Tuloslaskelman ja taseen toimintaperiaate

Tuloslaskelman ja taseen ymmärrys on tärkeä taito yrittäjälle. Kaikki yrityksen liiketoiminnan synnyttämät tai kuluttamat rahavirrat liikkuvat kirjanpidon kautta jompaan kumpaan tai molempiin näistä laskelmista. Ymmärtämällä laskelmien toimintaperiaatteen, yrittäjä pystyy muodostamaan kokonaisvaltaisemman kuvan yrityksensä taloudesta.

Laskelmat kuvaavat yrityksen taloudellisen tilanteen

Tuloslaskelma on monelle se helpommin ymmärrettävä raportti. Tuloslaskelmassa kuvataan yrityksen liiketoiminnan tuottoja ja kuluja tietyllä aikavälillä. Tuotteita tai palveluita myytäessä kasvavat tuotot, kun taas esimerkiksi raaka-aineita tai toimistotarvikkeita ostaessa kasvavat kulut.

Tase taas kuvaa yrityksen varallisuuden, velat ja oman pääoman tiettynä ajanhetkenä. Varallisuus tarkoittaa esimerkiksi varastossa olevaa vaihto-omaisuutta, velat voivat olla pankista otettua lainaa ja oma pääoma taas osakeyhtiön osakepääomaa.

Käydään seuraavaksi tuloslaskelman ja taseen tarkempi rakenne läpi.

Millainen tuloslaskelman rakenne on?

Tuloslaskelmalla yrityksen tuotot ja kulut on eritelty erilaisiin pääluokkiin. Näitä luokkia ovat:

• Liikevaihto
• Materiaalit ja palvelut
• Henkilöstökulut
• Poistot ja arvonalentumiset
• Liiketoiminnan muut kulut
• Rahoitustuotot ja -kulut
• Tilinpäätössiirrot
• Verot

Pääluokkien alla on vielä tarkemmat kirjanpidon tilit – esimerkiksi ”liiketoiminnan muut kulut” voivat sisältää mm. kahvitarvikkeita, toimistotarvikkeita, markkinointikuluja ja toimiston vuokrakuluja.

Kun kaikki tilikauden tuotot ja kulut on laskettu yhteen, saadaan lopputuloksena tilikauden voitto tai tappio. Tämä on se kuuluisa ”viivan alle” jäävä osuus.

Entäs taseen rakenne?

Taseessa on kaksi osaa: vastaavaa ja vastattavaa. Vastaavaa kuvaa yrityksen varallisuuden. Varallisuutta ovat muun muassa:

• Koneet ja kalusto
• Vaihto-omaisuus
• Rahat ja pankkisaamiset
• Myyntisaamiset

Vastattavaa kuvaa taas yrityksen oman pääoman ja velat – eli sen kokonaisuuden, jolla vastaavien varallisuus on rahoitettu! Vastattaviin kuuluvat muun muassa:

• Ostovelat
• Oma pääoma
• Vieras pääoma (velat)

Vastaavaa ja vastattavaa menevät aina tasan. Tämä tarkoittaa sitä, että jos vastaavien arvo on 10 001,50€, niin myös vastaavien loppusumma on oltava sama 10 001,50€ – jos näin ei ole, niin kirjanpidossa on tapahtunut jokin virhe. Loppusummat ovat aina samat siitä syystä, että vastattavilla rahoitetaan vastaavien varallisuus – näin muutokset heijastuvat aina molemmille puolille.

Tuloslaskelman ja taseen välinen yhteys

Tärkein asia ymmärtää tuloslaskelman ja taseen välisestä yhteydestä on se, että tuloslaskelman tuotot ja kulut ”valuvat” tuloslaskelmalta taseeseen.

Oletetaan, että yrityksellä olisi vuoden aikana ainoastaan yksi tuloslaskelmaan kirjattava liiketapahtuma: 1000 eurolla ostettu raaka-ainetilaus tuotteiden valmistamista varten. Tässä tapauksessa yritykselle muodostuisi tuloslaskelmalla tappiota 1000 euroa, ja tilinpäätöksen yhteydessä tuo 1000 euroa kirjattaisiin taseen omaan pääomaan kohtaan ”Tilikauden voitto (tappio)”. Tuloslaskelma ja tase laskisivat siis molemmat 1000 eurolla!

Kaikki tuloslaskelman tapahtumat siis heijastuvat lopulta myös taseeseen.

Suoriteperusteisuus ja poistot

Tuloslaskelman ja taseen ymmärtämiseksi on tärkeää ymmärtää myös sekä suoriteperusteisuuden että poistojen käsite.

Suoriteperusteisuus määrittää kirjausajankohdan

Suoriteperusteisuus tarkoittaa sitä, että tulo tai meno kirjataan sille päivälle, jolloin suorite on siirtynyt myyjältä ostajalle. Liiketapahtuman on täytettävä suoriteperusteisuuden määritelmä, jotta se voidaan kirjata tuloslaskelmalle.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Jos myyt asiakkaallesi jotain, mutta et ole vielä luovuttanut myymääsi tuotetta tai palvelua, niin tätä myyntitapahtumaa ei huomioida vielä tuloslaskelmalla vaan taseessa.

Ennen suoritteen luovuttamista olet saanut asiakkaaltasi vasta ennakkomaksun, joten kyseinen liiketapahtuma kuuluu taseen vastattavien velkoihin – olet tämän summan asiakkaalle velkaa siihen asti, kunnes luovutat myymäsi tuotteen. Vasta suoritteen luovuttamisen jälkeen myyntitapahtuma on kirjanpitolain mukaan toteutunut, joten tämä on se hetki, jolloin tapahtumasta voidaan tehdä kirjaus tuloslaskelmalle.

Kulupuolella suoriteperusteisuus ilmenee esimerkiksi vakuutusmaksuissa: jos vakuutusmaksu maksetaan vuodeksi eteenpäin kuukautta ennen tilikauden vaihtumista, niin vakuutusyhtiöltä on tilinpäätöksen aikaan luovuttamatta vielä 11 kuukaudelta suoritteita yritykselle (tässä tapauksessa ”suorite” tarkoittaa vakuutuksen antamaa vakuutusturvaa), jolloin vakuutusmaksusta kuuluu ainoastaan 1 kuukauden osuus kyseisen tilikauden tuloslaskelmalle ja loput 11 kuukautta kirjataan (eli jaksotetaan) taseeseen. Seuraavana vuonna tämä jäljelle jäänyt 11 kuukautta kirjataan kyseisen tilikauden tuloslaskelmalle.

Mainittaakoon vielä, että suoriteperusteisuus pitää huomioida erityisesti tilikauden vaihteessa tilinpäätöstä laatiessa – muulloin tällä ei ole suoraa vaikutusta esimerkiksi veroihin, joten suoriteperusteisuuden toteutumista ei tarvitse vahtia sekuntikellon kanssa. Lisäksi Merit Aktivan järjestelmä osaa huomioida nämä jaksotukset automaattisesti, kun kulujen kirjauksissa käytetään jaksotustoimintoa.

Poistot kirjataan tuloslaskelmalle pienemmissä erissä

Suoriteperusteisuuden tapaan myös poistot vaikuttavat kulujen kirjaamiseen tuloslaskelmalle. Poistot tarkoittavat sitä, että poistettavia tuotannontekijöitä (esimerkiksi koneita ja laitteita) ei merkitä suoraan kuluksi vaan ne kirjataan kuluiksi vaikutusaikanaan.

Teollisuushalliin ostettu uusi kone saattaa toimia yrityksen liiketoiminnassa viisikin vuotta. Jos se on ostettu 10 000 eurolla, niin tätä koko summaa ei merkitä tuloslaskelmalle saman tien kuluksi, vaan se pitää jakaa useammalle vuodelle. Verottajan ohjeen mukaan koneet ja laitteet voidaan poistaa 25 % menojäännöspoistoilla:

1. ensimmäisenä vuonna tuloslaskelmalle voidaan kirjata 25% * 10 000€ = 2500€
2. toisena vuonna voidaan kirjata 25% * (10 000€ – 2500€) = 1875€
3. kolmantena vuonna voidaan kirjata 25% * (10 000€ – 2500€ – 1875€) = 1406,25€ jne.

Valtaosa uusien koneiden ja laitteiden arvosta merkitään siis taseeseen, josta se sitten hiljalleen poistetaan eli siirretään pienemmissä osissa tuloslaskelmalle. Merit Aktivan Käyttöomaisuus-toiminnolla poistojen laskeminen ja kirjaaminen voidaan tehdä automaattisesti.

Miten Merit Aktiva käsittelee tuloslaskelman ja taseen?

Merit Aktivan kirjanpito-ohjelmisto pitää tuloslaskelman ja taseen aina reaaliaikaisesti ajan tasalla. Uusia myyntilaskuja lähetettäessä tai ostokuluja kirjatessa järjestelmä päivittää tiedot aina automaattisesti tuloslaskelmalle ja taseeseen.

Reaaliaikaiset laskelmat voidaan katsoa kirjanpidon raporteista. Raporttien aikaväleiksi voidaan valita halutut päivät ja tarkemmille laskelmien tileille voidaan ”porautua” klikkaamalla haluttua tiliä ja tarkastelemalla näin sen sisältöä.

On hyvä huomata, että Merit Aktiva siirtää aina tilikauden alussa automaattisesti edellisen tilikauden tuloksen Edellisten tilikausien tulos -tilille. Ja, jos kulut jaksotetaan ohjelman jaksotustoiminnolla, myöskään niiden osalta ei tarvitse tehdä tilikauden alussa avaavia vientejä.

Lopuksi

Tuloslaskelman ja taseen ymmärrys on yksi yrittäjän perustaidoista. Laskelmien tulkinta saattaa tuntua alkuun täysin mahdottomalta, mutta ajan myötä tässäkin kehittyy. Merit Aktiva osaa tehdä kirjaukset laskelmille itsestään, joten voit syventää osaamistasi reaaliaikaisia raportteja tutkimalla – tee vain kirjanpito kuntoon haluamaltasi kaudelta ja tutki sitten tuloslaskelman ja taseen muutoksia.

Me Merit Aktivan asiakastuessa neuvomme ohjelmistoa koskevien kysymysten lisäksi niin kirjanpitoon kuin tilinpäätökseenkin liittyvissä asioissa. Palvelemme arkisin klo 9-16 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakas tuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.