Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto | Kirjanpito-ohjelma Merit Aktiva

Tuki


Veloitukseton tuki

09 4259 7827

Palvelemme arkisin 09.00 – 16.00

Sähköpostituki

tuki@meritaktiva.fi

Palvelemme arkisin 09.00 – 16.00


Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto

Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto

Merit Aktivalla voi lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja, mikä helpottaa ja nopeuttaa laskujen välitystä ja käsittelyä. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolaskut siirtyvät suoraan laskuttajan järjestelmästä vastaanottajan kirjanpitojärjestelmään. Verkkolaskujen tuoma automaatio pienentää myös laskujen käsittelykustannuksia ja inhimillisten virheiden määrä vähenee.

Välittäjäpalvelu Apix Messaging Oy

Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Merit Aktivalla, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin

verkkosivulla www.apix.fi, valikossa: Verkkokauppa (Rekisteröidy). Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä Apixin käyttäjäksi erikseen. Tarkista, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Merit Aktivassa Yrityksen tietoihin.

Palveluja valitessasi valitse ohjelmistovalikosta “Merit Aktiva“. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi ja ostanut Apixin verkkokaupasta krediittiä (verkkopostimerkkejä), syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana Merit Aktivan valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > E-laskujen asetukset > Verkkolaskuoperaattorin asetukset.

Löydät asetukset painamalla ohjelman yläpalkissa olevaa hammaspyörän kuvaketta.

Tallenna.

Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti: Aktivoitu.

e-Myyntilaskut

Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaasi tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) on lisätty Y-tunnus ja asiakas vastaanottaa verkkolaskuja. Ohjelma hakee y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta ko. yrityksen verkkolaskuosoitteen asiakaskortin taustatietoihin. Yrityksille kannattaa syöttää oikea verkkolaskuosoite, mikäli se on tiedossa, niin laskut ohjautuvat kyseiseen osoitteeseen, eikä tunnistusta tehdä tällöin pelkän Y-tunnuksen perusteella.

Jos asiakkaalla on useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite, jotta lasku menisi perille oikeaan osoitteeseen.

Huomaa, ettei verkkolaskuoperaattorin tunnusta tarvitse lisätä ohjelmaan, pelkkä verkkolaskuosoite riittää.

Voit tarkistaa asiakkaasi verkkolaskuosoitteet valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html

Joskus verkkolaskuosoite ei ole valmiina em. osoitteistossa, esim. jos asiakkaasi vastaanottaa laskuja verkkopankkiinsa. Ota silloin yhteyttä Apixin asiakastukeen ja ilmoita heille oikea IBAN-muotoinen verkkolaskuosoite sekä operaattori. Huomaa, että kyseisen osoitteen tulee olla yritystili, jolle on mahdollista vastaanottaa e-laskuja. Apix lisää kyseiselle yritykselle reitityksen, jolloin laskun lähetys onnistuu, kun syötät IBAN-muotoisen osoitteen asiakaskortin Verkkolaskuosoite-kenttään

Luo myyntilasku normaaliin tapaan (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku). Katso tarvittaessa ohje myyntilaskun luomiseen Merit Aktivan käyttöönotto-ohjeesta tai Myynnit-ohjeesta.

Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkistaa automaattisesti Y-tunnuksen tai asiakastietoihin syötetyn verkkolaskuosoitteen perusteella, onko asiakas verkkolaskujen vastaanottaja. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja, laskulle ilmestyy E-lasku-painike. Lähetä verkkolasku napsauttamalla kyseistä painiketta.

Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole syystä tai toisesta lähtenyt Merit Aktivasta. Soita silloin asiakastukeemme niin autamme selvittämään missä vika on. Voit myös tarkistaa Apixin laskumapista heidän välittämänsä myynti- ja ostolaskut (www.apix.fi > Kirjaudu sisään > Laskumappi).

Tulostuspalvelu

Mikäli vastaanottaja ottaa vastaan vain paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaa laskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.

Mikäli haluat, että Apix ohjaa laskun automaattireititykselle, jolloin laskulle etsitään ensisijaisesti verkkolaskuosoitetta ja jos sitä ei löydy, niin se ohjataan vastaanottajalle kirjeenä, syötä Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU. Tällöin Apix tarkistaa automaattisesti, onko lasku menossa kuluttajalle e-laskuna vai kirjeenä tai yritykselle verkkolaskuna.

Laskut kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin

Mikäli e-laskun vastaanottaja on yksityishenkilö eikä hänellä ole kirjanpitojärjestelmää, jonne hän vastaanottaisi laskut, vaan haluaa, että saisi laskut omaan verkkopankkiinsa, tulee asiakkaan tietoihin syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat asiakkaan omaan verkkopankkiin.

Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin.

Sähköiset ostolaskut

Sähköisten ostolaskujen tuonti ohjelmaan tapahtuu automaattisesti, kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja.

Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Merit Aktivaan tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut. Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin: D Kulutilit, D Ostoihin sisältyvä vähennettävä alv, K Ostovelat.

Apixin laskumappi

Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi > Kirjaudu sisään > Laskumappi.

Verkkolaskujen vaihto Viron ja Suomen Merit Aktivaa käyttävien välillä

Merit Aktivaa käyttävät suomalaiset ja virolaiset yritykset voivat lähettää toisilleen verkkolaskuja ilmaiseksi suoraan ohjelmasta.

Jos haluat lähettää verkkolaskuja Suomen Merit Aktivasta virolaiselle Merit Aktivaa käyttävälle asiakkaallesi, ilmoita siitä kyseiselle yritykselle. Virolainen yritys voi ottaa käyttöön Merit Aktivassa verkkolaskujen vastaanoton valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > E-laskujen asetukset > Verkkolaskujen vaihto Viron ja Suomen Merit Aktivan käyttäjien välillä. Kun sen jälkeen laadit asiakkaallesi myyntilaskun, ilmestyy ylävalikkoon E-lasku-painike ja sitä klikkaamalla voitte lähettää laskun automaattisesti virolaisen asiakkaan ohjelmaan vahvistamattomien ostolaskujen valikkoon.

Mikäli haluat itse vastaanottaa virolaiselta kumppanilta verkkolaskuja, lähetä tieto siitä Merit Aktivan asiakastukeen. Eli nimenkirjoitusoikeutetun henkilön tulisi lähettää osoitteeseen: info@meritaktiva.fi vapaamuotoinen anomus. Tarkistamme, onko kyseinen henkilö nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö ja avaamme kyseisessä yrityksessä verkkolaskujen vastaanoton. Virolaisen toimittajan lähettämät verkkolaskut ohjautuvat sen jälkeen ohjelman valikkoon: Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut.