Tuki

Merit Aktivan Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.

Laskujen kierrätyksen käyttöönotto

Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto.

Laskujen kierrätystä tarvitaan yleensä sellaisissa yrityksissä, joiden kirjanpitoa ei tee yrityksen johtaja tai omistaja itse, vaan kirjanpitäjä tai tilitoimisto. Koska verkkolaskut liikkuvat suoraan laskun laatijan tietokoneelta Merit Aktivaan, on usein tarpeen, että yrityksen johtaja tai joku muu vastuunalainen henkilö vahvistaa saapuneiden laskujen oikeellisuuden.

Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun:

Laskujen vahvistajat

Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Tilaa jokaiselle laskujen vahvistajalle omat lisäkäyttäjän oikeutensa. Lue ohjeesta: Käyttäjien lisääminen ja muuttaminen miten maksullisia lisäkäyttäjiä lisätään yritykseen.

Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joiden tulee vahvistaa sähköiset ostolaskut. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.

Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: ”Sähköisen ostolaskun vahvistaja” ja ”Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten”. Tällöin vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.

Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi ”Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut”. Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.

Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.

Esimerkiksi jos yrityksen johtaja haluaa vahvistaa saapuvat verkkolaskut ennen kuin ne otetaan kirjanpitoon ostolaskuiksi ja hänet on määritelty ostolaskujen vahvistajaksi, yhtään saapuvaa verkkolaskua tai muutoin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tallennettua laskua ei voida tallentaa ostolaskuksi, ennen kuin johtaja on ne vahvistanut.

Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi

Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun.

Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.

Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.

Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja.

Valitaan vahvistajan käyttäjätunnus, syötetään tarvittaessa viesti ja painetaan Lähetä,

Laskulle jää tieto laskun tilasta.

Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.

Maksumääräykset eli maksuaineiston lähetys pankkiin

Merit Aktivassa ei ole suoria yhteyksiäpankkeihin, joten maksumääräykset lähetetään maksatukseen XML-tiedostoina, jotka luodaan Merit Aktivassa ja viedään verkkopankkiin. Maksumääräyksiä varten tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Pyydä pankiltasi maksatustunnus ja syötä se ko. pankkitilin tietoihin valikossa: Maksumääräykset > Pankit.

Maksatustunnus muodostetaan yritykselle pankin toimesta ja tunnuksen muodostamistavassa on joitakin pankkikohtaisia eroja. Maksatustunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa lisättynä nollalla, esim. jos Y-tunnus on 1234567-8, olisi maksatustunnus: 012345678. Joissain tapauksissa maksajautunnus poikkeaa tästä. Jos et ole varma, mikä mitä maksatustunnusta tulisi käyttää, varmista se tarvittaessa pankista.

Maksumääräystiedoston luominen

Kun olet syöttänyt Merit Aktivaan ostolaskuja tai verotilivelkoja (esim. alv, ennakonpidätys tai sairausvakuutusmaksu), voit laatia niistä maksumääräyksiä valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Huomaa, että laskujen tiedoissa tulee olla toimittjan tilinumero ja laskun viitenumero, jotta maksumääräyksen voi muodostaa.

Valitse Maksumääräykset sen pankin kohdalta, josta haluat suorittaa maksut.

Klikkaa avautuvasta ikkunasta Lisää maksumääräys -painiketta.

Näytölle avautuu lista toimittajista ja laskuista, jotka ovat maksamatta ja joista ei ole vielä tehty maksumääräystä.

Voit valita Maksumääräysten päivämäärä -kentässä, maksetaanko laskut eräpäivinä vai itse valitsemanasi päivänä.

Mikäli haluat, että samalle toimittajalle maksetaan laskut koontina eli yhtenä summana (Huom! yhdellä viitenumerolla), laita rasti ruutuun ”Muodosta koonti toimittajittain”.

Ruksi Valitse-ruutu niiden laskujen kohdalta, joista haluat luoda maksumääräyksen. Klikkaa Laadi maksumääräykset.

Ikkunaan avautuvalta listalta näet ne maksut, joista olet tekemässä maksumääräystiedostoa (lisää tiedostoon) ja ne maksut, joista on jo tehty maksumääräystiedosto (odottavat vahvistusta).

Klikkaa Luo maksutiedosto -painiketta. Ohjelma laatii XML-tiedoston, joka sisältää maksut kaikista niistä maksuista, joissa oli ruksi kohdassa ”Lisää tiedostoon”. Ruksi siirtyy automaattisesti ”Vahvista”-ruutuun niiden maksujen kohdalla, joista on luotu maksutiedosto.

Tallenna ohjelman laatima XML-maksutiedosto koneellesi esim. Ladatut tiedostot -kansioon. Voit tallentaa tiedoston myös esim. työpöydällesi tai muuhun sopivaan paikkaan.

Voit katsella, korjata ja poistaa luotuja maksumääräyksiä Muuta– tai Poista-painikkeilla.

Painamalla ”Vahvista suoritetut maksumääräykset” -painiketta, ohjelma tekee maksumääräyksistä automaattiset kirjaukset pääkirjaan ja ne poistuvat maksumääräysten luettelosta. (Huom! Älä vahvista maksuja itse, mikäli luet sähköisiä tiliotteita ohjelmaan sisään. Vahvistaessasi maksut, kuittaa ohjelma laskut maksetuiksi eikä se pysty tiliotetta sisään luettaessa enää kohdistamaan maksuja näille jo maksetuiksi merkatuille laskuille.)

Maksumääräyksen lähettäminen verkkopankkiin

Kirjaudu verkkopankkiisi. Valitse esim. Nordeassa kohta Talous > Lataa tiedosto. Osuuspankissa valitse kohta Tilit, maksut ja laskutus > Aineistonsiirto > Lähetä aineisto ja valitse aineistoksi: Maksuaineisto (XML). Hae tiedosto koneeltasi paikasta, jonne tallensit sen (esim. Ladatut tiedostot -kansiosta).

Jos vienti ei onnistu, tarkista Merit Aktiva -ohjelmassa yrityksesi tietoihin tallennetun pankkitilin numero (Maksutapahtumat > Pankit, Pankkitilin numero) ja että olet syöttänyt tilin tietoihin pankilta saamasi maksatustunnuksen. Mikäli tilinumero on oikein, myös maksutiedoston viennin pitäisi onnistua.

Laskujen kierrätys, hyväksyjät ja lisäkäyttäjien asetukset

Merit Aktivan Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.

Laskujen kierrätyksen käyttöönotto

Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto.

Laskujen kierrätystä tarvitaan yleensä sellaisissa yrityksissä, joiden kirjanpitoa ei tee yrityksen johtaja tai omistaja itse, vaan kirjanpitäjä tai tilitoimisto. Koska verkkolaskut liikkuvat suoraan laskun laatijan tietokoneelta Merit Aktivaan, on usein tarpeen, että yrityksen johtaja tai joku muu vastuunalainen henkilö vahvistaa saapuneiden laskujen oikeellisuuden.

Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun:

Laskujen vahvistajat

Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Tilaa jokaiselle laskujen vahvistajalle omat lisäkäyttäjän oikeutensa. Lue ohjeesta: Käyttäjien lisääminen ja muuttaminen miten maksullisia lisäkäyttäjiä lisätään yritykseen.

Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joiden tulee vahvistaa sähköiset ostolaskut. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.

Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: ”Sähköisen ostolaskun vahvistaja” ja ”Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten”. Tällöin vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.

Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi ”Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut”. Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.

Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.

Esimerkiksi jos yrityksen johtaja haluaa vahvistaa saapuvat verkkolaskut ennen kuin ne otetaan kirjanpitoon ostolaskuiksi ja hänet on määritelty ostolaskujen vahvistajaksi, yhtään saapuvaa verkkolaskua tai muutoin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tallennettua laskua ei voida tallentaa ostolaskuksi, ennen kuin johtaja on ne vahvistanut.

Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi

Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun.

Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.

Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.

Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja.

Valitaan vahvistajan käyttäjätunnus, syötetään tarvittaessa viesti ja painetaan Lähetä,

Laskulle jää tieto laskun tilasta.

Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.

Laskujen kierrätys, hyväksyjät ja lisäkäyttäjien asetukset

Merit Aktivan Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.

Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/verkkolaskujen-lahetys-ja-vastaanotto/

Laskujen kierrätystä tarvitaan yleensä sellaisissa yrityksissä, joiden kirjanpitoa ei tee yrityksen johtaja tai omistaja itse, vaan kirjanpitäjä tai tilitoimisto. Koska verkkolaskut liikkuvat suoraan laskun laatijan tietokoneelta Merit Aktivaan, on usein tarpeen, että yrityksen johtaja tai joku muu vastuunalainen henkilö vahvistaa saapuneiden laskujen oikeellisuuden.

Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun .

Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Tilaa jokaiselle laskujen vahvistajalle omat lisäkäyttäjän oikeutensa. Lue ohjeesta: https://meritaktiva.fi/ohje/varia/Kayttajien_lisaaminen_ja_muuttaminen_2019.pdf miten maksullisia lisäkäyttäjiä lisätään yritykseen.

Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joiden tulee vahvistaa sähköiset ostolaskut. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.

Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: ”Sähköisen ostolaskun vahvistaja”, ”Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten”. Tällöin vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.

Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi ”Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut”. Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.

Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata Käyttäjät-valikossa määritellä, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.

Esimerkiksi jos yrityksen johtaja haluaa vahvistaa saapuvat verkkolaskut ennen kuin ne otetaan kirjanpitoon ostolaskuiksi ja hänet on määritelty ostolaskujen vahvistajaksi, yhtään saapuvaa verkkolaskua tai muutoin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tallennettua laskua ei voida tallentaa ostolaskuksi, ennen kuin johtaja on ne vahvistanut.

Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun.

Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottavia laskuja.

Hyväksyjän tulee muuttaa ostolaskun tila vahvistetuksi, jotta pääkäyttäjä voi tallentaa laskun ostolaskuna kirjanpitoon. Laskujen vahvistaja voi tarvittaessa lisätä laskuun omia kommenttejaan.