Miten kahdenkertainen kirjanpito toimii?

Kahdenkertainen kirjanpito on kirjanpitotapa, joka vaaditaan suurimmalta osalta kirjanpitovelvollisia. Monelle sen toimintaperiaate on kuitenkin hämärän peitossa, eikä vähiten sen vuoksi, että yksinkertaista opetusmateriaalia tästä aiheesta on huonosti tarjolla. Tässä artikkelissa toimintaperiaatetta avataan mahdollisimman helppotajuisesti. Saat kirjoituksesta käyttöösi selkeät peukalosäännöt, joiden avulla pystyt selättämään vaikeammatkin kirjaustilanteet.

Merit Aktiva -kirjanpito-ohjelma tekee kahdenkertaisen kirjanpidon vaatimat kirjaukset automaattisesti, joten ohjelmiston käyttäjältä ei vaadita asian syvällistä tuntemista. Riittää, että  ohjelmaan syötetään myynti- ja ostolaskut sekä tiliotteen tapahtumat oikeilla päiväyksillä, ja Merit Aktiva hoitaa loput. Tarkempaan järjestelmäkuvaukseen ja sähköisen kirjanpidon hyötyihin voit tutustua edellisestä artikkelistamme.

Kahdenkertaisen kirjanpidon logiikka

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa nimensä mukaisesti sitä, että kirjaus tehdään kahdelle eri tilille. Kaikella rahaliikenteellä on aina kaksi ”päätä”, joten kirjauksia tehdessä kannattaa aina miettiä ensin mitä nämä päät ovat. Kirjausten päiden järjestyksellä ei ole väliä, vaikka alla onkin käytetty termejä ”ensimmäinen” ja ”toinen” pää. Merit Aktivan käyttäjän ei tarvitse pohtia näitä vastatilejä, koska ohjelma kirjaa automaattisesti toisen pään, kun käyttäjä on määritellyt oikean kulu- tai tulotilin toiseksi pääksi. Seuraavassa esimerkkejä kahdenkertaisen kirjanpidon kirjauksista:

• Ostettaessa kaupasta esim. kahvipaketti, taseen pankkitililtä lähtee rahaa (ensimmäinen pää) ja samalla yrityksen kulut lisääntyvät ”Kahvitarvikkeet”-nimisellä tuloslaskelman tilillä (toinen pää).
• Hankittaessa pankista rahoitusta, taseen pankkitilin saldo kasvaa (ensimmäinen pää) ja samalla yrityksen velat taseessa kasvavat (toinen pää). Lyhennettäessä velkaa vähenevät sekä yrityksen velat taseessa (ensimmäinen pää) että myös pankkitilin saldo (toinen pää).
• Ostettaessa laskulla uusi kone yrityksen tuotantotiloihin, kasvavat sekä taseen vastattavien ostovelat (ensimmäinen pää) että taseen vastaavien ”Koneet ja kalusto” -tilin saldo (toinen pää). Maksettaessa lasku vähenee sekä taseen vastattavien ostovelat (ensimmäinen pää) että myös pankkitilin saldo (toinen pää).

Kirjauksiin käytetään erilaisia kirjanpidon tilejä. Voit tutkia kaikkia käytettävissä olevia tilejä Merit Aktivan järjestelmässä kohdassa Asetukset -> Kirjanpidon asetukset -> Tilikartta.

Tilinumeroiden logiikka menee seuraavasti:

• Tilit 1000-1999 kuuluvat taseen vastaaviin
• Tilit 2000-2999 kuuluvat taseen vastattaviin
• Tilit 3000-3999 ovat tuloslaskelman tulotilejä
• Tilit 4000-9999 ovat tuloslaskelman menotilejä

Kirjanpitotilien nimet ja numerot eivät ole kiveen hakattuja, vaan voit muokata niitä omien tarpeidesi mukaan. Tärkeää on kuitenkin, että tilit pysyvät oikeiden tiliryhmien sisällä. Tämä tulee huomioida erityisesti lisättäessä uusia tilejä tilikarttaan. Esimerkiksi ”6155 Kahvitarvikkeet”-tilille voidaan hyvin kirjata kahvitarvikkeiden lisäksi toimistolle hankittavia pieniä ostoksia, kuten siivoustarvikkeita ja satunnaisia toimistotarvikkeita, jos näitä ei halua seurata tarkemmalla tasolla. Tilejä voidaan uudelleennimetä, joten ”Kahvitarvikkeet”-tili voidaan nimetä tässä tapauksessa ”Kahvi- ja toimistotarvikkeet”-tiliksi.

Tapahtumia voidaan seurata halutessa myös tarkemmalla tasolla. Oletusarvoisesti myynnit kirjataan yhdelle tilille, jos myytävien tuotteiden tai palveluiden arvonlisäveroprosentti on sama. Esimerkiksi 24 % arvonlisäveron sisältävät myynnit kirjataan tilille ”3010 Myynti 24 %”. Sekä kuluttaja- että yritysasiakkaille myyvä yritys voisi halutessaan kirjata molempien asiakasryhmien myynnit omille kirjanpidon tileilleen, jotta myyntien seuraaminen olisi mahdollisimman vaivatonta. Tili 3010 voitaisiin nimetä ”3010 B2B-Myynti 24%” ja kuluttaja-asiakkaille voitaisiin avata toinen tili (nimeltään esim. ”3011 B2C-Myynti 24%”).

Kahdenkertainen kirjanpito aukeaa parhaiten silloin, kun omaa perusymmärryksen tuloslaskelman ja taseen toiminnasta. Tuloslaskelma ja tase vaikuttavat esimerkiksi siihen, kirjataanko liiketapahtuma kirjanpidon tilin debetiin vai kreditiin, ja kuuluuko tapahtuma kuluvalle tilikaudelle vai vaikuttaako se myös seuraaviin tilikausiin. Käydään tätä läpi seuraavaksi.

Mistä tietää tehdäänkö kirjaus debetiin vai kreditiin?

Kun olet saanut selvitettyä, että mihin kirjanpidon tilille kumpainenkin kirjauksen pää menee, niin vielä pitää päättää, tehdäänkö kirjaus debetiin vai kreditiin. Valintaan vaikuttaa kaksi asiaa.

Ensinnäkin: kasvaako vai väheneekö kyseisen kirjanpidon tilin saldo.

• Maksettaessa vuokralasku tilisiirtona pankkitilin saldo vähenee ja tuloslaskelman ”Toimitilavuokrat”-tilin saldo kasvaa (eli kulut lisääntyvät)
• Laskutettaessa asiakasta myyntitilin saldo kasvaa ja samaten kasvaa myyntisaamisten määrä
• Asiakkaan maksaessa myyntilaskun pankkitilin saldo kasvaa ja myyntisaamiset vähentyvät

Toisekseen: kuuluuko tili taseen vastaaviin, taseen vastattaviin, tuloslaskelman tulotileihin vai tuloslaskelman menotileihin.

Näiden sääntöjen pohjalta voidaan tehdä valinta:

• Taseen vastaavissa tilin saldon kasvu merkitään debetiin ja tilin saldon lasku kreditiin. Esimerkiksi Pankkitili kuuluu taseen vastaaviin, joten pankkitilin saldon kasvu merkitään 1910-tilin (”Pankkitili”) debetiin ja saldon lasku kreditiin.
• Taseen vastattavissa tilin saldon kasvu merkitään kreditiin ja tilin saldon lasku debetiin. Täysin vastakkain siis taseen vastaaviin nähden! Esimerkiksi Ostovelat-tili kuuluu taseen vastattaviin, joten ostettaessa laskulla jotain summa merkitään 2760-tilin (”Ostovelat”) kreditiin.
• Tuloslaskelman tulotileillä tilin saldon kasvu merkitään kreditiin ja tilin saldon lasku debetiin. Esimerkiksi asiakasta laskutettaessa 3010-tilin (”Myynti 24 %”) kreditiin kirjataan myynnin arvonlisäveroton määrä.
• Tuloslaskelman menotileillä tilin saldon kasvu merkitään debetiin ja tilin saldon lasku kreditiin. Taas siis täysin vastakkain kuin tuloslaskelman tulotilien tapauksessa! Esimerkiksi maksettaessa yrityksen toimitilan vuokra kulut kasvavat, jolloin kirjaus tehdään 6201-tilin (”Toimitilavuokrat”) debetiin.

Merit Aktivan käyttäjän ei tarvitse miettiä näitä debet- ja kredit-puolen kirjauksia, koska ohjelma tekee ne automaattisesti käyttäjän puolesta. Kun ohjelmaan syöttää myyntilaskun, kirjaa ohjelma myynnin Myynnit-tilille ja Myyntisaamisiin oikein päin. Vastaavasti, kun pankkitilille lisätään uusi maksutapahtuma, joka koskee esim. em. myyntilaskua, kirjaa ohjelma automaattisesti rahan tulleeksi Pankkitilille ja pois Myyntisaamisista.

Miten siis lähden kirjauksien kanssa liikkeelle?

Jokaisen kirjauksen kohdalla voidaan soveltaa seuraavaa järjestystä:

1. Mieti mille tileille tapahtuma merkitään. Tilejä on aina oltava kaksi! Voit selata tilejä ”Tilikartta”-osiosta, jos et keksi suoraan sopivia tilejä.
2. Tilien valinnan jälkeen mieti, että a) kasvaako vai väheneekö tilin saldo, ja b) kuuluuko tili taseen vastaaviin, taseen vastattaviin, tuloslaskelman tulotileihin vai tuloslaskelman menotileihin.

Näihin kysymyksiin vastaamalla kirjauksen saa menemään aina oikein. Kahdenkertainen kirjanpito saattaa tuntua aluksi vaikeaselkoiselta, mutta pienellä treenillä kirjaukset tulevat jo lihasmuistista. Ja muista, että Merit Aktivan järjestelmä tekee kirjaukset puolestasi, joten voit opetella kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteita myös käytännön kautta: syötä vain ensin osto- tai myyntilaskuja järjestelmään, ja tämän jälkeen tutki järjestelmän tekemiä automaattisia kirjauksia.

Rekisteröidy Merit Aktivan käyttäjäksi, ja koe omakohtaisesti ohjelman automaattiset toiminnot. Uudet käyttäjät voivat hankkia ilmaisversion, jolla voi syöttää maksutta 100 myyntilaskua, 100 ostolaskua tai 100 pääkirjatositetta. Ohjelma pyytä ostamaan lisenssin vasta sitten, kun jokin tositelaji tulee täyteen.

Me Merit Aktivan asiakastuessa neuvomme ohjelmistoa koskevien kysymysten lisäksi niin kirjanpitoon kuin tilinpäätökseenkin liittyvissä asioissa. Palvelemme arkisin klo 9-16 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi