Kirjanpitoaineiston tallennus ja säilytysvaatimukset

Kirjanpitoaineiston tallennus ja säilytysvaatimukset

Kirjanpitoaineiston säilytys on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee kaikkia kirjanpitovelvollisia. Velvollisuus kestää useita vuosia, joten siihen kannattaa varautua heti alusta alkaen oikein. Mitä teet, jos tietokoneesi varastetaan tai se hajoaa? Onko kirjanpitoaineistosi varmasti tallessa myös näissä tilanteissa?

Käydään tässä kirjoituksessa läpi hyviä käytäntöjä kirjanpitoaineiston säilyttämiseen.

Kirjanpitoaineiston säilytysajat

Kirjanpitoaineistoa on säilytettävä joko 6 tai 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytysajoista säädetään kirjanpitolaissa.

10 vuotta säilytettävästä aineistosta sanotaan seuraavaa:

“Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.”

10 vuoden säilytysaika koskee siis mm. seuraavia aineistoja:

  • Tilinpäätös, liitetiedot, tase-erittelyt, luettelo kirjanpidoista ja aineistoista sekä mahdollinen toimintakertomus
  • Kirjanpidot eli päiväkirja ja pääkirja
  • Palkkakirjanpidon raportit

6 vuotta säilytettävästä aineistosta sanotaan seuraavaa:

“Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.”

6 vuoden säilytysaika koskee siis mm. seuraavia aineistoja:

  • Tiliotteet
  • Myynti- ja ostolaskut
  • Palkkalaskelmat ja lomapalkkavelkalaskemat

Käytännössä voi olla vaikeaa erottaa, että mikä aineisto on säilytettävä 6 vuotta ja mikä aineisto 10 vuotta, joten kaikki kirjanpitoaineisto kannattaa säilyttää niin, että se pysyy tallessa vähintäänkin 10 vuotta.

Miten tieto pysyy parhaiten tallessa?

Kirjanpito kannattaa laatia niin, että kaikki relevantit kuitit ja muu kirjanpitoon liittyvä tieto tallennetaan johonkin erilliseen pilvitallennustilaan (esim. eTasku, Dropbox tai Google Drive) säännöllisesti tilikauden aikana. Tiedot voi jakaa vuosi- ja kuukausikohtaisiin kansioihin, jolloin halutut kuitit on löydettävissä helposti. Erillisen pilvitallennustilan ansiosta ei tarvitse pelätä tietokoneen rikkoutumista, koska tiedostoista on aina olemassa jokin varmuuskopio.

Kirjanpidon laatimista helpottaa, jos ottaa aina reaaliajassa kuvan kuiteista ja tallentaa niistä varmuuskopiot käyttämäänsä pilvitallennustilaan. Kirjanpitoon ei siis vaadita enää nykyisin paperisia kuitteja, vaan pelkkä sähköinen aineisto riittää, joten paperikuitit voi heittää pois heti valokuvan nappaamisen jälkeen. Kuukauden kirjanpitoa laatiessa iso osa kuiteista on näin jo valmiina, jolloin niitä ei tarvitse enää erikseen metsästää. Voit siirtää kuitit helposti Merit Aktivaan käyttämällä eTaskua tai CostPocket-sovellusta.

Kun laadit kirjanpitoa Merit Aktivalla ja tallennat tositteisiin liitteeksi kuvat tai PDF- tms. tiedostot alkuperäisistä tositteista (kuitit, laskut, jne. Huomaa, että pankin tiliotteet kannattaa myös tallentaa itselle PDF-muodossa.), säilyvät tiedot automaattisesti Merit Aktivan pilvitallennustilassa vähintäänkin lakisääteisen ajan. Sinulla on aineistoosi pääsy koko tuon ajan vaikka päättäisitkin lopettaa Merit Aktivan lisenssin tilaamisen. Merit Aktivaan syöttämästäsi aineistosta muodostetaan automaattisesti varmuuskopiot, joten tietosi ovat varmassa tallessa.

Tilikauden vaihduttua, kun uusi tilinpäätös on laadittu, Merit Aktivasta kannattaa ladata kirjanpidot (pää- ja päiväkirja, tuloslaskema ja tase) sekä tilikartta pdf-muodossa omalle tietokoneellesi ja tallentaa nämä yhdessä tilinpäätöksen kanssa vielä erilliseen pilvitallennustilaan. Kirjanpidot ja tilikartta ovat osa säilytettävää tilinpäätösaineistoa, joten niitä kannattaa säilyttää samassa paikassa muun aineiston kanssa. Näin sinulla on alkuperäiset aineistot tallessa useammassa eri paikassa, ja varmistat, että ne pysyvät muuttumattomina ja että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä, kuten kirjanpitolaki edellyttää.

Lopuksi

Kirjanpitoaineiston säilytys on lakisääteinen tehtävä, josta selviää melko pienellä vaivalla. Aineistosta kannattaa pitää aina varmuuskopioita parissa eri paikassa, jotta ne eivät vahingossa pääse häviämään. Edellisen tilikauden (2019) tilinpäätösaineiston säilytysvastuu päättyy vuonna 2029 – parin vuoden jälkeen harva muistaa, mihin aineiston on tallentanut, jos tähän ei muodosta selkeitä käytäntöjä. Eli valitse tallennustilat, joita aiot käyttää, ja laita aineistot aina näihin paikkoihin talteen – ilman turhia viivyttelyitä. Käyttämällä Merit Aktivaa kirjanpitosi laatimisessa ja tallentamalla alkuperäiset tositteet sähköisen kirjanpitosi liitteeksi, löydät aina kaiken tarvittavan suoraan ohjelmasta.

Kysy lisää Merit Aktivan asiakastuesta arkisin klo 9 – 16 sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi tai puhelimitse: 09 4259 7827.


Merit Aktiva kutsuu sinut mukaan tekemään työstäsi helpompaa!

Voit syöttää ilmaiseen versioon 100 myyntilaskua, ostolaskua tai muita muuta tositetta 6 kuukauden ajan. Kun ilmaisen version tositemäärä tai aikaraja ylittyy, voit hankkia kätevästi lisenssin.