Mitä tehtäviä yrityksen taloushallintoa pyörittävälle kuuluu?

Yrityksen taloushallinto on laaja kokonaisuus, johon kuuluu kirjanpidon laatimisen ja reskontrien hoidon lisäksi lakisääteisiä ilmoitusvelvollisuuksia sekä erilaisia hallinnollisia tehtäviä. Käydään tässä artikkelissa läpi yleisimmät vastuut, jotka taloushallintoa pyörittävälle kuuluvat.

Juoksevan kirjanpidon laatiminen

Juoksevan kirjanpidon laatiminen on taloushallinnon tehtävistä eniten aikaa vievin. Samalla se on kuitenkin myös valtaosan ajasta hyvin rutiininomaista, sillä yritysten kuluista suurin osa toistuu samanlaisina kuukaudesta ja vuodesta toiseen. Raaka-aineiden tai myytävien tuotteiden hankintaa, palkkojen maksua, toimitilan vuokria, markkinointikuluja jne. Ensimmäisten kirjausten jälkeen vanhoja tositteita voidaan hyödyntää kopioimalla tosite: päivämäärät ja summat korjaamalla kirjausten tekeminen on hyvin nopeaa. Merit Aktivaan voidaan myös lukea sähköisiä tiliotteita, jolloin järjestelmä osaa kirjata tositteet automaattisesti suoritetuiksi tiliotteen tietojen perusteella.

Kirjanpito on laadittava niin, että sen perusteella voidaan antaa vaaditut viranomaisilmoitukset. Monella tämä tarkoittaa sitä, että kirjanpito on laadittava vähintään kerran kuukaudessa, jos verokauden pituus on yksi kuukausi. Hyvä rutiini voi olla sellainen, että laatii kirjanpidon aina heti kuun ensimmäinen päivä, kun edellisen kuukauden tiliote on mahdollista hakea verkkopankista. Näin velvollisuudet on täytetty heti kuun alussa, eikä asiaa tarvitse miettiä enää myöhemmin.

Reskontrista huolehtiminen

Myyntilaskut kannattaa lähettää heti kun mahdollista, jotta yrityksen kassavirta ei kärsi turhaan ylimääräisten maksupäivien vuoksi. Maksettuja – ja maksamattomia – myyntilaskuja kannattaa seurata vähintään 1-2 kertaa kuukaudessa, jotta maksamattomiin laskuihin pystytään reagoimaan mahdollisimman nopeasti. Maksumuistutusten lähettäminen onnistuu helposti Merit Aktivan valikossa: Myynnit -> Maksumuistutusten lähettäminen.

Ostoreskontraa kannattaa seurata sitä useammin, mitä enemmän yrityksellä on ostolaskuja. Mikäli yrityksellä on käytössä verkkolaskutus, niin reskontran kanssa kannattaa olla erityisen tarkkana, jotta virheellisiin laskuihin pystytään reagoimaan mahdollisimman pikaisesti. Ostoreskontraa ei ole kuitenkaan pakko hyödyntää täysimääräisesti, jos ei koe tätä tarpeelliseksi: ostolaskut voidaan syöttää myös jälkikäteen kerran kuukaudessa kirjanpidon laatimisen yhteydessä, jolloin ei tarvitse seurata aktiivisesti ostoreskontranäkymää. Tämä soveltuu pienemmille yrityksille, joissa ostolaskuja käsittelee vain yrittäjä itse, jolloin reskontralle ei ole niin suurta tarvetta.

Arvonlisäveroilmoituksen antaminen

Arvonlisäveroilmoitus on helpoin antaa heti, kun verokauden kirjanpito on laadittu kuntoon. Muista vain varmistaa, että arvonlisäverot on vähennetty oikein: eli et ole vahingossa vähentänyt vähennyskelvottomia kuluja arvonlisäverotuksessa, mutta et ole myöskään jättänyt mitään vähennyskelpoista vähentämättä. Vähennyskelpoisten kulujen vähentämättä jättäminen tulee helposti kalliiksi, kun virheet kumuloituvat verokaudesta toiseen.

Arvonlisäveroilmoituksen lähettäminen on vaivatonta ilmoitin.fi-palvelun kautta: lataat vain ilmoituksen Merit Aktivan järjestelmästä .txt-muodossa ja lähetät sen sähköisesti Verohallintoon. Tarkempiin arvonlisäveroilmoitukseen liittyviin ohjeisiin voit tutustua aiemmasta artikkelistamme.

Palkanlaskenta ja tulorekisterin ilmoitukset

Yrityksen taloushallintoon kuuluvista tehtävistä palkanlaskenta on monelle yksi mieluisimmista – varsinkin, jos palkka tarvitsee laskea vain itselleen. Mikäs sen mukavampaa, kuin laskea itselleen konkreettinen palkkio hyvin tehdystä työstä.

Palkat voi laskea helposti joko Palkkaus.fi-ohjelmalla tai Verohallinnon ylläpitämällä Palkka.fi-palvelun avulla. Palkkakirjaukset saa tuotua molemmista ohjelmista Merit Aktivaan tiedostona, jolloin manuaalista tietojen syöttöä ei tarvita.

Tulorekisteriin pitää tehdä palkkatietoilmoitus viiden arkipäivän sisällä palkanmaksupäivästä sekä erillisilmoitus seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä. Sekä Palkkaus.fi- että Palkka.fi-palvelu tekee nämä ilmoitukset automaattisesti tulorekisteriin, jolloin sinun ei tarvitse itse niistä huolehtia – mielettömän hyvä lisä jo ennestään hyvään palveluun. Tulorekisteristä palkkailmoitukset välittyvät automaattisesti Omavero-palveluun.

Palkanmaksajan on toki vielä maksettava työnantajasuoritukset (ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu) seuraavan kuun 12. päivään mennessä. Palkka.fi-palvelua käyttävän on maksettava nämä itse verkkopankissaan tai tehtävä Merit Aktivasta maksumääräys pankkiin, jolloin pankki hoitaa maksut eräpäivinään. Verojen maksu onnistuu myös suoraan Omaveron kautta pankkinäppäinten avulla

Mikäli palkat lasketaan Palkkaus.fi-ohjelmalla, maksetaan palkka kaikkine sivukuluineen suoraan palveluun ja Palkkaus.fi toimittaa maksut edelleen eteenpäin. Palkanmaksajan tarvitsee silloin tehdä vain yksi palkkoihin liittyvä suoritus ja Palkkaus.fi hoitaa loput. Helppoa ja nopeaa.

Maksut ja maksujen eräpäivät näkyvät Omavero-palvelussa, joten palveluun kannattaa kirjautua esimerkiksi kerran kuukaudessa, jotta välttyy ikäviltä yllätyksiltä. Samalla näkee mahdolliset päätökset ja muut tiedotteet, joita palveluun on saapunut.

Palkanlaskennan lisäksi yrityksen taloushallinnosta vastaavan on hyvä muistaa, että yrittäjän on hankittava itselleen YEL-vakuutus, jos vuoden työtulo ylittää 7799,37 euroa (vuonna 2019). Vakuutuksen voi ottaa haluamastaan eläkevakuutusyhtiöstä ja sille voi määrittää haluamansa tason: näin yrittäjällä on iso vapaus (ja vastuu) oman eläkkeensä suhteen. YEL-vakuutus maksetaan normaalien laskujen tapaan halutuissa maksuerissä vuoden mittaan. Työnantajayrittäjän on lisäksi hankittava lakisääteiset vakuutukset työntekijöilleen. Vakuutuksia ovat:

• työeläkevakuutus
• työtapaturmavakuutus
• työttömyysvakuutus
• ryhmähenkivakuutus

Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laadinta

Tilinpäätös ja veroilmoitus on laadittava kerran vuodessa. Monelle tämä on epämieluisin tehtävä, kun koko vuoden kirjanpito on käytävä läpi ja on mietittävä kaikkia mahdollisia erikoissääntöjä. Säännöllisesti ja tarkasti laadittu tilikauden aikainen kirjanpito helpottaa tehtävää, kun tiedot ovat jo valmiiksi suurimmaksi osaksi kasassa. Merit Aktivassa tuloslaskelma ja tase päivittyvät automaattisesti samalla kun kirjanpitoon tehdään kirjauksia, joten tilinpäätöksen yhteydessä on vain varmistuttava kirjausten aitoudesta ja tehtävä erinäisiä tilinpäätöstoimia, kuten jaksotuksia, täsmäytyksiä ja inventaareja. Ensimmäisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen työ helpottuu huomattavasti, kun myöhempinä vuosina tilinpäätös voidaan laatia samojen dokumenttien pohjalta kopioimalla.

Osakeyhtiöiden on laadittava tilinpäätös ja annettava veroilmoitus neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä: perinteistä 1.1.-31.12. tilikautta noudattavan yrityksen on näin ollen annettava tilinpäätös ja veroilmoitus huhtikuun loppuun mennessä. Tutustu aiemmasta kirjoituksestamme osakeyhtiön tilinpäätöksen laatijan muistilistaan.

Yksityisen elinkeinonharjoittajan (ns. ”toiminimi”) on hyvä huomata, että heiltä tilinpäätöstä ei useimmiten vaadita. Tilinpäätös on laadittava, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:

• taseen loppusumma 350 000 euroa
• liikevaihto 700 000 euroa
• tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Vaikka toiminimiltä tilinpäätöstä ei vaaditakaan, niin veroilmoitusta varten tarvitaan tilinpäätöstasoiset tiedot, joten tilinpäätös on silti hyvä laatia. Tilinpäätöstietoja saattavat vaatia myös yrityksen ulkopuoliset tahot, kuten rahoittajat. Yksityisen elinkeinonharjoittajan on annettava veroilmoitus huhtikuun alussa, joten myös tilinpäätöksen on oltava tuolloin saatavilla, jos sen haluaa laatia. Tutustu toiminimen tilinpäätöksen laatimiseen ja veroilmoituksen laatimiseen linkkien takaa.

Lopuksi

Äkkiseltään katsottuna yrityksen taloushallintoon näyttäisi kuuluvan hurja määrä erilaisia tehtäviä ja velvoitteita. Näiden suorittamiseen löytyy kuitenkin nopeasti oma rutiininsa, eivätkä ne tämän jälkeen vie pienempien yritysten kohdalla kuin pari tuntia kuukaudessa. Merit Aktivan erilaiset automaattitoiminnot ja sähköiset ilmoitusmahdollisuudet helpottavat työtä merkittävästi, kun manuaalisen työn osuus laskee minimiin. Kokeile ohjelmaa ilmaiseksi, niin näet ohjelman tuoman hyödyn käytännössä.

Kysy lisää Merit Aktivan taloushallinto-ohjelmasta asiakastuestamme. Palvelemme arkisin klo 9-16 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.