Tuki

Alkusaldot, kun siirrytään käyttämään Merit Aktivaa kesken tilikauden

Jos aloitat käyttämään Merit Aktivaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Esimerkiksi, jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2021 ja tilikautesi on kalenterivuosi, tulee ohjelmaan syöttää ensimmäiset alkusaldot tilinpäätöspäivältä 31.12.2020 ja toiset saldot viimeisestä taseesta ja tuloslaskelmasta 31.3.2021.

Alkusaldot tilinpäätöksestä

Vertailutietoja varten tarvitset viimeisimmästä tilinpäätöksestä tuloslaskelman ja taseen. Näiden saldot syötetään Merit Aktivaan valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Ohjeen ensimmäisten alkusaldojen syöttämiseen löydät linkistä: Merit Aktivan käyttöönotto-opas.

Saldoja syötettäessä kannattaa alkusaldo tallentaa silloin tällöin, jotta tiedot eivät häviä, jos teet välillä jotain muuta. Syötä silloin alhaalla erotuksena näkyvä summa esim. tilikartan viimeiselle tilille, jotta saat tallennettua saldot. Ohjelma nimittäin vaatii, että alkusaldojen Debet- ja Kredit-puolen tulee mennä tasan, ennen kuin tallennus onnistuu. Voit sitten myöhemmin jatkaa alkusaldojen syöttöä poistamalla tuon em. summan kyseiseltä tililtä.

Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona

Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan myös Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit.

Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus.

Toiset saldot

Kun olet syöttänyt ja tallentanut vertailutiedot Merit Aktivan alkusaldoasetuksiin, avaa valikko: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite.

Syötä päivämääräksi kuluvan tilikauden tuloslaskelman ja taseen päivämäärä. Esim. jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2021, tarvitset aikaisemmasta ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen 31.3.2021. Tällöin pääkirjatositteeseen syötetään päivämääräksi 31.3.2021.

Tase

Ota nyt tilinpäätöksen tase ja kuluvan tilikauden tase, ja laske näiden saldojen muutos. Ko. muutos syötetään pääkirjatositteelle. Lisää pääkirjatositteelle oma rivinsä jokaiselle taseen tilille ja saldolle, ja syötä muutos oikealle puolelle riviä. Syötä taseen Vastaavaa-puolen (1000-alkuisten tilien) saldot pääkirjatositteella tilien Debet-puolelle ja Vastattavaa-puolen (2000-alkuisten tilien) saldot tilien Kredit-puolelle.

Esim. jos Pankkitilin saldo oli 31.12.2020 1000 € ja uusi saldo 31.3.2021 1500 €, on pankkitilin saldon muutos 500€. Tällöin pääkirjatositteen riville valittaisiin tiliksi Pankkitili ja muutos 500€ syötettäisiin tilin Debet-puolelle. Vastaavasti, jos ostovelat olisivat lisääntyneet esim. 50 eurolla, syötettäisiin tuo 50 € Ostovelat-tilin Kredit-puolelle. Vastaavasti, mikäli näiden tilien saldot olisivat vähentyneet, syötettäisiin muutos Pankkitilin Kredit-puolelle ja Ostovelat-tilin Debet-puolelle.

Tee samoin kaikille taseen saldoille.

Huomaa, että kuluvan tilikauden taseesta ei tule syöttää Edellisten tilikausien voittoa/tappiota eikä Tilikauden tulosta, sillä ohjelma laskee nämä automaattisesti, kun myös tuloslaskelman tiedot syötetään pääkirjatositteelle.

Tuloslaskelma

Kun olet syöttänyt taseen saldojen muutokset, syötä samaan pääkirjatositteeseen kuluvan tilikauden tuloslaskelman saldot omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla tuloslaskelmallakin. Tuloslaskeman saldoista ei siis lasketa muutosta kuten tehtiin taseen osalta.

Syötä tulot tuloslaskelman tilien Kredit-puolelle ja kulut tilien Debet-puolille.

Kun olet syöttänyt sekä tuloslaskelman että taseen tiedot pääkirjatositteelle tulisi Debet- ja Kredit puolien mennä tasan.

Tallenna tosite ja tarkista valikoista: Kirjanpito > Tuloslaskelma ja Kirjanpito > Tase, että tuloslaskelma ja tase Merit Aktivassa vastaavat toisesta ohjelmasta saatuja raportteja.

Alkusaldot, kun siirrytään käyttämään Merit Aktivaa kesken tilikauden

Jos aloitat käyttämään Merit Aktivaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Esimerkiksi, jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2019 ja tilikautesi on kalenterivuosi, tulee ohjelmaan syöttää ensimmäiset alkusaldot tilinpäätöspäivältä 31.12.2018 ja toiset saldot viimeisestä taseesta ja tuloslaskelmasta 31.3.2019.

Alkusaldot tilinpäätöksestä

Vertailutietoja varten tarvitset viimeisimmästä tilinpäätöksestä tuloslaskelman ja taseen. Näiden saldot syötetään Merit Aktivaan valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Ohjeen ensimmäisten alkusaldojen syöttämiseen löydät linkistä: Merit Aktivan käyttöönotto-opas.

Saldoja syötettäessä kannattaa alkusaldo tallentaa silloin tällöin, jotta tiedot eivät häviä, jos teet välillä jotain muuta. Syötä silloin alhaalla erotuksena näkyvä summa esim. tilikartan viimeiselle tilille, jotta saat tallennettua saldot. Ohjelma nimittäin vaatii, että alkusaldojen Debet- ja Kredit-puolen tulee mennä tasan, ennen kuin tallennus onnistuu. Voit sitten myöhemmin jatkaa alkusaldojen syöttöä poistamalla tuon em. summan kyseiseltä tililtä.

Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona

Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan myös Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit.

Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus.

 

Toiset saldot

Kun olet syöttänyt ja tallentanut vertailutiedot Merit Aktivan alkusaldoasetuksiin, avaa valikko: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite.

Syötä päivämääräksi kuluvan tilikauden tuloslaskelman ja taseen päivämäärä. Esim. jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2019, tarvitset aikaisemmasta ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen 31.3.2019. Tällöin pääkirjatositteeseen syötetään päivämääräksi 31.3.2019.

Tase

Ota nyt tilinpäätöksen tase ja kuluvan tilikauden tase, ja laske näiden saldojen muutos. Ko. muutos syötetään pääkirjatositteelle. Lisää pääkirjatositteelle oma rivinsä jokaiselle taseen tilille ja saldolle, ja syötä muutos oikealle puolelle riviä. Syötä taseen Vastaavaa-puolen (1000-alkuisten tilien) saldot pääkirjatositteella tilien Debet-puolelle ja Vastattavaa-puolen (2000-alkuisten tilien) saldot tilien Kredit-puolelle.

Esim. jos Pankkitilin saldo oli 31.12.2018 1000 € ja uusi saldo 31.3.2019 1500 €, on pankkitilin saldon muutos 500€. Tällöin pääkirjatositteen riville valittaisiin tiliksi Pankkitili ja muutos 500€ syötettäisiin tilin Debet-puolelle. Vastaavasti, jos ostovelat olisivat lisääntyneet esim. 50 eurolla, syötettäisiin tuo 50 € Ostovelat-tilin Kredit-puolelle. Vastaavasti, mikäli näiden tilien saldot olisivat vähentyneet, syötettäisiin muutos Pankkitilin Kredit-puolelle ja Ostovelat-tilin Debet-puolelle.

Tee samoin kaikille taseen saldoille.

Huomaa, että kuluvan tilikauden taseesta ei tule syöttää Edellisten tilikausien voittoa/tappiota eikä Tilikauden tulosta, sillä ohjelma laskee nämä automaattisesti, kun myös tuloslaskelman tiedot syötetään pääkirjatositteelle.

Tuloslaskelma

Kun olet syöttänyt taseen saldojen muutokset, syötä samaan pääkirjatositteeseen kuluvan tilikauden tuloslaskelman saldot omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla tuloslaskelmallakin. Tuloslaskeman saldoista ei siis lasketa muutosta kuten tehtiin taseen osalta.

Syötä tulot tuloslaskelman tilien Kredit-puolelle ja kulut tilien Debet-puolille.

Kun olet syöttänyt sekä tuloslaskelman että taseen tiedot pääkirjatositteelle tulisi Debet- ja Kredit puolien mennä tasan.

Tallenna tosite ja tarkista valikoista: Kirjanpito > Tuloslaskelma ja Kirjanpito > Tase, että tuloslaskelma ja tase Merit Aktivassa vastaavat toisesta ohjelmasta saatuja raportteja.