Tehokkaampaa kirjanpitoa verkkolaskujen avulla

Sähköinen taloushallinto tehostaa kirjanpitäjän ja yrittäjän välistä yhteistyötä, kun taloushallinto-ohjelmistoa voi käyttää yhdessä yrittäjän kanssa. Yrittäjä laatii ja lähettää myyntilaskut suoraan ohjelmistossa sekä vahvistaa ohjelmistoon saapuneet ostolaskut. Aineistoja ei tarvitse koota yhteen ja lähettää kerran kuussa kirjanpitäjälle, vaan kirjanpitoa voidaan tehdä sitä mukaa, kun materiaalia saapuu ohjelmistoon.

Sähköisen kirjanpidon avulla lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen helpottuu, kun kirjanpitoa ei tehdä enää kuukausi tai kaksi jälkijunassa. Yrittäjä saa siten ajantasaisempaa tietoa yrityksensä taloudellisesta tilasta. Kirjanpitäjän työmäärä ja inhimilliset virheet vähenevät, ja työskentely nopeutuu, ja yrittäjäkin saa rahallista hyötyä tehostuneen ajankäytön kautta.

Verkkolaskut näyttelevät merkittävää roolia kirjanpidon sähköistämisessä. Ei pelkästään siksi, että verkkolaskulaki astui lopullisesti voimaan huhtikuun 2021 alusta, vaan myös siksi, että niiden avulla myyntilaskut saavuttavat vastaanottajansa varmemmin ja nopeammin; ostolaskut saadaan kierrätettyä ja maksettua ajallaan; ja alkuperäistositteet saadaan arkistoitua järjestelmän pilvitallennustilaan. Ja kaikki ilman kosketusta pölyttyviin paperipinoihin tai vuosikausiksi arkistoitaviin mappeihin, jotka vievät runsaasti kaappitilaa.

Sähköisistä laskuista puhuttaessa on hyvä huomata, että sähköpostin välityksellä lähetetyt laskut eivät täytä sähköisen laskun määritelmää, vaan tämän täyttävät ainoastaan verkkolaskut. Verkkolaskulain tarkassa määritelmässä sähköisellä laskulla tarkoitetaan ”laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn ja joka noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia”.

Apix Messaging ja Merit Aktiva

Verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon tarvitaan kirjanpitojärjestelmä ja verkkolaskujen välityspalvelu. Apix Messaging on toiminut alusta saakka Merit Aktivan verkkolaskuoperaattorina, ja yhteistyö on siten kehittynyt saumattomaksi.

Merit Aktivan ja Apixin toiminnallisuudet on liitetty yhteen niin, että laskujen sähköinen välitys olisi mahdollisimman helppoa käyttäjälle. Apixin välittämät laskut voidaan lähettää ja vastaanottaa suoraan Merit Aktivalla.

Kaikki Apixin kautta välitetyt laskut ja niiden alkuperäistositteet löytyvät myös APIX Laskumapista. Laskumapissa voi esimerkiksi selata laskuja ja tutkia, onko lähetetty verkkolasku jo vastaanotettu asiakkaan verkkolaskuoperaattorin toimesta. Laskumapista voi nähdä myös helposti laskun vastaanottajan tai lähettäjän luottotietotilanteen.

Merit Aktivasta voi Apixin kautta lähettää myös kirjelaskut tai sähköpostitse lähetettävät PDF-laskut. Samoin Apixin skannauspalvelu sähköistää muut kuin verkkolaskut, jos niitä vielä saapuu. Verkkolaskun mukana siirtyy kuitenkin huomattava määrä rakenteellista tietoa, jota voidaan hyödyntää helposti ohjelmistossa. Jos esimerkiksi ostolaskun rivitiedot halutaan saada suoraan Merit Aktivaan ilman manuaalista työtä, ostolaskut kannattaa vastaanottaa verkkolaskuina.

Verkkolaskujen käyttöönotto

Merit Aktivassa verkkolaskujen käyttöönotto on varsin helppoa. Jos et tee vielä kirjanpitoa Merit Aktivalla, pääset verkkolaskujen käyttöönotossa saman tien liikkeelle rekisteröitymällä Merit Aktivan käyttäjäksi ja perustamalla yrityksen ohjelmaan. Verkkolaskutoiminnallisuus otetaan seuraavasti käyttöön:

• Rekisteröidy verkko-operaattori Apix Messaging käyttäjäksi osoitteessa www.apix.fi.
• Osta Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä. Apixin kanssa voi tehdä myös kuukausilaskusopimuksen.
• Syötä Apixin kirjautumistiedot Merit Aktivassa olevan yrityksen asetuksiin.

Tämän jälkeen voi verkkolaskuja lähettää ja vastaanottaa Merit Aktivalla.

Verkkolaskujen lähetys

Myyntilaskujen lähettämistä varten lisätään Merit Aktivassa asiakastietoihin joko asiakkaan y-tunnus, jolloin järjestelmä hakee asiakkaan laskutustiedot automaattisesti Apixin tietokannasta, tai syötetään laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite sille varattuun kenttään. Yritysten verkkolaskutusosoitteet voidaan tarkistaa julkisesta tietokannasta.

Laskujen lähettäminen on jatkossa todella nopeaa. Laskun luomisen jälkeen painetaan vain laskulla näkyvää ”E-lasku”-painiketta, jonka jälkeen lasku lähtee välittömästi Merit Aktivasta Apixille. Apix toimittaa laskun eteenpäin vastaanottajalleen eikä yrittäjän tarvitse olla huolissaan häviääkö lasku postissa tai eksyykö se asiakkaan sähköpostissa roskapostilaatikkoon.

Verkkolaskujen vastaanotto

Myös verkkolaskujen vastaanotto on todella simppeliä. Toimittajille tulee ilmoittaa laskutusosoitteen muuttumisesta, jonka jälkeen Apix välittää ostolaskut automaattisesti
toimittajilta Merit Aktivan ”Vahvistamattomat ostolaskut”-valikkoon. Laskut voi kierrättää yrittäjällä hyväksyttävänä ennen niiden jatkokäsittelyä. Laskun vahvistamisen jälkeen laskuriveillä näkyvät kulut tiliöidään ja lasku tallennetaan ostolaskuksi. Järjestelmä alkaa muistamaan toimittajien toistuvien laskurivien tiliöinnit ja seuraavalla kerralla se ehdottaa automaattisesti aiemmin käytettyä tiliä laskuriville.

Sähköisen ostolaskun mukana tulee aina kuva alkuperäisestä laskusta, joka tallentuu ostolaskun liitteeksi. Paperista ostolaskua tai PDF-tiedostoa laskusta ei siis tarvitse enää
säilyttää erikseen muualla. Kirjaukset tehdään automaattisesti kirjanpitoon sekä alv-laskelmalle eikä kirjanpitäjän tarvitse syöttää käsin summia tai selitteitä.

Lopuksi

Verkkolaskujen avulla kirjanpitäjän turha manuaalinen työ ja inhimilliset virheet vähenevät. Laskutus on kustannustehokkaampaa, tarkempaa, nopeampaa ja ympäristöystävällisempää. Lue lisää verkkolaskuista tästä ohjeesta.

Merit Aktiva ja Apix järjestävät yhteisen webinaarin torstaina 4.11.2021 klo 16:00. Webinaarissa näytämme, miten verkkolaskutus otetaan käyttöön ja kuinka verkkolaskuja lähetetään ja vastaanotetaan Merit Aktivassa. Lue lisää linkistä.

Rekisteröitymällä Merit Aktivan käyttäjäksi voi ohjelmistoa kokeilla ilmaiseksi kuuden kuukauden ajan sataan tositteeseen saakka.