Tuki

Ostotilaukset (Premium-versio)

Passeli Meritin Premium-versiossa voi laatia ja lähettää ostotilauksia toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset. Ostotilauksesta voi laatia ostolaskun, kun sen tilaksi on määritelty ”Vahvistettu”.

Asetukset

Ostotilausten numerointi

Ostotilausten numerosarjan ja etuliitteen voi halutessaan määritellä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Numerosarjat.

Seuraava ostotilauksen nro – ostotilauksissa tehtyjen tositteiden numerointi eroaa oletusarvoisesti myyntilaskujen numeroinnista. Voit määritellä ostotilaukselle numerosarjan.

Ostotilauksen etuliite – etuliite, joka lisätään ostotilauksen numeron eteen. Voit määritellä ostotilauksille etuliitteen, esim. OT-.

Tallenna tekemäsi muutokset.

Sähköpostiasetukset

Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset voit katsella, lisätä tai muuttaa olemassa olevia sähköpostiviestien tekstejä.

Ohjelman alkuasetuksissa on valmiina oletusteksti ostotilauksen lähetystä varten. Voit halutessasi muokata tekstiä tai lisätä uusia.

Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja “Oletuksena käytettävä teksti“ -sarakkeessa valittu viesti tulee ostotilausta lähetettäessä lähettävän viestin esinäkymään. Voit tarvittaessa muokata viestiä tai valita toisen oletusviestin ennen kuin lähetät asiakirjan asiakkaalle.

Uusi oletusviesti ja viestien muokkaus

Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä asiakirjojen sähköpostilla lähettämistä varten. Asiakirjan nimellä voi erottaa eri sähköpostiviestit toisistaan ja Asiakirjatyyppi määrää missä tositelajissa viestiä käytetään.

Sähköpostiasetuksissa voidaan myös lisätä omia tekstejä klikkaamalla Uusi oletusviesti -painiketta.

Olemassa olevia tekstejä voidaan muuttaa klikkaamalla oletusviestiä.
 

Oletusviesteissä voidaan lisätä tekstin sisään muuttujia. Voit valita muuttujaksi yrityksen nimen, asiakirjan numeron tai tarjouksissa linkin asiakirjaan.

Sähköpostiasetusten oletusviestiin merkityt muuttujat korvataan muuttujasta riippuen joko asiakirjan numerolla tai yrityksenne nimellä.

Online-linkin avulla toimittaja voi avata ohjelmasta lähetetyn ostotilauksen linkin kautta ja antaa teille palautetta tilauksesta suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä ostotilauksen ja lisätä kommentteja). Sen tuloksena ostotilauksen tila muuttuu ohjelmassa automaattisesti (Vahvistettu, Hylätty tai Saapunut kommentti) ja ostotilauksen vastaanottaja näkee tilan ohjelman Ostotilusten-luettelossa (Ostot > Ostotilaukset).

Käytä Online-linkkiä vain tarjouksissa käytettävissä oletusviesteissä. Online-linkki ei avaudu muiden tositetyyppien oletusviesteissä.

Oletusviestin voi lisätä myös englannin-, ruotsin- tai vironkielisenä sellaisille asiakkaille, joiden myyntilaskun kieli on englanti, ruotsi tai viro.

Ostotilauksen laatiminen

Ostotilauksia voi laatia ja lähettää toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset.

Lisää uusi ostotilaus klikkaamalla Lisää ostotilaus -painiketta.

Täytä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot.

Toimittaja – valitse ensin toimittaja, jolle haluat lähettää ostotilauksen. Voit myös lisätä uuden toimittajan tätä kautta.

Päivämäärä – ostotilausta laadittaessa ohjelma antaa automaattisesti asiakirjan päivämääräksi kuluvan päivän. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa.

Viimeinen voimassaolopäivä – päivämäärä muodostuu automaattisesti 14 päivää ostotilauksen päivämäärästä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa.

Toimituspäivä – syötä halutessasi tavaran tai palvelun toimituspäivä.

Ostotilausnumero – muodostuu automaattisesti asetuksiin määritellystä seuraavasta vapaasta numerosta ja etuliitteestä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa.

Dimensiot – ostotilaukselle voidaan määritellä osasto, projekti tai kustannuspaikka, mikäli nämä on määritelty asetuksissa (Asetukset > Dimensiot).

Liitteet – voit lisätä ostotilaukseen liitteitä. Kaikki tiedostomuodot sopivat (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS ym.). Lisää liitteet klikkaamalla paperiliittimen kuvaketta tai raahaamalla liite hiirellä ostotilauksen päälle. Liite näytetään esikatselukuvassa. Liitteen voi ladata koneelle painamalla paperiliittimen kuvaketta.

Jos asiakirjaan on lisätty liitetiedosto, asiakirjaa sähköpostitse lähetettäessä otetaan mukaan myös liite. Jos liitettä ei haluta lähettää asiakirjan mukana sähköpostitse, tulee tarjous lähettää ensin ja lisätä vasta sen jälkeen tarjoukseen liitetiedostot.

Ostotilauksen rivit – Valitse ostotilaukseen tilattavat tuotteet tai palvelut, tarkista summat ja alv.

Uusi kommentti – Toimittajalle voidaan lähettää ostotilauksen mukana kommentti painamalla Uusi kommentti -painiketta. -linkkiä klikkaamalla avautuu kyseistä asiakirjaa koskevien toimien ja kommenttien historia.

Tallenna ostotilaus

Ostotilauksen laatiminen tarjouksista ja tilauksista

Ostotilauksen voi laatia myös Tarjousten ja Tilausten kautta valikossa Myynnit > Tarjoukset, jos esimerkiksi asiakas tekee tilauksen ja yrityksen tulee ostaa ko. tilaukseen liittyviä tuotteita toimittajaltaan.

Katso tarkemmat ohjeet tarjouksen ja tilauksen laatimiseen ohjeesta: Tarjoukset, Tilaukset ja Ennakkolaskut Premium-versiossa.

Nimikkeet

Jos laadit ostotilauksia tarjousten tai myyntitilausten perusteella, kannattaa myyntinimikkeiden asetuksiin valita Aktiivisuus-kohtaan: Myynti- ja ostolaskuissa. Näin sinun ei tarvitse enää ostotilauksessa valita riveille nimikettä uudelleen.

Avaa myyntinimikkeet valikossa: Myynnit > Nimikkeet. Tarkista myyntitili ja ostotili. Ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan nimikkeen määritysten perusteella.

Ostotilauksen laatiminen tarjouksen tai myyntitilauksen perusteella

Avaa tarjous tai myyntitilaus valikossa: Myynnit > Tarjoukset. Tarjouksen tai tilauksen tilaksi tulee olla määritelty ”Vahvistettu”, jotta rivit voidaan kopioida ostotilaukselle.

Paina: Kopio rivit ostotilaukseen.

Ohjelma laatii uuden ostotilauksen, jossa käytetään samoja rivejä kuin tarjouksessa tai tilauksessa.

Valitse ostotilaukseen toimittaja ja tarkista tilauksen päivämäärät ja numerot. Valitse mahdollisesti tarvittavat dimensiot. Huomaa, että dimensiot tulee ensin määritellä asetuksissa (Asetukset > Dimensiot).

Mikäli tarjouksessa tai tilauksessa käytettiin nimikkeitä, jotka ovat aktiivisia sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa, ei nimikettä tarvitse valita uudelleen.

Jos myyntitarjouksessa tai -tilauksessa on käytetty nimikettä, joka on aktiivinen vain myyntilaskuissa, valitse ostotilauksen riveille ostonimikkeet ja tarkista ostotili. Huomaa, että Selitekentän teksti muuttuu tällöin valitun ostonimikkeen mukaiseksi selitteeksi ja se tulee ehkä muokata.

Tarkista ostotilaus hintoineen ja alveineen. Tallenna ostotilaus.

Ostotilausten katselu

Ostotilausten luettelossa näkyvät kaikki ostotilaukset lukuun ottamatta niitä, jotka on poistettu tai joiden pohjalta on laadittu ostolaskut. Tila-kentän suodatin näyttää oletusasetuksena ostotilausten luettelossa vain ne asiakirjat, joiden käsittely on vielä kesken.

Jos haluat katsella kaikkia laadittuja ostotilauksia, klikkaa otsikkorivillä Tila-kentässä olevaa suurennuslasin kuvaketta ja valitse sen jälkeen: Näytä kaikki. Näet tämän jälkeen listassa myös ne ostotilaukset, joista on laadittu laskut.

Voit tulostaa ostotilauksesta PDF-tiedoston painamalla: ostotilauksen oikeassa yläkulmassa.

Ostotilauksen muokkaaminen

 Mikäli haluat muokata ostotilausta, avaa tilaus klikkaamalla sen riviä ja paina Muokkaa-kuvaketta tilauksen vasemmassa yläkulmassa. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna.

Ostotilauksen lähettäminen

Lähetä ostotilaus klikkaamalla: tilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilaus lähetetään toimittajan tiedoissa määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen.

Suosittelemme lisäämään sähköpostiasetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset) piilokopiokenttään oman sähköpostiosoitteesi, jotta saat viestin liitteineen itsellesi arkistoon. Passeli Merittiin ei jää sähköpostiviesteistä muita lokitietoja kuin viestin lähetyspäivämäärä.

Ostotilan tila muuttuu automaattisesti tilasta: ”Lähettämättä” tilaan: ”Lähetetty”.

Toimittaja saa ostotilauksen sähköpostiinsa. Sähköpostiviestissä on linkki, jota klikkaamalla hän voi katsella, kommentoida ja vahvistaa tai hylätä ostotilauksen.

Näet toimittajan hyväksynnän, hylkäämisen tai kommentoinnin ostotilausten listalta kohdasta: Tila.

Näet ostotilauksen kommentit ja toimintojen historian avaamalla tilauksen ja painamalla Historia-linkkiä.

Ostotilauksen status

Ostotilauksella oleva kohta: Tila näyttää laadittavan asiakirjan tilan: Lähettämättä, Lähetetty, vahvistettu, Hylätty, Saapunut kommentti, Lasku on laadittu osittain, Lasku laadittu tai Mitätöity. Ostotilauksen tila muuttuu automaattisesti sen mukaan, mitä tilaukselle on tehty, mutta tilan voi muuttaa myös manuaalisesti suoraan asiakirjassa klikkaamalla tilan nimitystä.

Ostotilauksen status näkyy sekä ostotilausten listalla, että avaamalla tietyn ostotilauksen:

Ostotilauksen tila asiakirjalla:

Huomaa, että tilan on oltava ”Vahvistettu” ennen kuin voit laatia ostolaskun ostotilauksen perusteella.

Seuraava toiminto -kohtaan voit tehdä itsellesi muistiinpanoja ostotilaukseen liittyen (esim. odottaa toimitusta tms.). Seuraava toiminto näkyy tarjousten luettelossa ”Seuraava toiminto”-sarakkeessa.

-painikkeella voidaan ostotilaukselle lisätä kommentteja itselle muistiinpanoiksi. Näitä kommentteja ei lähetetä toimittajalle.

Ostolaskun laatiminen ostotilauksen perusteella

Ostotilauksesta voidaan laatia ostolasku, jolloin sen tietoja ei tarvitse syöttää enää uudelleen manuaalisesti. Ohjelma laatii kulukirjauksen pääkirjaan vasta, kun ostolasku on tallennettu.

Ostolasku voidaan laatia Ostotilauksesta vasta, kun asiakirjan Tila-kenttään on määritelty: ”Vahvistettu”. Laadi ostolasku avaamalla vahvistettu ostotilaus ja klikkaamalla asiakirjan alaosassa olevaa ”Tallenna ostolaskuna” -painiketta.

Avautuvasta ikkunasta valitaan ne rivit, joista halutaan laatia ostolasku. Ostolasku voidaan siis laatia myös vain osasta tilausta, kuitenkin koko rivin määrä kerrallaan. Syötä toimittajalta saamasi ostolaskunnumero ja muut tiedot.

Tallenna

Ohjelma laatii ostolaskun, jonka numero näytetään ostotilauksen riveillä kohdassa laskun nro. Ostolaskua voi katsella klikkaamalla laskunnumeroa.

Ostotilausta ei voi enää muokata sen jälkeen, kun siitä on laadittu ostolasku.

Ostolaskun tallentamisen yhteydessä ohjelma tekee pääkirjaan tarvittavat kirjaukset (D Kulutili, D Alv ja K Ostovelat. Pääkirjan kirjauksia ei siis tehdä vielä ostotilauksesta.

Ostolaskuja voi tarkastella, muokata ja tulostaa valikossa: Ostot > Ostolaskut.

Ostotilauksesta laaditussa ostolaskussa näkyy sen ostotilauksen numero, jonka perusteella ostolasku on laadittu. Ostotilausta voi katsella klikkaamalla ostotilauksen numeroa.

Katso tarkemmat ohjeet ostolaskuista ja niiden maksamisesta sekä maksukirjauksista käyttöohjeistamme: https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/