Mitä toiminimen kirjanpito vaatii ja miten se laaditaan?

Toiminimen kirjanpito vaatii pääsääntöisesti samoja asioita kuin muidenkin kirjanpitovelvollisten kirjanpito. Tärkeimmät velvollisuudet, jotka kirjanpidon tekijää koskevat, voidaan jakaa seuraaviin osioihin:

• juoksevan kirjanpidon laatiminen
• oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen
• palkanlaskenta
• tilinpäätöksen laatiminen ja veroilmoituksen antaminen

Perehdytään näihin seuraavaksi tarkemmin.

Juoksevan kirjanpidon laatiminen

Toiminimen kirjanpito on laadittava niin usein, että sen perusteella voidaan antaa oma-aloitteisten verojen ilmoitukset ja muut vaaditut viranomaisilmoitukset ajallaan. Usein kirjanpito kannattaa laatia vähintään kuukauden välein, vaikka arvonlisäverokausi olisi pitempi, sillä näin liiketapahtumat ovat vielä tuoreessa muistissa. Lisäksi pankin tiliotteiden aikavälinä on usein kuukausi, joten tämä on looginen aikaväli kirjanpidon laatimista varten. Edellisestä poiketen käteistapahtumat on kuitenkin kirjattava päivittäin, jos yrityksellä tällaisia on.

Toiminimi voi laatia kirjanpitonsa myös yhdenkertaisena, mutta tätä tapaa emme suosittele, sillä kaikki johtavat sähköiset kirjanpito-ohjelmistot toimivat kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteilla. Näitä ohjelmistoja ei ole mahdollista hyödyntää, jos laatii kirjanpitonsa yhdenkertaisena. Toiminimen kirjanpito yhdenkertaisena saattaa kuulostaa ajatuksen tasolla helpommalta tavalta, mutta ei suinkaan sitä ole, sillä nämä kirjanpidot laaditaan usein taulukkomuodossa esimerkiksi Exceliin. Tämä tekee siitä automaattisesti sekavaa, sillä tästä tietomassasta on silti laadittava manuaalisesti tilinpäätöstasoiset tiedot tilinpäätöstä varten.

Merit Aktivassa kirjanpidon laatimista helpottavat ohjelman automaattiset kirjaukset, joiden ansiosta esimerkiksi ostolaskujen kirjaaminen tapahtuu seuraavasti (esimerkkinä Facebookin mainosmaksut):

Yllä olevien tietojen syöttämisen jälkeen tosite tallennetaan, jonka yhteydessä järjestelmä tekee kirjanpidon kirjauksen automaattisesti. Merit Aktivan ansiosta et joudu siis sen syvällisemmin pohtimaan kahdenkertaisen kirjanpidon vaatimia debettejä ja kredittejä, vaan kirjaukset tapahtuvat automaattisesti, kun tiedot syötetään uutena ostolaskuna.

Entä sitten myyntilaskut? Miten niiden kanssa toimitaan?

Myyntilaskujen kirjaaminen on aivan yhtä helppoa. Laskutuspäivän koittaessa luot uuden myyntilaskun ja syötät laskulle tarvittavat tiedot. Tallentamisen jälkeen järjestelmä tekee kirjanpidon kirjauksen jälleen automaattisesti. Kaiken lisäksi saat samalla täysin ammattimaisen näköisen laskun, jonka voit lähettää asiakkaalle suoraan Merit Aktivan järjestelmästä joko pdf-laskuna, verkkolaskuna tai kirjeenä. Kätevää, eikö?

Kun kauden myynnit ja ostot on syötetty, tulee vielä kirjata pankin tiliotteelta maksutapahtumat, jotka kohdistetaan laskuille. Tämän työvaiheen voi halutessaan automatisoida sisäänlukemalla pankista saatavan tiliotetiedoston, jolloin Merit Aktiva tekee kohdistuksen automaattisesti viitenumeroiden perusteella.

Oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen

Oma-aloitteisia veroja ovat arvonlisävero sekä työnantajasuoritukset. Nämä on annettava yleensä kuukauden välein, mutta myös neljännesvuoden tai kalenterivuoden mittaiset verokaudet ovat mahdollisia arvonlisäveron kohdalla. Neljännesvuoden verokauteen voi hakeutua, jos liikevaihto on enintään 100 000 euroa kalenterivuodessa, ja kalenterivuoden verokauteen jos liikevaihto on enintään 30 000 euroa kalenterivuodessa. Työnantajasuoritusten kohdalla on mahdollista hakeutua neljännesvuoden mittaiseen verokauteen, jos liikevaihto on enintään 100 000 euroa vuodessa. Verokauteen voi hakea muutosta Omaverosta.

Verohallinnolle tilitettävän arvonlisäveron määrä lasketaan suoritettavien (myynnit) ja vähennettävien (hankinnat) arvonlisäverojen erotuksesta. Koko prosessi saattaa tuntua monimutkaiselta, mutta Merit Aktivaa käyttävä selviää tästä onneksi hyvinkin helpolla, sillä järjestelmä kirjaa myös arvonlisäverot automaattisesti oikeille kirjanpidon tileilleen. Antaessasi kuukauden vaihteessa arvonlisäveroilmoituksen navigoit vain Merit Aktivassa osioon Kirjanpito -> ALV-ilmoitus ja lisäät uuden ALV-ilmoituksen. Tallentamisen jälkeen Merit Aktiva luo ilmoituksen automaattisesti, joten et joudu miettimään itse, että mille riville kirjaat minkäkin summan. Ilmoituksen lähetys onnistuu lähes yhtä vaivattomasti: lataat vain arvonlisäverolaskelman koneellesi, kirjaudut Verohallinnon ylläpitämään Ilmoitin.fi-palveluun ja lähetät ilmoituksen, jolloin se etenee automaattisesti verottajalle. Voit myös syöttää arvonlisäverolaskelman tiedot Omaveroon käsin. Seuraavan kuukauden alussa kirjaudut vielä Omaveroon ja maksat alvit pankkinäppäinten kautta ennen kyseisen kuun 12. päivää.

Arvonlisäveroilmoitusta käsittelevän artikkelin voit lukea linkin takaa.

Työntantajasuoritukset ja palkanlaskenta

Työnantajasuoritukset tarkoittavat työnantajan sairausvakuutusmaksua sekä ennakonpidätyksiä. Työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä vuonna 2020 on 1,34% ja ennakonpidätyksen määrä riippuu työntekijän yksilöllisestä ansiotuloveroprosentista.

Mikäli toiminimellä on työntekijöitä, palkat kannattaa laskea joko palkka.fi- tai palkkaus.fi-palvelun kautta. Nämä palvelut ovat siitä erittäin käteviä, että ne tekevät maksetuista palkoista automaattisesti ilmoitukset tulorekisteriin, jolloin et joudu säätämään itse tulorekisteri-ilmoitusten kanssa. Palkanlaskennan jälkeen lataat vain järjestelmistä CSV-tiedostot ja viet ne Merit Aktivaan.

Enää on jäljellä työnantajasuoritusten maksaminen: tiedot välittyvät palkka.fi- ja palkkaus.fi-ohjelmista automaattisesti myös Omaveroon, joten arvonlisäveroilmoituksen tavoin sinun täytyy enää kirjautua Omaveroon ja maksaa työnantajasuoritukset pankkinäppäinten avulla verottajalle. Huomaa, että työnantajasuoritusten viimeinen maksupäivä on kuukautta aiemmin kuin arvonlisäverolla. Toukokuun arvonlisäverot maksetaan vasta heinäkuun 12. päivään mennessä, mutta työnantajasuoritukset jo kesäkuun 12. päivään mennessä.

Palkanlaskentaan voit tutustua tarkemmin aiemmasta artikkelistamme. Huomaa kuitenkin, että toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen palkkaa vaan ottaa yrityksen varoja käyttöönsä yksityisnostoina.

Tilinpäätöksen laatiminen ja veroilmoituksen antaminen

Toiminimen kirjanpitoa laativan on lisäksi huolehdittava kerran vuodessa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen antamisesta. Tässä asiassa toiminimiyrittäjät ovat saaneet mukavan helpotuksen: pienempien toiminimiyritysten ei tarvitse laatia lainkaan tilinpäätöstä. Tilinpäätös on laadittava ainoastaan silloin, jos sen tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella kaksi seuraavista rajoista ylittyy:

• taseen loppusumma 350 000 euroa
• liikevaihto 700 000 euroa
• tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä.

Tilinpäätös on kuitenkin tästä huolimatta hyvä laatia, koska tilinpäätöstasoisia tietoja vaaditaan esimerkiksi veroilmoitusta varten. Myös mahdolliset rahoittajat haluavat usein nähdä tilinpäätöksen.

Tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta, liitetiedoista ja tase-erittelyistä. Käytännössä tilinpäätös laaditaan katsomalla kirjanpito-ohjelmiston tuloslaskelmasta ja taseesta oikeat luvut ja siirtämällä ne Word-pohjaiseen tekstidokumenttiin oikeille riveille. Merit Aktivaa käyttävä saa tähän työhön merkittävää helpotusta ajan tasalla olevista talousraporteista: tuloslaskelma ja tase päivittyvät joka kerta, kun järjestelmään kirjaa osto- tai myyntilaskuja. Näin tilinpäätöshetkellä on vain tarkistettava tietojen paikkansapitävyys ja huolehdittava muista tilinpäätöstoimista. Merit Aktivasta saa myös laadittua pohjan tilinpäätösasiakirjoille, joita muokkaamalla tilinpäätös on helpompi laatia.

Aiemmista artikkeleistamme löytyy oppaat toiminimen tilinpäätöksen ja toiminimen veroilmoituksen laatimiseen. Toistuvien viranomaisilmoitusten aikataulut löydät tästä linkistä.

Lopuksi

Toiminimen kirjanpito kannattaa laatia kahdenkertaisena, koska näin saat käyttöösi Merit Aktivan kaltaisen kirjanpito-ohjelmiston tuomat automaattitoiminnot, jotka helpottavat merkittävästi kirjanpidon laatimista. Saat siten myös käyttöösi Merit Aktivan osto- ja myyntireskontran, joiden avulla maksujen seuranta on helpompaa ja ajantasaisempaa. Kirjanpidon tekijän on huolehdittava juoksevan kirjanpidon laatimisesta, oma-aloitteisten verojen ilmoittamisesta, palkanlaskennasta sekä tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimisesta. Tilinpäätöstä ei ole lain mukaan pakko tehdä, mutta se on silti suositeltavaa, koska veroilmoituksen tiedot johdetaan tilinpäätöksen tiedoista.

Kokeile Merit Aktivaa ilmaiseksi. Rekisteröityminen vie vain muutaman minuutin.

Merit Aktivan asiakaspalvelu vastaa kysymyksiin arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.