinvestointeja. Verkkolaskujen lähetyksestä ja vastaanotosta veloitetaan vain välittäjäpalvelun hinnaston mukaiset maksut. On myös hyvä huomata, että verkkolaskutuksen käyttöönotto parantaa hieman paperilaskuja lähettäneiden laskujen kilpailutilannetta, sillä tämän mahdollisuuden tarjoaminen on nykypäivänä ehdottomasti hyvää asiakaspalvelua.

Merit Aktivan asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.