Sähköinen taloushallinto – Mihin kiinnittää huomiota ohjelmistoa valitessa?

Sähköinen taloushallinto helpottaa yrityksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä merkittävästi. Useimmille riittää mahdollisuus kirjanpidon perusasioiden toteuttamiseen, kuten osto- ja myyntilaskujen luomiseen, mutta ennen ohjelmiston valintaa on syytä pohtia tarkemmin ominaisuuksia, jotka ovat omalle liiketoiminnalle erityisen tärkeitä. Kokonaisvaltaiset taloushallinnon ohjelmistot sisältävät paljon muitakin ominaisuuksia, joita voi omassa liiketoiminnassaan hyödyntää. Katse kannattaa pitää tulevaisuudessa, sillä yrityksen tarpeet yleensä muuttuvat liiketoiminnan kehittyessä.

Käymme artikkelissa läpi asioita, joihin järjestelmävalinnassa on hyvä kiinnittää huomiota.

Miten ohjelmisto mukautuu yrityksen kasvaessa?

Sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä on hyvä varmistua siitä, että ohjelmisto on riittävä myös tulevaisuudessa yrityksen kasvaessa. Yrityksen kasvu näkyy taloushallinnossa mm. osto- ja myyntilaskujen määrissä sekä tiliotteen pituudessa. Manuaaliset prosessit ovat kirjanpidossa pullonkauloja, jotka korostuvat entisestään, kun liiketapahtumien määrä kasvaa. Tästä syystä ohjelmistossa on oltava mahdollisimman paljon automaattisia ominaisuuksia.

Merit Aktivassa on hyödynnetty runsaasti erilaisia automaattitoimintoja:

• Ostolaskumäärien kasvusta selviää helposti hyödyntämällä verkkolaskutusta. Verkkolaskuominaisuuden avulla ostolaskut saapuvat sähköisessä muodossa järjestelmään, jolloin niitä ei tarvitse näppäillä manuaalisesti sisään. Kirjanpitäjän tehtäväksi jää näin ainoastaan ostolaskujen tarkistaminen.
• Tiliotteen automaattinen sisäänluku helpottaa suurempien tilitapahtumamäärien käsittelyssä. Järjestelmä kohdistaa maksut automaattisesti oikeille myynti- ja ostolaskuille viitenumeroiden perusteella. Näin liiketapahtumien kasvu ei aiheuta samassa suhteessa ylimääräistä työtä, kun tiliote voidaan ladata sähköisessä muodossa ohjelmistoon ja antaa koneen tehdä työn puolestasi.
• Toistuvaislaskutuksen avulla samanlaisena toistuvat laskut voidaan luoda yhdellä napin painalluksella. Tästä on valtava hyöty esimerkiksi palvelualan yrityksille, jotka laskuttavat asiakkaitaan tasaisesti toistuvin väliajoin. Uudet asiakkaat voidaan tuoda toistuvaislaskutuksen piiriin, ja kaikille voidaan luoda lasku samalla kertaa. Laskut voi myös lähettää massalähetyksenä yhdellä kertaa. Näin työmäärä ei kasva, kun uusia asiakkaita saadaan hankittua.
• Kopiointitoiminnon avulla uusien tositteiden luominen onnistuu vanhojen tositteiden pohjalta. Näin tositteen luominen onnistuu nopeasti myös tilanteissa, joissa ei voida syystä tai toisesta hyödyntää verkkolaskutusta tai toistuvaislaskutusta.

Sähköisen taloushallinnon etuna on ehdottomasti vastaavanlaiset älykkäät toiminnot, joten niistä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Kun saadaan napsittua aikahyötynä minuutti sieltä ja toinen täältä, niin vuositasolla aikasäästö on jo hyvin tuntuva. Aikasäästön lisäksi toiminnot helpottavat ohjelmiston jokapäiväistä käyttämistä. Moni asiakkaistamme sanookin, että Merit Aktiva on helpoin heidän koskaan käyttämänsä laskutus- ja kirjanpito-ohjelmisto.

Kasvaneen kuitti- ja tositevolyymin lisäksi yrityksen kasvu näkyy usein liiketoiminnan monimutkaistumisena. Taloushallinnossa saatetaan tarvita erilaisia osakirjanpitoja eikä kirjanpitoa voidakaan enää pyörittää vain yhden henkilön varassa. Näissä tilanteissa auttavat mm. seuraavat ominaisuudet:

• Menot ja tulot voidaan jakaa osastoille, kustannuspaikoille ja projekteille, jolloin yrityksen sisällä voidaan tehdä tarkempaa kirjanpitoa.
• Varastolaskennan avulla yrityksen tavaroita ja materiaaleja voidaan seurata omana kirjanpitonaan
• Sähköiset ostolaskut voidaan kierrättää useamman eri henkilön hyväksyttävänä
• Käyttöomaisuuden laskennassa käyttöomaisuutta voidaan seurata omana erillisenä osakirjanpitonaan

Tässä oli vain pieni osa Merit Aktivan mahdollisuuksista – kaikista ominaisuuksista saat helpoiten kuvan hinnastomme kautta.

Onko Verohallinnon kanssa asiointi helppoa?

Suurimmalle osalle yrityksistä oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen on tilinpäätöksen ohella ainoa tasaisin väliajoin toistuva tapahtuma. Ilmoitusvelvollisuuden täyttäminen onnistuu parhaiten, kun valitussa ohjelmistossa arvonlisäveroilmoituksen täyttäminen ja eteenpäin lähettäminen on tehty mahdollisimman vaivattomaksi.

Merit Aktivassa arvonlisäveroilmoituksen luominen onnistuu yhdellä klikkauksella. Järjestelmä laskee arvonlisäveron automaattisesti kirjattujen tositteiden perusteella, joten käyttäjän tehtäväksi jää ainoastaan ilmoituksen tarkistaminen mahdollisten aiempien kirjausvirheiden varalta.

Ilmoituksen lähettäminen on tätä nykyä hyvin helppoa. Merit Aktivan ja Omaveron välille on rakennettu rajapinta, jonka ansiosta ilmoituksen voi lähettää verottajalle yhdellä napin painalluksella suoraan ohjelmasta.

Millaisella yritysmuodolla toimit?

Erilaisten yritysmuotojen liiketapahtumat eroavat aina hieman toisistaan, joten sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä on varmistuttava, että ohjelmisto taipuu kaikkiin mahdollisiin kirjaustilanteisiin. Erityisestä tämä tarkoittaa sitä, että ohjelmistossa on oltava kaikille yritysmuodoille oma tilikarttansa. Näin esimerkiksi asunto-osakeyhtiö voi kirjauksia tehdessään valita vastikkeille ja yksityinen elinkeinonharjoittaja yksityisotoille olemassa olevan kirjanpidon tilin, eikä tilikarttaan tarvitse tehdä manuaalisia muutoksia. Tämä helpottaa työtä merkittävästi.

Merit Aktivassa on oletuksena kaikille yhtiömuodoille oma tilikarttansa, joten onpa yrityksesi sitten osakeyhtiö, yksityinen elinkeinonharjoittaja, kommandiittiyhtiö, avoin yhtiö, osuuskunta, yhdistys, asunto-osakeyhtiö tai kiinteistöosakeyhtiö, niin ohjelmistostamme löydät juuri sinun tilanteeseesi sopivan tilikartan.

Kehitetäänkö ohjelmistoa?

Uuden ohjelmiston käyttöönotto ja käytön opettelu on aina oma ruljanssinsa, joten ohjelmistoa valitessa on hyvä varmistua siitä, että sen käyttö onnistuu myös pitkällä tähtäimellä. Ohjelmiston päivittäminen on tästä hyvä signaali. Jos ohjelmiston ulkoasu ja ominaisuudet näyttävät vanhahtavilta, niin todennäköisestä on, että ne ovat sitä vielä muutamankin vuoden päästä.

Merit Aktivassa panostetaan vahvasti ohjelmiston jatkuvaan parantamiseen. Ohjelmistomme suomenkielinen pilviversio julkaistiin vuonna 2014. Tämän jälkeen olemme vanhojen ominaisuuksien parantamisen ohella muun muassa:

• Kehittäneet rajapintayhteyksiä muiden ohjelmistojen välillä. Nykyisin ohjelmistomme kautta onnistuu mm. laskurahoitus, perintä sekä automaattinen maksuvalvonta käytännössä napin painalluksella. Lisäksi rajapintayhteyksiä on hyödynnetty palkanmaksun, tositteiden toimittamisen ja oma-aloitteisten verojen ilmoittamisen helpottamisessa. Rajapintayhteydet ovat tulevaisuudessa yhä isompi osa kaikkea verkossa tapahtuvaa kommunikointia, joten on tärkeää, että myös yrityksesi sähköinen taloushallinto pysyy tämän muutoksen mukana.
• Rakentaneet mobiilisovelluksen, jotta kirjanpidon tekeminen onnistuu paikasta riippumatta.
• Luoneet ohjelmistoon ominaisuuden, jonka avulla voidaan lähettää tarjouksia, tilauksia ja ennakkolaskuja.

Näet Merit Aktivan ohjelmistopäivityshistorian tästä linkistä.

Saatko tarvittaessa apua?

Kaikille meille tulee silloin tällöin eteen ylitsepääsemättömiltä tuntuvia tilanteita. Asiantunteva ja helposti saatavilla oleva asiakaspalvelu on tärkeä osa toimivaa taloushallinnon ohjelmistoa.

Merit Aktivan ilmainen asiakastuki auttaa chatissä, puhelimitse ja sähköpostitse, jos eteesi tulee ongelmia, joista et selviä omin avuin. Kauttamme saat lisäksi tarvittaessa listan Merit Aktivaa hyödyntävistä tilitoimistoista, jos haluat jossain vaiheessa ulkoistaa kirjanpitosi ammattilaisen käsiin. Näin et joudu turhaan vaihtamaan taloushallinnon ohjelmistoa, vaikka päättäisitkin luopua kirjanpidon tekemisestä itse.

Lopuksi

Sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä on tärkeää varmistua siitä, että ohjelmisto taipuu tarvittaviin toimintoihin nyt ja tulevaisuudessa. Älykkäistä ominaisuuksista, automaattisista toiminnoista ja erilaisista rajapinnoista on niin valtavasti hyötyä, että ohjelmistoa valitessa sen tarjoamat mahdollisuudet kannattaa selvittää tarkasti. Järjestelmän vaihtaminen edellyttää aina runsaasti työtä, joten uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä siihen lukittaudutaan usein vuosiksi eteenpäin. Merit Aktivassa on niin valtavasti toiminnallisuuksia, että se hyvin todennäköisesti on enemmän kuin riittävä tarpeisiisi.

Merit Aktivan hinnoittelu perustuu kiinteään kuukausimaksuun, joten tiedät aina, kuinka paljon ohjelmistosta maksat. Emme siis peri ohjelmiston käytöstä minkäänlaisia transaktiopohjaisia kuluja. Ota sähköinen taloushallinto saman tien käyttöön ilmaisen kokeilujakson avulla. Saat täysin toiminnallisen version käyttöösi 6 kuukauden ajaksi sataan tositteeseen saakka. Kokeilujakson jälkeen maksat lisenssitasosta riippuen 19-39 € kuukaudessa (+alv). Lisenssimaksuun sisältyy aina kaksi yritystä. Jos lisäät ohjelmaan useamman yrityksen, veloitus on kolmannesta yrityksestä lähtien 1 €/yritys/kk+alv.

Merit Aktivan asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.