Asetukset | Kirjanpito-ohjelma Merit Aktiva

Tuki


Veloitukseton tuki

09 4259 7827

Palvelemme arkisin 09.00 – 16.00

Sähköpostituki

tuki@meritaktiva.fi

Palvelemme arkisin 09.00 – 16.00


Asetukset

Merit Aktivan asetukset

Asetukset-valikossa voit muuttaa yrityksesi tietoja, yleisiä asetuksia, kirjanpidon asetuksia sekä lisätä dimensioihin osastoja, projekteja, kustannuspaikkoja jne.

Yrityksen tiedot

Yrityksen tiedot

Yrityksen tiedoissa esitetään yrityksesi yleiset tiedot. Nämä tiedot näkyvät myös myyntilaskulla. Voit tarvittaessa muuttaa ja täydentää niitä.

Yrityksen nimeä järjestelmään lisättäessä ohjelma hakee Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshausta tiedot automaattisesti. Kun alat syöttämään yrityksen nimeä, ohjelma tarjoaa samalla tavalla alkavia yritysten nimiä. Kun klikkaat sopivaa nimeä, yrityksen tiedoissa täytetään automaattisesti mm. Y-tunnus, ALV-tunnus ja osoitekentät.

Palvelu esittää perustiedot osakeyhtiöistä, asunto-osakeyhtiöistä, osuuskunnista, vakuutusosakeyhtiöistä sekä julkisista osakeyhtiöistä, mutta ei esim. toiminimistä tai yhdistyksistä.

Voit täydentää itse yrityksen tietoja. Osoite- ja yhteystiedot näkyvät sen jälkeen myös myyntilaskulla.

Merit Aktivan Pro- ja Premium-versiossa on mahdollista käyttää laskujen kierrätystä. Ota kierrätys käyttöön rastittamalla kohta ”Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys”.

Laskujen kierrätys tarkoittaa sitä, että ohjelmaan tulleet verkkolaskut, CostPocket-kuittisovelluksen tai eTaskun kautta tulleet kuitit/laskut tai käsin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon syötetyt ostolaskut voidaan vahvistaa ostolaskuiksi vasta sen jälkeen, kun laskujen vahvistajiksi määritelty henkilö tai henkilöt ovat vahvistaneet kyseiset laskut.

Maksuperusteinen alv-laskelma – Kun tämä toiminto otetaan käyttöön, ohjelma sisällyttää siitä hetkestä lähtien kaikista laskuista arvonlisäveron sen kuukauden laskelmaan, jolloin ne on kirjattu maksetuksi eli laskun maksupäivää vastaavalle kaudelle.

Jos ohjelmassa on aikaisemmin käytetty laskuperusteista laskentaa, kannattaa siirtymävaiheessa olla tarkkana, jotta kaikki laskut tulevat ensimmäiseen maksuperusteiseen laskelmaan oikein eikä minkään laskun arvonlisävero tule toistamiseen laskelmaan.

Ja mikäli siirrytään kesken kaiken maksuperusteisesta laskentatavasta laskuperusteiseen käytäntöön, niin on tarkistettava, ettei siirtymähetkellä ole yhtään laskua kirjaamatta maksetuksi (ei myynti- eikä ostolaskua), sillä ohjelma alkaa käsitellä siitä hetkestä lähtien laskuja laskuperusteisesti eli ottaa arvonlisäveron huomioon vain uusista laskuista laskun päivämäärän mukaiseen alv-laskelmaan. Niistä laskuista, jotka on kirjattu aikaisemmin (maksuperusteisen arvonlisäveron laskentatavan aikana), ei arvonlisäveroa oteta laskelmaan mukaan.

E-laskujen asetukset

Verkkolaskujen vaihto Viron ja Suomen Merit Aktivan käyttäjien välillä

Merit Aktivaa käyttävät suomalaiset ja virolaiset yritykset voivat lähettää toisilleen verkkolaskuja ilmaiseksi. Jos haluat lähettää verkkolaskuja virolaiselle kumppanille, ilmoita siitä kyseiselle yritykselle.

Virolainen yritys voi ottaa käyttöön Merit Aktivassa verkkolaskujen vastaanoton valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > E-laskujen asetukset > Verkkolaskujen vaihto Viron ja Suomen Merit Aktivan käyttäjien välillä

Kun laadit virolaiselle asiakkaalle myyntilaskun, myyntilaskun ylävalikkoon ilmestyy E-lasku-painike ja sitä klikkaamalla voit lähettää laskun automaattisesti virolaisen asiakkaan Merit Aktivaan vahvistamattomien ostolaskujen valikkoon.

Mikäli haluatte itse vastaanottaa virolaiselta kumppaniltanne verkkolaskuja, lähettäkää vastaava anomus Merit Aktivan asiakastukeen. Yrityksenne toimitusjohtajan tai nimenkirjoitusoikeutetun henkilön tulisi lähettää osoitteeseen: info@meritaktiva.fi vapaamuotoinen anomus. Tarkistamme, onko kyseinen henkilö allekirjoitusoikeuden omaava henkilö ja avaamme kyseisessä yrityksessä verkkolaskujen vastaanoton. Virolaisen toimittajan lähettämät verkkolaskut löytyvät sen jälkeen ohjelman valikosta Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut.

Verkkolaskuoperaattori Apix

Jotta ohjelmalla voidaan lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, on rekisteröidyttävä operaattori Apixin palvelujen käyttäjäksi Apixin kotisivulla (www.apix.fi > Verkkokauppa > Ota käyttöön). Kun olet rekisteröitynyt Apixin käyttäjäksi ja ostanut heidän verkkokaupastansa ns. verkkopostimerkkejä, syötä Apixilla käyttämäsi s-postiosoite ja salasana Merit Aktivan asetuksiin valikkoon: Asetukset > Yleiset tiedot > E-laskujen asetukset > Verkkolaskuoperaattori Apix.

Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkastaa automaattisesti, onko asiakas verkkolaskujen vastaanottaja, ja mikäli on, laskuun ilmestyy E-lasku painike. Lähetä verkkolasku klikkaamalla kyseistä painiketta.

Verkkolaskuina saapuvat ostolaskut tuodaan automaattisesti ohjelman valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut.

Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta ”Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto”.

https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/verkkolaskujen-lahetys-ja-vastaanotto/


CostPocket

Costpocket on Merit Aktivan kanssa yhteensopiva kuittisovellus. Costpocketin kautta saa tuotua ostokuitit suoraan ohjelman Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon. Lisätietoja ja hinnat löytyvät heidän verkkosivultaan https://www.costpocket.com/fi/

Ohje Costpocketin käyttöönottoa varten: https://tsekk.ee/meritsoftwarefin/

eTasku

Saat ohjeet eTaskun käyttöönottoon tästä linkistä: https://etasku.zendesk.com/hc/fi/articles/115004351733-eTasku-MeritAktiva

Yritysten lukumäärä -raportti

Raportissa näkyvät sisään kirjautuneen käyttäjän luomat yritykset, joissa käyttäjä on pääkäyttäjänä. Ohjelma hakee yrityksen tiedoissa olevan Y-tunnuksen perusteella tiedot kaupparekisteristä. Mikäli kyseisellä Y-tunnuksella löytyy yritys, näytämme raportissa myös kaupparekisterissä rekisteröidyn yrityksen nimen.

Minun tilini

Valikossa Yrityksen tiedot > Minun tilini voidaan kytkeä käyttäjä tiettyyn osastoon ja varastoon. Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Silloin ohjelma tarjoaa myyntilaskulle automaattisesti oikeaa osastoa tai varastoa.

Käyttäjään kytketty osasto tai varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja osastoihin. Toiminto on tarkoitettu vain helpottamaan laskuttajan työtä.

Minun tilini -valikossa voidaan tarvittaessa myös muuttaa salasana, jota käytetään ohjelmaan kirjauduttaessa. Muuta salasana kirjoittamalla voimassa oleva salasana ja sen jälkeen uusi salasana kahteen kertaan. Tämän jälkeen voitte kirjautua ohjelmaan uudella salasanalla.

Minun tilini -valikossa voidaan poistaa myös Merit Aktivan käyttäjätili, mikäli ensin on poistettu kaikki ko. käyttäjän lisäämät yritykset ohjelmasta.

Käyttäjät

Valikossa Yrityksen tiedot > Käyttäjät voi pääkäyttäjä hallinnoida eri yritysten käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan.

Ohjelmassa on kolmentyyppisiä käyttäjiä:

1) Pääkäyttäjä

Ohjelman lisenssi on kytketty pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan uusia yrityksiä, muita käyttäjiä ja määritellä käyttäjien käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjällä on ohjelmaan täydet käyttöoikeudet.

2) Lisäkäyttäjä

Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan samanaikaisia lisäkäyttäjiä, jotka pääsevät ohjelmassa kaikkiin valikoihin. Lisäkäyttäjälle tulee ostaa oma lisäkäyttäjän lisenssi. Lisäkäyttäjällä on oletuksena pääsy ohjelman kaikkiin valikoihin, mutta pääkäyttäjä voi tarvittaessa rajoittaa oikeuksia ohjelman eri valikoissa.

3) Rajoitettu käyttäjä

Ns. rajoitetut käyttäjät pääsevät ohjelmassa Myynnit-valikkoon sekä myyntiin liittyviin asetuksiin. Rajoitettuja käyttäjiä voidaan lisätä ohjelmaan maksutta ja rajattomasti.

Rajoitetut oikeudet omaavalla käyttäjällä ei ole pääsyoikeutta Merit Aktivan Premium -versiossa valikkoon Myynnit > Tarjoukset.

Lisää uusi käyttäjä klikkaamalla .

Lisäkäyttäjän käyttöoikeuksia voidaan määritellä klikkaamalla Käyttöoikeudet-sarakkeessa .

Laskujen kierrätystä käytettäessä laskuja voivat vahvistaa maksulliset lisäkäyttäjät.

Mikäli lisäkäyttäjän tulee vahvistaa kaikki ohjelmaan tulevat verkkolaskut (valikossa Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut), ruksaa käyttöoikeuksissa seuraavat kohdat:

Kun valintaruutu: Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten on ruksattu, vahvistajalle lähetetään automaattisesti ilmoitus, kun ohjelmaan on tullut verkkolasku. Kirjanpitäjän ei tarvitse siinä tapauksessa lisätä laskuun vahvistajia erikseen.

Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi:

Jos käyttäjän tiedoissa on valittu, että käyttäjä näkee vain hänen vahvistamansa ostolaskut, niin käyttäjä näkee vain hänelle vahvistettavaksi ohjatut laskut tai hänen vahvistamansa ostolaskut Vahvistamattomat ostolaskut- tai Ostolaskut -valikoissa.

Jos laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksissa ei tarvitse määritellä laskujen vahvistajia, vaan kirjanpitäjä valitsee jokaiseen käsittelemäänsä laskuun vahvistajat itse.

Ruksaa käyttöoikeuksissa ruutu ”Älä näytä mainosviestejä”, jotta yritykseen lisätylle käyttäjälle ei näytetä ohjelman viesteissä Merit Software Oy:n lähettämiä mainosviestejä.

Käyttäjälle näytetään siinä tapauksessa vain ohjelmapäivityksiin liittyviä ilmoituksia ja muita tietoja.

Käyttäjien hallinnointi Merit Aktivan työpöydällä

Käyttäjien hallinnointi -valikossa ohjelman työpöydällä näkyvät vain ne yritykset, joissa käyttäjä on itse pääkäyttäjänä sekä käyttäjät, jotka kyseinen pääkäyttäjä on kutsunut kyseisiin yrityksiin lisäkäyttäjiksi.

Klikkaamalla yrityksen nimeä näytetään kyseisen yrityksen käyttäjät. Kun klikataan käyttäjän nimeä, näkyvät kyseiseen käyttäjään liittyvät yritykset. Samalla on mahdollista muuttaa myös käyttäjien oikeuksia.

Käyttäjän voi lisätä yritykseen klikkaamalla ja käyttäjän voi poistaa klikkaamalla . Käyttöoikeuksia voi määritellä ja muuttaa klikkaamalla .

Uusi käyttäjä voidaan lisätä myös vetämällä hiirellä käyttäjän nimi kyseisen yrityksen nimen päälle.

Pääkäyttäjä voi katsoa mihin yrityksiin hän on lisännyt maksullisia lisäkäyttäjiä klikkaamalla Käyttäjien hallinnointi -sivulla .


Lisenssiavaimen tiedot

Lisenssiavaimen tiedoissa näkyy pääkäyttäjän sähköpostiosoite, pääkäyttäjän luontipäivä, ohjelmaversio, käyttäjien lukumäärä sekä lisenssin voimassaoloaika ja laskutuskausi.

API:n asetukset

Pro- ja Premium-versiossa voidaan vaihtaa tietoja muiden ohjelmistojen kanssa ohjelman rajapinnan välityksellä.

Poikkeuksena ovat kuittien digitointipalvelua tarjoava eTasku sekä Costpocket, joiden kanssa on toteutettu valmis integraatio ohjelmaan.

eTaskun käyttöönotto-ohje löytyy linkistä:

https://etasku.zendesk.com/hc/fi/articles/115004351733-eTasku-MeritAktiva

CostPocketin käyttöönotto-ohje löytyy linkistä:

https://tsekk.ee/meritsoftwarefin/

Pääkäyttäjä luo API-avaimen ja API ID:n jokaiseen integroitavaan ohjelmistoon erikseen. Rajapinnan tekninen kuvaus löytyy verkkosivultamme https://api.merit.ee/

Yleiset asetukset

Myyntilaskun asetukset

Tässä valikossa voidaan muuttaa myyntilaskujen sekä Premium-versiossa tarjousten ja lähetemyynnin oletusasetuksia yrityksellenne sopivaksi.

Seuraava nro – määrittele seuraavan myyntilaskun nro, joka perusteella ohjelma alkaa numeroimaan myyntilaskuja. Oletuksena numerointi alkaa numerosta 1000.

Etuliite – etuliite, joka lisätään myyntilaskun numeron eteen.

Myyntilaskun oletuspäivämäärä – uusia myyntilaskuja syöttäessäsi voit valita, tarjoaako ohjelma myyntilaskuun oletusarvoisesti edellisen myyntilaskun päivämäärän vai kuluvaa päivän.

Maksuehto päivinä – myyntilaskuissa käytettävä eräpäivä. Jos joillekin asiakkaille sovelletaan muuta maksuehtoa kuin tässä olevaa maksuehtoa, se voidaan muuttaa asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla.

Viivästyskorko – viivästyskorkoprosentti, joka näkyy myyntilaskulla ja joka lisätään asiakkaan tietoihin. Oletusarvoista viivästyskorko voidaan muuttaa joko asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla.

Voit muuttaa viivästyskorkoprosentin tarvittaessa kaikkien asiakkaiden tiedoissa samalla kertaa. Lisää tällöin myyntilaskun asetuksissa Viivästyskorko-kenttään uusi viivästyskorko ja klikkaa .

Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.

Premium-versiossa on mahdollista laskea viivästyskorko ja laatia viivästyskorkolaskuja.

Laskun pyöristys – valitse haluamasi pyöristystapa laskun loppusummalle.

Laskuttajan yhteyshenkilö – jos tähän kenttään syötetään laskuttajan yhteyshenkilön nimi, se tulostuu myös myyntilaskuun.

Nimikkeiden järjestys laskussa – on mahdollista valita, näkyvätkö nimikkeet laskulla nimikkeen tunnuksen vai nimen mukaisessa järjestyksessä.

Syötä riveille nimikkeen tunnus – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että esim. varastonimikkeiden tunnus näkyy myyntilaskulla.

Tulosta ”Vastaanottajan kuittaus” – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että myyntilaskun alaosassa näkyy rivi ”Vastaanottaja:”.

Tulostetaan viitenumero – ruksaa tämä kohta, jos haluat käyttää myyntilaskuissa viitenumeroita. Kun ohjelmaan luetaan pankin tiliote, viitenumerot auttavat kohdistamaan maksusuoritukset laskuihin. Viitenumero voidaan muodostaa kahdella eri tavalla:

  1. Viitenumero muodostetaan myyntilaskun numeron perusteella.
  2. Käytetään asiakaskohtaista viitenumeroa, jolloin asiakkaan tietoihin lisätään viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).

Tulosta lähetelomake – ruksaa tämä kohta, jos tarvitset myyntilaskun lisäksi lähetelomaketta. Silloin myyntilaskulla muodostuu PDF-painikkeen alle kaksi tulostetta: Hinnat sisältävä PDF ja Lähetelomake ilman hintoja. Lähetelomake voidaan tulostaa asiakkaalle tavaralähetyksen mukaan.

Tulosta laskuun yhteyshenkilö – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että PDF-laskuun tulostuu yhteyshenkilön tiedot (tieto otetaan asiakkaan tiedoista Yhteyshenkilö-kentästä).

Myyntihinnat ja alennukset

Pro- ja Premium -versioissa voi ohjelmaan syöttää myyntihintoja ja alennuksia. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta ”Myyntihinnat ja alennukset”.

https://meritaktiva.fi/ohje/varia/Myyntihinnat_ja_alennukset_2020.pdf

Viivästyskoron laskennan asetukset

Viivästyskorkolaskuja voidaan laatia Merit Aktivan Premium-versiossa. Viivästyskorko lasketaan niistä laskuista, joiden viivästyskorko on suurempi kuin 0 %.

Lisää viivästyskoron asetukset valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Viivästyskoron laskennan asetukset.

Viivästyskorkolaskun etuliite lisätään viivästyskorolaskun numeron eteen. Viivästyskorkolaskun numerointi alkaa oletusarvoisesti numerosta 1000. Viivästyskorko voidaan laskea päiväkorkona tai vuosikorkona.

Valitse Nimike-riville viivästyskoron laskennan nimike tai lisää uusi nimike, jonka alv-kantana on ”Ei veronalainen”.

Viivästyskorkolaskun vähimmäissumma -kenttään syötä summa, josta pienempiä viivästyskorkolaskuja ohjelma ei laadi.

Mikäli ohjelmalla on tehty aikaisemmin viivästyskorkolaskuja, syötä päivämäärä, josta lähtien viivästyskoron laskentaa jatketaan.

Jos esimerkiksi viivästyskorkolaskut on laadittu edellisen kerran 31.12.2019, syötä viivästyskoron laskennan aloituspäiväksi 01.01.2020. Silloin viivästyskoron laskentaa jatketaan kyseisestä päivästä.

Valitse, lasketaanko viivästyskorkoa eräpäivästä lähtien vai seuraavan kuukauden alusta lähtien.

Voit lisätä viivästyskorkolaskuun huomautusmaksun, joka merkitään jokaiseen viivästyskorkolaskuun omana nimikerivinään viivästyskoron lisäksi. Lisää huomautusmaksu viivästyskorkolaskuihin ruksaamalla kohta ”Lisää viivästyskorkolaskuun huomautusmaksu”.

Lisää huomautusmaksu laskuun valitsemalla Huomautusmaksun nimike ja syöttämällä viivästyskorkolaskulla näkyvä huomautusmaksun määrä.


Maksumuistutusten tekstit

Merit Aktivassa on oletusarvoiset maksukehotuksen tekstit suomeksi, englanniksi, viroksi ja ruotsiksi. Kielivalinta riippuu siitä missä kielessä asiakkaalle laaditaan myyntilaskut.

Myyntilaskujen kieli valitaan asiakkaan tiedoissa valikossa Myynti > Asiakkaat > Myyntilaskun kieli.

Voit lisätä ohjelmaan uusia maksumuistutustekstejä klikkaamalla .

Olemassa oleva maksumuistutuksen tekstejä voidaan muuttaa tai poistaa valitsemalla kyseinen rivi ja klikkaamalla sen jälkeen tai .


Pysyvä kommentti

Uuden pysyvän kommentin voi lisätä joko valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti, asiakkaan tiedoissa olevissa kommenttikentissä tai suoraan myyntilaskulla kommenttien lisäämiskentissä. Valmiiksi lisättyjä kommentteja voidaan jatkossa käyttää myyntilaskuja laadittaessa. Pysyviä kommentteja voidaan valita:

  • suoraan myyntilaskulla
  • asiakkaan tiedoissa
  • asiakasryhmässä.

Myyntilaskuun, asiakkaan tietoihin tai asiakasryhmälle valitut pysyvät kommentit näkyvät myyntilaskulla lisätietona.

Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti voidaan pysyviä kommentteja tarvittaessa muuttaa klikkaamalla tai poistaa klikkaamalla .

Mittayksiköt

Mittayksiköitä käytetään osto- ja myyntinimikkeissä eli tuotteissa ja palveluissa, joita ostetaan ja myydään. Mittayksiköitä voidaan lisätä ohjelmaan nimikkeen tiedoissa klikkaamalla mittayksikköluettelon lopussa olevaa Lisää uusi -painiketta klikkaamalla tai valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköt.

Mittayksikön tietoihin voidaan syöttää myös ruotsinkielinen nimi. Jos tehdään lasku ruotsinkieliselle asiakkaalle, laskulla käytetään automaattisesti ruotsinkielisiä mittayksiköitä.

Maat

Vasemmanpuoleisessa valikossa (Valitut maat) esitetään ne maat, jotka ovat valittavissa asiakkaan tai toimittajan tietoihin laskuilla. Oikeanpuoleisessa valikosta (Maat) löytyvät kaikki maailman maat. Maat-valikosta voidaan siirtää puuttuvat maat omaan maaluetteloon klikkaamalla maan edessä olevaa painiketta.


Valuutat

Lisää ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa painiketta.


Sähköpostiasetukset

Merit Aktivassa on mahdollista valita laskujen lähetykseen neljä erilaista tapaa:

  1. käytä lasku@meritaktiva.fi verkkotunnusta
  2. Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta).
  3. käytä omaa SMTP-palvelinta
  4. käytä Exhange-palvelinta

Uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä on oletusasetuksena: Käytä lähettäjän osoitetta (ilman SPF-vahvistusta).

Jos haluat, että laskun saaja näkee sinun osoitteesi laskun lähettäjänä, anna tässä kentässä olla ”Käytä lähettäjän osoitetta”. Jos sinulla on oma palvelin ja haluat, että laskut lähtevät sitä kautta, valitse ”Käytä omaa STMP-palvelinta”. Tällöin tulee lisätä palvelimen nimi ja portti, jonka kautta tiedot liikkuvat palvelimelta. Nämä tiedot voi kysyä vastaavan palvelun tarjoajalta.

Lähettäjän s-postiosoite – syötä laskun lähettäjän sähköpostiosoite. Tämä näkyy laskun saajalle sähköpostiosoitteena, josta lasku on lähetetty.

Käyttäjään kytketty lähettäjän s-posti – syötä tähän sähköpostiosoite, jota haluat käyttää omissa ohjelmasta lähettämissäsi sähköpostiviesteissä (esim. myyntilaskut, maksumuistutukset yms.).

Käyttäjään kytketty lähettäjän sähköpostiosoite on käyttäjäkohtainen ja jokainen käyttäjä voi syöttää tähän kenttään oman sähköpostiosoitteensa. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, asiakkaille lähtevissä sähköpostiviesteissä näkyy lähettäjän sähköpostiosoitteena ”Lähettäjän s-postiosoite”-kentässä näkyvä osoite.

Kopion vastaanottaja / Piilokopio (bcc) – lisää sähköpostiosoite, jonne lähetetään kopio/piilokopio asiakkaalle lähetetystä viestistä ja myyntilaskusta. Suosittelemme lisäämään tähän kohtaan oman sähköpostiosoitteenne, jotta saatte Merit Aktivasta lähetetyt sähköpostit ja myyntilaskut arkistoonne. Merit Aktivassa näkyy lähetetyistä sähköposteista ainoastaan lähetyspäivä, ei muita lokitietoja.

Oletusviestit – Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja oletusviestiksi merkitty viesti tarjotaan oletuksena myyntilaskua, tarjousta, tilauta, ennakkolaskua ja lähetettä lähetettäessä. Ennen asiakkaalle lähettämistä voit tarvittaessa täydentää tai muuttaa niitä tai valita viestiksi jokin muun oletusviestin.

Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä eri asiakirjojen lähettämistä varten. Asiakirjatyyppi näyttää minkälaisessa tositteessa oletustekstiä käytetään, asiakirjan nimi määrittelee viestin tyypin, jotta erotat eri tekstit toisistaan. Lisää uusi teksti klikkaamalla .

Oletustekstiin voidaan lisätä muuttujia. Muuttujiksi voit valita yrityksen nimen, asiakirjan numeron ja tarjouksissa (Premium-versio) myös online-linkin asiakirjaan.

Sähköpostiasetusten oletusteksteihin merkityt muuttujat korvataan muuttujan mukaan joko asiakirjan numerolla tai yrityksen nimellä.

Asiakirjaan ohjaavan online-linkin kautta asiakas pystyy avaamaan ohjelmasta lähetetyn tarjouksen (Premium-versio) ja antamaan palautetta tarjoukseen suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä sen ja lisätä kommentteja).

Oletusviesteihin voidaan lisätä myös viron-, englannin- ja ruotsinkieliset tekstit sellaisia asiakkaita varten, joille lähetetään viron-, englannin- ja ruotsinkielisiä myyntilaskuja.

Jos laskut luodaan massalaskutuksena, laskuihin lisätään teksti, joka on valittu Oletuksena käytettävänä tekstinä.

 

Ohjelman kielen valinta

Ohjelman kielivalikossa voit valita Merit Aktivan käyttöliittymän kielen. Jos haluat muuttaa käyttöliittymän kieltä, klikkaa vastaavan maan lippua.

Ohjelman kielivalinta on käyttäjäpohjainen eli jos muutat kieltä yhdessä yrityksessä, työkieli muuttuu myös muissa yrityksissä, joissa olet käyttäjänä. Jos yrityksellä on useampia käyttäjiä, ohjelman kielivalinta ei koske muita käyttäjiä.

Kun valitset ohjelman käyttökieleksi ruotsin, englannin, viron tai venäjän, muuttuu ohjelman käyttökieli vastaavasti. Jo lisäät tilikarttaan tai nimikeluetteloon uusia tilejä/nimikkeitä tai muutat olemassa olevia, sinun tulee kääntää ne itse. Käännökset voit lisätä itse tilikartassa tilien tietoihin.

Ohjelman toimintakielen voi muuttaa jo ennen kuin kirjaudut ohjelmaan tai ohjelman sisällä klikkaamalla yläpalkista äärimmäisenä oikealla olevaa profiilikuvaketta:

ja valitsemalla vastaavan kielen.

Kirjanpidon asetukset

Tilikartta

Tilikartan rakenne riippuu uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä valitusta yritysmuodosta. Huomaa, että tilikarttapohjaa ei voi vaihtaa enää sen jälkeen, kun yritys on perustettu. Ohjelmassa valittavissa olevat yritysmuodot ja niitä vastaavat tilikartat:

– Yhtiö (osakeyhtiöille, osuuskunnille): ohjelman oma suppeampi tilikartta

– Toiminimi (toiminimille, kommandiittiyhtiöille): ohjelman oma suppeampi tilikartta

– Asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö

– Yhdistys

– Liikekirjuri (monipuolisin ja laajin, sopii liikeyritysten kirjanpitoon, esim. osakeyhtiöille, osuuskunnille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille)

Tilikartta on ryhmitelty taseen ja tuloslaskelman erien mukaan, jolloin tililuettelossa näytetään tilit ryhmiteltynä. Voit ottaa ryhmittelyn pois ottamalla rastin pois ruudusta:

Tilikartta on esitetty taulukkona, jonka jokaisen sarakkeen ylävalikossa on suodatin. Suodattimen avulla voit hakea tiettyä tiliä esim. tilin numeron, nimen, taseen/tuloslaskelman erän jne. mukaan. Kun klikkaat -merkkiä, valitun sarakkeen ylävalikkoon ilmestyy suodatin, jossa voit suodattaa tietoja sopivien hakuehtojen mukaan. Suodattimen saa otettua pois päältä klikkaamalla:

Tilikartassa on mahdollista muuttaa tilejä -painikkeella tai poistaa ne -painikkeella. Jos tiliin on kytketty osto- tai myyntinimike, tulee ensin poistaa vastaava nimike valikosta Ostot > Nimikkeet tai Myynnit > Nimikkeet.

Rahatilit (pankkitilit, kassat) lisätään tilikarttaan -painikkeilla. Toinen mahdollisuus on lisätä pankkitilit ja kassat valikossa: Maksutapahtumat > Pankit/Kassat.

Tilikartta voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla vastaavasti joko tai .

Olemassa olevaa tilikarttaa on mahdollista muokata ja täydentää. Lisää uusi tili klikkaamalla ja täytä tilin tiedot.

Voit myös kopioida tilin tiedot olemassa olevasta tilistä. Avaa kopioitavan tilin tiedot ja paina -painiketta. Lisää uudelle tilille numero ja nimi.

Tunnus – taseen Vastaavaa-puolen tilit alkavat numerolla 1 ja Vastattavaa-puolen tilit numerolla 2. Tulotilit alkavat numerolla 3 ja kulutilit numeroilla 4 – 9.

Nimi – kirjoita tilin nimi.

Tilityyppi – valitse tilityyppi. Oletustyyppinä on ”yksityiskohtainen”.

Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä tilikarttaan yhteenvetotilejä. Yhteenvetotilin numeron tulee olla lyhyempi kuin niiden tilien numerot, joiden summat lasketaan yhteen yhteenvetotilille.

Tilikarttaan yhteenvetotiliä lisättäessä kyseisen ”otsikkotilin” tyypiksi tulee valita: Yhteenvetotili.

Esim. jos yhteenvetotilin tilinumero on tilikartassa numero 30, lasketaan kyseisen tilin saldoon yhteenlaskettu summa kaikista alatileistä, joiden tilinumero alkaa numerolla 30…. Eli yhteenvetotileillä esitetään alatilien yhteissumma. Itse yhteenvetotilille ei voi tehdä kirjauksia, koska ne ovat vain otsikkorivejä. Yhteenvetotilien numero voi olla myös yksinumeroinen.

Eli esim. 30 Tuotantotulot (Yhteenvetotili) ja sen alla tulotilit 3001, 3010, 3077.  Yhteenvetotilit näkyvät pääkirjassa ja ohjelman tiliotteessa, mutta ei tuloslaskelmassa.

Taseen/tuloslaskelman erä – valitse tilille oikea taseen tai tuloslaskelman erä.

ALV – valitse arvonlisäverokanta.

ALV:n ilmoittaminen – määritellään, ilmoitetaanko tiliin liittyvät kirjaukset myynti- vai ostojen arvonlisäverona vai onko kyseessä veroton kirjaus.

Käytetään maksutapana – tili voidaan tarvittaessa määritellä maksutavaksi ostolaskuihin, myyntilaskuihin tai ostolaskuihin ja kuluraportteihin.

Osasto/kustannuspaikka/projekti pakollinen – mikäli tilin tiedoissa määritellään, että osasto/kustannuspaikka/projekti on pakollinen, niin kirjauksia kyseiselle tilille tehtäessä ohjelma ei anna tallentaa kirjausta ennen kuin osasto/kustannuspaikka/projekti on valittu.

Näytä työpöydällä – valittaessa tilin tietoihin ”Näytä työpöydällä”, valikossa Työpöytä > Yrityksen työpöytä näkyy kyseisen tilin kuluvan kuukauden saldo, saldo tilikauden alusta sekä edellisen kuukauden saldo.


ALV-määritykset

Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset näkyvät kaikki alv-kannat, joita voidaan käyttää kirjauksissa.

Tarvittaessa alv-kantoja voidaan lisätä klikkaamalla . Alv-määrityksiä voidaan muuttaa klikkaamalla ja poistaa klikkaamalla .

Mikäli myyntilaskuihin tarvitaan erilaisia viittauksia arvonlisäverolakiin tai -asetukseen, lisää ohjelmaan jokaista viitettä varten oma alv-kanta. Laskulle voidaan sen jälkeen valita vastaava viite.

Arvonlisäverokannat on kytketty ohjelmassa konkreettisiin kirjanpitotileihin, jotka ovat valmiina tilikartassa. Älä lisää alv-kantoja varten uusia arvonlisäverotilejä tilikarttaan. Uutta alv-kantaa lisättäessä ohjelma määrittelee automaattisesti sopivat arvonlisäverotilit.

 

Oletustilit

Oletustilit on määritelty ohjelman alkuasetuksissa. Kyseisiä tilejä käytetään ohjelmassa oletustileinä kirjauksissa.

Edellisten tilikausien voittovaratili ja Tilikauden voitto(tappio) -tilejä ei saa muuttaa, sillä ohjelma päättää tilikauden päättyessä automaattisesti tulo- ja kulutilit. Edellisten tilikausien voitto (tappio)-tilille on mahdollista tehdä pääkirjakirjauksia (esim. syöttää alkusaldo, tehdä voitonjakokirjaus), mutta Tilikauden voitto (tappio) -tilille kirjauksia ei voi tehdä.

Myyntitiliä ohjelma tarjoaa automaattisesti uusia nimikkeitä lisättäessä Myyntitili-kenttään. Voit tarvittaessa muuttaa oletustilin tässä valikossa tai nimikkeen tiedoissa.

Ostotiliä ohjelma tarjoaa uusia nimikkeitä lisättäessä Ostotili-kenttään. Ostotiliksi voit valita eniten käytettävän tuotteiden/palvelujen kulutilin.

Varastotiliä ohjelma tarjoaa uusia varastonimikkeitä (nimike, jonka tyyppinä on Varastonimike) lisättäessä (Varastotili-kenttään).

Myyntikustannustili on automaattisesti uusia varastonimikkeitä lisättäessä kulutilikentässä (Myyntikustannustili).

Myyntisaamiset ja saadut ennakkomaksut esitetään tileillä 1701 Myyntisaamiset ja 2750 Saadut ennakot.

Ostovelkatili on 2760 Ostovelat ja toimittajille maksetut ennakkomaksut esitetään tilillä 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus.

Kaikki kuluennakonsaajiin liittyvät kirjaukset esitetään tileillä 2942 Velat työntekijöille ja 1782 Kuluennakot työntekijöille.

Pyöristyksen tulo- ja pyöristyksen kulutileille kirjataan myynti- ja ostolaskujen pyöristykset.

Kurssivoittotilille ja kurssitappiotilille kirjataan myyntilaskujen ja ostolaskujen maksukirjauksissa muodostuneet kurssierot.

Pankin tiliotetta sisään luettaessa esitetään pankin palvelumaksut ja korot automaattisesti Pankkikulujen kirjanpitotilillä ja Korkotuottojen kirjanpitotilillä.

Oletustilivalikossa voit muuttaa niitä tilejä, joiden kohdalla avautuu tilikartta.

Tuloslaskelman asetukset (Pro- ja Premium-versiossa)

Tuloslaskelman asetuksia on mahdollista muuttaa Pro- ja Premium-versioissa valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tuloslaskelman asetukset.

Tuloslaskelmaan voi lisätä täydentäviä rivejä klikkaamalla . Alkuperäisiä rivejä ei voi poistaa eikä muuttaa.

Valitse uutta riviä tuloslaskelmaan lisätessäsi tuloslaskelman alkuperäinen rivi, jonka haluat jakaa yksityiskohtaisemmin.

Lisää jokaista tuloslaskelman riviä kohden yksi asetusrivi ja valitse sille selite, tuloslaskelmassa kuvaamista koskeva ehto sekä kirjasintyyli. Tärkeää on, että Valitse tili -sarakkeessa on kaikki konkreettiseen alkuperäisriviin liittyvät kirjanpitotilit jaettu uusien tuloslaskelman rivien kesken.

Jos haluat lisätä tuloslaskelman kuvauksen tai kaavarivin väliyhteenvetoja varten, jätä alkuperäinen rivi valitsematta.

Tilikaudet

Määrittele kentässä , mille kaudelle tositteita voidaan tallentaa. Jos esimerkiksi määrittelet kauden alkupäiväksi kuluvan kuukauden ensimmäisen päivän, aikaisemmille kausille ei pysty tallentamaan tositteita. Tämä vähentää virheitä tositteiden päivämääriä syötettäessä.

Lisää uusi tilikausi klikkaamalla

Mikäli yrityksenne tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, muuta tilikauden tiedoissa yrityksen tilikauden alku- ja päättymispäivä.

Voit muuttaa olemassa olevia tilikausia ei-aktiivisiksi ottamalla tilikauden tiedoissa pois rastin Aktiivinen-ruudusta. Klikkaa tilikauden rivi aktiiviseksi ja paina sen jälkeen . Tee muutokset ja tallenna tilikauden tiedot. Ei-aktiiviselle tilikaudelle ei ole mahdollista tehdä kirjauksia.

Voit poistaa vain sellaisia tilikausia, joille ei ole tehty kirjauksia.

Tietojen tuonti

Jos haluat siirtää edellisestä kirjanpito-ohjelmastasi tietoja Merit Aktivaan, voit tuoda ne ohjelmaan Excel-muodossa. Merit Aktivaan voidaan tuoda asiakkaiden, toimittajien sekä varastonimikkeiden tiedot sekä alkusaldoihin myyntisaamiset ja ostovelat laskuittain.

Tietojen tulee olla tietynlaisissa Excel-tiedostoissa. Mallitiedostot löytyvät käyttöohjesivultamme https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/ Tietojen tuonti -otsikon alta. Excel-tiedoston sarakkeiden otsikkojen tulee olla täysin samanlaiset kuin mallitiedostossa, sarakkeiden järjestyksellä ei ole väliä.

Asiakkaiden ja toimittajien tuonti

Mikäli haluat siirtää ohjelman myynti- ja ostoreskontraan alkusaldojen myyntisaamiset ja ostovelat laskuittain, tulee ohjelmaan siirtää ensin asiakas- ja toimittajaluettelot.

Asiakkaat ja toimittajat saa tuotua Excel-tiedostoista valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Asiakkaiden tuonti/Toimittajien tuonti.

Mallitiedostot löytyvät käyttöohjesivultamme Mallitiedostot löytyvät käyttöohjesivultamme https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/

Toimittajaluettelosta on tärkeää poistaa Verohallinto, sillä se on jo valmiina ohjelmassa.

Kun olet siirtänyt asiakkaiden ja toimittajien tiedot, voit käyttää niitä jatkossa osto- ja myyntilaskuja laatiessasi.

Asiakas- ja toimittajaluetteloja voidaan tuoda ohjelmaan useita kertoja. Tietoja tuotaessa korvataan niiden asiakkaiden/toimittajien tiedot, joiden nimi on sama Excel-tiedostossa ja ohjelmassa.

Varastonimikkeiden tuonti

Ohjelmaan voidaan tuoda Excel-taulukosta nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa Merit Aktivan varasto-osakirjanpidossa. Nimikkeiden tiedot tuodaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Nimikkeiden tuonti.

Muuta tiedostoon Merit Aktivan tilikartan mukaiset tilit ja lisää tarvittaessa uusia tilejä tilikarttaan.

Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä. Ks. lisätietoja alkusaldojen syötöstä käyttöohjesivultamme https://meritaktiva.fi/tuki/kayttoohjeet/ ohjeesta ”Varastolaskenta Merit Aktivassa”.


Alkusaldot

Ks. Merit Aktivan käyttöönotto-ohjeesta kohta ”Alkusaldojen syöttäminen”.

Tositteiden järjestäminen

Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tositteiden järjestäminen voit määritellä ohjelmaan syötetyille tositteille uuden numerojärjestyksen.

Valitse ensin tositelaji ja kausi, jonka numeroinnin haluat järjestää uudelleen. Määrittele Järjestys-valikossa, onko uuden numeroinnin perustana tositteen päivämäärä, tositelaji ja tositteen numero vai tositelaji ja tositteen numero.

Kun klikkaat , esitetään valitun tositelajin kirjausten tämänhetkiset sekä ohjelman tarjoamat uudet tositenumerot. Uudet tositenumerot tallennetaan, kun klikkaat

Dimensiot

Osastot

Osasto lisätään ohjelmaan klikkaamalla ja täyttämällä osaston tiedot.

Tunnus – anna osastolle jokin tunnus.

Nimi – kirjoita osaston nimi.

Osastokohtainen pankkitili myyntilaskulla – jos haluat käyttää eri osastojen myyntilaskuissa eri pankkitilejä, valitse osaston tietoihin vastaava pankkitili.

Seuraava myyntilaskun nro – määrittele osaston seuraavan myyntilaskun nro, joka perusteella numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut.

Jos osaston tiedoissa ei määritellä seuraavan myyntilaskun numeroa, myyntilaskujen numerointi tapahtuu myyntilaskujen yleisen numeroinnin mukaan.

Eri osastoilla voidaan käyttää omaa numerosarjaa myyntilaskuissa.

Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen.

Takaliite – takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään.

Laskun muotoilu – ohjelman Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista lisätä eri osastoille oma laskupohjansa. Tällöin laskujen ylävalikossa tulee valita oikea osasto Osasto-kenttään. Ohjelman tarjoamaa osastoa voidaan muuttaa laskun riveillä.

Myynti- ja ostolaskun ylävalikossa valitun osaston mukaan on mahdollista laatia myynti- ja ostoraportti sekä myyntisaamiset- ja ostovelat-raportteja. Mikäli osasto on valittu vain nimikeriville, kyseisellä tavalla jaetut kulut näkyvät valikossa Kirjanpito > Pääkirja. Myös tuloslaskelman voi laatia osastoittain.

Osasto voidaan valita myös pääkirjatositteisiin, käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin, varastotapahtumiin ja maksutapahtumiin.

Kuluennakoiden saajat

Kuluennakon saajia voidaan lisätä valikoissa:

  1. Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja
  2. Ostot > Kuluennakon saajat > Lisää kuluennakon saaja
  3. Suoraan kuluennakon saajan kuluraportissa, klikkaamalla kuluennakon saajien valintaikkunassa .

Täytä uuden kuluennakon saajan tiedot.

Nimi – syötä kuluennakon saajan nimi. Kun kuluennakon saajan nimi on tallennettu, kyseisen kuluennakon saajan nimi näkyy laskujen ja kuluraporttien maksutapojen luettelossa.

Osoite, osoite jatkuu, postinumero, postitoimipaikka – lisää kuluennakon saajan osoite.

Puhelin, sähköposti – syötä kuluennakon saajan yhteystiedot.

Maa – ohjelma tarjoaa oletuksena maaksi Suomea, mutta voit muuttaa sen tarvittaessa. Valikosta puuttuvan maan voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maat.

Valuutta – oletuksena on EUR. Jos kuluennakon saajalle maksetaan aina jossain muussa valuutassa, voi valuutan muuttaa. Puuttuvan valuuttatunnuksen voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat.

Pankkitili – syötä kuluennakon saajan pankkitili, jotta voitte kirjata kuluennakon saajalle ennakkomaksuja tai maksaa hänen maksamansa kulut kuluraporttien perusteella.

Kaikki kuluennakon saajien saamiset ja velat näkyvät ohjelmassa määritetyillä oletustileillä:

  • 1782 Kuluennakot työntekijöille
  • 2942 Velat työntekijöille.

Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä kuluennakoiden saajille. Eri työntekijöiden velkoja voidaan seurata osto- ja verovelkojen yhteenvetoraportista valitsemalla Velkatyypiksi: Velat kuluennakoiden saajille ja Toimittaja-kenttään kyseinen kuluennakon saaja.

Projektit

Eriteltyä tulojen ja menojen laskentaa varten voidaan käyttää projekteja. Projektien avulla voidaan seurata tietyn projektin tai toimeksiannon tuloja ja menoja ja saada siten tarvittavaa tietoa projektin tuottavuudesta.

Projekti voidaan kirjata myyntilaskulle, maksutapahtuman riville, ostolaskun riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Projekteja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa P.

Mikäli myyntilaskun riveille halutaan käyttää useita eri projekteja, laskun ylätunnisteeseen ei

valita projektia vaan projektit lisätään laskun riveille (sarake P).

Projektin tulos lasketaan tuloperusteisesti. Projektin tulos saadaan vähentämällä menot tuloista.

Projektiraporteissa kuvataan ostolaskujen summat (menot) miinusmerkkisinä ja myyntilaskujen

summat (tulot) plusmerkkisinä. Projektin positiivinen saldo kertoo projektin olevan voitolla.

Negatiivinen saldo kertoo projektin olevan tappiollinen.

Uuden projektin lisäämiseksi napsauta ikkunan yläosassa olevaa -painiketta ja tietojen muuttamiseksi -painiketta.

Tunnus – syötä projektile tunnus. Tunnuksen pituus voi olla enintään 20 merkkiä.

Nimi – syötä projektin nimi.

Päättymispäivä – kentän voi jättää tyhjäksi. Päättymispäivän voi syöttää silloin kun projekti on päättynyt tai on kyseessä määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa etukäteen. Päättymispäivä jättää asiakirjalle projektia valittaessa vaihtoehtojen joukosta pois ne projektit, jotka ovat päättyneet ennen asiakirjan päivämäärää.

Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit näkyvät projektien luettelossa. Luettelon voi tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla vastaavaa kuvaketta tai .

Mikäli lisättyjä projekteja on paljon, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden otsikkokentissä. On mahdollista käyttää yhtä aikaa useampaa suodatinta. Suurennuslasin kuvaketta klikkaamalla ilmestyy valitun sarakkeen ylävalikkoon suodatin, jossa voi käyttää tietojen suodattamiseen käytetään joko hakusanaa tai päivämäärärajausta. Suodatin otetaan pois päältä klikkaamalla .

 

Kustannuspaikat

Kustannuspaikka on yrityksen sisäinen yksikkö, jonka tehtävä on muiden yksiköiden palvelu.

Perusteellisempaa kulujen laskentaa varten voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikkaraporteissa esitetään valittujen kustannuspaikkojen tuotot/kulut.

Kustannuspaikka voidaan määrätä ostolaskun riville, maksutapahtumissa muun tulon

ja muun menon riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan

riville. Kustannuspaikkoja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa K.

Lisää uusi kustannuspaikka klikkaamalla ikkunan yläosassa olevaa -painiketta ja muuta kustannuspaikan tietoja klikkaamalla -painiketta.

Tunnus – syötä kustannuspaikalle tunnus. Tunnuksen pituus voi olla enintään 20 merkkiä.

Nimi – syötä kustannuspaikan nimi.

Päättymispäivä – syötä kustannuspaikan käytön päättymispäivä eli päivä, josta lähtien ette halua kerätä kyseiselle kustannuspaikalle kuluja. Kentän voi myös jättää tyhjäksi.

Kustannuspaikan päättymispäivä jättää asiakirjalle kulukohtaa valittaessa vaihtoehtojen joukosta pois sellaiset kustannuspaikat, jotka päättyivät ennen asiakirjan päivämäärää.

 

Käyttöomaisuusryhmät

Ohjelman alkuasetuksiin sisältyvät käyttöomaisuusryhmät. Jokaiselle käyttöomaisuusryhmälle on määritelty poistotapa ja -prosentti sekä käyttöomaisuusryhmään liittyvät pääkirjan tilit.


Voit tarvittaessa lisätä käyttöomaisuusryhmiä klikkaamalla , tehdä muutoksia olemassa oleviin ryhmiin klikkaamalla tai poistaa niitä klikkaamalla .

Käyttöomaisuusryhmä valitaan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Ohjelman alkuasetuksissa on valittu käyttöomaisuusryhmien kirjanpitotilit siten, että kirjauksissa, joissa on käytetty käyttöomaisuushyödykkeitä, käytetään käyttöomaisuusryhmässä määriteltyjä tilejä oikein.

Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat

Lisää ohjelmaan käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat, joita voit käyttää käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Lisää uusi sijaintipaikka klikkaamalla .

Uuden hyödykkeen sijaintipaikan voitte lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa.

Kaikki hyödykkeiden sijaintipaikat näet valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat.

Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt

Käyttöomaisuushyödykkeille voidaan lisätä omat vastuuhenkilönsä klikkaamalla ja täyttämällä vastuuhenkilön tiedot.

Uusia vastuuhenkilöitä voidaan lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa.

Kaikki vastuuhenkilöt näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt.

Nimikeryhmät (Pro- ja Premium-versio)

Nimikeryhmien avulla voidaan jakaa nimikkeet suurempiin yksiköihin.

Lisää uusi nimikeryhmä klikkaamalla ja täytä nimikeryhmän tiedot.

Kaikki lisätyt nimikeryhmät näkyvät nimikeryhmien luettelossa. Nimikeryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko tai .

Jaa nimikkeet ryhmiin nimikkeen tiedoissa. Nimikeryhmiä käyttämällä voit määritellä nimikeryhmittäin myyntihintoja sekä alennuksia (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset).

Asiakasryhmät (Pro- ja Premium-versio)

Pro- ja Premium-versioissa voidaan jakaa asiakkaat erilaisiin ryhmiin. Lisää uusi asiakasryhmä klikkaamalla ja täytä asiakasryhmän tiedot.

Mikäli lisäät vakiokommentteja (myyntilaskulle ennen laskurivejä tai niiden jälkeen tulostuva teksti) asiakasryhmän tietoihin, kyseiset tekstit lisätään kaikkiin kyseiseen asiakasryhmään kuuluvien asiakkaiden myyntilaskuihin. Asiakkaat voidaan jakaa asiakasryhmiin asiakkaan tiedoissa.

Olemassa olevat asiakasryhmät näkyvät asiakasryhmien luettelossa. Asiakasryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko tai .

Ottamalla asiakasryhmät käyttöön voidaan laatia Myynti-valikossa myyntiin liittyviä raportteja sekä syöttää myyntihintoja ja alennuksia asiakasryhmittäin (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset).

Pro- ja Premium-versioissa voidaan kytkeä erilaiset laskupohjat eri asiakasryhmiin, jolloin eri asiakasryhmien myyntilaskuissa on erilainen ulkoasu.

Toimittajaryhmät (Pro- ja Premium-versio)

Kaikki toimittajiin liittyvät kirjaukset kuvataan oletusarvoisesti tileillä 2760 Ostovelat ja 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä ostoveloille tai ennakkomaksuille, vaan käytä toimittajaryhmiä. Lisää toimittajaryhmä klikkaamalla ja täytä toimittajaryhmän tiedot.

Olemassa olevat toimittajaryhmät näkyvät toimittajaryhmien luettelossa.

Toimittajat voidaan jakaa ryhmiin toimittajan tiedoissa. Ostot-valikossa voidaan laatia erilaisia ostoraportteja toimittajaryhmittäin.

Varastot (Pro- ja Premium-versio)


Merit Aktivan Pro- ja Premium-versioissa voidaan pitää varastolaskentaa useammassa varastossa. Kirjauksia syötettäessä käytettävät varastot näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot.

Lisää uusi varasto klikkaamalla ja täytä varastoa koskevat tiedot.

Tunnus – syötä varaston tunnus.

Nimi – lisää varaston nimi.

Sisääntulon, Varastosta oton ja Varastojen välisen tapahtuman etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen varastotapahtuman numeron eteen.

Seuraavan varastoon tulon, seuraavan oton, seuraavan varastojen välisen tapahtuman nro – määrittele seuraavan varastotapahtuman numero.