Uudet Suomi.fi-valtuudet korvaavat Katso-tunnisteet

Katso-tunnisteiden käyttö on piakkoin loppumassa. Katso-tunnisteiden tilalle on tulossa Suomi.fi-valtuudet, jotka toimivat henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Valtuudet selkeyttävät sähköistä asiointia, kun kaikkia yrityksen antamia valtuuksia voidaan hallinnoida yhdestä paikasta. Suomi.fi-valtuuksissa näkee mm. kaikki annetut ja saadut valtuudet sekä lähetetyt ja vastaanotetut valtuuspyynnöt.

Katso-valtuudet eivät muutu automaattisesti Suomi.fi-valtuuksiksi, joten muista hoitaa valtuudet kuntoon ennen määräajan loppumista. Verohallinto ja Tulorekisteri ovat tiedottaneet, että niillä uudet Suomi.fi-valtuudet otetaan käyttöön 1.1.2021 alkaen.

Millainen vaikutus asialla on yrittäjälle?

Jatkossa esimerkiksi Verohallinnon palveluihin kirjaudutaan Katso-tunnisteiden sijaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Itse yrityksensä veroasioita hoitavan yrittäjän, jonka toimielinrooli on merkitty kaupparekisteriin, ei tarvitse antaa itselleen erillisiä valtuuksia, vaan hän voi tunnistautua esimerkiksi Omaveroon ja Tulorekisteriin henkilökohtaisilla pankkitunnuksillaan. Toimielinrooleja ovat muun muassa:

• Toimitusjohtaja
• Toimitusjohtajan sijainen
• Hallituksen puheenjohtaja
• Hallituksen jäsen

Mikäli samainen yrittäjä haluaisi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston tai toisen henkilön hoitamaan yrityksensä puolesta veroasioita, niin kyseiselle taholle pitäisi antaa erikseen valtuutus. Valtuuden saatuaan ja hyväksyttyään valtuutettu voisi kirjautua sähköisiin palveluihin omilla pankkitunnuksillaan ja hoitaa näin yrityksen asioita valtuuksiensa rajoissa.

Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävät muun muassa seuraavat palvelut:

• Business Finland
• ELY-keskus
• Kela
• Keva
• TE-palvelut
• Verohallinto

Yksin asioitaan hoitavan yrittäjän kohdalla Katso-tunnusten päättyminen ei näin ollen aiheuta sen suurempia toimenpiteitä, mutta mikäli esimerkiksi kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistolle, on tilitoimiston valtuudet asetettava ajan tasalle. Näin esimerkiksi oma-aloitteisten verojen sekä palkkojen ilmoittaminen onnistuu jatkossakin.

Miten valtuuksia annetaan käytännössä?

Yritys voi valtuuttaa kenet tahansa (henkilön, yrityksen tai yhteisön) toimimaan puolestaan. Yrityksen puolesta voivat valtuuttaa mm. seuraavat tahot:

• Yksityinen elinkeinonharjoittaja oman yrityksensä nimissä
• Toimitusjohtaja
• Kaupparekisteriin merkitty henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus, sekä oikeus edustaa yritystä yksin
• Kaikki hallituksen jäsenet yhdessä
• Henkilö, jolle on annettu valtuutusoikeus

Valtuuden antaminen on viiden kohdan prosessi.

1. Valitaan valtuustyyppi

Valtuutetulle voidaan antaa eritasoisia valtuustyyppejä:

• Asiointivaltuus: Asiointivaltuuden saanut henkilö, yritys tai yhteisö voi asioida valtuuden antaneen yrityksen tai yhteisön puolesta. Kirjanpitonsa ulkoistanut yritys voi antaa esimerkiksi tilitoimistolle asiointivaltuuden nojalla oikeuden asioida yrityksen puolesta.
• Valtuutusoikeus: Valtuutusoikeus antaa oikeuden antaa asiointivaltuuksia yrityksen tai yhteisön puolesta toisille henkilöille, yrityksille tai yhteisöille.
• Edustamisvaltuus: Edustamisvaltuuden saanut henkilö voi asioida yritykselle tai yhteisölle valtuuden antaneen henkilön tai toisen yrityksen tai yhteisön puolesta. Aiemmassa esimerkissä tilitoimisto sai oikeuden asioida asiakasyrityksen puolesta asiointivaltuuden nojalla. Tilitoimisto voisi antaa työntekijälleen edelleen edustamisvaltuuden, jolloin työntekijä voisi asioida asiakasyrityksen puolesta, ja näin hoitaa työtehtäviään sujuvammin.
• Edustajan valtuutusoikeus: Edustajan valtuutusoikeuden saanut henkilö voi antaa valtuuden antaneen henkilön, yrityksen tai yhteisön edustamisvaltuuksia toisille henkilöille ja pyytää yritykselle tai yhteisölle valtuuksia toisilta yrityksiltä, yhteisöiltä tai henkilöiltä. Tilitoimistoesimerkin tapauksessa tilitoimisto voisi antaa edelleen esimerkiksi pääkirjanpitäjälleen edustajan valtuutusoikeuden, jolloin pääkirjanpitäjä voisi antaa edelleen muille työntekijöille oikeuksia asioida asiakasyrityksen puolesta.

Henkilö voi antaa ainoastaan asiointivaltuuksia. Yritykset ja yhteisöt voivat puolestaan antaa kaikkia neljää valtuustyyppiä.

2. Valitaan osapuolet

Osapuolena voi olla joko yksityishenkilö, yritys tai yhteisö.

• Henkilö: Valtuutettavan henkilön täytyy olla täysi-ikäinen ja täysivaltainen. Valtuuden antamista varten on tiedettävä henkilön sukunimi, etu- tai kutsumanimi ja henkilötunnus.
• Yritys tai yhteisö: Valtuuden antamista varten on tiedettävä yrityksen tai yhteisön nimi tai y-tunnus.

Näiden tietojen pohjalta valtuus voidaan lähettää Suomi.fi-palvelun kautta eteenpäin vastaanottajalleen.

3. Valitaan valtuusasiat

Yrityksille suunnattuja valtuusasioita on valtava määrä, tällä hetkellä yhteensä 255 kappaletta. Suomi.fi-valtuuksien hyvänä puolena onkin aiempaa tarkempi määrittely. Voit antaa asiointivaltuudet omaavalle esimerkiksi seuraavanlaisia oikeuksia:

• Avustushakemuksen tekeminen
• Kiinteistöveroasioiden hoito
• Konkurssi- ja yrityssaneerausmenettelyn hoitaminen
• Osto- ja myyntilaskutuksen hoitaminen
• Palkkatietojen ilmoittaminen
• Veroasioiden hoito
• Veroilmoittaminen
• Yritysrahoituksen hakeminen
• Yritystoiminnan valmistelu, suunnittelu ja kehittäminen

”Palkkatietojen ilmoittaminen” valtuusasian avulla voidaan antaa mm. tulorekisteri-ilmoituksia. ”Veroilmoittaminen” valtuusasian avulla voidaan taas antaa esimerkiksi oma-aloitteisten verojen ilmoitukset. Kaikkiin valtuusasioihin voit tutustua Suomi.fi-palvelussa.

4. Määritetään voimassaolo

Valtuudelle on aina määritettävä voimassaoloaika. Valtuuden voi antaa minimissään yhdeksi päiväksi ja maksimissaan 25 vuodeksi.

5. Vahvistetaan valtuus

Valtuuden vahvistamisen jälkeen se lähtee vastaanottajalleen. Vastaanottaja näkee saamansa valtuuden saaduissa valtuuksissa.

Yritykselle voidaan lähettää myös valtuuspyyntöjä

Yritys, yhteisö tai henkilö voi lähettää valtuuspyyntöjä toiselle yritykselle, yhteisölle tai henkilölle. Näin esimerkiksi tilitoimisto voisi lähettää asiakasyritykselleen valtuuspyynnön, jolloin asiakasyrityksen vastuulle jäisi vain pyynnön hyväksyntä. Valtuuspyyntöä lähetettäessä valitaan samat asiat kuin valtuutta antaessakin:

1. Valitaan valtuustyyppi
2. Valitaan osapuolet
3. Valitaan valtuusasiat
4. Määritetään voimassaolo

Yritykselle tai yhteisölle lähetetyt valtuuspyynnöt näet kirjautumalla Suomi.fi-palveluun pankkitunnuksillasi ja valitsemalla yrityksen tai yhteisön puolesta asioinnin. Huomaa, että sinulla on oltava oikeus edustaa yritystä tai yhteisöä yksin tai sinulle on annettu valtuutusoikeus, jotta näet yritykselle saapuneet valtuuspyynnöt. Valtuus astuu voimaan vahvistettuasi valtuuspyynnön. Valtuuspyynnön voi myös hylätä.

Yhteenveto

Uudet Suomi.fi-valtuudet koskevat niin monimutkaisia asioita, että ohjeet ovat ajoittain hyvin vaikeasti ymmärrettäviä. Käytännössä uudet valtuudet kuitenkin selkeyttävät yritystoiminnan pyörittämistä, kun jatkossa asioiden hoito onnistuu samalla tapaa pankkitunnuksilla kuin henkilökohtaisten asioidenkin hoito. Valtuuksien antaminen ja saatujen valtuuksien tarkastelu onnistuu yhden keskitetyn palvelun kautta osoitteessa suomi.fi. Lisätietoja valtuutuksista löytyy Suomi.fi-palvelussa.