Tuki

Tervetuloa Passeli Meritinn käyttäjäksi.

Passeli Merit on kirjanpitäjille ja yrittäjille tarkoitettu nykyaikainen ja helppokäyttöinen kirjanpito- ja laskutusohjelmisto. Passeli Merittiä voi käyttää missä tahansa ja millä tahansa laitteella, joka on yhteydessä internetiin. Ohjelman puhelinsovellus on ladattavissa ilmaiseksi sovelluskaupastasi.

Ohjelman kaikki toiminnot ja eri lisenssiversioiden erot näet tästä linkistä:

https://meritaktiva.fi/hinnat/

Ohjelma laatii automaattisesti kirjaukset pääkirjaan laskua tai muuta asiakirjaa tallennettaessa. Sen ansiosta tapahtumat näkyvät heti taseessa ja tuloslaskelmassa.

Passeli Meritillä voit muokata samanaikaisesti monen tilikauden tietoja. Tilikauden päätyttyä sinun ei tarvitse tehdä tulo- ja menotilien sulkemiskirjauksia. Tilinpäätösraporteissa liiketapahtumat merkitään kirjauksen päivämäärän perusteella oikean tilikauden tuotoiksi ja kuluiksi.

Ohjelmalla voit hoitaa monen eri yhtiön kirjanpidon ja ohjelman päivitys sekä varmuuskopiointi tapahtuu automaattisesti.

Työn aloittaminen Passeli Meritillä onnistuu helposti noudattamalla näitä käyttöönotto-ohjeita. Kun alustavat asetukset on tehty oikein, työskentely ohjelman kanssa sujuu nopeammin. Ellet osaa käyttää ohjelmaa täydellisesti, kokeile rohkeasti! Kaikkia kirjauksia voi jälkeenpäin muuttaa ja korjata. Koska ohjelmaan voi lisätä rajattoman määrän yrityksiä, voit rauhassa kokeilla ohjelmaa testiyrityksellä ja perustaa uuden yrityksen, kun olet valmis aloittamaan kirjanpidon.

Passeli Meritin verkkosivuilla asiakastuen välilehden alta löydät paljon hyödyllisiä syventäviä ohjeita ja usein kysytyt kysymykset.

https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/

Asiakaspalvelumme neuvoo maanantaista perjantaihin klo 9-16 numerosta 09 4259 7827 tai sähköpostitse support@passelimerit.com.

Toivomme, että viihdyt ohjelman parissa!

Työskentelyn aloittaminen Passeli Meritillä

Huomaa, että ohjelma toimii parhaiten Chrome-selaimella. https://aktiva.meritaktiva.fi.

Passeli Meritissä käytetään mm. seuraavia painikkeita:

Lisää – lisää uusi maksutapahtuma/lasku/asiakas/toimittaja/tosite/tili/ jne.

Muuta – voit muuttaa nykyisiä tietoja.

Poista – asiakirja/asiakas/toimittaja/nimike jne. poistetaan. Huom.! Jos poistat tositteen, samaa tositenumeroa ei voi käyttää enää uudelleen.

Kopioi – kopioi asiakirja.

 

Tallenna – asiakirja tallennetaan.

 

Tallenna ja lisää – asiakirja tallennetaan ja syötetään uusi asiakirja.

 

Tallenna ostolaskuna – vahvistamaton e-lasku tallennetaan ostolaskuksi ja

ohjelma tekee samalla kirjauksen pääkirjaan.

Keskeytä – asiakirjaan tehdyt muutokset perutaan (muutoksia ei tallenneta).

Lisätietoja – saat lisättyä myyntilaskulle kommentteja ja muita lisätietoja.

Kirjaa maksu – kirjataan maksu suoraan laskulle, jolloin se poistuu reskontrasta. Huom! Suosittelemme kirjaamaan laskut maksetuiksi Maksutapahtumat-valikon kautta.

Laadi hyvityslasku – laaditaan hyvityslasku myyntilaskulle tai ostolaskulle. Huom! Muista käydä kohdistamassa hyvityslasku alkuperäiseen laskuun valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.

Liitä – Asiakirjaan voidaan liittää alkuperäinen tosite, esim. kuitti, lasku tms.

Tosite – Tosite MY-/OS-/PA-/PÄ-/VA-/KU-/KT- ohjelman tekemä kirjaus pääkirjaan.

PDF – asiakirja voidaan tallentaa PDF-muotoon ja tulostaa.

Lähetä – myyntilaskut voidaan lähettää sähköpostilla. Sähköpostiasetukset

löytyvät valikosta Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset

E-lasku – myyntilaskut voidaan lähettää sähköisenä. Verkkolaskuasetukset löytyvät valikosta Asetukset > Yleiset asetukset > E-laskujen asetukset > Verkkolaskuoperaattorin asetukset.

XLS – asiakirja voidaan tallentaa Excel-muotoon.

Laadi raportti – laaditaan annettujen ehtojen mukainen raportti.

Luettelo – avaa kaikkien lisättyjen tositteiden luettelot. Voidaan valita luettelosta sopivat asiakirjat, jotka voidaan tulostaa uudelleen, korjata tai poistaa.

Rivejä voidaan poistaa rivin oikeanpuoleisessa reunassa olevalla Poista-painikkeella (rasti).

Rivien järjestystä voidaan muuttaa rivin vasemmanpuoleisessa reunassa olevalla painikkeella.

Lataa liitteet – Lataa ja arkistoi tietokoneellesi liitteet myyntilaskuista, ostolaskuista, maksutapahtumista tai pääkirjatositteilta.

Tositeriveillä kannattaa liikkua Enter-painikkeella, joka avaa myös seuraavan uuden rivin.

Päivämäärät voidaan syöttää ohjelmaan ilman pisteitä. Ohjelma lisää ne puolestasi.

Ylävalikon kuvakkeet:

Lisää – Luo uusi myyntilasku, asiakas, maksutapahtuma, ostolasku, vahvistamaton ostolasku tai toimittaja.

Asetukset – Yrityksen tiedot, yleiset asetukset, kirjanpidon asetukset ja dimensiot

Pikaohjeet

Viestit –Passeli Meritin uutiset ja tiedotteet

Profiilikuvake – Vaihda käyttöjärjestelmän kieltä, Minun tilini, Suosittele Passeli Merittiä ystävälle, Käyttöönotto-ohje, Etätukiohjelmisto, Ohjeita, Tilaa lisäksi ja Kirjaudu ulos.

Tilaa lisäksi – Päivitä lisenssin tasoa Pro- tai Premium-versioksi ja osta lisäkäyttäjiä.

 

1. Yrityksen perustaminen (käyttäjän aktivoinnin jälkeen):

Ensimmäistä kertaa sisään kirjautuessasi, avautuu ohjelmaan yrityksen lisäysikkuna. Sinun tulee syöttää yrityksen yleistiedot (voit myös antaa kuvitteelliset tiedot, mikäli haluat vain testata ohjelmaa).

• 1. Lisää uuden yrityksen nimi, valitse yhtiömuoto ja aloituspäivä:

Yritysmuoto määrittelee tilikartan, jota yritys käyttää kirjanpidossaan eikä sitä voi vaihtaa myöhemmin. Liikekirjurin tilikartta on monipuolisin ja se sopii osakeyhtiöille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille sekä osuuskunnille. Yhtiömuotoinen ja toiminimen tilikartat ovat ohjelmaamme laaditut hieman suppeammat tilikartat. Myös yhdistyksille ja asunto- sekä kiinteistöosakeyhtiöille löytyy omansa.

Aloituspäivä on se päivä, josta aloitat yrityksesi kirjanpidon tekemisen Passeli Meritillä. Jos aloitat kirjanpidon vuoden alusta, lisää aloituspäiväksi esim. 01.01.2021. Huomaa, että päivämääriin ei tarvitse syöttää pisteitä, ohjelma lisää ne automaattisesti.

Tallenna

Yritysmuotoa ja siten sen määrittelemää tilikarttaa ei voi muuttaa myöhemmin (yrityksen nimen ja tilikauden aloituspäivän voi muuttaa asetuksissa). Jos tilikarttaa halutaan vaihtaa, ohjelmaan voi perustaa uuden yrityksen toisilla alkuasetuksilla, ja tarvittaessa poistaa aiemmin tehdyn yrityksen. Yrityksen nimen voi tarvittaessa muuttaa kohdassa: Asetukset > Yrityksen tiedot.

• 1. Syötä yrityksen tiedot

Y-tunnus, alv-tunnus ja muut tiedot sekä määrittele, onko yritys arvonlisäverovelvollinen vai ei sekä arvonlisäveron ilmoituskausi (kk, neljännesvuosi, vuosi). Jos yrityksellä ei ole y-tunnusta voit laittaa Y-tunnuskenttään välilyönnin. Ilmoita myös poistokausi (vuosi tai kuukausi). Jos valitset maksuperusteisen alv-laskeman, huomaa, että tilinpäätöksessä on alv-kirjaus muutettava suoriteperusteiseksi (yritykset, joiden liikevaihto on yli 500 000 €). Pro- ja Premium-versioissa voit ottaa käyttöön laskujen kierrätyksen, joka tulisi valita käyttöön tässä kohdassa.

Näitä yrityksen tietoja voi myöhemmin täydentää, korjata ja lisätä valikossa

Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot.

Paina Jatka-painiketta.

• 1. Lisää yrityksen pankkitiedot

Pankin nimi, Selite (kirjoita halutessasi esim. tilin käyttötarkoitus), Valuutta, IBAN-numero ja SWIFT/BIC-koodi.

Liiketunnus/maksatustunnus -kohtaan lisätään pankilta saatava koodi, mikäli tehdään maksumääräyksiä pankkiin. Kysy koodia pankiltasi siinä vaiheessa, kun teet maksumääräyksiä varten aineistonsiirtosopimusta pankkisi kanssa (ks. Maksumääräykset-ohje). Voit lisätä maksatustunnuksen myöhemmin valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.

Paina Jatka-painiketta.

Mikäli yritykselläsi on useampia pankkitilejä ja kassoja, voit lisätä niitä Maksutapahtumat-valikosta: Maksutapahtumat > Pankit tai Maksutapahtumat > Kassat.

Kun lisäät pankkitilin tai kassan, ohjelma lisää automaattisesti kirjanpitotilin myös tilikarttaan. Ensimmäisen lisäämäsi pankkitilin kirjanpitotilin numeroksi tulee oletusasetuksena 1910, sitä seuraavan 1911 jne. Kassan kirjanpitotilin numero on 1900, seuraavan lisäämäsi kassan kirjanpitotiliksi tulee 1901 jne. Voit halutessasi muuttaa myöhemmin tilikartassa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta) pankki- ja kassatilien kirjanpitotilien numeroita. Jos haluat, että pankkitili tulostetaan myyntilaskuun, rastita vastaava ruutu.

Tallenna

Huomaa, että pankit ja kassat tulee lisätä ohjelmaan valikossa Maksutapahtumat > Pankit, jotta saat tehtyä niille maksutapahtumia. Jos lisäät pankin tai kassan suoraan tilikarttaan, eivät ne ole käytettävissä maksutapahtumat-valikossa.

Ohjelmalla voi tehdä useamman yrityksen kirjanpitoa, sillä yritysten määrää ei ole rajoitettu. Lisää jokainen uusi yritys klikkaamalla yläpalkissa vasemmalla näkyvän yrityksen nimeä. Nimestä avautuu alasvetovalikko, josta näet luettelon ohjelmaan tallennetuista yrityksistä. Lisää uusi yritys painamalla painiketta: Lisää yritys. Ensimmäistä yritystä perustettaessa, seuraava valikko avautuu automaattisesti, kun kirjaudut sisään ohjelmaan.

1. Tarkista asetukset
   1. Tilikartta

Tarkista, että tilikartasta löytyy kaikki tarvittavat tilit.

Voit muokata tilikarttaa valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta

Mikäli tarvitset yrityksessäsi useampia erilaisia tulo- tai kulutilejä, voit lisätä, muuttaa ja poistaa tilejä tarpeesi mukaan. Jos haluat poistaa jonkin tilin, mutta ohjelma ilmoittaa, että tili on käytössä eikä sitä voida poistaa, poista ensin ko. tiliin liittyvä nimike valikosta: Myynnit > Nimikkeet tai Ostot > Nimikkeet.

Voit myös valita tilin ei-aktiiviseksi, jos et tarvitse sitä juuri nyt. Kun tilin edessä olevassa ruudussa on rasti, kyseinen tili ei ole aktiivinen eikä se näy alkusaldoja syötettäessä. Ei-aktiivisia tilejä ei voi käyttää. Voit tarvittaessa muuttaa tilin jälleen aktiiviseksi tilikartalla poistamalla valinnan tilin numeron edessä olevasta ruudusta.

Voit valita tilikartassa näytettäväksi vain Aktiiviset tili, Ei-aktiiviset tilit tai Kaikki tilit.

Valitse Lisää tili ja täytä Tilin tiedot. Lisää uusi tili oikean Taseen/Tuloslaskelman erään siten, ettei tilikartan looginen rakenne muutu.

Voit lisätä tilin myös kopioimalla sopivasta tiliryhmästä tilin. Avaa tilin tiedot ja paina Kopioi. Syötä uuden tilin numero, nimi ja tarkista Taseen/tuloslaskelman erä sekä alv-määritykset.

Tunnus – Kirjanpitotilin numero tilikartalla

Nimi – Kirjanpitotilin nimi

Taseen/tuloslaskelman erä – Määrittele oikea taseen/tuloslaskelman erä

ALV – Määrittele alv-kanta

ALV:n ilmoittaminen – Määrittele tilin alv-tyyppi

(Ei veronalainen / Myyntien alv / Ostojen alv).

Käytetään maksutapana – Määrittele, käytetäänkö tiliä osto- tai myyntilaskuissa tai

työntekijöiden kuluennakoiden kirjauksissa maksutapana.

Osasto pakollinen ja Dimensio pakollinen – Kun osasto tai dimensio asetetaan pakolliseksi, tulee jokaisessa kirjauksessa tälle tilille määritellä osasto tai dimensio, jotta kirjauksen voi tallentaa.

Tilin saa näkymään työpöydällä ruksaamalla Näytä työpöydällä -valintaruudun.

Lisää uusi

• 1. Tietojen tuonti

Jos haluat siirtää edellisestä kirjanpito-ohjelmastasi tietoja (asiakkaiden, toimittajien sekä

varastonimikkeiden tiedot) Merit Aktivaan, voit tehdä sen valikossa Asetukset > Yleiset

asetukset > Tietojen tuonti. Edellinen ohjelmasi voi olla Merit Aktivan tietokoneelle ladattava versio tai mikä tahansa muu kirjanpito-ohjelma. Tietojen tulee olla Excel-taulukon muodossa.

Tarkemmat ohjeet löytyvät valikosta: Asetukset > Yleiset asetukset > Tietojen tuonti. Saat mallitaulukot verkkosivuiltamme Tuen välilehdeltä löytyvistä käyttöohjeista kohdasta: Tietojen tuonti.

Toimittajien luettelosta on tärkeää poistaa Verohallinto, sillä se on jo valmiina Merit Aktivan

pilviversiossa.

Kun olet siirtänyt asiakkaiden ja toimittajien tiedot, voit käyttää niitä jatkossa osto- ja

myyntilaskuja laatiessasi.

Nimikkeistä on mahdollista siirtää vain nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli

nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa Merit Aktivan varasto-osakirjanpidossa. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Excel-tiedoston sarakkeiden otsikkojen tulee olla tietyssä järjestyksessä (ks. Asetukset > Yleiset asetukset > Tietojen tuonti). Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä.

• 1. Tilikaudet

Ohjelmassa on tilikauden oletusasetuksena kalenterivuosi. Mikäli yrityksesi tilikausi on

poikkeava, muuta se valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet.

Muuta tarvittaessa tilikauden alku- ja päättymispäivät klikkaamalla kyseistä riviä, anna oikeat päivämäärät ja tallenna tiedot. Rasti ruudussa ”Aktiivinen” tarkoittaa, että voit lisätä kyseiselle tilikaudelle tositteita. Kun tilinpäätös on valmis etkä halua lisätä tilikaudelle enää tositteita, voit muuttaa kyseisen tilikauden ei-aktiiviseksi, ottamalla rastin pois ruudusta (valitse tilikausi > Muuta > poista rasti).

Tallenna.

Poista turhat tilikaudet valitsemalla ko. tilikauden rivi ja klikkaamalla Roskakori-painiketta tilikausien yläpuolella tai rivin lopussa.

Voit sulkea kausia tilikauden sisällä lisäämällä aina uuden kauden ensimmäisen päivän kohtaan Tallennus sallittu kaudella. Esimerkiksi, jos tammikuun kirjanpito on valmis ja lisäät tähän kohtaan 1.2.2021, ei ohjelma anna tehdä muutoksia kausille ennen helmikuuta 2021. Voit muuttaa tätä päivää aina saatuasi uuden kauden valmiiksi.

Tallenna.

• 1. Alkusaldojen syöttäminen

Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen.

Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja käytössäsi on edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase, syötä niistä tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin.

Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä. Esimerkiksi jos aloitat yrityksesi kirjanpidon tammikuun 1. päivästä 2021, syötä alkusaldon päivämääräksi 31.12.2020.

Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle.

Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava ALV,

arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin vaan ohjelma laskee sen automaattisesti.

Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos summat eivät ole samat debet- ja kredit-puolella. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa.

Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona

Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan myös Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti.

Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit.

Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus.

Taseen tilien saldojen erittely

Koska Myyntisaamiset (tili 1701) ja Ostovelat (tili 2760) sekä Käyttöomaisuus esitetään alkusaldoissa ainoastaan yhteenvetona, tallenna halutessasi alkusaldoissa lisäksi avoimet Myyntilaskut, Ostolaskut sekä Käyttöomaisuus erikseen, jokaisen laskun tai käyttöomaisuushyödykkeen tiedot omalle rivilleen. Näin saat ne mukaan reskontraan.

Myyntisaamiset:

Ostovelat:

Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka vertaa syöttämiesi laskujen summaa pääkirjan

Myyntisaamiset- ja Ostovelat-tilien alkusaldoon ja ilmoittaa eron pääkirjatiliin nähden,

mikäli jokin myyntilasku tai ostolasku on jäänyt syöttämättä.

Voit syöttää vastaavalla tavalla myös Velat työntekijöille, Asiakkaiden ennakkomaksut,

Ennakkomaksut toimittajille, Kuluennakot työntekijöille sekä Käyttöomaisuuden.

Käyttöomaisuuden alkusaldot:

Käyttöomaisuushyödykkeet tulee eritellä alkusaldoihin, mikäli haluat ottaa käyttöön Passeli Meritin Käyttöomaisuuslaskennan. Tarkista ennen käyttöomaisuuden alkusaldon lisäämistä ohjelman Käyttöomaisuusryhmät valikossa: Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuusryhmät, ja luokittele käyttöomaisuushyödykkeesi sen mukaisesti. Käyttöomaisuustilien tulee olla samat sekä pääkirjassa että käyttöomaisuusluettelossa. Käyttöomaisuusryhmiä voidaan tarvittaessa muuttaa ja lisätä uusia.

Lisää alkusaldoissa aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden tileille tilinpäätöshetken jäännösarvo.

Jotta voisit tehdä ohjelmalla jatkossa käyttöomaisuuden poistolaskelmat (ja koska taseen

käyttöomaisuustileillä on vain kokonaissummat), syötä lisäksi jokainen käyttömaisuushyödyke erikseen omalle rivilleen valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot, välisivu Käyttöomaisuus.

Kirjoita käyttöomaisuuden nimi ja paina Inventaarinumero-kohdassa Lisää uusi.

Lisää avautuvaan ikkunaan käyttöomaisuushyödykkeen nimi, inventaarionumero, valitse käyttöomaisuusryhmä, poistomenetelmä (tasapoisto/menojäännöspoisto) ja poistoprosentti sekä halutessasi muut tiedot. Paina painiketta Lisää uusi.

Täytä nyt edelliseen ikkunaan puuttuvat kohdat:

Hankintameno – hyödykkeen alkuperäinen hankintahinta

Hankintapäivä – hyödykkeen alkuperäinen hankintapäivä

Poistolaskennan alkupäivä – päivämäärä, josta lähtien ohjelma alkaa tehdä poistoja, esim.

1.1.2021 (ohjelma laskee poistot yrityksen tiedoissa määrittämäsi poistojakson mukaisesti).

Jäännösarvo – hyödykkeen arvo alkusaldojen lisäyshetkellä (alkuperäinen hankintahinta

miinus kertyneet poistot).

Lisää jokainen hyödyke alkusaldoihin vastaavalla tavalla.

Tallenna

Huom! Kuluvan tilikauden aikana ostettu uusi käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon aina ostolaskulla, jolla ruksataan ”Käyttöomaisuuden osto”-valintaruutu. Ks. kohta: Ostolaskujen syöttäminen. Samoin, kuluvalla tilikaudella myydystä käyttöomaisuudesta tehdään aina myyntilasku, ja ruksataan ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu. Ks. Kohta: Myyntilaskujen syöttäminen.

 

Varastonimikkeiden alkusaldot

Koska Merit Aktivaan voidaan siirtää toisista ohjelmista vain varastonimikkeiden nimet (ilman määriä), voi varastotavaran määrät syöttää ohjelmaan käsin, mikäli haluaa ottaa käyttöön Merit Aktivan Varastolaskennan (Varasto > Varastotapahtumat, Lisää

varastotapahtuma). Varastotapahtuman päivämääräksi syötetään alkusaldon päivämäärää

seuraava päivä. Esimerkiksi jos syötitte alkusaldot 31.12.2020, varastotapahtuman

päivämääräksi tulee 01.01.2021. Varastotapahtuman tyypiksi valitse Tulo. Lisää kaikki

varastossa olevat nimikkeet määrineen yksi toisensa perään ja valitse kirjanpitotiliksi 1531

Varasto.

Varaston alkusaldoa varastoontulona esitettäessä ohjelma muodostaa ns. nollakirjauksen:

D 1531 Varasto

K 1531 Varasto

sillä varastotavaroiden rahallinen arvo syötetään jo alkusaldoissa pääkirjakirjauksena tilille

1531 Varasto.

PRO- ja Premium-versioissa on mahdollista käyttää useita varastoja. Uusia varastoja voi lisätä valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot, Lisää varasto. Mikäli yrityksen toiminnan johdosta varastonimikkeet ovat useassa eri varastossa, myös alkusaldot tulee syöttää eri varastoittain.

Tallenna

Alkusaldot kesken tilikautta

Jos aloitat käyttämään Passeli Merittiä kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Esimerkiksi, jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2021 ja tilikautesi on kalenterivuosi, tulee ohjelmaan syöttää ensimmäiset alkusaldot tilinpäätöspäivältä 31.12.2020 ja toiset saldot 31.3.2021.

Ensimmäiset saldot otetaan viimeisimmästä tilinpäätöksestä ja syötetään valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot em. ohjeen mukaan. Toiset saldot syötetään valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite.

Syötä siis ensin tilinpäätöspäivän saldot asetuksien alkusaldoihin.

Syötä toiset saldot pääkirjatositteena. Syötä päivämääräksi kuluvan tilikauden tuloslaskelman ja taseen päivämäärä. Esim. jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2021, tarvitset aikaisemmasta ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen 31.3.2021. Tällöin pääkirjatositteeseen syötetään päivämääräksi 31.3.2021.

Ota nyt tilinpäätöksen tase ja kuluvan tilikauden tase, ja laske näiden saldojen muutos. Ko. muutos syötetään pääkirjatositteelle. Lisää pääkirjatositteelle oma rivinsä jokaiselle taseen tilille ja saldolle, ja syötä muutos oikealle puolelle riviä.

Kun olet syöttänyt taseen saldojen muutokset, syötä samaan pääkirjatositteeseen kuluvan tilikauden tuloslaskelman saldot omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla kuluvan tilikauden tuloslaskelmallakin. Tuloslaskeman saldoista ei siis lasketa muutosta kuten tehtiin taseen osalta.

Ks. lisäohjeet: Alkusaldot kesken tilikauden.

1. Myyntilaskut
   1. Tarkista myyntilaskun asetukset ennen myyntilaskujen laatimista

Myyntilaskun asetukset löytyvät ohjelmasta kohdasta: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Voit määrittää mm. laskuun tulevan pyöristyksen, viivästyskorkoprosentin, laskujen numeroinnin alun ja maksuehdon (päivinä) sekä laskun lähettäjän nimen. Voit valita, tulostetaanko laskun lisäksi myös lähete tai tulostetaanko laskulle yhteyshenkilö.

Myyntilaskun muotoilu -välilehdellä voit mm. lisätä laskulle logon, määrittää värit ym:

Tallenna

Tarkista myös sähköpostiasetukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset.

• 1. Myyntinimikkeet

Myynnit > Nimikkeet

Myyntilaskun riveille syötetään nimikkeitä. Myyntinimikkeet ovat yrityksesi myymiä tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa tulot nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tulotileille. Ohjelmassa on oletuksena lista nimikkeitä, mutta voit muokata nimikeluetteloa yrityksesi tarpeita vastaavaksi kohdassa Myynti > Nimikkeet. Lisää myyntinimike painamalla Lisää myyntinimike -painiketta.

Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen myyntilaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero.

Nimi on myyntinimikkeen täydellinen nimi.

Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara).

Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa.

Voit myös lisätä Yksikön, Myyntihinnan, Viimeisen ostohinnan sekä Alennusprosentin.

Valitse oikea Myyntitili (oletusarvona on 3010 Myynti 24 %.) sekä oikea Alv-kanta.

Tallenna

Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. (Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi). Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen.

• 1. Myyntilaskujen syöttäminen

Kaikista myynneistä laaditaan myyntilaskut, myös kassamyynneistä, pankkikorttimyynneistä ja käyttöomaisuuden myynnistä (ruksi ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu). Kun myyntilasku on laadittu, muodostaa ohjelma kirjauksen:

D Myyntisaamiset, K Myyntitili tai valittu muu tulotili (ja K ALV Kotimaan myynneistä).

Myynnit > Myyntilaskut

Voit syöttää uuden myyntilaskun painamalla + Lisää myyntilasku. Valitse myyntilaskulle Asiakas tai lisää asiakasluetteloon uusi asiakas painamalla Lisää uusi.

Täytä asiakkaan tiedot:

Huom.! Oikean maan valitseminen asiakkaan tietoihin on tärkeää EU-kaupan alv-ilmoitusten vuoksi. Mikäli listasta ei löydy tarvitsemaasi maata, voit lisätä maita kohdassa Asetukset > Yleiset asetukset > Maat. Vasemmanpuoleisessa sarakkeessa näet tällä hetkellä käytössäsi olevat maat (Valitut maat). Oikeanpuoleisessa sarakkeessa on luettelo kaikista maista, joista voit lisätä valittuihin maihin uusia maita painamalla pientä vasemmalle osoittavaa mustaa nuolta.

Myyntilaskun kieleksi voi valita suomen, englannin, ruotsin tai viron.

Tarkista ja syötä kaikki tarvittavat tiedot asiakaskortille. Tallenna

Syötä myyntilaskulle päivämäärä, eräpäivä ja tarkista kirjauspäivä. Kirjauspäivä määrittelee mille kaudelle ko. myynti ja siihen sisältyvä alv kirjataan pääkirjaan.

Myyntilaskulla voit valita, syötätkö laskun bruttohintaisena (rastita ruutu ”summat sis. alv”).

Tällöin ohjelma laskee laskun bruttohinnasta arvonlisäveron. Jos haluat syöttää laskut

nettohintaisina, poista rasti kyseisestä ruudusta. Ohjelma laskee tällöin alv:n nettohinnasta.

Myyntilaskun laskuriville syötetään laskutettavat nimikkeet ja niiden hinnat. Laskussa voi olla yksi tai useampia rivejä. Napsauta nimikkeen kohdalla olevaa nuolta ja valitse listasta sopiva nimike. (Mikäli sinulla on käytössäsi Merit Aktivan varastokirjanpito, käytä tässä varastonimikkeitä.) Tässä kohtaa voit myös lisätä uuden nimikkeen painamalla Lisää uusi.

Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa vientiselitteen, joka näkyy myös laskulla asiakkaallesi.

Syötä laskutettava Määrä (esim. tunti- tai kappalemäärä) ja Kappalehinta (tarkista aina summa ja alv). Ohjelma antaa oikean kirjanpitotilin automaattisesti.

Painamalla rivin alapuolella Uusi rivi tai Enter-painiketta, saat lisättyä laskuun uuden rivin.

Tarkista aina ennen laskun tallennusta, että laskurivin alv-sarakkeessa on oikea alv-kanta, ja että laskun ALV yhteensä ja laskun summa on oikea. Ohjelma siirtää tiedot myyntilaskulta pääkirjaan ja ALV-ilmoitukseen.

Lisätietoja

Lisätietoja-painiketta napsauttamalla laskuun voidaan lisätä kommentteja sekä tarvittaessa viittaus mahdolliseen kolmikantakauppaan. Myös arvonlisäverovelvollisuustietoja voidaan tarvittaessa muuttaa.

Vasemmanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätään tietoja, joiden halutaan näkyvän laskussa

nimikerivien yläpuolella. Oikeanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätyt tiedot näkyvät

nimikerivien alapuolella. Jos haluat saman tekstin jokaiseen myyntilaskuun, saat lisättyä ne kohdassa: Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti.

Voit kopioida laskun painamalla Kopioi-painiketta.

Tallenna

Voit muuttaa jo laadittuja laskuja valitsemalla ko. laskun rivin laskulistalta (Myynnit/ Myyntilaskut) ja painamalla Muuta-painiketta. Muista tallentaa lasku tehtyäsi tarvittavat muutokset.

Voit katsella kaikkia myyntilaskuja ylärivin alasvetovalikosta: Kaikki laskut / Maksamattomat laskut / Maksetut laskut.

Kirjaa maksu -kohta myyntilaskulla

[Huom.! Suosittelemme tekemään kirjanpitoa siten, että ohjelmaan syötetään ensin kaikki kauden myynti- ja ostolaskut ja vasta sen jälkeen kohdistetaan tiliotteen avulla maksut Maksutapahtumina oikeisiin laskuihin. Tämä helpottaa myöhemmin kirjanpidon tilien saldojen täsmäämistä.

Syötä siinä tapauksessa myyntilaskun maksu Maksutapahtumat-valikon kautta: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää maksutapahtuma ja valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas.]

Jos kuitenkin haluat kirjata laskun maksetuksi suoraan myyntilaskulla (esim. kun lasku on maksettu käteisellä, luottokortilla tai pankkiin) ja valitset oikean maksutavan, tekee ohjelma kirjaukset automaattisesti pääkirjaan (Pankki, Kassa tai Luottokorttisaamiset). Tällöin ei tehdä enää uutta maksutapahtumaa pankkiin Maksutapahtuma-toiminnolla.

Paina Kirjaa maksu.

Valitse alasvetovalikosta oikea maksutapa (Kassa, Pankkitili, Pankkikorttisaamiset, tms.), syötä maksun päivämäärä, määrä ja tallenna.

Mikäli myyntilasku maksettiin käteisellä, maksutavaksi valitaan laskun alla olevassa kentässä

Kassa. Ohjelma tekee pääkirjaan myyntikirjauksen (D Myyntisaamiset K ALV, K Myynti) lisäksi

kirjauksen D Kassa, K Myyntisaamiset.

Mikäli myyntilasku maksettiin kortilla, maksutavaksi valitaan tällöin Pankkikorttisaamiset. Ohjelmisto tekee automaattisesti myyntikirjauksen (D Myyntisaamiset, K Myynnin alv, K Myynti) lisäksi pääkirjaan kirjauksen, jonka avulla laskun summa siirtyy myyntisaamiset-tililtä pankkikorttisaamiset- tilille (D Pankkikorttisaamiset, K Myyntisaamiset). Ks. ohje: Pankki- ja luottokorttimaksujen kirjaus).

Mikäli lasku maksetaan myöhemmin pankkitilille, valitaan maksutavaksi kyseinen pankki ja maksupäiväksi valitaan se päivä, jolloin maksu näkyy tilillä. Ohjelma tekee kyseisenä päivänä pääkirjaan kirjauksen, jonka yhteydessä summa siirtyy myyntisaamiset tililtä pankkitilille.

Maksutapa voidaan määritellä tilikartalla tilin tiedoissa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset >

Tilikartta), lisäämällä tilin maksutapatietoihin ”Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa”.

Maksutapaluettelossa näkyvät kaikki käytössä olevat pankit ja kassat. Kun lisäät uuden pankkitilin tai kassan (Maksutapahtumat > Lisää kassa / Lisää pankki), ohjelma lisää kyseisen pankin/kassan automaattisesti myös maksutapojen luetteloon. Esim. mikäli kyseessä on toiminimi, ja laskun maksu on tehty yksityiselle tilille, voi maksutavaksi valita Yksityisnostot. Tällöin tulee tilikartassa määrittää ko. tili käytettäväksi maksutapana myyntilaskuissa.

• 1. Myyntilaskun lähetys

Kun myyntilasku on tallennettu, voidaan siihen liittää tiedostoja liitteeksi painamalla paperiliittimen kuvaketta laskun oikeassa yläkulmassa.

Tarkista PDF-painikkeesta aina ennen laskun lähetystä miltä lasku näyttää asiakkaallesi.

Lasku voidaan lähettää sähköpostitse suoraan Merit Aktivasta painamalla kirjekuoren kuvaketta. Tarkista ensin sähköpostiasetuksesi valikossa: Asetukst > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset.

Lasku voidaan lähettää verkkolaskuna painamalla e-lasku-painiketta. Ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto.

Lasku voidaan myös tulostaa PDF-tiedostoksi ja edelleen paperille, mikäli haluat lähettää sen itse postitse.

1. Ostolaskut
   1. Ostonimikkeet

Ostolaskun riveille syötetään nimikkeitä. Ostonimikkeitä ovat ostamasi tavarat ja palvelut, ja ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti oikeille kulutileille. Ohjelmassa on oletuksena lista nimikkeitä, mutta voit muokata nimikeluetteloa yrityksesi tarpeita vastaavaksi kohdassa Ostot > Nimikkeet. Lisää ostonimike painamalla Lisää ostonimike -painiketta.

Lisää ostonimike painamalla Uusi ostonimike -painiketta ja anna uuden nimikkeen tiedot.

Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen myyntilaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero.

Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi.

Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara).

Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä ostolaskuissa, myyntilaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi.

Voit myös lisätä Yksikön, Myyntihinnan ja Viimeisen ostohinnan.

Valitse oikea Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat24 %) sekä oikea Alv-kanta.

Tallenna

Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. (Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi). Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen.

• 1. Ostolaskujen syöttäminen

Ostot > Ostolaskut

Kaikista ostoista laaditaan ostolaskut, myös käteisostoista ja luottokorttiostoista. Myös käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon ostolaskulla (ruksi ”Käyttöomaisuuden osto”-valintaruutu), ks. ohje: Käyttöomaisuus. Kun ostolasku on laadittu, muodostaa ohjelma kirjauksen: D Ostot tai valittu muu kulutili (ja D ALV ostoista), K Ostovelat.

Voit syöttää uuden ostolaskun painamalla + Lisää ostolasku. Valitse Toimittaja tai Lisää toimittajaluetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi, ja täytä toimittajan tiedot.

 

Tallenna

Syötä ostolaskun päivämäärä, numero ja muut tiedot.

Voit valita, syötätkö laskun bruttohintaisena (rastita ruutu ”summat sis. alv”). Tällöin ohjelma

laskee laskun bruttohinnasta arvonlisäveron. Jos haluat syöttää laskut nettohintaisina, poista

rasti kyseisestä ruudusta. Ohjelma laskee tällöin alv:n nettohinnasta.

Valitse nimike. Napsauta nimikkeen kohdalla olevaa nuolta ja valitse listasta sopiva nimike. (Mikäli sinulla on käytössäsi Passeli Meritin varastokirjanpito, käytä tässä varastonimikkeitä.) Tässä kohtaa voit myös lisätä uuden nimikkeen painamalla Lisää uusi.

Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa vientiselitteen. Syötä Määrä ja kappalehinta. Ohjelma antaa oikean kirjanpitotilin automaattisesti, kun olet määritellyt ostonimikkeissä oikean ostotilin ko. nimikkeelle.

Painamalla rivin lopussa Uusi rivi tai Enter-painiketta, saat lisättyä laskuun uuden rivin.

Käyttöomaisuuden lisääminen kirjanpitoon

Käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon ostolaskulla, jonka Nimike-sarakkeen yläpuolelta tulee ruksia valintaruutu: Käyttöomaisuuden osto ja Nimike-kentästä valita Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke.

Lisää avautuvaan ikkunaan käyttöomaisuushyödykkeen nimi, yksilöllinen inventaarionumero, valitse käyttöomaisuusryhmä, poistomenetelmä (tasapoisto/menojäännöspoisto) ja poistoprosentti sekä lisää halutessasi muut tiedot. Paina painiketta Lisää uusi. Ohjelma muodostaa kirjauksen: D Käyttöomaisuustili, K Ostovelat. (ks. ohje: Käyttöomaisuus)

Maksutapa ostolaskulla

Huom.! Suosittelemme tekemään kirjanpitoa siten, että ohjelmaan syötetään ensin kaikki kauden myynti- ja ostolaskut ja vasta sen jälkeen kohdistetaan tiliotteen avulla maksut Maksutapahtumina oikeisiin laskuihin. Tämä helpottaa myöhemmin tilien saldojen täsmäämistä.

Syötä siinä tapauksessa myyntilaskun maksu Maksutapahtumat-valikon kautta: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää maksutapahtuma ja valitse Maksutapahtuman

tyypiksi: Asiakas.]

Jos kuitenkin haluat kirjata laskun maksetuksi suoraan ostolaskulla (esim. kun lasku on maksettu käteisellä, luottokortilla tai pankkiin) ja valitset oikean maksutavan, tekee ohjelma kirjaukset automaattisesti pääkirjaan (Pankki, Kassa tai Luottokorttisaamiset). Tällöin ei tehdä enää uutta maksutapahtumaa pankkiin Maksutapahtuma-toiminnolla.

Valitse oikea Pankkitili, jos ostolasku maksettiin pankkitililtä tilisiirtona tai yrityksen pankkikortilla. Valitse Kassa, jos lasku maksettiin käteisellä. Valitse Luottokorttimaksuvelat, jos lasku maksettiin luottokortilla. Jos laskun on maksanut esim. työntekijä, osakas tai hallituksen jäsen omista rahoistaan, valitse maksutavaksi Kuluennakon saaja. (Mikäli kyseessä on toiminimi ja lasku on maksettu yksityisistä varoista, voi maksutavaksi valita Yksityissijoitukset. Tällöin tulee tilikartassa määrittää ko. tili käytettäväksi maksutapana ostolaskuissa.)

Jos maksutavaksi valitaan Kassa (käteinen), ohjelma kirjaa summan pois Kassasta. Jos valitaan pankkitili, summa kirjautuu pois ko. pankkitililtä, ja mikäli valitaan Luottokorttimaksuvelat (luottokorttimaksu), ohjelma kirjaa summan Luottokorttimaksuvelat-tilille.

Lisää maksettu summa ja oikea maksupäivä.

Tallenna

Voit muuttaa jo laadittuja laskuja valitsemalla ko. laskun rivin laskulistalta (Ostot > Ostolaskut) ja painamalla Muuta-painiketta. Muista tallentaa lasku tehtyäsi tarvittavat muutokset.

Voit katsella kaikkia ostolaskuja ylärivin alasvetovalikosta: Kaikki laskut / Maksamattomat laskut / Maksetut laskut.

 

1. Pankki- ja kassatapahtumien kirjaukset

Käytä pankkitapahtumien kirjausten apuna pankin tiliotetta. Jokainen tiliotteen tapahtuma kirjataan omana maksutapahtumanaan. Uuden pankkitapahtuman kirjaamiseksi valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Paina kyseisen pankin tai kassan kohdalta Lisää maksutapahtuma –painiketta.

Valitse avautuvasta ikkunasta Maksutapahtuman tyyppi (Asiakas, Toimittaja, Muut tulot tai Muut menot). Jos tilille on tullut rahaa, valitse maksutapahtuman tyypiksi Asiakas tai Muut tulot. Jos tililtä on maksettu rahaa pois, valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja tai Muut menot.

• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Asiakas, ikkunassa näkyvät kaikki kirjauspäivänä

maksamatta olevat ohjelmaan syöttämäsi myyntilaskut ja voit kohdistaa suorituksen oikealle laskulle ruksaamalla ko. myyntilaskun valintaruudun. Mikäli laskua ei näy ikkunassa (laskun päivämäärä on maksupäivän jälkeen), voit kirjata maksun ennakkomaksuna ja käydä myöhemmin kohdistamassa maksun oikealle laskulle Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus -toiminnolla. Jos asiakas on maksanut vain osan laskusta, syötä Summa-kenttään maksettu summa ja ohjelma laskee automaattisesti maksamatta jäävän saamisen Maksamatta-kenttään.

• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Muu tulo, voit kirjata pankin/kassan kautta maksetut muut kuin myyntilaskujen tulot, esim. pankin maksama korkotulo tai toiminimillä yksityistililtä yritystilille siirretyt varat.
• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja, näet ikkunassa kaikki kirjauspäivänä maksamatta olevat ohjelmaan syöttämäsi ostolaskut ja voit kohdistaa suoritetun maksun oikealle laskulle ruksaamalla ko. ostolaskun valintaruudun. Mikäli laskua ei näy ikkunassa (laskun päivämäärä on maksupäivän jälkeen), voit kirjata maksun ennakkomaksuna ja käydä kohdistamassa maksun oikealle laskulle Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus -toiminnolla. Kun valitset tässä toimittajaksi Verohallinto, näet kaikki verotilillä avoinna olevat maksut. Huom.! Alv-velat ja -saatavat kuitataan aina maksetuksi tällä Maksutapahtumat-toiminnolla, ei koskaan pääkirjatositteena!
• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Muu meno, voit kirjata pankin/kassan kautta maksetut muut kuin ostolaskujen menot, esim. pankin palvelumaksut, Verohallinnolle maksetut ennakkoverot (jos et ole syöttänyt niitä ostolaskuiksi) tai toiminimillä yksityiseen käyttöön yrityksen tililtä nostetut varat.

Syötä aina maksutapahtuman oikea Päivämäärä.

Tosite – Tähän kohtaan voit halutessasi lisätä viitenumeron, numeron tai selitteen.

Toiminimet ja kommandiittiyhtiöt: Yksityisistä varoista maksetut yrityksen kulut tai yksityiselle tilille maksetut yritykselle kuuluvat tulot kirjataan pääkirjatositteena, jolloin vastatilinä on yksityissijoitukset tai yksityisnostot, tai Kassan kautta kahdella eri kirjauksella siten, että Kassan saldo nollaantuu.

Kassatapahtumien kirjaukset tehdään vastaavalla tavalla kuin pankkitapahtumien kirjaukset.

Ennakkomaksu

Maksutapahtuman Ennakkomaksu-kenttään lisätään toimittajalle tehty ennakkomaksu tai asiakkaan suorittama ennakkomaksu, joista ei ole laadittu ennakkomaksulaskua. Ennakkomaksua käytetään myös, jos osto- tai myyntilaskua ei ole vielä laadittu tai maksupäivä on ennen laskun päivämäärää, jolloin maksamattomien laskujen luettelosta ei löydy laskua, jolle maksun voisi kohdistaa.

Ohjelma kirjaa ennakkomaksun taseen tilille, joka on merkitty asiakkaan/toimittajan ennakkomaksutiliksi. Asiakkaan ennakkomaksusta muodostuu kirjaus: D Pankkitili, K Saadut ennakkomaksut, ja toimittajalle maksetusta ennakkomaksusta muodostuu kirjaus: D Maksetut ennakkomaksut, K Pankkitili.

Mikäli ennakkomaksusta laaditaan saman kalenterikuukauden aikana myyntilasku, ennakkomaksu tulee kohdistaa myyntilaskuun toiminnolla: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus > Lisää maksutapahtuma.

Toimittajalle tehdyn ennakkomaksun kohdistaminen ostolaskuun tehdään samaan tapaan kuin asiakkaan ennakkomaksun kohdistus laskuun ikkunassa Maksutapahtumat > Ostovelan/myyntisaamisen kuittaus > Lisää maksutapahtuma.

Kirjoita avautuvaan ikkunaan päivämäärä, jolloin haluat kohdistaa ennakkomaksut laskuihin. Voit halutessasi antaa tositteelle oman tunnisteesi, ja valitse listalta asiakkaan tai toimittajan nimi, jonka ennakkomaksun kohdistat laskuun. Ruksi sitten ko. ennakkomaksu ja siihen liittyvä lasku.

Tallenna

Ohjelma muodostaa kirjauksen: (Asiakas) D Saadut ennakkomaksut, K Myyntisaamiset tai (Toimittaja) D Ostovelat, K Maksetut ennakkomaksut.

Tallennettuja pankki- ja kassatapahtumia voi katsella valitsemalla Maksutapahtumat > Maksuluettelo

Samoin Maksuluettelo-valikoista voidaan katsella myös Ostovelkojen/Myyntisaamisten kuittauksia ja Verojen kuittauksia.

Esimerkkejä pankkitapahtumien kirjaamisesta

Maksetun pankin palvelumaksun kirjaaminen

Valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse oikean pankin kohdalla Lisää maksutapahtuma.

Maksutapahtuman tyyppi: Muut menot. Valitse kirjanpitotili: Pankkikulut tai Rahaliikenteen kulut, syötä A-hinta.

Tallenna

Maksetun ennakkoveron kirjaaminen

Valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse oikean pankin kohdalla Lisää maksutapahtuma.

Maksutapahtuman tyyppi: Muut menot. Valitse kirjanpitotili: Tilikauden ennakkoverot, syötä A-hinta.

Tallenna

Verottajan palauttaman arvonlisäveron kirjaaminen

Valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse oikean pankin kohdalla Lisää maksutapahtuma.

Maksutapahtuman tyyppi: Toimittaja

Valitse Toimittajat-luettelosta Verohallinto

Syötä päivämäärä ja valitse listasta se alv-ilmoitus, jota palautus koski.

Tallenna

Tee Verohallinnolle maksamasi alv-maksun kohdalla samoin: uusi maksutapahtuma, maksutapahtuman tyypiksi Verohallinto, päivämääräksi päivä, jolloin maksu on mennyt tililtä, ja ruksaa avautuvalta listalta se alv-ilmoitus, jota maksu koskee. Tallenna.

1. Alv-laskelman muodostaminen kausiveroilmoitusta varten

Kun kauden kaikki myynnit ja ostot sekä pankin tiliotteen tapahtumat on syötetty ohjelmaan, luodaan arvonlisäveroilmoitus. Valitse Kirjanpito > ALV-ilmoitus > Lisää ALV-ilmoitus

Jos kyseessä on ensimmäinen kausiveroilmoitus: Anna ilmoitusjakson alkupäivä. Esim. 01.01.2021.

Tallenna

Ohjelma muodostaa alv-laskelman yrityksen asetuksissa määritellyn kauden mukaisesti.

Tallenna alv-ilmoitus

Pystyt myös muodostamaan arvonlisäverilmoituksista erilaisia raportteja avaamalla ko. ilmoituksen ja painamalla Raportit.

Jos haluat tehdä alv-laskelman seuraavalle kaudelle, paina + Lisää ALV-ilmoitus

Tallenna

Jos haluat poistaa ALV-laskelman, paina Roskakorin kuvaketta. Mikäli teet muutoksia kaudelle, jolta olet jo laatinut alv-ilmoituksen, päivitä ko. ilmoitus painamalla Muuta ja Tallenna.

Näet kaikki muodostetut alv-laskelmat painamalla painiketta Luettelo.

Huom.!

Jos olet tehnyt korjauksia/muutoksia kuukaudelle, josta on jo alv-laskelma muodostettu, sinun tulee muuttaa olemassa olevaa alv-laskelmaa. Ohjelma näyttää tällaiset alv-laskelmat punaisella valikossa: Kirjanpito > Alv-ilmoitus.

Valitse tällöin listalta ko. alv-ilmoitus klikkaamalla alv-laskelman riviä (ei sinisellä näkyvää VE-tunnusta, joka näyttää vain ko. kirjaukset pääkirjaan) ja avaa se, paina Muuta-painiketta ja sen jälkeen Tallenna (tai Peruuta).

Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Merit Aktivasta. Lue ohje: ALV-ilmoituksen lähetys. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitusten tiedot on syötettävä Omaveroon käsin tai lähetettävä yhteenvetoilmoitus teksitiedostona ilmoitin.fi-palvelun avulla.

1. Kirjanpidon raportit

Voit muodostaa erilaisia kirjanpitoraportteja, jotka auttavat mm. seuraamaan yrityksen tuloja ja menoja:

Myynnit > Myyntiraportteja ja Myyntisaamisten raportteja sekä maksuerittelyjä ja Asiakkaiden laskut ja maksut (koontiraportti)

Ostot > Ostoraportit, Osto- ja verovelkojen raportteja ja maksuerittelyjä sekä Toimittajien laskut ja maksut (koontiraportti)

Kirjanpito > Pääkirja, Päiväkirja, Tiliote, Tase, Tuloslaskelma ja Dimensioiden raportteja

Lue lisää Merit Aktivasta saatavista raporteista Raportit-ohjeesta.

1. Ohjeet ja tuki

Merit Aktivan verkkosivuilla asiakastuen välilehden alta löydät paljon hyödyllisiä syventäviä ohjeita ja usein kysytyt kysymykset.

https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/

Asiakastuki vastaa kysymyksiin arkisin klo 9 -16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi

Tervetuloa Merit Aktivan käyttäjäksi.

Merit Aktiva on kirjanpitäjille ja yrittäjille tarkoitettu nykyaikainen ja helppokäyttöinen kirjanpito- ja laskutusohjelma. Merit Aktivaa voi käyttää missä tahansa ja millä tahansa laitteella, joka on yhteydessä internetiin. Ohjelman puhelinsovellus on ladattavissa ilmaiseksi sovelluskaupastasi.

Ohjelman kaikki toiminnot ja eri lisenssiversioiden erot näet tästä linkistä:

https://www.meritaktiva.fi/esittely/toiminnot-ja-mahdollisuudet/

Ohjelma laatii automaattisesti kirjaukset pääkirjaan laskua tai muuta asiakirjaa tallennettaessa. Sen ansiosta tapahtumat näkyvät heti taseessa ja tuloslaskelmassa.

Merit Aktivalla voit muokata samanaikaisesti monen tilikauden tietoja. Tilikauden päätyttyä sinun ei tarvitse tehdä tulo- ja menotilien sulkemiskirjauksia. Tilinpäätösraporteissa liiketapahtumat merkitään kirjauksen päivämäärän perusteella oikean tilikauden tuotoiksi ja kuluiksi.

Ohjelmalla voit hoitaa monen eri yhtiön kirjanpidon ja ohjelman päivitys sekä varmuuskopiointi tapahtuu automaattisesti.

Voit käyttää ohjelmaa ilmaiseksi puolen vuoden ajan 100 ostolaskuun, 100 myyntilaskuun tai 100 pääkirjatositteeseen saakka. Tilattuasi lisenssin voit jatkaa siitä mihin jäit ilmaisversiossa ja käyttää ohjelmaa rajoituksetta.

Työn aloittaminen Aktivalla onnistuu helposti noudattamalla näitä käyttöönotto-ohjeita. Kun alustavat asetukset on tehty oikein, työskentely ohjelman kanssa sujuu nopeammin. Ellet osaa käyttää ohjelmaa täydellisesti, kokeile rohkeasti! Kaikkia kirjauksia voi jälkeenpäin muuttaa ja korjata. Koska ohjelmaan voi lisätä rajattoman määrän yrityksiä, voit rauhassa kokeilla ohjelmaa testiyrityksellä ja perustaa uuden yrityksen, kun olet valmis aloittamaan kirjanpidon.

Asiakaspalvelumme neuvoo maanantaista perjantaihin klo 9-17 numerosta 09 4259 7827 tai sähköpostitse tuki@meritaktiva.fi.

Toivomme, että viihdyt ohjelman parissa!

Työskentelyn aloittaminen Merit Aktivalla

Huomaa, että ohjelma toimii parhaiten Chrome-selaimella. https://aktiva.meritaktiva.fi.

Merit Aktivassa käytetään mm. seuraavia painikkeita:

Lisää – lisää uusi maksutapahtuma/lasku/asiakas/toimittaja/tosite/tili/ jne.

Muuta – voit muuttaa nykyisiä tietoja.

Kopioi – kopioi asiakirja.

 

Tallenna – asiakirja tallennetaan.

 

Tallenna ja lisää – asiakirja tallennetaan ja syötetään uusi asiakirja.

 

Tallenna ostolaskuna – vahvistamaton e-lasku tallennetaan ostolaskuksi ja

ohjelma tekee samalla kirjauksen pääkirjaan.

Keskeytä – asiakirjaan tehdyt muutokset perutaan (muutoksia ei tallenneta).

Poista – asiakirja/asiakas/toimittaja/nimike jne. poistetaan. Huom.! Jos poistat tositteen, samaa tositenumeroa ei voi käyttää enää uudelleen.

Lisätietoja – saat lisättyä myyntilaskulle kommentteja ja muita lisätietoja.

Kirjaa maksu – kirjataan maksu suoraan laskulle, jolloin se poistuu reskontrasta. Huom! Suosittelemme kirjaamaan laskut maksetuiksi Maksutapahtumat-valikon kautta.

Laadi hyvityslasku – laaditaan hyvityslasku myyntilaskulle tai ostolaskulle. Huom! Muista käydä kohdistamassa hyvityslasku alkuperäiseen laskuun valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.

Luettelo – avaa kaikkien lisättyjen tositteiden luettelot. Voidaan valita luettelosta sopivat asiakirjat, jotka voidaan tulostaa uudelleen, korjata tai poistaa.

Liitä – Asiakirjaan voidaan liittää alkuperäinen tosite, esim. kuitti, lasku tms.

 

Tosite – Tosite MY-/OS-/PA-/PÄ-/VA-/KU-/KT- ohjelman tekemä kirjaus pääkirjaan.

PDF – asiakirja voidaan tallentaa PDF-muotoon ja tulostaa.

Lähetä – myyntilaskut voidaan lähettää sähköpostilla. Sähköpostiasetukset

löytyvät valikosta Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset

E-lasku – myyntilaskut voidaan lähettää sähköisenä. Verkkolaskuasetukset löytyvät valikosta Asetukset > Yleiset asetukset > E-laskujen asetukset > Verkkolaskuoperaattorin asetukset.

XLS – asiakirja voidaan tallentaa Excel-muotoon.

Laadi raportti – laaditaan annettujen ehtojen mukainen raportti.

Rivejä voidaan poistaa rivin oikeanpuoleisessa reunassa olevalla Poista-painikkeella (rasti).

Rivien järjestystä voidaan muuttaa rivin vasemmanpuoleisessa reunassa olevalla painikkeella.

Tositeriveillä kannattaa liikkua Enter-painikkeella, joka avaa myös seuraavan uuden rivin.

Päivämäärät voidaan syöttää ohjelmaan ilman pisteitä. Ohjelma lisää ne puolestasi.

1. Yrityksen perustaminen (käyttäjän aktivoinnin jälkeen):

Ensimmäistä kertaa sisäänkirjautuessasi, avautuu ohjelmaan yrityksen lisäysikkuna. Sinun tulee syöttää yrityksen yleistiedot (voit myös antaa kuvitteelliset tiedot, mikäli haluat vain testata ohjelmaa).

• 1. Lisää uuden yrityksen nimi, valitse yhtiömuoto ja aloituspäivä:

Yritysmuoto määrittelee tilikartan, jota yritys käyttää kirjanpidossaan eikä sitä voi vaihtaa myöhemmin. Liikekirjurin tilikartta on monipuolisin ja se sopii osakeyhtiöille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille sekä osuuskunnille. Yhtiömuotoinen ja toiminimen tilikartat ovat ohjelmaamme laaditut hieman suppeammat tilikartat. Myös yhdistyksille ja asunto- sekä kiinteistöosakeyhtiöille löytyy omansa.

Aloituspäivä on se päivä, josta aloitat yrityksesi kirjanpidon tekemisen Merit Aktivalla. Jos aloitat kirjanpidon vuoden alusta, lisää aloituspäiväksi esim. 01.01.2018. Huomaa, että päivämääriin ei tarvitse syöttää pisteitä, ohjelma lisää ne automaattisesti.

Tallenna

Yritysmuotoa ja siten sen määrittelemää tilikarttaa ei voi muuttaa myöhemmin (yrityksen nimen ja tilikauden aloituspäivän voi muuttaa asetuksissa). Jos tilikarttaa halutaan vaihtaa, ohjelmaan voi perustaa uuden yrityksen toisilla alkuasetuksilla, ja tarvittaessa poistaa aiemmin tehdyn yrityksen. Yrityksen nimen voi tarvittaessa muuttaa kohdassa: Asetukset > Yrityksen tiedot.

• 1. Syötä yrityksen tiedot

Y-tunnus, alv-tunnus ja muut tiedot sekä määrittele, onko yritys arvonlisäverovelvollinen vai ei sekä arvonlisäveron ilmoituskausi (kk, neljännesvuosi, vuosi). Jos yrityksellä ei ole y-tunnusta voit laittaa Y-tunnuskenttään välilyönnin. Ilmoita myös poistokausi (vuosi tai kuukausi). Jos valitset maksuperusteisen alv-laskeman, huomaa, että tilinpäätöksessä on alv-kirjaus muutettava suoriteperusteiseksi (yritykset, joiden liikevaihto on yli 500 000 €). Pro- ja Premium-versioissa voit ottaa käyttöön laskujen kierrätyksen, joka tulisi valita käyttöön tässä kohdassa.

Näitä yrityksen tietoja voi myöhemmin täydentää, korjata ja lisätä valikossa

Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot.

Paina Jatka-painiketta.

• 1. Lisää yrityksen pankkitiedot

Pankin nimi, Selite (kirjoita halutessasi esim. tilin käyttötarkoitus), Valuutta, IBAN-numero ja SWIFT/BIC-koodi.

Liiketunnus/maksatustunnus -kohtaan lisätään pankilta saatava koodi, mikäli tehdään maksumääräyksiä pankkiin. Kysy koodia pankiltasi siinä vaiheessa, kun teet maksumääräyksiä varten aineistonsiirtosopimusta pankkisi kanssa (ks. Maksumääräykset-ohje). Voit lisätä maksatustunnuksen myöhemmin valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.

Paina Jatka-painiketta.

Mikäli yritykselläsi on useampia pankkitilejä ja kassoja, voit lisätä niitä Maksutapahtumat-valikosta: Maksutapahtumat > Pankit tai Maksutapahtumat > Kassat.

Kun lisäät pankkitilin tai kassan, ohjelma lisää automaattisesti kirjanpitotilin myös tilikarttaan. Ensimmäisen lisäämäsi pankkitilin kirjanpitotilin numeroksi tulee oletusasetuksena 1910, sitä seuraavan 1911 jne. Kassan kirjanpitotilin numero on 1900, seuraavan lisäämäsi kassan kirjanpitotiliksi tulee 1901 jne. Voit halutessasi muuttaa myöhemmin tilikartassa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta) pankki- ja kassatilien kirjanpitotilien numeroita. Jos haluat, että pankkitili tulostetaan myyntilaskuun, rastita vastaava ruutu.

Tallenna

Huomaa, että pankit ja kassat tulee lisätä ohjelmaan valikossa Maksutapahtumat > Pankit, jotta saat tehtyä niille maksutapahtumia. Jos lisäät pankin tai kassan suoraan tilikarttaan, eivät ne ole käytettävissä maksutapahtumat-valikossa.

Ohjelmalla voi tehdä useamman yrityksen kirjanpitoa, sillä yritysten määrää ei ole rajoitettu. Lisää jokainen uusi yritys klikkaamalla yläpalkissa vasemmalla näkyvän yrityksen nimeä. Nimestä avautuu alasvetovalikko, josta näet luettelon ohjelmaan tallennetuista yrityksistä. Lisää uusi yritys painamalla painiketta: Lisää yritys. Ensimmäistä yritystä perustettaessa, seuraava valikko avautuu automaattisesti, kun kirjaudut sisään ohjelmaan.

1. Tarkista, löytyykö tilikartasta kaikki tarvittavat kirjanpitotilit

Voit muokata tilikarttaa valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta

Mikäli tarvitset yrityksessäsi useampia erilaisia tulo- tai kulutilejä, voit lisätä, muuttaa ja poistaa tilejä tarpeesi mukaan. Jos haluat poistaa jonkin tilin, mutta ohjelma ilmoittaa, että tili on käytössä eikä sitä voida poistaa, poista ensin ko. tiliin liittyvä nimike valikosta: Myynnit > Nimikkeet tai Ostot > Nimikkeet.

Voit myös valita tilin ei-aktiiviseksi, jos et tarvitse sitä juuri nyt. Kun tilin edessä olevassa ruudussa on rasti, kyseinen tili ei ole aktiivinen eikä se näy alkusaldoja syötettäessä. Ei-aktiivisia tilejä ei voi käyttää. Voit tarvittaessa muuttaa tilin jälleen aktiiviseksi tilikartalla poistamalla valinnan tilin numeron edessä olevasta ruudusta.

Valitse Lisää tili ja täytä Tilin tiedot. Lisää uusi tili oikean Taseen/Tuloslaskelman erään siten, ettei tilikartan looginen rakenne muutu.

Tunnus – Kirjanpitotilin numero tilikartalla

Nimi – Kirjanpitotilin nimi

Taseen/tuloslaskelman erä – Määrittele oikea taseen/tuloslaskelman erä

ALV – Määrittele alv-kanta

ALV:n ilmoittaminen – Määrittele tilin alv-tyyppi

(Ei veronalainen / Myyntien alv / Ostojen alv).

Käytetään maksutapana – Määrittele, käytetäänkö tiliä osto- tai myyntilaskuissa tai

työntekijöiden kuluennakoiden kirjauksissa maksutapana.

Tilin saa näkymään työpöydällä ruksaamalla Näytä työpöydällä -valintaruudun.

Lisää uusi

1. Tietojen tuonti

Jos haluat siirtää edellisestä kirjanpito-ohjelmastasi tietoja (asiakkaiden, toimittajien sekä

varastonimikkeiden tiedot) Merit Aktivaan, voit tehdä sen valikossa Asetukset > Yleiset

asetukset > Tietojen tuonti. Edellinen ohjelmasi voi olla Merit Aktivan tietokoneelle ladattava versio tai mikä tahansa muu kirjanpito-ohjelma. Tietojen tulee olla Excel-taulukon muodossa.

Tarkemmat ohjeet löytyvät valikosta: Asetukset > Yleiset asetukset > Tietojen tuonti. Saat mallitaulukot verkkosivuiltamme Asiakastuen välilehdellä olevista ohjeista kohdasta: Asetukset.

Toimittajien luettelosta on tärkeää poistaa Verohallinto, sillä se on jo valmiina Merit Aktivan

pilviversiossa.

Kun olet siirtänyt asiakkaiden ja toimittajien tiedot, voit käyttää niitä jatkossa osto- ja

myyntilaskuja laatiessasi.

Nimikkeistä on mahdollista siirtää vain nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli

nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa Merit Aktivan varasto-osakirjanpidossa. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Excel-tiedoston sarakkeiden otsikkojen tulee olla tietyssä järjestyksessä (ks. Asetukset > Yleiset asetukset > Tietojen tuonti). Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä.

1. Tilikaudet

Ohjelmassa on tilikauden oletusasetuksena kalenterivuosi. Mikäli yrityksesi tilikausi on

poikkeava, muuta se valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet.

Muuta tarvittaessa tilikauden alku- ja päättymispäivät klikkaamalla kyseistä riviä, anna oikeat päivämäärät ja tallenna tiedot. Rasti ruudussa ”Aktiivinen” tarkoittaa, että voit lisätä kyseiselle tilikaudelle tositteita. Kun tilinpäätös on valmis etkä halua lisätä tilikaudelle enää tositteita, voit muuttaa kyseisen tilikauden ei-aktiiviseksi, ottamalla rastin pois ruudusta (valitse tilikausi > Muuta > poista rasti).

Tallenna.

Poista turhat tilikaudet valitsemalla ko. tilikauden rivi ja klikkaamalla Poista-painiketta tai rivin lopussa olevaa punaista ruksia.

Voit sulkea kausia lisäämällä aina uuden kauden ensimmäisen päivän kohtaan Tallennus sallittu kaudella. Esimerkiksi, jos tammikuun kirjanpito on valmis ja lisäät tähän kohtaan 1.2.2018, ei ohjelma anna tehdä muutoksia kausille ennen helmikuuta 2018. Voit muuttaa tätä päivää aina saatuasi uuden kauden valmiiksi.

Tallenna.

1. Alkusaldojen syöttäminen

Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen.

Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja käytössäsi on edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase, syötä niistä tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin.

Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä. Esimerkiksi jos aloitat yrityksesi kirjanpidon tammikuun 1. päivästä 2018, syötä alkusaldon päivämääräksi 31.12.2017.

Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle. Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos alkusaldojen debet- ja kreditpuolen summat eivät mene tasan. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa eli debet- ja kredit-puolella on sama summa. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin vaan ohjelma laskee sen automaattisesti.

Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona

Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan myös Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit.

Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus.

Taseen tilien saldojen erittely

Koska Myyntisaamiset (tili 1701) ja Ostovelat (tili 2760) sekä Käyttöomaisuus esitetään alkusaldoissa ainoastaan yhteenvetona, tallenna halutessasi alkusaldoissa lisäksi avoimet Myyntilaskut, Ostolaskut sekä Käyttöomaisuus erikseen, jokaisen laskun tai käyttöomaisuushyödykkeen tiedot omalle rivilleen. Näin saat ne mukaan reskontraan.

Myyntisaamiset:

Ostovelat:

Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka vertaa syöttämiesi laskujen summaa pääkirjan

Myyntisaamiset- ja Ostovelat-tilien alkusaldoon ja ilmoittaa eron pääkirjatiliin nähden,

Mikäli jokin myyntilasku tai ostolasku on jäänyt syöttämättä.

Voit syöttää vastaavalla tavalla myös Velat työntekijöille, Asiakkaiden ennakkomaksut,

Ennakkomaksut toimittajille, Kuluennakot työntekijöille sekä Käyttöomaisuuden.

Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava ALV,

arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset.

Käyttöomaisuuden alkusaldot:

Käyttöomaisuushyödykkeet tulee eritellä alkusaldoihin, mikäli haluat ottaa käyttöön Merit Aktivan Käyttöomaisuuslaskennan. Tarkista ennen käyttöomaisuuden alkusaldon lisäämistä ohjelman Käyttöomaisuusryhmät-valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuusryhmät ja luokittele käyttöomaisuushyödykkeesi sen mukaisesti. Käyttöomaisuustilien tulee olla samat sekä pääkirjassa että käyttöomaisuusluettelossa. Käyttöomaisuusryhmiä voidaan tarvittaessa muuttaa ja lisätä uusia.

Lisää alkusaldoissa aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden tileille alkuperäinen

hankintahinta ja Poisto-tileille tähän mennessä kertyneet poistot (hyödykkeiden jäännösarvoksi jää tällöin alkuperäinen hankintahinta miinus kertyneet poistot). Esimerkkikuvassa Koneiden ja kaluston jäännösarvo on 40 000 € ja Moottoriajoneuvojen

3 000 €.

Jotta voisit tehdä ohjelmalla jatkossa käyttöomaisuuden poistolaskelmat (ja koska taseen

käyttöomaisuustileillä on vain kokonaissummat), syötä alkusaldoissa lisäksi jokainen

käyttömaisuushyödyke erikseen omalle rivilleen valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot, välisivu Käyttöomaisuus.

Kirjoita käyttöomaisuuden nimi ja paina Inventaarinumero-kohdassa Lisää uusi.

Lisää avautuvaan ikkunaan käyttöomaisuushyödykkeen nimi, inventaarionumero, valitse käyttöomaisuusryhmä, poistomenetelmä (tasapoisto/menojäännöspoisto) ja poistoprosentti sekä halutessasi muut tiedot. Paina painiketta Lisää uusi.

Täytä nyt edelliseen ikkunaan puuttuvat kohdat:

Hankintameno – hyödykkeen alkuperäinen hankintahinta

Hankintapäivä – hyödykkeen alkuperäinen hankintapäivä

Poistolaskennan alkupäivä – päivämäärä, josta lähtien ohjelma alkaa tehdä poistoja, esim.

1.1.2018 (ohjelma laskee poistot yrityksen tiedoissa määrittämäsi poistojakson mukaisesti).

Jäännösarvo – hyödykkeen arvo alkusaldojen lisäyshetkellä (alkuperäinen hankintahinta

miinus kertyneet poistot).

Lisää jokainen hyödyke alkusaldoihin vastaavalla tavalla.

Tallenna

Huom! Kuluvan tilikauden aikana ostettu uusi käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon aina ostolaskulla, jolla ruksataan ”Käyttöomaisuuden osto”-valintaruutu. Ks. kohta 12. Ostolaskujen syöttäminen. Samoin, kuluvalla tilikaudella myydystä käyttöomaisuudesta tehdään aina myyntilasku, ja ruksataan ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu.

 

Varastonimikkeiden alkusaldot

Koska Merit Aktivaan voidaan siirtää toisista ohjelmista vain varastonimikkeiden nimet (ilman määriä), voi varastotavaran määrät syöttää ohjelmaan käsin mikäli haluaa ottaa käyttöön Merit Aktivan Varastolaskennan (Varasto > Varastotapahtumat, Lisää

varastotapahtuma). Varastotapahtuman päivämääräksi syötetään alkusaldon päivämäärää

seuraava päivä. Esimerkiksi jos syötitte alkusaldot 31.12.2017, varastotapahtuman

päivämääräksi tulee 01.01.2018. Varastotapahtuman tyypiksi valitse Tulo. Lisää kaikki

varastossa olevat nimikkeet määrineen yksi toisensa perään ja valitse kirjanpitotiliksi 1531

Varasto.

Varaston alkusaldoa varastoontulona esitettäessä ohjelma muodostaa ns. nollakirjauksen:

D 1531 Varasto

K 1531 Varasto

sillä varastotavaroiden rahallinen arvo syötetään jo alkusaldoissa pääkirjakirjauksena tilille

1531 Varasto.

PRO- ja Premium-versioissa on mahdollista käyttää useita varastoja. Uusia varastoja voi lisätä valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot, Lisää varasto. Mikäli yrityksen toiminnan johdosta varastonimikkeet ovat useassa eri varastossa, myös alkusaldot tulee syöttää eri varastoittain.

Tallenna

Alkusaldot kesken tilikautta

Jos aloitat käyttämään Merit Aktivaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Esimerkiksi, jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2019 ja tilikautesi on kalenterivuosi, tulee ohjelmaan syöttää ensimmäiset alkusaldot tilinpäätöspäivältä 31.12.2018 ja toiset saldot 31.3.2019.

Ensimmäiset saldot otetaan viimeisimmästä tilinpäätöksestä ja syötetään valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot em. ohjeen mukaan. Toiset saldot syötetään valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite.

Syötä päivämääräksi kuluvan tilikauden tuloslaskelman ja taseen päivämäärä. Esim. jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2019, tarvitset aikaisemmasta ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen 31.3.2019. Tällöin pääkirjatositteeseen syötetään päivämääräksi 31.3.2019.

Ota nyt tilinpäätöksen tase ja kuluvan tilikauden tase, ja laske näiden saldojen muutos. Ko. muutos syötetään pääkirjatositteelle. Lisää pääkirjatositteelle oma rivinsä jokaiselle taseen tilille ja saldolle, ja syötä muutos oikealle puolelle riviä.

Kun olet syöttänyt taseen saldojen muutokset, syötä samaan pääkirjatositteeseen kuluvan tilikauden tuloslaskelman saldot omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla kuluvan tilikauden tuloslaskelmallakin. Tuloslaskeman saldoista ei siis lasketa muutosta kuten tehtiin taseen osalta.

Ks. lisäohjeet: Alkusaldot kesken tilikauden.

1. Tarkista myyntilaskun asetukset ennen myyntilaskujen laatimista

Myyntilaskun asetukset löytyvät ohjelmasta kohdasta: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Voit määrittää mm. laskuun tulevan pyöristyksen, viivästyskorkoprosentin, laskujen numeroinnin alun ja maksuehdon (päivinä) sekä lisätä logon ja laskun lähettäjän nimen. Voit valita, tulostetaanko laskun lisäksi myös lähete tai tulostetaanko laskulle yhteyshenkilö.

Myyntilaskun muotoilu:

Tallenna

1. Myyntinimikkeet

Myynnit > Nimikkeet

Myyntilaskun riveille syötetään nimikkeitä. Myyntinimikkeet ovat yrityksesi myymiä tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa tulot nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tulotileille. Ohjelmassa on oletuksena lista nimikkeitä, mutta voit muokata nimikeluetteloa yrityksesi tarpeita vastaavaksi kohdassa Myynti > Nimikkeet. Lisää myyntinimike painamalla Lisää myyntinimike -painiketta.

Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen myyntilaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero.

Nimi on myyntinimikkeen täydellinen nimi.

Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara).

Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa.

Voit myös lisätä Yksikön, Myyntihinnan, Viimeisen ostohinnan sekä Alennusprosentin.

Valitse oikea Myyntitili (oletusarvona on 3010 Myynti 24 %.) sekä oikea Alv-kanta.

Tallenna

Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Poista-painiketta. (Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi). Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen.

1. Myyntilaskujen syöttäminen

Kaikista myynneistä laaditaan myyntilaskut, myös kassamyynneistä, pankkikorttimyynneistä ja käyttöomaisuuden myynnistä (ruksi ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu). Kun myyntilasku on laadittu, muodostaa ohjelma kirjauksen:
D Myyntisaamiset, K Myyntitili tai valittu muu tulotili (ja K ALV Kotimaan myynneistä).

Myynnit > Myyntilaskut

Voit syöttää uuden myyntilaskun painamalla + Lisää myyntilasku. Valitse Asiakas tai lisää asiakasluetteloon uusi asiakas painamalla Lisää uusi.

Täytä asiakkaan tiedot:

Huom.! Oikean maan valitseminen asiakkaan tietoihin on tärkeää EU-kaupan alv-ilmoitusten vuoksi. Mikäli listasta ei löydy tarvitsemaasi maata, voit lisätä maita kohdassa Asetukset > Yleiset asetukset > Maat. Vasemmanpuoleisessa sarakkeessa näet tällä hetkellä käytössäsi olevat maat (Valitut maat). Oikeanpuoleisessa sarakkeessa on luettelo kaikista maista, joista voit lisätä valittuihin maihin uusia maita painamalla pientä vasemmalle osoittavaa mustaa nuolta.

Myyntilaskun kieleksi voi valita suomen, englannin, ruotsin tai viron.

Myyntilaskulla voit valita, syötätkö laskun bruttohintaisena (rastita ruutu ”summat sis. alv”).

Tällöin ohjelma laskee laskun bruttohinnasta arvonlisäveron. Jos haluat syöttää laskut

nettohintaisina, poista rasti kyseisestä ruudusta. Ohjelma laskee tällöin alv:n nettohinnasta.

Myyntilaskun laskuriville syötetään laskutettavat nimikkeet ja niiden hinnat. Laskussa voi olla yksi tai useampia rivejä. Napsauta nimikkeen kohdalla olevaa nuolta ja valitse listasta sopiva nimike. (Mikäli sinulla on käytössäsi Merit Aktivan varastokirjanpito, käytä tässä varastonimikkeitä.) Tässä kohtaa voit myös lisätä uuden nimikkeen painamalla Lisää uusi.

Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa vientiselitteen.

Syötä laskutettava Määrä (esim. tunti- tai kappalemäärä) ja Kappalehinta (tarkista aina summa ja alv). Ohjelma antaa oikean kirjanpitotilin automaattisesti.

Painamalla rivin lopussa Uusi rivi tai Enter-painiketta, saat lisättyä laskuun uuden rivin.

Tarkista aina ennen laskun tallennusta, että laskurivin alv-sarakkeessa on oikea alv-kanta, ja että laskun ALV yhteensä ja laskun summa on oikea. Ohjelma siirtää tiedot myyntilaskulta ALV-ilmoitukseen.

Tallenna

Lisätietoja

Lisätietoja-painiketta napsauttamalla laskuun voidaan lisätä kommentteja sekä tarvittaessa viittaus mahdolliseen kolmikantakauppaan. Myös arvonlisäverovelvollisuustietoja voidaan tarvittaessa muuttaa.

Vasemmanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätään tietoja, joiden halutaan näkyvän laskussa

nimikerivien yläpuolella. Oikeanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätyt tiedot näkyvät

nimikerivien alapuolella. Jos haluat saman tekstin jokaiseen myyntilaskuun, saat lisättyä ne kohdassa: Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti.

Voit kopioida laskun painamalla Kopioi-painiketta.

Tallenna

Voit muuttaa jo laadittuja laskuja valitsemalla ko. laskun rivin laskulistalta (Myynnit/ Myyntilaskut) ja painamalla Muuta-painiketta. Muista tallentaa lasku tehtyäsi tarvittavat muutokset.

Voit katsella kaikkia myyntilaskuja ylärivin alasvetovalikosta: Kaikki laskut / Maksamattomat laskut / Maksetut laskut.

Maksutapa-kohta myyntilaskulla

[Huom.! Suosittelemme tekemään kirjanpitoa siten, että ohjelmaan syötetään ensin kaikki kauden myynti- ja ostolaskut ja vasta sen jälkeen kohdistetaan tiliotteen avulla maksut Maksutapahtumina oikeisiin laskuihin. Tämä helpottaa myöhemmin kirjanpidon tilien saldojen täsmäämistä.

Syötä siinä tapauksessa myyntilaskun maksu Maksutapahtumat-valikon kautta: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää maksutapahtuma ja valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas.]

Jos kuitenkin haluat kirjata laskun maksetuksi suoraan myyntilaskulla (esim. kun lasku on maksettu käteisellä, luottokortilla tai pankkiin) ja valitset oikean maksutavan, tekee ohjelma kirjaukset automaattisesti pääkirjaan (Pankki, Kassa tai Luottokorttisaamiset). Tällöin ei tehdä enää uutta maksutapahtumaa pankkiin Maksutapahtuma-toiminnolla.

Paina Kirjaa maksu.

Valitse alasvetovalikosta oikea maksutapa (Kassa, Pankkitili, Pankkikorttisaamiset, tms.), syötä maksun päivämäärä, määrä ja tallenna.

Mikäli myyntilasku maksettiin käteisellä, maksutavaksi valitaan laskun alla olevassa kentässä

Kassa. Ohjelma tekee pääkirjaan myyntikirjauksen (D Myyntisaamiset K ALV, K Myynti) lisäksi

kirjauksen D Kassa K Myyntisaamiset. Mikäli myyntilasku maksettiin kortilla, maksutavaksi

valitaan tällöin Pankkikorttisaamiset. Ohjelmisto tekee automaattisesti myyntikirjauksen (D

Myyntisaamiset, K Myynnin alv, K Myynti) lisäksi pääkirjaan kirjauksen, jonka avulla laskun summa siirtyy myyntisaamiset-tililtä pankkikorttisaamiset- tilille (D Pankkikorttisaamiset, K

Myyntisaamiset). Ks. ohje: Pankki- ja luottokorttimaksujen kirjaus) Mikäli lasku maksetaan myöhemmin pankkitilille, valitaan maksutavaksi kyseinen pankki ja maksupäiväksi valitaan se päivä, jolloin maksu näkyy tilillä. Ohjelma tekee kyseisenä päivänä pääkirjaan kirjauksen, jonka yhteydessä summa siirtyy myyntisaamiset tililtä pankkitilille.

Maksutapa voidaan määritellä tilikartalla tilin tiedoissa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset >

Tilikartta), lisäämällä maksutapatietoihin ”Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa”.

Maksutapaluettelossa näkyvät kaikki käytössä olevat pankit ja kassat. Kun lisäät uuden pankkitilin tai kassan (Maksutapahtumat > Lisää kassa / Lisää pankki), ohjelma lisää kyseisen pankin/kassan automaattisesti myös maksutapojen luetteloon. Esim. mikäli kyseessä on toiminimi, ja laskun maksu on tehty yksityiselle tilille, voi maksutavaksi valita Yksityisnostot. Tällöin tulee tilikartassa määrittää ko. tili käytettäväksi maksutapana myyntilaskuissa.

1. Ostonimikkeet

Ostolaskun riveille syötetään nimikkeitä. Ostonimikkeitä ovat ostamasi tavarat ja palvelut, ja ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti oikeille kulutileille. Ohjelmassa on oletuksena lista nimikkeitä, mutta voit muokata nimikeluetteloa yrityksesi tarpeita vastaavaksi kohdassa Ostot > Nimikkeet. Lisää ostonimike painamalla Lisää ostonimike -painiketta.

Lisää ostonimike painamalla Uusi ostonimike -painiketta ja anna uuden nimikkeen tiedot.

Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen myyntilaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero.

Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi.

Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara).

Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä ostolaskuissa, myyntilaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi.

Voit myös lisätä Yksikön, Myyntihinnan ja Viimeisen ostohinnan.

Valitse oikea Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat24 %) sekä oikea Alv-kanta.

Tallenna

Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Poista-painiketta. (Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi). Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen.

1. Ostolaskujen syöttäminen

Ostot > Ostolaskut

Kaikista ostoista laaditaan ostolaskut, myös käteisostoista ja luottokorttiostoista. Myös käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon ostolaskulla (ruksi ”Käyttöomaisuuden osto”-valintaruutu), ks. ohje: Käyttöomaisuus. Kun ostolasku on laadittu, muodostaa ohjelma kirjauksen: D Ostot tai valittu muu kulutili (ja D ALV ostoista), K Ostovelat.

Voit syöttää uuden ostolaskun painamalla + Lisää ostolasku. Valitse Toimittaja tai Lisää toimittajaluetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi, ja täytä toimittajan tiedot.

 

Tallenna

Syötä ostolaskun päivämäärä, numero ja muut tiedot.

Voit valita, syötätkö laskun bruttohintaisena (rastita ruutu ”summat sis. alv”). Tällöin ohjelma

laskee laskun bruttohinnasta arvonlisäveron. Jos haluat syöttää laskut nettohintaisina, poista

rasti kyseisestä ruudusta. Ohjelma laskee tällöin alv:n nettohinnasta.

Valitse nimike. Napsauta nimikkeen kohdalla olevaa nuolta ja valitse listasta sopiva nimike. (Mikäli sinulla on käytössäsi Merit Aktivan varastokirjanpito, käytä tässä varastonimikkeitä.) Tässä kohtaa voit myös lisätä uuden nimikkeen painamalla Lisää uusi.

Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa vientiselitteen. Syötä Määrä ja kappalehinta. Ohjelma antaa oikean kirjanpitotilin automaattisesti, kun olet määritellyt ostonimikkeissä oikean ostotilin ko. nimikkeelle.

Painamalla rivin lopussa Enter-painiketta, saat lisättyä laskuun uuden rivin.

Käyttöomaisuuden lisääminen kirjanpitoon

Käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon ostolaskulla, jonka Nimike-sarakkeen yläpuolelta tulee ruksia valintaruutu: Käyttöomaisuuden osto ja Nimike-kentästä valita Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke. Lisää avautuvaan ikkunaan käyttöomaisuushyödykkeen nimi, yksilöllinen inventaarionumero, valitse käyttöomaisuusryhmä, poistomenetelmä (tasapoisto/menojäännöspoisto) ja poistoprosentti sekä lisää halutessasi muut tiedot. Paina painiketta Lisää uusi. Ohjelma muodostaa kirjauksen: D Käyttöomaisuustili, K Ostovelat. (ks. ohje: Käyttöomaisuus)

Maksutapa ostolaskulla

Huom.! Suosittelemme tekemään kirjanpitoa siten, että ohjelmaan syötetään ensin kaikki kauden myynti- ja ostolaskut ja vasta sen jälkeen kohdistetaan tiliotteen avulla maksut Maksutapahtumina oikeisiin laskuihin. Tämä helpottaa myöhemmin tilien saldojen täsmäämistä.

Syötä siinä tapauksessa myyntilaskun maksu Maksutapahtumat-valikon kautta: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää maksutapahtuma ja valitse Maksutapahtuman

tyypiksi: Asiakas.]

Jos kuitenkin haluat kirjata laskun maksetuksi suoraan ostolaskulla (esim. kun lasku on maksettu käteisellä, luottokortilla tai pankkiin) ja valitset oikean maksutavan, tekee ohjelma kirjaukset automaattisesti pääkirjaan (Pankki, Kassa tai Luottokorttisaamiset). Tällöin ei tehdä enää uutta maksutapahtumaa pankkiin Maksutapahtuma-toiminnolla.

Valitse oikea Pankkitili, jos ostolasku maksettiin pankkitililtä tilisiirtona tai yrityksen pankkikortilla. Valitse Kassa, jos lasku maksettiin käteisellä. Valitse Luottokorttimaksuvelat, jos lasku maksettiin luottokortilla. Jos laskun on maksanut esim. työntekijä, osakas tai hallituksen jäsen omista rahoistaan, valitse maksutavaksi Kuluennakon saaja. (Mikäli kyseessä on toiminimi ja lasku on maksettu yksityisistä varoista, voi maksutavaksi valita Yksityissijoitukset. Tällöin tulee tilikartassa määrittää ko. tili käytettäväksi maksutapana ostolaskuissa.)

Jos maksutavaksi valitaan Kassa (käteinen), ohjelma kirjaa summan pois Kassasta. Jos valitaan pankkitili, summa kirjautuu pois ko. pankkitililtä, ja mikäli valitaan Luottokorttimaksuvelat (luottokorttimaksu), ohjelma kirjaa summan Luottokorttimaksuvelat-tilille.

Lisää maksettu summa ja oikea maksupäivä.

Tallenna

Voit muuttaa jo laadittuja laskuja valitsemalla ko. laskun rivin laskulistalta (Ostot > Ostolaskut) ja painamalla Muuta-painiketta. Muista tallentaa lasku tehtyäsi tarvittavat muutokset.

Voit katsella kaikkia ostolaskuja ylärivin alasvetovalikosta: Kaikki laskut / Maksamattomat laskut / Maksetut laskut.

 

1. Pankki- ja kassatapahtumien kirjaukset

Käytä pankkitapahtumien kirjausten apuna pankin tiliotetta. Jokainen tiliotteen tapahtuma kirjataan omana maksutapahtumanaan. Uuden pankkitapahtuman kirjaamiseksi valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Paina kyseisen pankin tai kassan kohdalta Lisää maksutapahtuma –painiketta.

Valitse avautuvasta ikkunasta Maksutapahtuman tyyppi (Asiakas, Toimittaja, Muut tulot tai Muut menot). Jos tilille on tullut rahaa, valitse maksutapahtuman tyypiksi Asiakas tai Muut tulot. Jos tililtä on maksettu rahaa pois, valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja tai Muut menot.

• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Asiakas, ikkunassa näkyvät kaikki kirjauspäivänä

maksamatta olevat ohjelmaan syöttämäsi myyntilaskut ja voit kohdistaa suorituksen oikealle laskulle ruksaamalla ko. myyntilaskun valintaruudun. Mikäli laskua ei näy ikkunassa (laskun päivämäärä on maksupäivän jälkeen), voit kirjata maksun ennakkomaksuna ja käydä myöhemmin kohdistamassa maksun oikealle laskulle Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus -toiminnolla. Jos asiakas on maksanut vain osan laskusta, syötä Summa-kenttään maksettu summa ja ohjelma laskee automaattisesti maksamatta jäävän saamisen Maksamatta-kenttään.

• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Muu tulo, voit kirjata pankin/kassan kautta maksetut muut kuin myyntilaskujen tulot, esim. pankin maksama korkotulo tai toiminimillä yksityistililtä yritystilille siirretyt varat.
• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja, näet ikkunassa kaikki kirjauspäivänä maksamatta olevat ohjelmaan syöttämäsi ostolaskut ja voit kohdistaa suoritetun maksun oikealle laskulle ruksaamalla ko. ostolaskun valintaruudun. Mikäli laskua ei näy ikkunassa (laskun päivämäärä on maksupäivän jälkeen), voit kirjata maksun ennakkomaksuna ja käydä kohdistamassa maksun oikealle laskulle Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus -toiminnolla. Kun valitset tässä toimittajaksi Verohallinto, näet kaikki verotilillä avoinna olevat maksut. Huom.! Alv-velat ja -saatavat kuitataan aina maksetuksi tällä Maksutapahtumat-toiminnolla, ei koskaan pääkirjatositteena!
• Kun valitset maksutapahtuman tyypiksi Muu meno, voit kirjata pankin/kassan kautta maksetut muut kuin ostolaskujen menot, esim. pankin palvelumaksut, Verohallinnolle maksetut ennakkoverot (jos et ole syöttänyt niitä ostolaskuiksi) tai toiminimillä yksityiseen käyttöön yrityksen tililtä nostetut varat.

Syötä aina maksutapahtuman oikea Päivämäärä.

Tosite – Tähän kohtaan voit halutessasi lisätä viitenumeron, numeron tai selitteen.

Toiminimet ja kommandiittiyhtiöt: Yksityisistä varoista maksetut yrityksen kulut tai yksityiselle tilille maksetut yritykselle kuuluvat tulot kirjataan pääkirjatositteena, jolloin vastatilinä on yksityissijoitukset tai yksityisnostot, tai Kassan kautta kahdella eri kirjauksella siten, että Kassan saldo nollaantuu.

Kassatapahtumien kirjaukset tehdään vastaavalla tavalla kuin pankkitapahtumien kirjaukset.

Ennakkomaksu

Maksutapahtuman Ennakkomaksu-kenttään lisätään toimittajalle tehty ennakkomaksu tai asiakkaan suorittama ennakkomaksu, joista ei ole laadittu ennakkomaksulaskua. Ennakkomaksua käytetään myös, jos osto- tai myyntilaskua ei ole vielä laadittu tai maksupäivä on ennen laskun päivämäärää, jolloin maksamattomien laskujen luettelosta ei löydy laskua, jolle maksun voisi kohdistaa.

Ohjelma kirjaa ennakkomaksun taseen tilille, joka on merkitty asiakkaan/toimittajan ennakkomaksutiliksi. Asiakkaan ennakkomaksusta muodostuu kirjaus: D Pankkitili, K Saadut ennakkomaksut, ja toimittajalle maksetusta ennakkomaksusta muodostuu kirjaus: D Maksetut ennakkomaksut, K Pankkitili.

Mikäli ennakkomaksusta laaditaan saman kalenterikuukauden aikana myyntilasku, ennakkomaksu tulee kohdistaa myyntilaskuun toiminnolla: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus > Lisää maksutapahtuma.

Toimittajalle tehdyn ennakkomaksun kohdistaminen ostolaskuun tehdään samaan tapaan kuin asiakkaan ennakkomaksun kohdistus laskuun ikkunassa Maksutapahtumat > Ostovelan/myyntisaamisen kuittaus > Lisää maksutapahtuma.

Kirjoita avautuvaan ikkunaan päivämäärä, jolloin haluat kohdistaa ennakkomaksut laskuihin. Voit halutessasi antaa tositteelle oman tunnisteesi, ja valitse listalta asiakkaan tai toimittajan nimi, jonka ennakkomaksun kohdistat laskuun. Ruksi sitten ko. ennakkomaksu ja siihen liittyvä lasku.

Tallenna

Ohjelma muodostaa kirjauksen: (Asiakas) D Saadut ennakkomaksut, K Myyntisaamiset tai (Toimittaja) D Ostovelat, K Maksetut ennakkomaksut.

Tallennettuja pankki- ja kassatapahtumia voi katsella valitsemalla Maksutapahtumat > Maksuluettelo

Samoin Maksuluettelo-valikoista voidaan katsella myös Ostovelkojen/Myyntisaamisten kuittauksia ja Verojen kuittauksia.

Esimerkkejä pankkitapahtumien kirjaamisesta

Maksetun pankin palvelumaksun kirjaaminen

Valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse oikean pankin kohdalla Lisää maksutapahtuma.

Maksutapahtuman tyyppi: Muut menot. Valitse kirjanpitotili: Pankkikulut, syötä A-hinta.

Tallenna

Maksetun ennakkoveron kirjaaminen

Valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse oikean pankin kohdalla Lisää maksutapahtuma.

Maksutapahtuman tyyppi: Muut menot. Valitse kirjanpitotili: Tilikauden ennakkoverot, syötä A-hinta.

Tallenna

Verottajan palauttaman arvonlisäveron kirjaaminen

Valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse oikean pankin kohdalla Lisää maksutapahtuma.

Maksutapahtuman tyyppi: Toimittaja

Valitse Toimittajat-luettelosta Verohallinto

Syötä päivämäärä ja valitse listasta se alv-ilmoitus, jota palautus koski.

Tallenna

Tee Verohallinnolle maksamasi alv-maksun kohdalla samoin: uusi maksutapahtuma, maksutapahtuman tyypiksi Verohallinto, päivämääräksi päivä, jolloin maksu on mennyt tililtä, ja ruksaa avautuvalta listalta se alv-ilmoitus, jota maksu koskee. Tallenna.

1. Alv-laskelman muodostaminen kausiveroilmoitusta varten

Valitse Kirjanpito > ALV-ilmoitus > Lisää ALV-ilmoitus

Jos kyseessä on ensimmäinen kausiveroilmoitus: Anna ilmoitusjakson alkupäivä

Tallenna

Ohjelma muodostaa alv-laskelman yrityksen asetuksissa määritellyn kauden mukaisesti.

Tallenna alv-ilmoitus

Pystyt myös muodostamaan erilaisia raportteja painamalla Raportit.

Jos haluat tehdä alv-laskelman seuraavalle kaudelle, paina + Lisää ALV-ilmoitus

Tallenna

Jos haluat poistaa ALV-laskelman, paina Poista.

Näet kaikki muodostetut alv-laskelmat painamalla painiketta Luettelo.

Huom.!

Jos olet tehnyt korjauksia/muutoksia kuukaudelle, josta on jo alv-laskelma muodostettu, sinun tulee muuttaa olemassa olevaa alv-laskelmaa. Ohjelma näyttää tällaiset alv-laskelmat punaisella valikossa: Kirjanpito > Alv-ilmoitus.

Valitse tällöin listalta ko. alv-ilmoitus klikkaamalla alv-laskelman riviä (ei sinisellä näkyvää VE-tunnusta, joka näyttää vain ko. kirjaukset pääkirjaan) ja avaa se, paina Muuta-painiketta

ja sen jälkeen Tallenna (tai Peruuta).

Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Merit Aktivasta. Lue ohje: ALV-ilmoituksen lähetys. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitusten tiedot on syötettävä Omaveroon käsin tai lähetettävä yhteenvetoilmoitus teksitiedostona ilmoitin.fi-palvelun avulla.

1. Kirjanpidon raportit

Voit muodostaa erilaisia kirjanpitoraportteja, jotka auttavat mm. seuraamaan yrityksen tuloja ja menoja:

Myynnit > Myyntiraportteja ja Myyntisaamisten raportteja ja maksuerittelyjä sekä Asiakkaiden laskut ja maksut (koontiraportti)

Ostot > Ostoraportit, Osto- ja verovelkojen raportteja ja maksuerittelyjä sekä Toimittajien laskut ja maksut (koontiraportti)

Kirjanpito > Pääkirja, Päiväkirja, Tiliote, Tase, Tuloslaskelma, Projektiraportteja ja Kustannuspaikkaraportteja.

Lue lisää Merit Aktivasta saatavista raporteista Raportit-ohjeesta.

1. Ohjeet ja tuki

Merit Aktivan verkkosivuilla asiakastuen välilehden alta löydät paljon hyödyllisiä syventäviä ohjeita ja usein kysytyt kysymykset.

https://www.meritaktiva.fi/yleista-tuotetuesta/

Asiakastuki vastaa kysymyksiin arkisin klo 9 -17 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.f