Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen - Mitä tulee ottaa huomioon?

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen – Mitä tulee ottaa huomioon?

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on valtava askel jokaiselle yrittäjälle. Palkkaaminen on iso riski, mutta myös välttämätön ja luonnollinen seuraus yrityksen kasvaessa. Yrittäjän oma työpanos riittää tiettyyn pisteeseen asti, mutta tämän jälkeen työtehtäviä on ulkoistettava eteenpäin, jos yritystä haluaa kasvattaa suuremmaksi.

Perehdytään tässä artikkelissa hallinnollisiin asioihin, joihin työntekijää palkatessa on hyvä kiinnittää huomiota.

Työterveyshuollon järjestäminen

Työterveyshuollon järjestäminen on lakisääteinen velvollisuus, mutta ainoastaan tiettyyn pisteeseen asti. Pakollinen osuus koskee ennaltaehkäisevää terveydenhuoltoa, joka pitää sisällään mm. työpaikkaselvityksen ja riskienarvioinnin. Laajemman työterveyshuollon järjestäminen on vapaaehtoista. Konkreettista sairauksien hoitoa ei siis tarvitse järjestää työnantajan valitseman työterveysaseman kautta, vaan se voi tapahtua edelleen julkisen terveydenhuollon kautta.

Laaja työterveyshuolto on loistava työsuhde-etu, joten työnantaja voi käyttää tätä hyvänä erottautumiskeinona, mikäli yrityksen palvelukseen halutaan houkutella mahdollisimman päteviä tekijöitä. Toisaalta aloittavien työnantajayritysten kohdalla budjetti on usein tiukoilla, joten laajaa työterveyshuoltoa ei välttämättä pystytä hinnan puolesta valitsemaan, vaikka näin haluttaisiinkin.

Lakisääteiset vakuutukset

Yrittäjän lakisääteiset vakuutukset rajoittuvat useimmiten pelkkään YEL-vakuutukseen, jonka lisäksi maksetaan sairausvakuutusmaksua. Työntekijän kohdalla lakisääteisiä vakuutuksia löytyy neljää erilaista (työeläke-, työttömyys-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus), joten työntekijän palkkaaminen mutkistaa hieman tilannetta.

Työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu jakautuvat työnantajan ja työntekijän osuuteen. Osan vakuutusmaksuista maksaa siis työnantaja ja osan palkansaaja. Työnantaja pidättää työntekijän osuuden palkanmaksun yhteydessä ja tilittää sen myöhemmin vakuutusyhtiölle. Tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus ja sairausvakuutusmaksu puolestaan jäävät kokonaan työnantajan maksettavaksi.

Vakuutusmaksut lasketaan ja veloitetaan automaattisesti tulorekisterin tietojen perusteella, joten kun vakuutukset on kertaalleen otettu, ei näiden eteen joudu kovin suurta työtä enää tekemään.

Tutustutaan seuraavaksi erilaisiin lakisääteisiin vakuutuksiin hieman tarkemmin.

Työeläkevakuutus

Työeläkevakuutus on hankittava jostakin työeläkevakuutusyhtiöstä heti ensimmäisen työntekijän palkkaamisen yhteydessä. Työeläkemaksun suuruus vuonna 2021 on 24,80 prosenttia palkkasummasta, josta 17-52-vuotiaan sekä yli 63-vuotiaan palkansaajan osuus on 7,15 % ja 53-62-vuotiaan palkansaajan osuus 8,65 %.

Vakuutusmaksu maksetaan useimmiten kerran kuukaudessa työeläkeyhtiön lähettämän laskun perusteella. Vakuutusyhtiöt näkevät palkkatiedot suoraan tulorekisteristä, joten näitä ei tarvitse erikseen ilmoittaa. Eläkemaksut voi maksaa halutessaan myös ennakkoon esimerkiksi puolen vuoden tai vuoden erissä.

Työttömyysvakuutusmaksu

Työttömyysvakuutusmaksun veloittamisesta huolehtii Työllisyysrahasto. Vuonna 2021 työnantajan osuus on 0,5 % ja palkansaajan 1,4 %. Työttömyysvakuutusmaksut veloitetaan 4 kertaa vuodessa (huhti-, heinä- ja loka- ja tammikuussa).

Maksu veloitetaan automaattisesti tulorekisterin tietojen perusteella, joten erillistä ilmoitusta Työllisyysrahastolle ei tarvitse tehdä. Ainoastaan yrityksen laskutustiedot on hyvä päivittää Työllisyysrahaston verkkopalvelun kautta – palvelun kautta voidaan ilmoittaa esimerkiksi verkkolaskutusosoite, jos yritys tällaista käyttää.

Tapaturmavakuutus ja ryhmähenkivakuutus

Tapaturmavakuutus ja ryhmähenkivakuutus otetaan samassa nipussa. Vakuutukset voi ottaa haluamastaan vakuutusyhtiöstä. Maksut veloitetaan automaattisesti tulorekisterin tietojen perusteella, joten tämänkään eteen ei joudu tekemään vakuutusyhtiön valinnan lisäksi sen suurempia toimenpiteitä. Maksun suuruus on ammattiluokkakohtainen, joten tähän ei ole työeläkevakuutuksen ja työttömyysvakuutuksen tapaan mitään kiinteää prosenttia. Keskimääräinen maksu vuonna 2021 on 0,7 %.

Sairausvakuutusmaksu

Sairausvakuutusmaksua maksetaan myös yrittäjien palkoista, joten tämä ei ole itse palkkojaan laskevalle yrittäjälle mikään uusi tuttavuus. Maksun suuruus vuonna 2021 on 1,53 %. Sairausvakuutusmaksu lasketaan automaattisesti tulorekisterin tietojen perusteella, joten yrittäjän pitää vain huolehtia siitä, että se maksetaan ajallaan Verohallinnolle muiden oma-aloitteisten verojen yhteydessä.

Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset

Ennen työntekijän palkkaamista on tärkeää perehtyä työsuhteeseen liittyvään lainsäädäntöön. Työsopimuslaki, työaikalaki ja vuosilomalaki ovat kaikki tärkeitä työlainsäädännön lähteitä. Laista on hyvä muodostaa vähintäänkin yleiskuva esimerkiksi aiheeseen liittyvän kirjallisuuden kautta.

Lainsäädännön lisäksi työnantajan on noudatettava myös työehtosopimuksia. Yleissitovia työehtosopimuksia on noudatettava, vaikka yritys olisi järjestäytymätön eli ei kuuluisi minkäänlaiseen työnantajaliittoon. Työehtosopimukset menevät toimialoittain eli työntekijää palkkaavan yrityksen on ensin selvitettävä, että löytyykö toimialalta jokin yleissitova työehtosopimus. Kaikilla toimialoilla ei näin ole, mikä saattaa tuntua hieman erikoiselta.

Työehtosopimusten määräykset ovat hyvin yksityiskohtaisia, sillä näissä on määritetty muun muassa palkkaukseen, työaikaan ja lomiin liittyviä ehtoja. Työnantajan onkin hyvä tutustua oman alansa työehtosopimukseen tarkasti etukäteen, jotta osaa noudattaa sopimuksen ehtoja oikein. Palkkaa, työaikaa tai muita keskeisiä ehtoja ei voi heittää täysin hatusta, vaan työehtosopimus asettaa näille omat rajansa.

Työsopimuksen laatiminen

Työsopimukseen kirjataan kaikki työsuhteen keskeiset ehdot. Työsopimuslaki ja muu lainsäädäntö rajoittaa sopimusvapautta, joten täysin vapaasti työsuhteen ehdoista ei voida päättää. Työsopimuksessa sovitaan muun muassa seuraavista ehdoista:

  • Mitkä ovat työntekijän pääasialliset työtehtävät?
  • Missä työtä tehdään?
  • Mikä on koeajan pituus? Toistaiseksi voimassa olevassa työsopimuksessa koeaika voi olla korkeintaan 6 kuukautta. Määräaikaisessa työsopimuksessa sen kesto voi olla korkeintaan puolet työsuhteen kestosta.
  • Millaista työaikaa työsuhteessa noudatetaan?
  • Kuinka suurta palkkaa maksetaan?

Työsopimuksen muotoiluun kannattaa käyttää aikaa, jotta kaikki kohdat tulee varmasti kirjattua oikein. Työsopimuksessa sovittua ei voi yksipuolisesti noin vain muuttaa (tiettyjä erityistilanteita lukuun ottamatta), joten työsopimuksen allekirjoitushetkellä sitoudutaan moneen keskeiseen työsuhdetta määrittävään ehtoon.

Suomen Yrittäjät tarjoavat jäsenilleen ilmaiseksi työsopimuspohjaa käyttöönsä, joten tätä kannattaa käyttää pohjana, jos lompakosta vain löytyy Yrittäjien jäsenkortti. Jäsenille on olemassa myös maksuton neuvontapalvelu, jota kannattaa ehdottomasti hyödyntää, jos ja kun rekrytointiprosessin aikana tulee mieleen asioita, joihin haluaisi asiantuntijan mielipiteen.

Palkanlaskenta

Palkanlaskennan yhteydessä työntekijän bruttopalkasta vähennetään kaikki tarvittavat maksut, jonka jälkeen saadaan selville työntekijälle maksettava nettopalkka. Aiemmin käytiin läpi, että työntekijän maksettavaksi jäävät osa työeläkemaksusta ja työttömyysvakuutusmaksusta, joten nämä ovat palkasta vähennettäviä maksuja. Vakuutusmaksujen lisäksi bruttopalkasta vähennetään tulovero työntekijän ennakonpidätysprosentin mukaisesti. Työeläkemaksu tilitetään työeläkeyhtiölle ja työttömyysvakuutusmaksu Työllisyysrahastolle. Ennakonpidätys puolestaan tilitetään Verohallinnolle palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä Omavero-palvelun kautta.

Merit Aktivan käyttäjät voivat laskea ja maksaa työntekijöiden palkat ja sivukulut Palkkaus.fi-palvelun kautta. Palkkakirjaukset onnistuvat helposti lataamalla palvelusta CSV-tiedosto ja tuomalla sen Merit Aktivaan. Lue lisää palkkaohjelmasta ja kirjausten tekemisestä oheisen linkin takaa.

Myös Verohallinnon ylläpitämästä, ilmaisesta Palkka.fi-ohjelmasta voi tuoda palkkakirjaukset CSV-tiedostona Merit Aktivaan. Silloin pitää vain muistaa lisätä palkkakirjaukseen sairausvakuutusmaksukirjaus, jota ei tule mukana CSV-tiedostossa. Ohjeet palkkakirjauksien tekemiseen löydät tästä linkistä.

Merit Aktivan avulla onnistuu moni muukin yrityksen taloushallintoon liittyvä, joten ohjelmistomme avulla saat mm. osto- ja myyntireskontran sekä kirjanpito-ohjelmiston käyttöösi. Tutustu tarkemmin kirjanpito-ohjelmistoomme ja ota Merit Aktiva ilmaiseksi kokeiluun. Ohjelma on heti käyttövalmis, joten pääset syöttämään yrityksesi tietoja välittömästi rekisteröitymisen jälkeen.

Lopuksi

Työntekijän palkkaaminen on iso askel, mutta kasvua tavoittelevalle yritykselle se tulee väistämättä jossain kohtaa eteen. Työsuhdetta säännellään monen eri tahon toimesta, sillä lainsäädännön lisäksi myös työmarkkinajärjestöillä on suuri vaikutusvalta työsuhteen ehtojen määrittelyssä. Kaikki ovat varmasti lukeneet erilaisista työsuhteeseen liittyvistä oikeustaisteluista, joten aihepiiriin kannattaa tutustua kunnolla ennen rekrytointiprosessin aloittamista, jotta osaa väistä selkeimmät virheet.

Merit Aktivan asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita. Ota Merit Aktiva ilmaiseen kokeiluun 6 kuukauden ajaksi.


Merit Aktiva kutsuu sinut mukaan tekemään työstäsi helpompaa!

Voit syöttää ilmaiseen versioon 100 myyntilaskua, ostolaskua tai muita tositeitta 6 kuukauden ajan. Kun ilmaisen version tositemäärä tai aikaraja ylittyy, voit hankkia kätevästi lisenssin.