Tuki

Veloitukseton tuki

09 4259 7827

Palvelemme arkisin 09.00 – 16.00

Sähköpostituki

support@passelimerit.com

Palvelemme arkisin 09.00 – 16.00

Lähetä
kysymyksesi tästä

Myynnit

Merit Aktivan Myynnit-osiossa voit laatia myyntilaskuja ja seurata myyntisaatavien tilannetta. Voit myös ylläpitää asiakasrekisteriä ja myyntinimikkeiden (myytävien tuotteiden) rekisteriä ja katsella myynnin raportteja. Myyntilaskut voi lähettää sähköpostitse suoraan ohjelmasta tai verkkolaskuna (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto), tai laskut voi tulostaa PDF:nä omalla tulostimella ja postittaa. Pro-versiossa voidaan lähettää toistuvia laskuja ja Premium-versiossa voidaan lisäksi lähettää tarjouksia ja tilauksia sekä laatia ennakkolaskuja ja viivästyskorkolaskuja.

Yritykseen lisätty ilmainen käyttäjä pääsee katsomaan ja muokkaamaan Myynnit-osiota. Mikäli tällaisella käyttäjällä on tarve päästä käsiksi myös ohjelman muihin osioihin, tulee hänelle ostaa lisäkäyttäjän oikeudet. Huom.! ilmainen rajoitetuilla oikeuksilla varustettu käyttäjä ei pääse käsiksi tarjouksiin, tilauksiin ja ennakkolaskuihin, ellei pääkäyttäjällä ole ostettuna ohjelman Premium-versiota.

Jotta myyntilasku voidaan luoda, täytyy sille syöttää asiakastiedot ja myyntinimikkeet.

Tässä vaiheessa on myös hyvä tarkistaa laskuttavan yrityksen tiedot ja myyntilaskujen asetukset valikossa: Asetukset.

Tarkista ensin myyntilaskulle tulostuvan laskuttajayrityksen tiedot

Laskuttavan yrityksen tiedot löytyvät ohjelmasta kohdasta: Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot.

Tarkista myyntilaskun asetukset

Myyntilaskun asetukset löytyvät ohjelmasta kohdasta: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Voit määrittää mm. laskuihin tulevan pyöristyksen, viivästyskorkoprosentin ja maksuehdon (päivinä), huomautusajan sekä lisätä logon ja laskun lähettäjän nimen. Voit valita, tulostetaanko laskun lisäksi myös lähete tai tulostetaanko laskulle yhteyshenkilö.

Myyntilaskua voi myös muotoilla valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu. Voit mm. lisätä laskuun logon ja valita laskun värin. Pro- ja Premium-versiossa on mahdollista laatia erilaisia laskupohjia (ks. ohje Laskulomakkeen muokkaus).

Numerosarjat

Myyntilaskujen numerosarjat voidaan määritellä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Numerosarjat. Ohjelma antaa oletusarvona myyntilaskun ensimmäiseksi numeroksi 1000. Kohtaan: Seuraavan myyntilaskun nro voidaan tarvittaessa määritellä toisenlainen numerosarja, jos on esimerkiksi siirrytty jostain toisesta ohjelmasta ja halutaan, että numerointi säilyy juoksevana. Laskulle voidaan määritellä myös etuliite kohdassa: Myyntilaskun etuliite.

Mikäli kohdassa Seuraava myyntilaskun nro on määritelty numerosarja ja valitaan kohtaan Numeron muoto: Numero. Lisää ohjelma myyntilaskulle juoksevasti em. numeron, esim. 20096.

Jos kohdassa Seuraava myyntilaskun nro on määritelty numerosarja ja valitaan kohtaan Numeron muoto: Vuosi / Numero. Lisää ohjelma myyntilaskulle sekä vuosiluvun, että juoksevasti em. numeron, esim. 2022 / 20096.

Ruksimalla kohdan: Vuosittainen numerointi voidaan numerosarjat määritellä alkamaan vuosittain ykkösestä. Tällöin numerosarjan eteen tulee aina vuosi ja sen jälkeen juokseva numero, esim. 2022/1.

Samassa valikossa voidaan määritellä juokseva numerosarja myös muille tositteille: tarjous, lähete, koontilasku, viivästyskorkolasku, ostotilaus, kuluraportti ja käyttöomaisuus.

Tallenna muutokset.

Sähköpostiasetukset

Kun lähetät laskuja sähköpostitse suoraan Merit Aktivasta, tarkista myös sähköpostiasetukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset. Voit muokata lähettäjän sähköpostiosoitetta, sähköpostin oletusviestiä ja muita sähköpostiasetuksia.

Huom.! Syötä aina laskuttavan yrityksen sähköpostiosoite kenttään: Lähettäjän s-postiosoite, jotta laskun vastaanottaja näkee lähettäjänä oikean yrityksen sähköpostiosoitteen.

Kun kirjeiden lähetystavassa on valittuna ”Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta)” lähetetään laskut sähköpostitse käyttämällä Merit Aktivan palvelinta. Lisää silloin ”Lähettäjän s-postiosoite” -kenttään oma sähköpostiosoitteesi, joka näkyy vastaanottajalle laskun lähettäjänä.

Voit valita kirjeiden lähetystavaksi myös ”Käytä lasku@meritaktiva.fi verkkotunnusta”, jos laskujen lähettäjällä ei ole lainkaan omaa sähköpostiosoitetta. Tällöin laskun saaja näkee aina lähettäjänä osoitteen: lasku@meritaktiva.fi. Jos hän vastaa ko. osoitteeseen, tulevat viestit Merit Aktivan asiakastukeen.

Sähköpostite lähetettävien laskujen lähetys oman palvelimesi kautta

Jos haluat käyttää laskujen lähettämiseen omaa palvelintasi, valitse ”Käytä omaa SMTP-palvelinta”. Tämä on suositeltu tapa lähettää laskuja sähköpostitse, jotta ne eivät päätyisi niin helposti vastaanottajan roskapostilaatikkoon. Kun haluat lähettää laskuja Merit Aktivasta sähköpostilla käyttäen omaa sähköpostipalvelintasi, ota yhteys palveluntarjoajaasi ja kysy SMTP-palvelimesi nimeä ja tarkista, että palveluntarjoajan käyttämä salaustyyppi on: StartTLS ja versio 1.2. tai sitä uudempi. (Jos tyyppinä on jotain muuta, valitse kohtaan: ”Valitse kirjeiden lähetystapa” -> ”Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta)”, jolloin sähköpostit lähetetään Merit Aktivan palvelimen kautta ja valitettavasti osa sähköposteista saattaa päätyä vastaanottajan roskapostilaatikkoon.).

Syötä palvelimen tiedot Merit Aktivaan valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset:

Valitse kohtaan: Kirjeiden lähetystapa -> ”Käytä omaa SMTP-palvelinta”.
Syötä SMTP-palvelimen nimi. Saat sen sähköpostipalveluntarjoajaltasi.
Syötä kohtaan: Portti -> 587. Huom.! Tarkista palveluntarjoajaltasi, että salaustyyppi on StartTLS ja sen versio 1.2 tai sitä uudempi. (Jos tyyppinä on jotain muuta, valitse kohtaan: ”Valitse kirjeiden lähetystapa” -> ”Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta)”, jolloin sähköpostit lähetetään meidän palvelimemme kautta ja valitettavasti osa sähköposteista saattaa päätyä vastaanottajan roskapostilaatikkoon.).
Syötä sähköpostipalvelimesi käyttäjätunnus.
Syötä sähköpostipalvelimesi salasana. Huomaa, että salasana, jota käytetään sähköpostipalvelun tarjoajan kanssa ei saa sisältää erikoismerkkejä: – < > ” ’ % ; ) ( & + –

Tallenna.

Voit myös lähettää laskuja sähköpostitse käyttämällä Gmail-palvelinta. Tutustu ohjeeseen: Laskujen lähettäminen Gmail-palvelimen avulla.

Mikäli käytät Office365-palvelua, voidaan kirjeiden lähetystavaksi valita ”Käytä Exchange palvelinta”. Ohjelmaan tulee syöttää tällöin käyttäjän sähköpostiosoite ja salasana. Salasana ei saa kuitenkaan sisältää seuraavia erikoismerkkejä: – < > ” ’ % ; ) ( & + –

Huomaa, että ohjelmaan jää tieto vain laskun lähetyspäivästä (Myynnit > Myyntilaskut, sarake: Lähetty s-postitse). Mikäli haluat tallentaa lähettämäsi laskut viesteineen omaan arkistoosi, lisää oma sähköpostisosoitteesi Piilokopio (bcc) -kenttään.

Oletusviestit

Sähköpostiasetuksissa voit myös muokata, poistaa tai lisätä sähköpostiviesteissä käytettävää oletusviestiä. Tallenna.

Laskuun tulostuva pankkitili

Tarkista, että laskun maksutietoihin tulostuvan pankkitilin tiedot ovat oikein valikossa: Maksutapahtumat > Pankit. Tarkista, että laskuun tulostuvan pankkitilin kohdalla on ruksi valintaruudussa: Tulostetaan laskulle. Syötä tilinumero ilman välilyöntejä.

Asiakkaat

Lisää asiakkaiden tiedot valikossa: Myynnit > Asiakkaat > Lisää asiakas.

Uuden asiakkaan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää asiakas -painiketta.

Kirjoita Asiakkaan nimi -kenttään asiakkaan nimi. Jos kyseessä on yritysasiakas, etsii ohjelma nimen perusteella automaattisesti PRH:n avoimen datan verkkopalvelusta yrityksen tiedot ja täyttää ne asiakaskortille, kun valitset ohjelman tarjoaman Y-tunnuksen. Kyseiseen palveluun kuuluvat osakeyhtiöt, asunto-osakeyhtiöt, osuuskunnat, vakuutusosakeyhtiöt ja julkiset osakeyhtiöt. Tällöin myös asiakkaan mahdollinen verkkolaskuosoite tallentuu asiakkaan taustatietoihin (ohjelma tarkistaa verkkolaskuosoitteen Verkkolaskuosoitteistosta: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html).

Y-tunnuksen ja ALV-tunnuksen lisääminen on pakollista, jos kyseisen asiakkaan kanssa käydään EU:n sisäistä kauppaa. Myös Maan valitseminen asiakkaan tiedoissa on pakollista, kun laaditaan laskuja ulkomaille. Jos nämä tiedot puuttuvat, ohjelmisto ei pysty tekemään ALV-laskelmalle oikein tämän asiakkaan myyntikirjauksia. Myöskään Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus-raporttiin ei silloin siirry tietoja. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset > Yleiset asetukset > Maat.

Voit lisätä asiakastietoihin tekstiä painamalla Huomautukset. Asiakaskortille voi myös lisätä liitteitä painamalla paperiliittimen kuvaketta oikeassa yläkulmassa.

VIES – tarkista ALV-tunniste – voit tarkistaa onko kyseisen asiakkaan alv-tunnus voimassa syöttämällä kenttään ALV-tunnuksen.

Täytä y-tunnuksen, alv-tunnuksen ja osoitetietojen lisäksi myös seuraavat tiedot:

Yhteyshenkilö – Asiakkaan yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön saa näkymään laskulla, kun ruksii valintaruudun Myyntilaskun asetuksista valikossa: Asetukset > Yleisen asetukset > Myyntilaskun asetukset.

Maksaja – Valitse laskun maksava yritys, mikäli se on jokin muu kuin asiakasyritys, jolle lasku on osoitettu.

Lisätietoja – Voit lisätä tähän esim. asiakasnumeron tms. (max. 20 merkkiä).

Premium-versiossa voidaan määritellä asiakaskohtainen dimensio (Kustannuspaikka, Projekti tai mikä tahansa muu dimensio. Esimerkkikuvassa on tehty uusi dimensio: Myyjä).

Sähköposti – Myyntilaskut lähetetään sähköpostitse tähän kenttään syötettyyn osoitteeseen.

Valuutta – käytetään kyseisen asiakkaan laskuilla oletusvaluuttana. Mikäli valuuttaa ei määritellä,

ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).

Maksuaika päivinä, Viivästyskorko-% (tulostetaan myyntilaskuun).

Viitenumeron perusosa – Jos haluat, että kyseisen asiakkaan viitenumero pysyy aina samana, syötä viitenumero ilman viimeistä tarkistenumeroa. Ohjelma lisää tarkistenumeron automaattisesti viitenumeron perään. Jos tämä kenttä on tyhjä, laatii ohjelma automaattisesti viitenumeron laskunumeron perusteella.

Näytä asiakkaan saldo laskulla – Ruksi valintaruutu, mikäli haluat, että laskulla näkyy asiakkaan maksamattomien laskujen yhteenlaskettu saldo.

Myyntihinnat ja Alennukset – Voit määritellä asiakaskohtaisia hintoja ja alennuksia.

Myyntilaskun kieleksi voidaan valita suomen lisäksi englanti, viro, ruotsi tai venäjä.

Pankkitiedot laskulle – Laskulle tulostuvan pankkitilin valinta, jos laskuttavalla yrityksellä on monta pankkitiliä ja halutaan, että juuri tämän asiakkaan laskuille tulostuu vain tietty tilinumero. Muussa tapauksessa tämän kentän voi jättää tyhjäksi sillä ohjelma tulostaa laskulle oletusarvoisesti ne pankkitilit, jotka ovat määriteltynä ja valintaruudut ruksittuina valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.

Massalähetyksen tuloste – Mikäli lähetät laskusi massa/joukkolähetyksenä, voit valita kyseiselle asiakkaalle laskun lähetystavaksi sähköpostin, tulostimen tai verkkolaskun. Tällöin joukkolähetyksessä lähetetään ko. asiakkaalle lasku vain yhdellä tapaa. (Valitse joukkolähetyksessä Tulostus-kohtaan: Asiakastietojen asetus.)

Verkkolaskuosoite – Jos olet asiakkaan nimeä lisätessäsi valinnut ohjelman nimen perusteella tarjoaman Y-tunnuksen, löytää ohjelma automaattisesti oikean verkkolaskuosoitteen asiakkaalle valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta eikä sinun tarvitse syöttää sitä manuaalisesti sille varattuun kenttään (huom.! Verkkolaskuosoite on asiakkaan taustatiedoissa, vaikka se ei näkyisikään verkkolaskuosoite-kentässä). Jos asiakkaalla on kuitenkin useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Jotta lasku menee perille oikeaan osoitteeseen, tulee asiakastietoihin syöttää myös verkkolaskuosoite. Voit tarkistaa verkkolaskuosoitteet sivustolta: www.verkkolaskuosoite.fi . Lue lisää verkkolaskuista ohjeesta: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto.

Laskun muotoilu (Pro- ja Premium-versiot) – Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä ohjelmaan erilaisia osastokohtaisia laskupohjia (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu) ja niille omat logot.

Teksti myyntilaskuun ennen laskurivejä ja Myyntilaskuun laskurivien jälkeen tulostuva teksti – Voit valita ko. asiakkaan laskuille tulostuvan kommentin. Tekstit lisätään valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti.

Laskut ja suoritukset sekä Toistuvat laskut – näet ko. asiakkaalle laatimasi laskut ja toistuvat laskut.

Tallenna

Asiakastietojen muuttamiseksi klikkaa ko. asiakkaan riviä asiakasluettelossa ja paina Muuta. Muista aina tallentaa tekemäsi muutokset.

Asiakkaan haku asiakasluettelosta

Asiakasluettelossa (Myynnit > Asiakkaat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa asiakkaiden tiedot järjestetään nimen mukaan.

Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennuslasikuvakkeen avulla (asiakkaita voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain).

Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki.

Asiakasluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja

tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla Asiakaslistauksessa yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit > Asiakkaat).

Nimikkeet

Myynnit > Nimikkeet > Lisää myyntinimike

Myyntinimikkeet ovat yrityksesi myymiä tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa tulot nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös myynnin analysointiin. Myydyistä määristä ja summista voidaan laatia raportti: Myynnit > Myyntiraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin.

Nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien

laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun

luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa.

Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara.

Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Mikäli myyntilaskut lähetetään toiseen EU-maahan, myynti esitetään nimikkeen tyypin perusteella Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus –raportissa palvelu- tai tavaramyyntinä.

Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Myynnit > Myyntiraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään myytyjen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan.

Myyntinimikkeiden laatiminen

Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin myyntinimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää

myyntilaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita myyntitilejä myyntien seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta > Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Myyntitili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään myyntilaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan myyntilaskulla sitä mukaa, kun syötetään myyntilaskuja ohjelmaan.

Mikäli myyntilaskuja laaditaan useista eri palveluista ja tavaroista, jokaiselle palvelulle kannattaa laatia oma nimikkeensä. Nimikeluetteloon voidaan lisätä myytävien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa myyntitulojen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille.

Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille myynneille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske

varastonimikkeitä).

HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä!

Nimike lisätään valikossa Myynnit > Nimikkeet > Lisää myyntinimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.

Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen myyntilaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero.

Nimi on myyntinimikkeen täydellinen nimi. Nimikkeen nimi tulostuu myyntilaskulle. Tarvittaessa

nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa.

Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Palvelu, Tavara tai Varastotavara. Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto > Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta.

Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Myyntilaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen

tyyppi on Varastotavara, valitaan Aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa.

Yksikkö – lisää nimikkeen mittayksikkö. Mittayksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli mittayksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköt.

Myyntihinta – mikäli nimike myydään aina samaan hintaan, voidaan tähän kohtaan lisätä nimikkeen arvonlisäveroton myyntihinta, jonka ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena myyntilaskuja laadittaessa. Tarvittaessa myyntihintaa voidaan vielä muuttaa myyntilaskussa. Mikäli nimikkeen myyntiä tai ostoa koskevaa kiinteää hintaa ei ole käytettävissä, kenttiin Myyntihinta ja Viimeinen ostohinta voidaan merkitä 0.

Alennus-% – Laskua laadittaessa alennusprosentti lisätään laskuriveille. Huomaa, että laskutettaessa asiakasta, jolle on määritelty kiinteä alennus, ohjelmisto ei käytä nimikkeen tiedoissa olevaa alennusta.

Myyntitili (oletusarvona on 3010 Myynti 24 %) – valitse tähän oikea kirjanpidon tulotili. Myyntitili on ehdottomasti tarkistettava aina uutta nimikettä laadittaessa, koska ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan tämän määritelmän perusteella. Tarvittaessa myyntiin liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti myyntilaskulla.

Mikäli nimikkeen tyyppi on Varastotavara, myyntitilin lisäksi on valittava myös Varastotili

(esim. tili 1531 Tavarat) ja Myyntikustannustili (eli myytyjen tavaroiden kustannuksia koskeva tili, esim. 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat). Varastotavaroiden tilejä ei voi muuttaa myyntilaskulla.

Arvonlisävero – valitse arvonlisäverokanta, jonka perusteella laskujen arvonlisävero lasketaan.

Mikäli samaa tavaraa tai palvelua myydään sekä Suomessa että ulkomailla, nimikkeen tietoihin

valitaan Suomen arvonlisävero ja arvonlisäverokanta muutetaan tarvittaessa nollaksi myyntilaskulla.

Tallenna

Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakorin kuvaketta. Huom.! Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi. Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen.

Nimikkeen haku luettelosta

Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja

suodattimia. Klikatessa sarakeotsikoita, järjestää ohjelma nimikkeet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Myynti- ja ostotilien tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti.

Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennuslasikuvakkeen avulla. Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki.

Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo (Myynnit > Nimikkeet) ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta.

Myyntilaskut

Kaikista myynneistä laaditaan myyntilaskut, myös kassamyynneistä, pankkikorttimyynneistä ja käyttöomaisuuden myynnistä (ruksi tällöin ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu). Kun myyntilasku on laadittu ja tallennettu, muodostaa ohjelma kirjauksen:
D Myyntisaamiset, K Myyntitili tai valittu muu tulotili (ja K ALV myynneistä).

Myynnit > Myyntilaskut

Voit syöttää uuden myyntilaskun painamalla Lisää myyntilasku.

Valitse Asiakas tai lisää asiakasluetteloon uusi asiakas painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Asiakkaat).

Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä.

Myyntilaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä laskulle tulostuvasta päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset > Yrityksen tiedot > Maksuperusteinen alv-käsittely).

Ohjelma täyttää Laskun nro:n automaattisesti Yleisissä asetuksissa olevan myyntilaskun numerosarja-asetusten mukaisesti.

Myyntilaskut voidaan numeroida yrityskohtaisen numerointijärjestelmän mukaisesti Myyntilaskun asetuksissa valikossa; Asetukset > Yleiset asetukset > Numerosarjat. Yrityksen eri osastoille voidaan myös laatia erillinen numerointi valikossa: Asetukset > Dimensiot > Osastot.

Tilausnumero: asiakkaalta saatu ostotilausnumero syötetään tähän kenttään manuaalisesti. Tilausnumero syötetään automaattisesti, mikäli ohjelman Premium-versiolla on laadittu tilaus ja sen perusteella myyntilasku.

Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat

Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin, projekteihin ja/tai kustannuspaikkoihin, myyntilaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto, projekti ja/tai kustannuspaikka. Nämä on kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset > Dimensiot > Osastot ja/tai Asetukset > Dimensiot > Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen myyntiraportti ja myyntisaamisten raportit.

Laskun ylätunnisteessa valittu osasto, projekti ja/tai kustannuspaikka siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita

samanaikaisesti myyntilaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista

on mahdollinen.

Ohjelman Premium-versiossa voidaan lisätä myös muita dimensioita.

Osasto ja/tai projekti tai muu dimensio lisätään pääkirjan kirjauksessa tulotilin riville ja tavaroiden myynnin ollessa kyseessä myös myytyjen tavaroiden menotilin riville.

Osaston, projektin tai kustannuspaikan voi valita myös laskurivikohtaisesti.

Valuutta

Laadittaessa myyntilaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan

keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. Mikäli asiakkaan tietoihin on valittu jokin muu valuutta kuin Euro, laaditaan lasku ko. valuutan mukaan.

Käyttöomaisuuden myynti

Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja valitse nimikkeeksi kyseinen käyttöomaisuushyödyke. Kun lasku tallennetaan, ohjelma poistaa kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustililtä, tyhjentää poistotilin, kirjaa myyntitappion tai -voiton. Ks. ohje: Käyttöomaisuus.

Laskurivit

Myyntilaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta.

Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta myytävän

nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike

napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet.

Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, myyntihinnan, myyntitulotilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan

tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin).

Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa laskulle tulostuvan selitteen.

Mikäli myyntilaskussa on nimike, jonka tyyppi on Varastotavara (myyntilaskun rivin lopussa on

Tyyppi = VT), tällöin muodostuu myös varastotapahtuma eli tavara otetaan varastosta. Mikäli

varastossa on riittävästi tavaraa, ohjelmisto laskee FIFO-menetelmän perusteella tavaran

omakustannusarvon ja myyntitulokirjauksen lisäksi tehdään myös automaattinen

myyntikustannuskirjaus:

D Aineet, tarvikkeet ja tavarat

K Varasto.

Mikäli tavaraa ei ole varastossa haluttua määrää, myyntikirjaus voidaan laatia, mutta ohjelmisto ei

tee myyntikustannuskirjausta. Tavara siirtyy pois varastosta, ja varastosaldo on negatiivinen.

Mikäli ostolaskulla tai varastotapahtumalla on lisätty varastoon haluttu määrä tavaraa

myöhemmin, varastohinta määritellään ja varaston arvoa koskeva kirjaus tehdään käynnistämällä

ohjelmiston valikosta varaston omakustannusarvon uudelleenlaskenta: Varasto >

Omakustannusarvon uudelleenlaskenta. Myös myyntikustannuskirjaus laaditaan tällöin

automaattisesti. Katso myös ohje: Varastolaskenta.

Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään myytävän nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta

yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia.

Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.

Tarvittaessa laskuriville voidaan lisätä alennusprosentti. Tietystä nimikkeestä ja kaikille asiakkaille

toistaiseksi voimassa olevaa alennusta laadittaessa alennus määritetään erikseen nimikkeen

tiedoissa.

Myös laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille myynti kirjautuu.

Mikäli myyntilaskun rivi halutaan sitoa kustannuspaikkaan, projektiin ja/tai muuhun dimensioon, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa kyseisen dimension painiketta sekä jaetaan myyntisumma sopivien kustannuspaikkojen, projektien ja/tai muiden dimensioiden kesken.

Mikäli myyntisumma jakautuu useamman dimension kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta.

Esim. 50 % yhdelle kustannuspaikalle ja 50 % toiselle.

Kustannuspaikat ja projektit on kuitenkin ensin määriteltävä valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kustannuspaikat / Projektit/Dimensiot.

Myyntilaskun summan kohdistaminen dimensiolle merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. dimensiolle syntyy tulo, eli kustannuspaikan/projektin/muun dimension tulos kasvaa.

Myyntilaskun rivi voidaan sitoa myös osastoon valitsemalla osasto laskurivin sarakkeeseen Osasto.

Laskurivien kentissä voidaan siirtyä eteenpäin näppäimistön Enter tai Tabular -painikkeilla.

Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta.

Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun vetämällä sarakeotsikoita hiirellä.

Lisätietoja

Lisätietoja-painiketta napsauttamalla laskuun voidaan lisätä kommentteja sekä tarvittaessa

viittaus mahdolliseen kolmikantakauppaan. Myös arvonlisäverovelvollisuustietoja voidaan

tarvittaessa muuttaa. Mikäli valintaruudusta Arvonlisäverovelvollinen otetaan ruksi pois, ei laskulle lisätä arvonlisäveroja.

Mikäli kyse on Euroopan unionin sisäisestä kolmikantakaupasta, painetaan Lisätietoja-painiketta myyntilaskun alareunassa ja ruksataan valintaruutu: Kolmikantakauppa.

Mikäli asiakkaan tietoihin on merkitty muu Euroopan unionin jäsenvaltio kuin Suomi, laaditut myyntilaskujen summat ilmoitetaan myös raportissa Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus. (Arvonlisän yhteenvetoilmoitus on tehtävä Omaverossa seuraavan kuun 20. päivään mennessä.)

Jos on otettu Uuva-rahoitus käyttöön, lisätietojen alla näkyy myös onko lasku siirretty rahoitettavaksi. Lisätietojen alta löytyy myös Sopimuksen numero -kenttä sekä Viivästyskorko-%.

Myyntilaskujen kommentit

Vasemmanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätään tiedot, jotka halutaan tulostaa laskuun

laskun rivien yläpuolelle. Oikeanpuoleiseen Kommentti–kenttään lisätään tiedot, jotka halutaan tulostaa laskun rivien alapuolelle.

Jos kommentti lisätään suoraan laskulle, tulostuu se vain ko. laskulle. Tietyn asiakkaan kaikkiin laskuihin tulostuvat kommentit lisätään asiakastiedoissa (Myynnit > Asiakkaat). Kommentiksi voi myös valita jonkin valmiista pysyvistä kommenteista. Pysyviä kommentteja lisätään ja muokataan valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti.

Tarkista laskun tiedot

Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskutettava loppusumma ennen laskun tallentamista.

Myyntilaskujen pyöristys

Myyntilaskun kentässä Pyöristys valitaan numero, jonka tarkkuudella

laskun loppusumma pyöristetään. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena myyntilaskujen

asetuksissa määritellyn pyöristyksen laskun pyöristämistä varten. Myyntilaskujen asetukset

kuvataan kohdassa (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset). Mikäli ohjelmiston

esittämä pyöristys ei sovi, pyöristys poistetaan ja laskurivillä olevan nimikkeen hintaan lisätään useampi kuin kaksi desimaalia pilkun jälkeen.

Laskun tallennus

Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä valmista laskua tarvitse tulostaa, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla

painiketta Tallenna ja lisää.

Kun myyntilasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan:

D Myyntisaamiset.

K Myynti,

K ALV kotimaan myynnistä,

Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite MY –painiketta.

Ohjelman automaattisesti luoma MY-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (MY) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä yritykselle jäävään myyntilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä MY-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee silloin aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus myyntilaskuun.

Kaikkia myyntilaskuista laadittuja kirjauksia voi katsella raportista Päiväkirja (Kirjanpito >

Päiväkirja) käyttämällä suodatinta: Tositelaji = MY Myynnin kirjaus.

Liitteet

Myyntilaskuihin voi lisätä liitteitä. Liitetiedostot voi raahata hiirellä vaikkapa suoraan sähköpostista tai painetaan oikeassa yläkulmassa olevaa paperiliittimen kuvaketta ja haetaan tarvittava(t) tiedosto(t) käyttäjän koneelta laskun liitteeksi. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja.

Kun lasku lähetetään sähköpostilla, verkkolaskuna tai e-laskuna, myös liite lähetetään laskun mukana automaattisesti.

Myyntilaskujen tulostus ja lähettäminen

Tarkista aina ennen laskun lähettämistä asiakkaalle, että laskun summa ja alv on oikein. Tarkista myös, että laskun PDF-versio näyttää kaikin puolin siltä, miltä pitääkin.

PDF-lasku

Lasku tulostetaan myyntilaskunäkymän yläreunassa olevaa PDF-painiketta painamalla. Lasku

tulostuu PDF-muotoon esikatseltavaksi, jonka jälkeen voit tallentaa tai tulostaa sen paperille ja postittaa.

Laskun lähetys sähköpostilla

Lasku voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse. Tämä tehdään klikkaamalla laskun yläreunassa olevaa Kirjekuori-kuvaketta. Näytölle avautuu ikkuna, jossa näkyvät lähettäjän ja vastaanottajan tiedot sekä oletusviesti laskun saajalle. Lasku on liitetty viestiin pdf-tiedostona.

Mikäli laskun saajan tietoihin on lisätty asiakkaan sähköpostiosoite, kyseinen osoite lisätään

automaattisesti viestin vastaanottajaksi. Mikäli asiakkaan tiedoissa ei ole sähköpostiosoitetta,

osoite lisätään käsin viestin vastaanottajan riville. Laskun lisäksi viestiin voidaan lisätä myös muita asiakirjoja. Sähköpostiviesti lähetetään napsauttamalla painiketta Lähetä.

Voit muokata lähettäjän sähköpostiosoitetta, sähköpostin oletusviestiä ja muita sähköpostiasetuksia valikossa: Asetukset > Sähköpostiasetukset. Ks. tämän ohjeen kohta: Sähköpostiasetukset.

Laskun lähetys verkkolaskuna

Laskut voidaan lähettää myös verkkolaskuina painamalla laskulla näkyvää e-laskupainiketta. Katso erillinen ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto.

Laadittujen myyntilaskujen katselu

Voit katsella ohjelmaan syöttämiäsi myyntilaskuja valikossa: Myynnit > Myyntilaskut.

Voit valita joko kaikki laskut, maksamattomat laskut tai maksetut laskut.

Luettelo laadituista laskuista listataan näytölle. Oikea lasku löytyy nopeasti luettelosta

käyttämällä apuna erilaisia laskujärjestyksiä ja suodattimia. Klikatessa sarakkeiden otsikkoja (Päivämäärä, Laskun nro, Asiakas, Yhteensä) laskut listataan nousevassa järjestyksessä ja otsikkoa uudelleen napsautettaessa laskevassa järjestyksessä.

Laskuja voidaan myös suodattaa klikkaamalla sarakkeiden yläosassa olevia suurennuslasikuvakkeita ja syöttämällä siihen sopiva arvo. Sarake muuttuu siniseksi, kun suodatin on päällä. Suodatin poistetaan napsauttamalla suurennuslasia ja poistamalla kyseinen arvo suodattimesta tai painamalla: Näytä kaikki.

Sopivan laskun löytymisen jälkeen laskun saa avattua klikkaamalla ko. laskun riviä kerran. Laskua voidaan muokata painamalla Muuta-painiketta. Muutetut tiedot muutetaan automaattisesti myös laskuun liittyvään pääkirjan kirjaukseen. Passiiviseen tilikauteen sisältyvää laskua ei voi korjata ennen kuin tilikausi muutetaan aktiiviseksi.

Myyntilaskun korjaus

Kaikki laskun tiedot voidaan korjata myöhemmin: asiakas, nimike, määrä, a-hinta, tili.

Asiakas voidaan muuttaa niin kauan, kunnes lasku on kirjattu maksetuksi. Laskun maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien

ikkunassa) ja asiakas voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.

Tarvittaessa lasku voidaan myös poistaa, mutta jälleen, lasku ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien

ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan lasku poistaa.

Lasku poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista Roskakori-painiketta. Huomaa, että jos poistat laskun, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan MY-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia laskulle hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Ks. kohta: Hyvityslaskut.

Hyvityslaskut

Jotta myyntilaskujen ja ostolaskujen juoksevaan tositenumerointiin (MY- ja OS-) ei tulisi aukkoja, ei myynti- ja ostolaskuja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan laskuille kannattaa tehdä hyvityslaskut. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen myynti- tai ostolasku vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta.

Avaa alkuperäinen myyntilasku näytölle (Myynnit > Myyntilaskut) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta.

Ohjelma laatii tällöin uuden laskun, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä laskusta (määrä ja laskun summa miinusmerkkisenä). Syötä ”hyvityslaskuun” se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat myynnin arvonlisäverosta hyvityksen.

Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan:

D Myynnit

D Myynnin alv

K Myyntisaamiset

Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen laskuun

Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen laskuun, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.

Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.

Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen asiakas Asiakas-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.

Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen myyntilaskuun, vähentänyt myyntisaamisia ko. summalla ja sekä alkuperäinen lasku, että hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa (laskulistalla) maksettuina.

Huomaa, että hyvityslaskun ja myyntilaskun summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa laskun summasta, ruksi ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen myyntilaskun Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter ja Tallenna.

Myyntilaskujen kopiointi

Myyntilasku kopioidaan napsauttamalla myyntilaskun ikkunan vasemmassa alareunassa olevaa

Kopioi-painiketta. (Myynnit > Myyntilaskut > Avaa kopioitava myyntilasku)

Kopioinnin yhteydessä asiakkaan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään uuteen laskuun yhdessä

myyntihintojen kanssa.

Ohjelma antaa automaattisesti seuraavan myyntilaskun numeron. Voit vaihtaa laskuun

päivämäärän, asiakkaan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot.

Maksujen kirjaaminen

Maksun kirjaaminen myyntilaskulle

[Huom.! Suosittelemme tekemään kirjanpitoa siten, että ohjelmaan syötetään ensin kaikki kauden myynti- ja ostolaskut ja vasta sen jälkeen kohdistetaan tiliotteen sisäänluvun tai suoran pankkiyhteyden avulla maksut Maksutapahtumina oikeisiin laskuihin. Tämä helpottaa myöhemmin kirjanpidon tilien saldojen täsmäämistä.

Syötä siinä tapauksessa myyntilaskun maksu Maksutapahtumat-valikon kautta: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää maksutapahtuma ja valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas ja ruksi valintaruutu oikean myyntilaskun kohdalla. Ks. ohje: Maksutapahtumat.]

Jos kuitenkin haluat kirjata laskun maksetuksi suoraan myyntilaskulla (esim. kun lasku on maksettu käteisellä, luottokortilla tai pankkiin) ja valitset oikean maksutavan, tekee ohjelma kirjaukset automaattisesti pääkirjaan (Pankki, Kassa tai Luottokorttisaamiset). Tällöin ei tehdä enää uutta maksutapahtumaa pankkiin Maksutapahtuma-toiminnolla.

Paina Kirjaa maksu.

Valitse alasvetovalikosta oikea maksutapa (Kassa, Pankkitili, Pankkikorttisaamiset, tms.), syötä maksun päivämäärä, määrä ja tallenna. Ohjelma tekee pääkirjaan maksua koskevan kirjauksen sinä päivänä, jonka syötetään laskun maksupäiväksi.

Mikäli myyntilasku maksettiin käteisellä, maksutavaksi valitaan laskun alla olevassa kentässä

Kassa. Ohjelma tekee pääkirjaan myyntikirjauksen (D Myyntisaamiset K ALV, K Myynti) lisäksi

kirjauksen D Kassa, K Myyntisaamiset.

Mikäli lasku on maksettu pankkitilille, valitaan maksutavaksi kyseinen pankki ja maksupäiväksi valitaan se päivä, jolloin maksu näkyy tilillä. Ohjelma tekee kyseisenä päivänä pääkirjaan kirjauksen, jonka yhteydessä summa siirtyy myyntisaamiset tililtä pankkitilille (D Pankkitili, K Myyntisaamiset).

Maksutapaluettelossa näkyvät kaikki käytössä olevat pankit ja kassat. Kun lisäät uuden pankkitilin

tai kassan (Maksutapahtumat > Lisää kassa / Lisää pankki), ohjelma lisää kyseisen pankin/kassan

automaattisesti myös maksutapojen luetteloon. Maksutapa voidaan määritellä tilikartalla tilin tiedoissa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta), lisäämällä maksutapatietoihin ”Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa”. Esim. mikäli kyseessä on toiminimi, ja laskun maksu on tehty yksityiselle tilille, voi maksutavaksi valita Yksityisnostot. Tällöin tulee tilikartassa määrittää ko. tili käytettäväksi maksutapana myyntilaskuissa.

Mikäli myyntilasku maksettiin kortilla, maksutavaksi valitaan tällöin Pankkikorttisaamiset. Ohjelmisto tekee automaattisesti myyntikirjauksen (D Myyntisaamiset, K Myynnin alv, K Myynti) lisäksi pääkirjaan kirjauksen, jonka avulla laskun summa siirtyy myyntisaamiset-tililtä pankkikorttisaamiset- tilille (D Pankkikorttisaamiset, K Myyntisaamiset). Ks. ohje: Pankki- ja luottokorttimaksujen kirjaus.

Tallenna

Maksun lisäämisen jälkeen ohjelmisto täyttää automaattisesti myyntilaskun kentät Maksettu tai Maksettavaa (mikäli lasku maksetaan osittain). Kun lasku on maksettu kokonaan tai osissa, saat pääkirjaan muodostuvan maksutapahtuman näkyviin napsauttamalla Maksettua summaa. Loppusumman maksamista koskeva kirjaus tehdään valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. pankin tai kassan kohdalla valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi Asiakas.¨

Pankki- ja luottokorttimaksujen kirjaaminen myyntilaskun avulla

Korttimaksumyynneistä voidaan laatia yksi yhteenvetolasku päivässä tai kuukaudessa. Mikäli korttimaksusaamisten saldoa halutaan seurata päivittäin, yksi myyntilasku voidaan laatia päivittäin. Korttimaksujen myyntilaskut laaditaan edellä kuvattujen myyntilaskuja koskevien ohjeiden mukaisesti.

Tee ensin muutoksia kirjanpitotilien asetuksissa.

Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Avaa Luottokorttisaamiset-tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa. Tallenna.

Mikäli pankkikorttisaamiset eivät näy maksutapana, kun kirjaat maksua suoraan myyntilaskulle, tee sama toimenpide Pankkikorttisaamiset-tilille. Avaa ko. tili ja vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa. Tallenna.

Asiakkaaksi valitaan Pankkikorttimyynti tai Luottokorttimyynti (lisää ko. asiakas yritykseen valikossa: Myynnit > Asiakkaat tai valitse varsinainen asiakas, mikäli asiakkaan nimellä on merkitystä).

Paina Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi: Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset.

Tallenna lasku, jolloin ohjelma laatii kirjaukseen pääkirjaan, jossa myyntisaamiset tallennetaan

bruttosummana tilille Luottokorttisaamiset tai Pankkikorttisaamiset.

Kuukauden kuluessa pankkiin tilitetyt korttimyyntisummat kirjataan valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma (tai tiliotteen sisäänluvussa painamalla Muut painiketta).

Maksutapahtuman tyypiksi valitaan Muu tulo, kirjanpitotiliksi Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset, selitteeksi Pankkikorttimyynti (tai Luottokorttimyynti), määräksi 1 ja A-hinnaksi bruttosumma, josta ei ole vähennetty palvelun tarjoajan provisioita tai palkkioita. Lisätään rivi ja valitaan tiliksi sopiva kulutili provisioille/palkkioille. Määrä-kenttään syötetään miinus ykkösen eteen (-1) ja A-hinnaksi syötetään veloitettu provisio/palkkio. Tarkistetaan, että pankkitilille tallennettava summa vastaa tiliotteella näkyvää tilitettyä summaa. Tallennetaan maksutapahtuma.

Ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jolla se vähentää bruttosumman verran taseen saatavatiliä, lisää palveluntarjoajan veloittamat kulut tuloslaskelman kulutilille ja kirjaa tiliotteella näkyvän nettosumman pankkitilille.

Mikäli kaikki korttimaksut kertyivät kuukauden aikana, niitä koskevien kirjausten suorittamisen

jälkeen tilien Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset saldojen on oltava 0. Mikäli jokin korttimaksu kertyi vasta seuraavan kuun alussa, tilin Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset saldojen on vastattava kertymättä olevien laskujen summaa. Tilitapahtumia ja saldoa voi seurata raportista: Kirjanpito > Pääkirja.

Pankki- ja luottokorttimaksujen kirjaaminen pääkirjatositteen avulla

Myynnit voi kirjata kassaraportista myös pääkirjatositteena valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi esim. kuun viimeinen päivä (jos kirjaat myynnit kerran kuussa). Kirjoita haluamasi selite, esim. Tammikuun kassaraportti. Ja vaihda Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman ALVia) riippuen siitä syötätkö summat alvillisina vai ilman alvia.

Valitse ensimmäiselle riville käyttämäsi myyntitili, esim. Myynti alv 24%. Syötä Kredit-puolelle kassaraportit kokonaismyynnit. Tarkista alv. (Jos sinulla on useampi alv-kanta, laadi jokaiselle oma rivinsä ja käytä oikeaa myyntitiliä ja alv-kantaa.)

Lisää rivi ja valitse tiliksi: Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset, syötä Debet-puolelle raportin ilmoittamat summat.

Mikäli raportissasi on myös käteismaksuja voit lisätä niille oman rivinsä, valita tiliksi Kassan ja syöttää summan Debet-puolelle.

Pääkirjatositteen Debet- ja Kredit-puolien tulisi mennä tasan. Tarkista myös, että ALV-sarakkeessa näkyy oikea alv-kanta, jolloin alv-tiedot kirjautuvat alv-ilmoitukselle.

Tallenna

Kun tosite on tallennettu, tekee ohjelma kirjaukset pääkirjaan ja alv-laskelmalle.

Pankki- ja luottokorttimaksujen tilitys

Kun palveluntarjoaja (esim. Nets, Paytrail tms.) tilittää maksun pankkitilillesi tee kirjaus maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma.

Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Muu tulo ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on saapunut tilille. Valitse ensimmäiselle riville tiliksi aiemmin käyttämäsi pankkikorttisaamiset- tai luottokorttisaamiset-tili, ja syötä summaksi tilitysraportilla näkyvä BRUTTOsumma. Lisää uusi rivi ja valitse tiliksi sopiva kulutili palveluntarjoajan veloittamille käsittelymaksuille ja provisioille, syötä miinusmerkki Määrä-kenttään ykkösen eteen ja syötä veloitetun provision summa A-hinta-kenttään. Tarkista alv ja tarkista, että loppusumma (palveluntarjoajan tilittämä NETTOsumma) on sama summa, joka näkyy tiliotteella.

Tallenna.

Ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jolla se vähentää bruttosumman verran taseen saatavatiliä, lisää palveluntarjoajan veloittamat kulut tuloslaskelman kulutilille ja kirjaa tiliotteella näkyvän nettosumman pankkitilille.

Käteismyynti

Käteismyynnit kassaraportilta

Käteismyynneistä voidaan laatia yksi yhteenvetolasku päivässä tai kuukaudessa. Mikäli kassan

saldoa halutaan seurata päivittäin, yksi käteismyyntilasku voidaan laatia päivittäin. Käteislasku laaditaan myyntilaskua koskevien ohjeiden mukaisesti.

Asiakkaaksi valitaan Käteismyynti (lisää ko. asiakas yritykseen valikossa: Myynnit > Asiakkaat).

Laskulle syötetään tarvittavat rivit ja lasku kirjataan maksetuksi Kirjaa maksu -painikkeella. Valitaan Maksutavaksi Kassa, jolloin ohjelma tekee pääkirjaan myyntikirjauksen (D Myyntisaamiset K Myynnin alv, K Myynti) lisäksi kirjauksen D Kassa K Myyntisaamiset.

Voit kirjata käteismyynnit kassaraportilta myös pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatosite) kirjauksella: D Kassa, K Myynnit. Tarkista, että alv-kanta on valittuna oikein Myyntien rivillä. Katso tämän ohjeen kohta: Pankki- ja luottokorttimaksut kassaraportista.

Käteismyyntikuitti asiakkaalle

Jos myynti on maksettu käteisellä ja asiakas tarvitsee kuitin, laadi myyntilasku normaalisti ja valitse asiakkaaksi varsinainen asiakas, mikäli asiakkaan nimellä on merkitystä. Kirjaa lasku maksetuksi Kassaan (paina laskulla Kirjaa maksu ja valitse maksutavaksi Kassa) ja tallenna lasku. Tulosta sitten laskusta PDF-tosite kuitiksi. Laskun maksamista todistaa laskussa oleva käteismaksuun viittaava teksti.

Mikäli laskun maksaminen halutaan todistaa erillisellä tositteella, laskun maksutavaksi valitaan Kassa, lasku tallennetaan ja painetaan Summan alla näkyvää ”Maksettu Kassa” -linkkiä.

Avautuvasta ikkunasta painetaan Kassakuitti-painiketta, jolloin saa tulostettua kassan tulotositteen PDF:nä.

Myynti EU-maihin

Laadittaessa myyntilaskua toiseen EU-valtioon on tärkeää muistaa, että tietoihin on lisätty oikea

maa ja asiakkaan arvonlisäverotunniste.

Laskun riveille valitaan sopiva nimike ja valitaan alv-kannaksi (0 %).

Maan valinnasta riippuu se, että myynnin arvonlisävero tulostuu alv-laskelmassa oikealle kausiveroilmoituksen riville.

Euroopan unionin sisäisten myyntilaskujen laadinnassa voidaan käyttää nimikkeitä EU-maat

palvelu (palvelujen yhteisömyynti) tai EU-maat tav. (tavaroiden yhteisömyynti) Kyseisissä

nimikkeissä arvonlisäverokanta on 0 %. Jos myydään varastossa olevia tuotteita, on laskua laadittaessa käytettävä vastaavia varastonimikkeitä.

Katso ohje: Myynti muihin EU-maihin.

Mikäli laskuissa käytetään erilaisia direktiiveillä määriteltyjä arvonlisäverokantoja, nämä

arvonlisäverot lisätään valikosta Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset. Direktiivi

lisätään kenttään Viite.

Mikäli lasku tulostetaan englannin, viron-, ruotsin- tai venäjänkielisenä, asiakkaan tiedoissa valitaan

myyntilaskun kieleksi vastaava kieli.

Yhteenvetoilmoitus

Euroopan unionin sisäinen myynti ilmoitetaan Omaveroon maittain ja asiakkaittain arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella kunkin kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Esimerkiksi syyskuun myynnit pitää ilmoittaa viimeistään lokakuun 20. päivä.

Yhteenvetoilmoituksen voi syöttää Omaveroon käsin tai tallentaa sen ohjelmassa txt-tiedostoksi ja lähettää sen Ilmoitin.fi-palvelussa. Saat tiedot yhteenvetoilmoitusta varten, kun olet tallentanut alv-ilmoituksen (Kirjanpito > ALV-ilmoitus: Lisää ALV-ilmoitus, Tallenna) ja painat Raportit > Arvolisäveron yhteenvetoilmoitus. Ilmoitin-palvelua varten saat tallennettua yhteenvetoilmoituksen txt-muotoon painamalla Raportit > Yhteisömyynnin TXT.

Myynti Euroopan Unioniin ilmoitetaan myös ALV-ilmoituksen riveillä 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin tai 312 Palveluiden myynti muihin EU-maihin. Alv-ilmoitus tehdään Omaveroon alv-kautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi, jos alv-kausi on kuukausi, ilmoitetaan syyskuun alv marraskuun 12. päivään mennessä. Mikäli alv-kausi on neljännesvuosi, ilmoitetaan heinä-syyskuun alv:t marraskuun 12. päivään mennessä.

Myynti EU:n ulkopuolelle

Vienti eli tavaran myynti EU:n ulkopuolelle

Laadi laskut samalla tavalla kuin EU-asiakkaiden laskut. On tärkeää muistaa, että asiakkaan

tietoihin on valittu oikea maa ja arvonlisäverotunniste.

Laskun riveille valitaan sopiva nimike ja vaihdetaan alv-kannaksi 0 %. Maan valinnasta riippuu se,

että myynnin arvonlisävero tulostuu alv-laskelmassa oikealle kausiveroilmoituksen riville.

Katso ohje: Myynti EU:n ulkopuolelle.

Palvelumyynti EU:n ulkopuolelle

Lasku laaditaan, kuten tavaramyynneissäkin, mutta laskun riveille valitaan sopiva palvelunimike ja vaihdetaan alv-kannaksi 0 %. Maan valinnasta riippuu se, että myynnin arvonlisävero tulostuu alv-laskelmassa oikealle kausiveroilmoituksen riville.

Laskun nettosumma kirjautuu alv-laskelman riville 309 (0-verokannan alainen liikevaihto)

Katso ohje: Myynti EU:n ulkopuolelle.

Maksumuistutukset ja viivästyskorot

Katso ohje: Maksumuistutukset ja viivästyskorko.

Raportit

Myyntiraportti

Myyntiraportti luo katsauksen myyntilaskuista laskuittain, asiakkaittain tai nimikkeittäin.

Laskuittain laaditussa myyntiraportissa laskut esitetään aikajärjestyksessä.

Asiakkaittain tai nimikkeittäin laaditussa myyntiraportissa rivit järjestetään laskun summan

perusteella.

Eri suodattimia käyttämällä voit tarkastella haluamaasi osastoa, asiakasta tai nimikettä.

Myyntianalyysiraportti

Myyntianalyysiraportti voidaan laatia myyntilaskujen pohjalta vertailukausista. Raportti voidaan laatia nimikkeittäin, nimikeryhmittäin, asiakkaittain ja käyttäjittäin. Raportti voidaan laatia sekä kappalemäärän että myyntisummien mukaan. Kausien pikavalikossa on samat valintamahdollisuudet kuin tuloslaskelmassa.

Ajanjakso – tarkasteltavan kauden pituus

Kausien määrä – tarkasteltavien kausien määrä

Kauden päättymispäivä – syötä kauden loppupäivä. Sen perusteella määräytyvät raportin kausien päivämäärät.

Käyttäjän suodatin – mikäli yrityksessä on useita myyntilaskujen laatijoita (eri käyttäjiä), käyttäjän suodatinta käytettäessä voidaan laatia erillinen raportti yhden käyttäjän myynnistä.

Nimike – voidaan laatia raportti yhdestä tai useammasta myyntinimikkeestä.

Asiakas – voidaan laatia raportti myynnistä tietylle asiakkaalle.

Varasto – jos tavaroita myydään eri varastoista, myyntianalyysiraportti voidaan laatia tietystä varastosta.

Näytä riveillä – voidaan valita, laaditaanko raportti myyntinimikkeistä, asiakkaista vai käyttäjistä.

Arvon tyyppi – raportin arvoksi voidaan valita myyntisumma tai määrä.

Tarjousraportti (Premium-versio)

Tarjousraportti näyttää valittuna kautena laaditut tarjoukset, tilaukset tai ennakkolaskut.

Myyntisaamiset

Myyntisaamiset-raportti luo katsauksen yhden tietyn asiakkaan tai kaikkien asiakkaiden maksamattomista myyntilaskuista valittuna päivänä.

Raportti voidaan laatia kaikista asiakkaista, asiakasryhmästä, yhdestä asiakkaasta tai yhdestä osastosta.

Raportin tyyppi – raportti voidaan valita laskukohtaisena (yksityiskohtainen) tai yleisenä. Yksityiskohtaisessa raportissa kuvataan myyntisaamiset laskuittain. Ohjelma näyttää laskun päivän, eräpäivän, laskun summan, maksamatta olevan osan ja erääntyneiden päivien lukumäärän. Yleisessä raportissa näkyvät myyntisaamiset asiakkaittain. Siinä näkyy maksamattomien myyntilaskujen yhteissumma ja niistä maksamatta oleva osuus.

Merit Aktiva Premium -versiossa on lisäksi mahdollisuus laatia laskukohtainen raportti, jossa näkyvät myös ennakkolaskut. Tilaukset ja ennakkolaskut kuvataan saamisina, jos tilauksen/ennakkolaskun tilaksi on valittu ”Lähetetty” tai ”Vahvistettu”.

Ylittynyt – Myyntisaamiset-raportissa ei kuvata sellaisia myyntisaamisia, joiden eräpäivästä ei ole kulunut vielä niin monta päivää kuin on valittu ”Ylittynyt”-kenttään.

Järjestys – yksityiskohtaisessa raportissa voidaan laskut järjestää eräpäivän tai asiakkaan mukaan.

Asiakas – yksityiskohtaisesta raportissa voidaan tarkistaa myyntisaamiset asiakaskohtaisesti.

Osasto – raportti voidaan laatia yhden osaston myyntisaamisista. Raportissa käsitellään osastoa, joka on määritelty myyntilaskussa.

Myyntisaamisten kausiraportti

Yleinen raportti myyntisaamisista luo valitsemasi päivän tietojen perusteella katsauksen

asiakkaiden yhteenlasketusta velkasaldosta ja sen jakautumisesta viivästyksen keston mukaan (eräpäivä tulevaisuudessa, eräpäivä ylittynyt 1–7 päivää / 8–14 päivää / yli 14 päivää tai eräpäivä ylittynyt alle kuukauden / alle 2 kuukautta / yli 2 kuukautta).

Raportti voidaan laatia asiakkaittain, asiakasryhmittäin tai osastoittain.

Päivämäärä – valitse päivämäärä, jonka mukaisen tilanteen haluat raporttiin.

Raportin tyyppi – valitse raportin tyypiksi yksityiskohtainen (laskukohtainen) tai yleinen (asiakkaittain).

Ajanjakso – valitse, kuvataanko myyntisaamiset viikon vai kuukauden ajalta.

Osasto – valitse osasto, josta haluat laatia raportin.

Myyntisaamisten maksuerittely

Myyntisaamisten maksuerittely -raportti luo asiakaskohtaisen katsauksen konkreettisen asiakkaan laskuista ja rahavirroista valitsemallasi ajanjaksolla.

Ajanjakso (alku- ja loppupäivä) – syötä ajanjakso, jolta haluat laatia raportin tai valitse sopiva kausi pikavalikosta.

Asiakas – valitse asiakas, josta haluat laatia raportin.

Valuutta – jos käytätte jollain asiakkaalla useampaa valuttaa, valitse luettelosta oikea valuuttatunnus.

Asiakkaiden laskut ja maksut, koontiraportti

Raportissa ”Asiakkaiden laskut ja maksut, koontiraportti” esitetään asiakkaan laskujen alkusaldo, maksut, kauden uudet laskut, ennakkomaksut, maksusuoritukset ja loppusaldot. Raportti voidaan laatia asiakkaittain tai ryhmiteltynä osastoittain, asiakasryhmittäin, käyttäjittäin tai maittain.

Klikkaamalla raportissa asiakkaan nimeä avautuu valitulta kaudelta kyseisen asiakkaan ”Myyntisaamisten maksuerittely”-raportin.

Muita myynteihin liittyviä raportteja

Kaikkia myyntilaskuista laadittuja kirjauksia voi katsella raportista Päiväkirja (Kirjanpito >

Päiväkirja) käyttämällä suodatinta: Tositelaji = MY Myynnin kirjaus.

Pääkirjasta (Kirjanpito > Pääkirja), Tuloslaskelmasta (Kirjanpito > Tuloslaskelma) ja Tiliotteesta (Kirjanpito > Tiliote) näet kertyneet myynnit kirjanpidon myyntitileittäin ilman arvonlisäveroa.

Arvonlisäverolaskelmassa (Kirjanpito > ALV-ilmoitus) on eriteltynä myynteihin liittyvät arvonlisäverot.

Muut myynnin ohjeet

Löydät muita myynnin ohjeita verkkosivuiltamme linkistä: https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/.

Myynnit

Merit Aktivan Myynnit-osiossa voit laatia myyntilaskuja ja seurata myyntisaatavien tilannetta. Voit myös ylläpitää asiakasrekisteriä ja myyntinimikkeiden (myytävien tuotteiden) rekisteriä ja katsella myynnin raportteja. Myyntilaskut voi lähettää sähköpostitse suoraan ohjelmasta tai verkkolaskuna (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto), tai laskut voi tulostaa PDF:nä omalla tulostimella ja postittaa.

Yritykseen lisätty ilmainen käyttäjä pääsee katsomaan ja muokkaamaan Myynnit-osiota. Mikäli tällaisella käyttäjällä on tarve päästä käsiksi myös ohjelman muihin osioihin, tulee hänelle ostaa lisäkäyttäjän oikeudet.

Jotta myyntilasku voidaan luoda, täytyy sille syöttää asiakastiedot ja myyntinimikkeet.

Tässä vaiheessa on myös hyvä tarkistaa laskuttavan yrityksen tiedot ja myyntilaskujen asetukset valikossa: Asetukset.

Tarkista ensin myyntilaskulle tulostuvan laskuttajayrityksen tiedot

Laskuttavan yrityksen tiedot löytyvät ohjelmasta kohdasta: Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot.

Tarkista myyntilaskun asetukset

Myyntilaskun asetukset löytyvät ohjelmasta kohdasta: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Voit määrittää mm. laskuihin tulevan pyöristyksen, viivästyskorkoprosentin, laskujen numeroinnin alun ja maksuehdon (päivinä) sekä lisätä logon ja laskun lähettäjän nimen. Voit valita, tulostetaanko laskun lisäksi myös lähete tai tulostetaanko laskulle yhteyshenkilö.

Myyntilaskua voi myös muotoilla valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu. Voit mm. lisätä laskuun logon ja valita laskun värin. Pro- ja Premium-versiossa on mahdollista laatia erilaisia laskupohjia (ks. ohje Laskulomakkeen muokkaus).

Sähköpostiasetukset

Kun lähetät laskuja sähköpostitse suoraan Merit Aktivasta, tarkista myös sähköpostiasetukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset. Voit muokata lähettäjän sähköpostiosoitetta, sähköpostin oletusviestiä ja muita sähköpostiasetuksia.

Huom! Syötä aina laskuttavan yrityksen sähköpostiosoite kenttään: Lähettäjän s-postiosoite, jotta laskun vastaanottaja näkee lähettäjänä oikean yrityksen sähköpostiosoitteen. Mikäli tämä kenttä on tyhjä, näkee vastaanottaja lähettäjänä osoitteen: lasku@meritaktiva.fi. Jos vastaanottaja vastaa viestiin, saapuvat sähköpostit Merit Aktivan asiakastukeen.

Kun kirjeiden lähetystavassa on valittuna ”Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta)” lähetetään laskut sähköpostitse käyttämällä Merit Aktivan palvelinta. Lisää silloin ”Lähettäjän s-postiosoite” -kenttään oma sähköpostiosoitteesi, joka näkyy vastaanottajalle laskun lähettäjänä.

Voit valita kirjeiden lähetystavaksi myös ”Käytä lasku@meritaktiva.fi verkkotunnusta”. Tällöin laskun saaja näkee aina lähettäjänä osoitteen lasku@meritaktiva.fi. Jos hän vastaa ko. osoitteeseen, tulevat viestit Merit Aktivan asiakastukeen.

Sähköpostite lähetettävien laskujen lähetys oman palvelimesi kautta

Jos haluat käyttää laskujen lähettämiseen omaa palvelintasi, valitse ”Käytä omaa SMTP-palvelinta”. Tämä on suositeltu tapa lähettää laskuja sähköpostitse, jotta ne eivät päätyisi niin helposti vastaanottajan roskapostilaatikkoon. Kun haluat lähettää laskuja Merit Aktivasta sähköpostilla käyttäen omaa sähköpostipalvelintasi, ota yhteys palveluntarjoajaasi ja kysy SMTP-palvelimesi nimeä ja tarkista, että palveluntarjoajan käyttämä salaustyyppi on: StartTLS ja versio 1.2. tai sitä uudempi. (Jos tyyppinä on jotain muuta, valitse kohtaan: ”Valitse kirjeiden lähetystapa” -> ”Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta)”, jolloin sähköpostit lähetetään Merit Aktivan palvelimen kautta ja valitettavasti osa sähköposteista saattaa päätyä vastaanottajan roskapostilaatikkoon.).

Syötä palvelimen tiedot Merit Aktivaan valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset:

Valitse kohtaan: Kirjeiden lähetystapa -> ”Käytä omaa SMTP-palvelinta”.
Syötä SMTP-palvelimen nimi. Saat sen sähköpostipalveluntarjoajaltasi.
Syötä kohtaan: Portti -> 587. Huom.! Tarkista palveluntarjoajaltasi, että salaustyyppi on StartTLS ja sen versio 1.2 tai sitä uudempi. (Jos tyyppinä on jotain muuta, valitse kohtaan: ”Valitse kirjeiden lähetystapa” -> ”Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta)”, jolloin sähköpostit lähetetään meidän palvelimemme kautta ja valitettavasti osa sähköposteista saattaa päätyä vastaanottajan roskapostilaatikkoon.).
Syötä sähköpostipalvelimesi käyttäjätunnus.
Syötä sähköpostipalvelimesi salasana. Huomaa, että salasana, jota käytetään sähköpostipalvelun tarjoajan kanssa ei saa sisältää erikoismerkkjä: – < > ” ’ % ; ) ( & + –

Tallenna.

Voit myös lähettää laskuja sähköpostitse käyttämällä Gmail-palvelinta. Tutustu ohjeeseen: Laskujen lähettäminen Gmail-palvelimen avulla.

Huomaa, että ohjelmaan jää tieto vain laskun lähetyspäivästä (Myynnit > Myyntilaskut, sarake: Lähetty s-postitse). Mikäli haluat tallentaa lähettämäsi laskut viesteineen omaan arkistoosi, lisää oma sähköpostisosoitteesi Piilokopio (bcc) -kenttään.

Oletusviestit

Sähköpostiasetuksissa voit myös muokata, poistaa tai lisätä sähköpostiviesteissä käytettävää oletusviestiä. Tallenna.

Laskuun tulostuva pankkitili

Tarkista, että laskun maksutietoihin tulostuvan pankkitilin tiedot ovat oikein valikossa: Maksutapahtumat > Pankit. Tarkista, että laskuun tulostuvan pankkitilin kohdalla on ruksi valintaruudussa: Tulostetaan laskulle. Syötä tilinumero ilman välilyöntejä.

Asiakkaat

Lisää asiakkaiden tiedot valikossa: Myynnit > Asiakkaat > Lisää asiakas.

Uuden asiakkaan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää asiakas -painiketta.

Kirjoita Asiakkaan nimi -kenttään asiakkaan nimi. Jos kyseessä on yritysasiakas, etsii ohjelma nimen perusteella automaattisesti PRH:n avoimen datan verkkopalvelusta yrityksen tiedot ja täyttää ne asiakaskortille, kun valitset ohjelman tarjoaman Y-tunnuksen. Kyseiseen palveluun kuuluvat osakeyhtiöt, asunto-osakeyhtiöt, osuuskunnat, vakuutusosakeyhtiöt ja julkiset osakeyhtiöt. Tällöin myös asiakkaan mahdollinen verkkolaskuosoite tallentuu asiakkaan taustatietoihin (ohjelma tarkistaa verkkolaskuosoitteen Verkkolaskuosoitteistosta: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html).

Y-tunnuksen ja ALV-tunnuksen lisääminen on pakollista, jos kyseisen asiakkaan kanssa käydään EU:n sisäistä kauppaa. Myös Maan valitseminen asiakkaan tiedoissa on pakollista, kun laaditaan laskuja ulkomaille. Jos nämä tiedot puuttuvat, ohjelmisto ei pysty tekemään ALV-laskelmalle oikein tämän asiakkaan myyntikirjauksia. Myöskään Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus-raporttiin ei silloin siirry tietoja. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset > Yleiset asetukset > Maat.

Voit lisätä asiakastietoihin tekstiä painamalla Huomautukset. Asiakaskortille voi myös lisätä liitteitä painamalla paperiliittimen kuvaketta oikeassa yläkulmassa.

Täytä y-tunnuksen, alv-tunnuksen ja osoitetietojen lisäksi myös seuraavat tiedot:

Yhteyshenkilö – Asiakkaan yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön saa näkymään laskulla, kun ruksii valintaruudun Myyntilaskun asetuksista valikossa: Asetukset > Yleisen asetukset > Myyntilaskun asetukset.

Maksaja – Valitse laskun maksava yritys, mikäli se on jokin muu kuin asiakasyritys, jolle lasku on osoitettu.

Lisätietoja – Voit lisätä tähän esim. asiakasnumeron tms. (max. 20 merkkiä).

Sähköposti – Myyntilaskut lähetetään sähköpostitse tähän kenttään syötettyyn osoitteeseen.

Valuutta – käytetään kyseisen asiakkaan oletusvaluuttana. Mikäli valuuttaa ei määritellä,

ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).

Maksuaika päivinä, Viivästyskorko-% (tulostetaan myyntilaskuun).

Viitenumeron perusosa – Jos haluat, että kyseisen asiakkaan viitenumero pysyy aina samana, syötä viitenumero ilman viimeistä tarkistenumeroa. Ohjelma lisää tarkistenumeron automaattisesti viitenumeron perään. Jos tämä kenttä on tyhjä, laatii ohjelma automaattisesti viitenumeron laskunumeron perusteella.

Näytä asiakkaan saldo laskulla – Ruksi valintaruutu, mikäli haluat, että laskulla näkyy asiakkaan maksamattomien laskujen yhteenlaskettu saldo.

Myyntihinnat ja Alennukset – Voit määritellä asiakaskohtaisia hintoja ja alennuksia.

Myyntilaskun kieleksi voidaan valita suomen lisäksi englanti, viro, ruotsi tai venäjä.

Pankkitiedot laskulle – Laskulle tulostuvan pankkitilin valinta, jos laskuttavalla yrityksellä on monta pankkitiliä ja halutaan, että juuri tämän asiakkaan laskuille tulostuu vain tietty tilinumero. Muussa tapauksessa tämän kentän voi jättää tyhjäksi sillä ohjelma tulostaa laskulle oletusarvoisesti sen pankkitilin, joka on määriteltynä valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.

Massalähetyksen tuloste – Mikäli lähetät laskusi massa/joukkolähetyksenä, voit valita kyseiselle asiakkaalle laskun lähetystavaksi sähköpostin, tulostimen tai verkkolaskun. Tällöin joukkolähetyksessä lähetetään ko. asiakkalle lasku vain yhdellä tapaa. (Valitse joukkolähetyksessä Tulostus-kohtaan: Asiakastietojen asetus.)

Verkkolaskuosoite – Jos olet asiakkaan nimeä lisätessäsi valinnut ohjelman nimen perusteella tarjoaman Y-tunnuksen, löytää ohjelma automaattisesti oikean verkkolaskuosoitteen asiakkaalle valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta eikä sinun tarvitse syöttää sitä manuaalisesti sille varattuun kenttään (huom.! Verkkolaskuosoite on asiakkaan taustatiedoissa, vaikka se ei näkyisikään verkkolaskuosoite-kentässä). Jos asiakkaalla on kuitenkin useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Jotta lasku menee perille oikeaan osoitteeseen, tulee asiakastietoihin syöttää myös verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus, mikäli se on tiedossa. Voit tarkistaa verkkolaskuosoitteet sivustolta: www.verkkolaskuosoite.fi

Laskun muotoilu (Pro- ja Premium-versiot) – Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä ohjelmaan erilaisia osastokohtaisia laskupohjia (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu) ja niille omat logot.

Teksti myyntilaskuun ennen laskurivejä ja Myyntilaskuun laskurivien jälkeen tulostuva teksti – Voit valita ko. asiakkaan laskuille tulostuvan kommentin. Tekstit lisätään valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti.

Laskut ja suoritukset sekä Toistuvat laskut – näet ko. asiakkaalle laatimasi laskut ja toistuvat laskut.

Tallenna

Asiakastietojen muuttamiseksi klikkaa ko. asiakkaan riviä asiakasluettelossa ja paina Muuta.

Asiakkaan haku asiakasluettelosta

Asiakasluettelossa (Myynnit > Asiakkaat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa asiakkaiden tiedot järjestetään nimen mukaan.

Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennuslasikuvakkeen avulla (asiakkaita voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain).

Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki.

Asiakasluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja

tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla Asiakaslistauksessa yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit > Asiakkaat).

Nimikkeet

Myynnit > Nimikkeet > Lisää uusi nimike

Myyntinimikkeet ovat yrityksesi myymiä tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa tulot nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös myynnin analysointiin. Myydyistä määristä ja summista voidaan laatia raportti Myynnit > Myyntiraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin.

Samaa nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien

laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun

luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa.

Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara.

Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Mikäli myyntilaskut lähetetään toiseen EU-maahan, myynti esitetään nimikkeen tyypin perusteella Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus –raportissa palvelu- tai tavaramyyntinä.

Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Myynnit > Myyntiraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään myytyjen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan.

Myyntinimikkeiden laatiminen

Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin myyntinimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää

myyntilaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita myyntitilejä myyntien seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta > Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Myyntitili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään myyntilaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan myyntilaskulla sitä mukaa, kun syöttää myyntilaskuja ohjelmaan.

Mikäli myyntilaskuja laaditaan useista eri palveluista ja tavaroista, jokaiselle palvelulle kannattaa laatia oma nimikkeensä. Nimikeluetteloon voidaan lisätä myytävien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa myyntitulojen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille.

Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille myynneille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske

varastonimikkeitä).

HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä!

Nimike lisätään valikossa Myynnit > Nimikkeet > Lisää myyntinimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.

Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen myyntilaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero.

Nimi on myyntinimikkeen täydellinen nimi. Nimikkeen nimi tulostuu myyntilaskulle. Tarvittaessa

nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa.

Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Palvelu, Tavara tai Varastotavara. Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto > Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta.

Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Myyntilaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen

tyyppi on Varastotavara, valitaan Aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa.

Yksikkö – lisää nimikkeen yksikkö. Yksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli

yksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Yksiköt.