Sähköinen laskutus tuo mittavia aikasäästöjä

Sähköinen laskutus on helppo tapa säästää aikaa ja rahaa turhissa paperilaskujen käsittelyssä. Laskutus on helppo ottaa käyttöön eikä se vaadi käyttäjältä teknisesti mitään sen suurempaa osaamista.

Tutustutaan tarkemmin aiheeseen. Mitä Finanssialan Keskusliiton tekemä tutkimus on aiheesta paljastanut?

Tehokkaampaa ja asiakasystävällisempää laskutusta

Finanssialan Keskusliiton vuonna 2010 tekemän tutkimuksen mukaan verkkolaskutus säästi lähtevän laskun kohdalla keskimäärin 43,50% käsittelyaikaa paperilaskuun verrattuna. Saapuvan laskun kohdalla aikaa säästyi 50%. Ajan säästön lisäksi on hyvä huomioida myös säästö postituskuluissa: verkkolaskuna lähetetyt laskut ovat paljon halvempia Postin kautta lähetettyihin kirjeisiin nähden.

Sähköisestä laskutuksesta puhutaan, kun lähetetään ja vastaanotetaan verkko- tai e-laskuja. Toisinaan sähköiseen laskuun ymmärretään kuuluvaksi myös sähköpostitse välitetty PDF-muotoinen lasku. Merit Aktivassa myyntilaskun luominen ja lähettäminen onnistuu melko lailla yhtä nopeasti niin verkko- ja e-laskuna kuin PDF-muotoisena laskunakin. Pitää kuitenkin huomioida, että myös laskuttaminen on osa palveluprosessia ja vaikuttaa näin yrityksestä saatavaan kuvaan: verkkolasku on helpompi vastaanottaa, joten asiakkaalle verkkolasku on miellyttävämpi vaihtoehto, jos heillä vain mahdollisuus niitä vastaanottaa järjestelmäänsä. Sama koskee myös omaa yritystäsi: verkkolaskutuksen käyttöönotto säästää runsaasti aikaa ostolaskujen kohdalla, kun et joudu syöttämään sähköpostiin tai postilaatikkoon saapuneita laskuja manuaalisesti ostoreskontraan.

Finanssialan Keskusliiton tutkimus on tehty lähes 10 vuotta sitten, joten tänä aikana kirjanpito-ohjelmistoissa on tapahtunut hurjaa kehitystä. Nykyisin sähköistä laskutusta suosivat voivat verkkolaskutuksen avulla tehostaa myös kirjanpitoon käyttämäänsä aikaa. Merit Aktiva osaa yhdistää sähköisen tiliotteen tietojen perusteella niin tilille saapuneet tilitykset kuin sieltä lähteneet veloituksetkin, ja kirjata automaattisesti myyntilaskut ja ostolaskut maksetuiksi. Laskut myös kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon oikeille kirjanpidon tileille, kun ne on luotu, joten näin niiden käsittelyyn joutuu käyttämään aivan minimimäärän aikaa.

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Vastoin kuin voisi kuvitella, sähköisen laskutuksen käyttöönotossa ei ole mitään suurempaa dramatiikkaa.

Verkkolaskutus otetaan käyttöön tekemällä palvelusopimus verkkolaskujen välittäjän kanssa (me Merit Aktivalla teemme yhteistyötä Apix Messaging Oy:n kanssa) ja lisäämällä sitten tarvittavat tiedot kirjanpito-ohjelmistosi asetuksiin. Laskujen vastaanottoa varten Merit Aktiva tarvitsee Apix Messaging Oy:n palvelussa käyttämäsi sähköpostiosoitteen ja salasanan, jonka jälkeen voit alkaa vastaanottamaan ja lähettämään sähköisiä laskuja. Myyntilaskujen lähettämistä varten pitää vain lisätä joko asiakkaan y-tunnus, jolloin järjestelmä hakee asiakkaan laskutustiedot automaattisesti, tai syöttää OVT-tunnus ja verkkolaskuosoite niille varattuihin kenttiin. Asiakkaasi verkkolaskutusosoitteet voit etsiä julkisesta tietokannasta. Verkkolaskutuksen käyttöönoton jälkeen teet vain ilmoituksen laskutustietojen muuttumisesta toimittajillesi. Näin saat jatkossa ostolaskut verkkolaskuina niiltä toimittajilta, jotka käyttävät verkkolaskutusta omassa toiminnassaan.

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto on oikeasti näin helppoa. Tarkempiin verkkolaskutuksen käyttöönotto-ohjeisiin voit tutustua verkkolaskujen lähetystä ja vastaanottoa käsittelevästä dokumentistamme. Reskontrien tarkempiin ominaisuuksiin voit tutustua tarkemmin aiemmista myyntireskontraa ja ostoreskontraa käsittelevistä artikkeleistamme.

Rekisteröitymällä Merit Aktivan käyttäjäksi voi laskuja lähettää PDF-muodossa myös sähköpostitse, vaikka PDF-laskuja ei varsinaisesti sähköisiksi laskuiksi lasketakaan. Asiakkaan tietoihin syötetään laskutuksessa käytetty sähköpostiosoite, jonka jälkeen laskun lähetys onnistuu suoraan järjestelmän sisältä laskun luomisen jälkeen. Lähteville laskuille voidaan luoda oletusviesti, jolloin käyttäjän ei tarvitse muokata mitään osioita, vaan lasku voidaan lähettää kirjaimellisesti kahdella klikkauksella.

Lopuksi

Sähköinen laskutus on loistava tapa tehostaa taloushallintoa ja vähentää laskujen näppäilyyn käytettyä aikaa. Harva yrittäjä voi sanoa, että kalenterissa on niin paljon tyhjää tilaa, että hallintoon voi käyttää huoletta turhia minuutteja. Finanssialan Keskusliiton tutkimuksen mukaan lähtevän laskun kohdalla verkkolaskutus säästi 3min 51s ja saapuvan laskun kohdalla 1min 30s – näin ollen niinkin maltillinen määrä kuin 15 lähtevää laskua ja 15 saapuvaa laskua tarkoittaa kuukaudessa 80 minuuttia turhaa työtä, jos laskut käsitellään paperisena. Vuodessa turhaa aikaa on kulunut jo 16 tuntia. Tuon ajan käytät varmasti mieluummin ydinliiketoimintaasi ja laskutettavaan työhön.

Voit kokeilla sähköisen laskutuksen vaivattomuutta jopa 6 kuukautta ilmaiseksi: rekisteröidy käyttäjäksi ja aloita laskutus. Lisenssi pitää päivittää maksulliseksi joko 6 kuukauden jälkeen tai, kun olet syöttänyt 100 myyntilaskua, ostolaskua tai pääkirjatositetta. Huom: tarjous koskee ainoastaan Merit Aktivan käyttöä. Verkkolaskuina lähetetyistä laskuista perii välittäjäpalvelu Apix oman hinnastonsa mukaisen palvelumaksun. PDF-laskuina sähköpostitse lähetetyt myyntilaskut sen sijaan kuuluvat tarjoukseen eli ovat täysin ilmaisia.

Kysy lisää sähköisestä laskutuksesta tai muista Merit Aktivan toiminnoista asiakastuesta. Palvelemme arkisin klo 9-17 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakastuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.