Osakeyhtiön kirjanpito Merit Aktivan avulla

Kirjanpidon laatiminen on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee kaikkia yrityksiä – myös osakeyhtiöitä. Kirjanpidon tarkoituksena on erottaa yrityksen varallisuus, menot ja tulot yrittäjän omista vastaavista. Kirjanpitoon perustuu myös verotus, joista yleisimpinä veroina mainittakoon arvonlisävero ja tulovero.

Mistä kaikesta osakeyhtiön kirjanpitoa tekevän on siis huolehdittava? Juoksevan kirjanpidon laatiminen on selkein velvollisuus, mutta lisäksi on huolehdittava seuraavista tehtävistä:

• tilinpäätöksen tekeminen
• oma-aloitteisten verojen ilmoittaminen
• palkanlaskenta ja ilmoitukset tulorekisteriin
• veroilmoituksen laatiminen tilinpäätöksen pohjalta

Käydään tässä artikkelissa tarkemmin läpi, miten Merit Aktiva helpottaa osakeyhtiön kirjanpidon laatimista.

Järjestelmä tekee kirjanpidon kahdenkertaiset kirjaukset automaattisesti

Osakeyhtiön kirjanpito on laadittava aina kahdenkertaisena. Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen kirjanpidon kirjaus tehdään kahdelle eri kirjanpidon tilille. Kyseisen kirjanpitotekniikan avulla voidaan seurata sekä rahan lähdettä että rahan käyttöä – eli mistä kirjauksen kohteena olleen liiketapahtuman rahat ovat tulleet ja mihin ne on käytetty.

Tämä saattaa kuulostaa kirjanpitoa tuntemattomalle monimutkaiselta, mutta onneksi Merit Aktiva on suunniteltu poistamaan kirjanpidosta tämä monimutkaisuus. Kirjanpidon tositteen tekeminen onnistuu näin helposti:

1. Luo uusi ostolasku
2. Täytä laskun tiedot ja valitse kululle nimike (esim. mainoskulut tai kahvitarvikkeet)
3. Tallenna ostolasku

Tallentamisen jälkeen järjestelmä luo kirjanpidon tositteen eli tekee kirjauksen kirjanpitoon automaattisesti. Kirjauksen pohjana käytetään valittua kulunimikettä ja maksutapaa. Jos kyseessä olisi ollut esimerkiksi mainoskulu, joka on maksettu pankkitililtä, niin järjestelmä tekisi kirjauksen tilin ”6400 Mainoskulut” ja ”1910 Pankkitili” välillä. Ostolaskuominaisuuden ansiosta kirjanpidon tekijän ei tarvitse kuitenkaan kirjata itse tätä kirjanpidon tositetta, vaan se tapahtuu automaattisesti ostolaskun pohjalta.

Usein yrityksen menot toistuvat pääosin samanlaisina kuukaudesta toiseen. Tämän ansiosta kirjanpidon tekeminen nopeutuu merkittävästi ensimmäisten kuukausien jälkeen, kun ostolaskut voidaan laatia vanhan ostolaskun pohjalta kopiointitoiminnon avulla.

Merit Aktiva sisältää ostoreskontran lisäksi myös myyntireskontran. Näin saat yhden ohjelmiston kautta myös täysimääräisen laskutusohjelmiston. Myyntilaskujen lähetys onnistuu muutamalla klikkauksella joko verkkolaskuna, pdf-tiedostona tai kirjeenä. Mikä parasta: myös myyntilaskujen kohdalla järjestelmä tekee kirjanpidon kirjauksen automaattisesti. Näin et joudu huolehtimaan muusta kuin myyntilaskujen luomisesta ja myöhemmin pankkitilille saapuvien suoritusten kirjaamisesta.

Ajantasaiset talousraportit helpottavat tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimista

Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Merit Aktivan ajantasaiset talousraportit helpottavat merkittävästi tätäkin tehtävää. Tuloslaskelma ja tase päivittyvät joka kirjauksen yhteydessä automaattisesti – eli aina, kun kirjaat uuden ostolaskun, järjestelmä tekee päivitykset tuloslaskelmaan ja/tai taseeseen. Näin tilinpäätöksen yhteydessä on vain varmistuttava siitä, että kaikki tositteet on kirjattu oikein.

Itse tilinpäätös laaditaan esimerkiksi erilliseen Word-dokumenttiin. Merit Aktivan tilinpäätöstoiminnolla saa tilinpäätökselle muokattavan Word-pohjan, joka sekin helpottaa tilinpäätöksen laatimista. Samaan tapaan kuin juokseva kirjanpito, niin myös tilinpäätökset toistuvat usein samanlaisina vuodesta toiseen, joten ensimmäisen tilikauden jälkeen tilinpäätöksen laadinta onnistuu edellisvuoden tilinpäätösdokumentin pohjalta. Veroilmoitus laaditaan tilinpäätöksen tietojen pohjalta, joten se kannattaa laatia samanaikaisesti tilinpäätöksen kanssa – näin luvut ovat vielä tuoreessa muistissa.

Ajantasaiset talousraportit helpottavat merkittävästi myös yrityksen talouden seurantaa. Osakeyhtiön kirjanpito on hyvä laatia kuukauden välein, jonka ansiosta myös tuloslaskelman ja taseen tietoja voidaan seurata helposti kuukausitasolla. Pienemmilläkin yrityksillä taloustilanteen seuraaminen mututuntumalla on mahdotonta, sillä maksut saapuvat yrityksen tilille aina jälkijunassa. Kuukausitason seurannan avulla voidaan tarkastella jokaisen kuukauden tilannetta erikseen: näin miinukselle jääneeseen kuukausitulokseen voidaan reagoida ajoissa, eikä vasta siinä vaiheessa, kun kassasta on rahat loppu. Ja kun kuukausittain täsmää ja tarkistaa kirjanpidon tilien saldot, on tilinpäätöksenkin laatiminen tilikauden päätyttyä nopeampaa ja helpompaa.

Arvonlisäveroilmoitus parilla klikkauksella

Arvonlisäveroilmoituksen laatiminen on erittäin helppoa Merit Aktivalla. Järjestelmä kirjaa arvonlisäverot automaattisesti osto- ja myyntilaskujen laskujen pohjalta, joten arvonlisäveroilmoitusta laatiessa pitää vain varmistua, että kaikki arvonlisäverot on kirjattu oikein, jonka jälkeen ilmoitus luodaan muutamalla klikkauksella.

Arvonlisäveroilmoituksen tiedot voi siirtää Omaveroon manuaalisesti katsomalla Merit Aktivan luomasta ilmoituksesta oikeat luvut ja syöttämällä ne Omaveroon. Vaihtoehtoisesti ilmoituksen voi lähettää sähköisesti ilmoitin.fi-palvelun kautta. Molemmissa tapauksissa ilmoituksen antaminen onnistuu 5-10 minuutissa.

Palkanlaskenta

Palkanlaskenta kannattaa toteuttaa esimerkiksi Palkka.fi– tai Palkkaus.fi-palveluiden kautta. Molemmat ohjelmistot tekevät automaattisesti ilmoitukset tulorekisteriin, jolloin näitä ilmoituksia ei tarvitse kirjata manuaalisesti tulorekisteriin. Ohjelmistot luovat myös lakisääteiset palkanlaskennan tositteet automaattisesti.

Palkanlaskennan jälkeen kirjaukset pitää vielä tuoda Merit Aktivaan. Tämä onnistuu pääkirjatositteen avulla. Ensimmäisen palkkakirjauksen jälkeen tositteen luonti onnistuu helposti kopioimalla vanha tosite ja varmistamalla, että uuden tositteen luvut ovat oikein. Palkka.fi- ja Palkkaus.fi-ohjelmista saa Merit Aktivan kanssa yhteensopivan palkakirjaustiedoston, jonka voi tuoda ohjelmaan ja taas säästetään sekä aikaa että vaivaa.

Palkkoihin liittyvät työnanantajasuoritukset (ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu) siirtyvät tulorekisteristä automaattisesti Omaveroon, joten niiden maksu onnistuu helposti kirjautumalla Omaveroon ja maksamalla kertyneet velat pankkinäppäinten kautta. Merit Aktivasta voi tehdä myös suoran maksumääräyksen pankkiin, jolloin pankki hoitaa maksut oikeina eräpäivinä.

Lopuksi

Osakeyhtiön kirjanpito on helppo laatia Merit Aktivan avulla. Ohjelmisto on suunniteltu niin, että kirjanpidon laadinta onnistuu mahdollisimman nopeasti ja yksinkertaisesti – myös sellaisilta, jotka eivät ole aiemmin tehneet kirjanpitoa. Automaattiset kirjaukset tekevät valtaosan työstä käyttäjän puolesta.

Tutustu hinnastoon ja ohjelman ominaisuuksiin. Suosittelemamme Pro-versio (29€/kk) sisältää kaiken tarvittavan vaativaankin käyttöön. Muista myös, että annamme ohjelmistolle täyden 60 päivän tyytyväisyystakuun.

Merit Aktivan asiakaspalvelu vastaa kysymyksiin arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.