Miten osakeyhtiön perustaminen tapahtuu?

Osakeyhtiön perustaminen on muuttunut vuosi vuodelta helpommaksi. Kaikki tarvittava tieto löytyy nykyisin verkosta, joten kynnys osakeyhtiön perustamiseen on madaltunut. Kaiken lisäksi myös perustamisilmoituksen voi tehdä nykyisin verkossa, joten perustamistoimet onnistuvat nopealta kaverilta hyvinkin joutuisasti.

Käydään tässä kirjoituksessa läpi tekijöitä, jotka kannattaa huomioida osakeyhtiötä perustaessa.

Osakeyhtiön perustaminen sähköisesti

Osakeyhtiö perustetaan joko sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen perustaminen on sekä vaivattomampi että myös halvempi tapa: sähköinen ilmoitus maksaa 275 euroa, kun taas paperinen kustantaa 380 euroa. Sähköisen lomakkeen täyttäminen onnistuu kokeneemmalta kaverilta alle tunnissa. Lisäksi järjestelmä luo lomakkeen lähettämisen yhteydessä automaattisesti perustamissopimuksen ja yhtiöjärjestyksen, joten näitä ei tarvitse itse enää rustailla.

Sähköinen ilmoittaminen ei onnistu aivan kaikissa tapauksissa: perustamisilmoituksen voi toistaiseksi antaa sähköisesti ainoastaan siinä tapauksessa, että osakepääomaksi merkitään 0 euroa (vaatimus 2500 euron osakepääomasta poistui 1.7.2019). Nollan euron osakepääomasta huolimatta osakeyhtiölle voidaan kuitenkin asettaa haluttu määrä osakkeita (esim. yleisesti käytetty 100 kappaletta). Osakeyhtiötä voi rahoittaa muullakin tavoin kuin osakeannilla, joten vaivattomampi perustamistapa saattaa houkutella tämän vaihtoehdon käyttämiseen. Tässä on kuitenkin muistettava se, että osakepääoman painuessa miinuksen puolelle osakepääoman menettämisestä on tehtävä ilmoitus kaupparekisteriin. Näin ollen toiminnan olisi oltava heti alusta alkaen kannattavaa, jotta ilmoitusta ei tarvitsisi tehdä. Mikäli osakepääoman haluaa takaisin plussan puolelle, eikä se onnistu liiketoiminnasta saatavilla voitoilla, niin osakeyhtiön osakepääomaa on korotettava – tämä onnistuu YTJ-palvelussa tehtävällä ilmoituksella (ilmoituksen hinta on 240 euroa).

Perustamisilmoituksessa kysytään muun muassa seuraavia asioita:

• Osakeyhtiön toiminimi. Voit tarkastaa jo käytössä olevat toiminimet PRH:n nimipalvelusta.
• Yhtiön toimiala. Kannattaa pohtia tarkasti millä toimialoilla yhtiö aikoo toimia, jotta ei joudu myöhemmin tekemään turhaan yhtiöjärjestyksen muutosta. Toimialakuvauksen loppuun voi tehdä myös yleisesti käytettävän ”ja kaikki laillinen liiketoiminta” -lisäyksen, jos yhtiön kautta aiotaan harjoittaa erilaista liiketoimintaa. Verohallinnolle ilmoitettava päätoimiala perustuu Tilastokeskuksen toimialaluokitukseen.
• Mihin rekistereihin yritys ilmoittautuu. Rekistereitä ovat esimerkiksi kaupparekisteri, arvonlisäverovelvollisuusrekisteri, ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri.
• Yhtiön ensimmäinen tilikausi ja normaali tilikausi. Ensimmäinen tilikausi voi olla poikkeuksellisesti jopa 18 kuukauden mittainen, joten esimerkiksi heinäkuussa 2019 perustettavan yhtiön ensimmäinen tilikausi voi päättyä vasta 31.12.2020, jonka jälkeen tilikausi olisi normaalisti 1.1.-31.12. Ensimmäinen tilikausi voi olla myös alle 12 kuukauden mittainen, joten se voisi päättyä myös jo 31.12.2019.
• Osakepääomaan ja osakkeisiin liittyvät tiedot.
• Hallituksen jäsenet. Yksinyrittäjien on tärkeää huomioida, että alle kolmen jäsenen hallituksissa on oltava ainakin yksi varajäsen.
• Valitaanko toimitusjohtajaa.

Osakeyhtiö on virallisesti perustettu siinä vaiheessa, kun Patentti- ja rekisterihallitus on hyväksynyt ilmoituksen. Perustamisilmoitus saattaa tulla myös bumerangina takaisin: yleinen syy tälle on ongelma yhtiön toiminimessä, joka saattaa muistuttaa liikaa jonkun toisen yrityksen nimeä. Tässä tapauksessa PRH:lle on vain toimitettava uudet nimiehdotukset.

Kirjanpidon järjestäminen

Osakeyhtiöiltä vaaditaan aina kirjanpidon järjestäminen kahdenkertaisena. Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotekniikka, jonka perusajatuksena on seurata mihin rahaa on käytetty ja mistä raha on saatu. Kahdenkertaisen kirjanpidon ansiosta yrityksen taloutta voidaan seurata tuloslaskelman ja taseen raporteilta.

Juoksevan kirjanpidon lisäksi osakeyhtiön on huolehdittava (yleensä kuukausittain) lakisääteisistä viranomaisilmoituksista, kuten arvonlisäveroilmoituksesta sekä tulorekisteriin tehtävistä ilmoituksista. Arvonlisäveroilmoitus voidaan antaa myös neljännesvuosittain tai vuosittain – voit tutustua tarkemmin arvonlisäveroon sekä ilmoittamisen aikarajoihin aiemmasta arvonlisäveroilmoitusta käsittelevästä artikkelistamme. Palkkatietojen ja työnantajasuoritusten ilmoittamisesta voit lukea tarkemmin tulorekisteriä koskevasta artikkelistamme.

Vuosittain on lisäksi laadittava tilinpäätös sekä annettava veroilmoitus.

Merit Aktiva toimii kirjanpidollisissa asioissa yrittäjän tukena ja turvana. Merit Aktivan järjestelmä on hyvin helppokäyttöinen erilaisten automaattitoimintojen ansiosta, jonka seurauksena ohjelmiston käyttäjältä ei vaadita aiempaa kirjanpidon osaamista. Ohjelmisto on hyvin dokumentoitu ja tuen kautta saa aina tarvittaessa apua.

19 euron kuukausihinnalla saat seuraavat ominaisuudet käyttöösi:

• kokonaisvaltainen sähköinen kirjanpito-ohjelmisto
• myyntireskontra kaikilla mahdollisilla laskutusominaisuuksilla
• ostoreskontra ostolaskujen seurantaa varten
• tositteiden säilyttäminen pilvitallennustilassa
• aina ajan tasalla olevat taloudelliset raportit
• automaattiset ohjelmistopäivitykset ja ilmainen asiakastuki

Uudella yhtiöllä ei ole vielä vanhojen ohjelmistojen taakkaa niskassaan, joten kirjanpito kannattaa ehdottomasti keskittää heti alusta alkaen Merit Aktivaan, joka pystyy hoitamaan keskitetysti kaikki kirjanpitoon liittyvät toimet.

Mitä muuta osakeyhtiötä perustaessa on huomioitava?

Osakeyhtiöllä on oltava aina oma pankkitilinsä, jolla yhtiön varat voidaan pitää erossa henkilökohtaisista varoista. Pankit hinnoittelevat yritystilit usein transaktiopohjaisesti, jolloin tilin hinta riippuu maksuliikenteen volyymista. Alkaen-hinnat pyörivät pankista ja halutuista ominaisuuksista riippuen noin 10-20 euron välillä per kuukausi.

Tilintarkastajaa tuore osakeyhtiö ei aivan välittömästi tarvitse: tilintarkastaja on valittava, mikäli kaksi seuraavista rajoista ylittyy sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella:

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
• palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Lopuksi

Osakeyhtiön perustaminen onnistuu hallinnollisen puolen osalta hyvinkin nopeasti. Sähköinen perustamisilmoitus vain kaupparekisteriin, rekisteröityminen Merit Aktivaan kirjanpidon järjestämistä varten ja pankkitilin avaus jostain pankista. Ennen tätä on kuitenkin valmistauduttava huolella muun muassa hiomalla mahdollisimman timanttinen liiketoimintasuunnitelma. Perustamisen jälkeen on oltava selvät sävelet, että miten tuoreen osakeyhtiön tuotteita tai palveluita lähdetään markkinoimaan.

Tuoreet osakeyhtiöt voivat hyödyntää ilmaista kokeiluversiotamme: voit kokeilla ohjelmistoa ilmaiseksi kuuden kuukauden ajan sataan tositteeseen saakka. Kun jompikumpi rajoista täyttyy, voit otettuasi lisenssin jatkaa siitä mihin jäit kokeiluversiossa.