Jälleen yksi vuosi takana – Mitä tilinpäätöstä tehdessä pitikään huomioida?

Vuoden vaihtuminen merkitsee monella yrityksellä myös tilikauden vaihtumista. Edellisestä tilinpäätöksestä on saattanut kulua jo vuosi, joten prosessi on mahdollisesti jo osittain unohtunut. Kokosimme tähän artikkeliin kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä seikkoja, joita tilikauden vaihteessa on otettava huomioon.

Askelmerkit tilinpäätöksen laatimiseen

Tilinpäätöksen laatiminen aiheuttaa aina eniten kysymysmerkkejä. Tottumattoman tilinpäätöksen laatijan voi olla vaikea ensinnäkin hahmottaa koko prosessia ja toisekseen päättää, että mistä siinä lähtisi edes liikkeelle. Laadimme tätä varten yleiset askelmerkit tilinpäätöksen laatimiseen.

1. Tee tilikauden kirjanpito loppuun. Katso, että kaikki myynti- ja ostolaskut on kirjattu. Tarkista samalla, että kaikille kirjauksille löytyy varmentava kuitti. Tarkista myyntisaamisten ja ostovelkojen raporteilta, että saldot vastaavat taseen saldoja.
2. Jaksota menot. Varsinkin tilikauden vaihteelle ajoittuvista kirjauksista löytyy usein jaksotettavaa. Yleisiä jaksotettavia menoja ovat vuodeksi eteenpäin maksetut lisenssimaksut, vakuutusmaksut ja jälkikäteen veloitetut maksut (esimerkiksi Facebook ja Google laskuttaa mainosmaksut jälkikäteen, jolloin ne voidaan jaksottaa edeltävälle tilikaudelle). Jaksotuksissa noudatetaan olennaisuuden periaatetta eli sellaisia menoja ei tarvitse jaksottaa, jotka eivät ole olennaisia. Raja on häilyvä, mutta esimerkiksi muutaman kympin kulu ei ole olennainen, jos liikevaihto on vaikkapa 50 000 euroa. Poikkeuksena kuitenkin myynnit ja ostot (tiliryhmät 3000-4999), jotka on aina jaksotettava, vaikka erä ei olisi olennainen.
3. Tee poistot.
4. Laadi inventaari ja kirjaa varaston muutos.
5. Käy kaikki taseen ja tuloslaskelman tilit läpi ja varmista, että kirjaukset ovat varmasti oikein. Täsmäytä sen jälkeen tilien saldot eli varmista, että esimerkiksi myyntisaamisten, pankkitilin ja pankkilainojen kirjanpidossa näkyvät arvot vastaavat todellisia arvoja. Tarkista myös, että taseen Vastaavaa ja Vastattavaa -puolien saldot ovat samat.
6. Laske verotettava tulos. Tulosta laskiessa pitää huomioida verovapaat tulot ja vähennyskelvottomat menot. Verovapaita tuloja ovat esimerkiksi oma-aloitteisten verojen hyvityskorot, joten nämä pitää vähentää tilikauden tuloksesta, jotta yhteisöveron määrä voidaan laskea. Vähennyskelvottomia menoja taasen ovat esimerkiksi 50 % edustusmenoista, sakot ja muut rangaistusmaksut sekä veronkorotukset. Verotettavan tuloksen selvittyä kirjataan mahdollisesti vielä maksettavaksi tuleva ennakkovero Merit Aktivaan siirtovelkoihin, tai jos veroa on palautumassa, kirjataan se siirtosaamisiin.
7. Tee tase-erittelyt. Tase-erittelyissä jokaisen taseen tilin sisältö eritellään tarkemmin. Erittelylle saa pohjan lataamalla Word-tiedoston Merit Aktivan tilinpäätöstoiminnallisuuden kautta (Kirjanpito -> Tilinpäätös -> Uusi raportti. Katso tarkempi ohje tästä linkistä).
8. Tase-erittelyt eivät ole julkista tietoa, joten laadi tilinpäätöksestä sekä yksityinen että julkinen versio. Saat laadittua julkisen version Merit Aktivan Tilinpäätös-toiminnolla, kun rapottia laatiessasi jätät ruksimatta kohdan: Yksityiskohtainen.
9. Allekirjoita tilinpäätösdokumentit.
10. Lataa Merit Aktivasta tilikauden pääkirja ja päiväkirja, tuloslaskelma sekä tase. Dokumentit voi ladata ohjelmistosta esimerkiksi pdf-tiedostoina. Säilytä näitä tilinpäätösdokumenttien mukana.
11. Pidä varsinainen yhtiökokous ja tee kokouksesta yhtiökokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjasta pitää lähettää veroilmoituksen yhteydessä kopio viranomaisille. (Ei koske toiminimiä.)
12. Tee veroilmoitus. Yksityinen elinkeinonharjoittaja täyttää lomakkeen 5, osakeyhtiö veroilmoituksen 6b. Jos yhtiöllä on käyttöomaisuutta eli kirjanpidossa on pysyviä vastaavia, niin lisäksi on täytettävä lomake 62.
13. Lähetä veroilmoituksen yhteydessä tilinpäätösdokumentit kaupparekisteriin (ei koske toiminimiä). Dokumentit siirtyvät kaupparekisteriin automaattisesti, kunhan ne vain nimeää oikein. Ohjeet siihen tämän linkin takana.

Tarkemmat ohjeet tilinpäätöksen laatimiseen löytyy aiemmasta ohjeestamme. Huomioi vielä, että yksityisten elinkeinonharjoittajien ei yleensä tarvitse laatia tilinpäätöstä. Tilinpäätöstoimet on kuitenkin tehtävä, jotta veroilmoituksen täyttö onnistuu. Osakeyhtiöiden kohdalla tilinpäätös on aina pakollinen.

Hyödynnä kaikki verovähennykset

Koronavuoden aikana etätyö on kasvanut todella suureen rooliin. Monessa yrityksessä on saatettu olla koko vuosi poissa toimistolta. Kodistaan työtä tekevä etätyöläinen voi tehdä verotuksessaan työhuonevähennyksen, ja tämä vähennys koskee myös yrittäjiä.

• Liikkeen- ja ammatinharjoittaja voi vähentää kulut yrityksen verotuksessa. Vähennyksen voi tehdä kahdella eri tavalla: todellisten kulujen mukaan tai kaavamaisella työhuonevähennyksellä. Todellisia kuluja käytettäessä vähennyksen määrä riippuu mm. asunnon kokonaispinta-alasta, kuinka suuri osa asunnosta kuuluu yritystoiminnan käyttöön ja millainen on harjoitetun toiminnan laajuus. Kaavamaista työhuonevähennystä käytettäessä vähennyksen määrä on 225-900 euroa vuonna 2020. Määrä riippuu etätyöpäivien määrästä – maksimisumman saadakseen etätyöpäiviä on oltava ollut vähintään 50 % kaikista työpäivistä.
• Osakeyhtiön kautta liiketoimintaa harjoittava yrittäjä voi tehdä työhuonevähennyksen henkilökohtaisessa verotuksessaan. Vähennyksen määrä on 225-900 euroa samaan tapaan kuin liikkeen- ja ammatinharjoittajalla. Osakeyhtiön osakkaan on hyvä huomioida myös se, että osakeyhtiö voi vuokrata osakkaan kodista huoneen käyttöönsä. Tilasta on tällöin tehtävä kirjallinen vuokrasopimus ja vuokratulot on ilmoitettava osakkaan henkilökohtaisessa verotuksessa.

Työhuonevähennys on osa tulonhankkimismenoja. Muita tulonhankkimismenoja ovat mm. tietokoneet ja tietoliikenneyhteydet, työkalut sekä opiskelu- ja koulutusmenot. Vähennyksen omavastuu on 750 euroa, joten vähennyksen saadakseen tulonhankkimismenoja on oltava yli 750 euroa. Raja ylittyy jo siinä tapauksessa, jos työhuonevähennystä voi hakea täydet 900 euroa.

Tulonhakkimismenojen lisäksi myös kaikki muut mahdolliset vähennykset kannattaa hyödyntää:

• Yrittäjä on oikeutettu kilometrikorvauksiin samaan tapaan kuin työntekijätkin. Verotonta kilometrikorvausta voidaan maksaa omalla autolla tehdyistä työmatkoista 0,44 euroa per kilometri vuonna 2020. Työmatkasta on tehtävä matkalasku. Kilometrikorvauksia hakiessa on tärkeää huomioida, että työpaikan ja asunnon välistä matkaa ei lasketa verotuksessa työmatkaksi.
• Yrittäjä voi hakea myös päivärahaa. Päivärahan määrä on kotimaassa 20 euroa, jos työmatka kestää yli 6 tuntia, ja 43 euroa, jos työmatka kestää yli 10 tuntia. Matkakohteen on oltava yli 15 kilometrin päässä.
• Asunnon ja työpaikan väliset matkat voidaan vähentää yrittäjän henkilökohtaisessa verotuksessa. Vähennys tehdään halvimman kulkuneuvon eli yleensä julkisen liikenteen matkakulujen mukaan. Omavastuu on 750 euroa.

Koronatuet tilinpäätöksessä ja verotuksessa

Koronavirustilanteen vuoksi moni yritys on saanut vuonna 2020 erilaisia avustuksia ja tukia. Tilinpäätöstä tehdessä on hyvä muistaa, että nämä ovat veronalaista tuloa. Voitollisen tuloksen tehneet yhtiöt maksavat tuesta näin ollen 20 % yhteisöveron, joten osa tuesta palautuu välillisesti takaisin antajalleen. Arvonlisäveroa tuesta ei kuitenkaan makseta.

Yleissääntö on, että tuet jaksotetaan niiden päätöspäivän mukaan. Kohdennetut tuet (kustannusten syntymistä edellyttävät tuet) jaksotetaan samanaikaisesti niitä vastaavien kulujen syntyessä.

Koronatukia ei kirjata liikevaihtoon, sillä nämä eivät ole yrityksen harjoittamasta varsinaisesta liiketoiminnasta syntyneitä tuloja, vaan tilille Liiketoiminnan muut tuotot. Tili itsessään ei kerro tulon luonteesta mitään, joten siitä on annettava vielä erikseen liitetieto tilinpäätöksessä. Liitetieto voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

Poikkeukselliset erät

Yhtiö on tilikaudella saanut Elinkeino- liikenne- ja ympäristökeskuksen myöntämää yrityksen kehittämisavustusta. Hankkeen julkinen nimi on ”Yrityksen kehittämisavustus Koronavirusepidemiasta aiheutuneissa markkina- ja tuotantohäiriöissä”. Avustusta on myönnetty 4800 euroa ja se on kirjattu liiketoiminnan muihin tuottoihin.

Muista Palkkojen vuosi-ilmoitus

Palkkojen vuosi-ilmoitus on annettava viimeistään 31. tammikuuta. Aiemmin vuosi-ilmoitus on koskenut isoa osaa yrityksistä, sillä ilmoitus piti antaa maksetuista palkoista ja muista ansiotuloista. Tulorekisterin ansiosta näitä ei tarvitse enää erikseen ilmoittaa, joten suuri osa yrityksistä välttyy jatkossa vuosi-ilmoituksen täyttämiseltä.

Ilmoitettavien tietojen listalta pari yleisempää tapausta koskevat osinkoja ja osakaslainoja:

• Osingot. Osinkoa jakava yhtiö ilmoittaa jatkossakin tiedot jakamistaan osingoista sekä osinkoina verotettavista varojenjaosta vapaan oman pääoman rahastoista.
• Pääomatuloksi luettavat osakaslainat. Osakeyhtiön osakkaalle tai hänen perheenjäsenelleen myöntämät ja verovuoden päättyessä maksamatta olevat rahalainat luetaan lainansaajan veronalaiseksi pääomatuloksi. Osakaslainoista on näin ollen tehtävä vuosi-ilmoitus.

Lista kaikista tiedoista, jotka Verohallinnolle on ilmoitettava löytyy tämän linkin takaa.

Maksa lisäennakko ennen tammikuun loppua

Verovuoden aikana yritys maksaa ennakkoveroa arvioimansa verotettavan tuloksen perusteella. Usein arviot heittävät suuntaan jos toiseen, joten verovuoden aikana ennakkoveroa voi myös muuttaa.

Verovuoden päätyttyä verotettava tulos on selvillä, joten viimeistään tällöin ennakkoveroa on täydennettävä, jos vuoden aikana maksetut verot ovat jääneet liian alhaisiksi. Täydennys kannattaa tehdä lisäennakon avulla, sillä näin välttyy jäännösverolta ja sille laskettavalta korolta. Lisäennakko on maksettava Omaverossa viimeistään 29. tammikuuta.

Lisäennakon maksamista varten on hyvä, jos tilinpäätöksen laatii jo tammikuun aikana. Näin verotettava tulos on selvillä, jolloin lisäennakkoa voi maksaa sentilleen oikean määrän.

Apua on myös saatavilla

Online-tukemme palvelee chatin, puhelimen ja sähköpostin välityksellä. Tarjoamme myös henkilökohtaista koulutusta hintaan 50 €/h+alv. Verkkosivuillamme on lisäksi listattu Merit Aktivan kanssa yhteistyössä toimivia kirjanpitäjiä, jos tarvitset laajempaa apua tilinpäätöksen laatimiseen.

Merit Aktivan asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9 – 16 puhelimitse: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita. Ota Merit Aktiva ilmaiseen kokeiluun 6 kuukauden ajaksi.