Ostoreskontra selkeyttää ja tehostaa yrityksen taloushallintoa

Yrityksen talous on monimutkainen kokonaisuus, joka sisältää runsain määrin tulevia ja lähteviä laskuja. Ostoreskontra toimii yrittäjän apuna tämän laskuviidakon selkeyttämisessä ostolaskujen osalta. Reskontran avulla laskujen oikeellisuudesta pysytään paremmin perillä ja ne saadaan ajallaan maksuun.

Tutustutaan tässä artikkelissa tarkemmin Merit Aktivan ostoreskontran saloihin.

Ostoreskotralla taloushallintoon sujuvuutta

Ostoreskontra on luettelo kaikesta yrityksen ostolaskuihin liittyvästä toiminnasta. Mitä on ostettu, keneltä ja mihin hintaan? Entä onko lasku jo maksettu vai onko se vielä avoinna? Kaikki laskuihin liittyvä tarpeellinen tieto on nähtävissä yhden näkymän kautta.

Ostoreskontra voi olla integroitu suoraan kirjanpitoon tai se voi olla erillinen järjestelmänsä – Merit Aktivan ostoreskontra on suoraan kirjanpitoon integroitu järjestelmä. Näin yrityksen taloushallinnon tehokkuutta voidaan kasvattaa, kun kaikki tieto pidetään yhdessä ja samassa ohjelmassa. Ei turhaa järjestelmien välistä täsmäyttämistä tai kahteen kertaan tehtyjä kirjauksia.

Integroinnin ansiosta Merit Aktivan järjestelmä voi luoda reskontraan kirjatuista ostolaskuista automaattisesti kirjaukset myös kirjanpitoon, joten lasku tarvitsee kirjata vain kertaalleen, jonka jälkeen se löytyy sekä ostoreskontrasta että kirjanpidosta. Järjestelmä osaa lisäksi tehdä kirjanpidon kirjaukset automaattisesti ostolaskun tietojen perusteella, joten käyttäjältä ei vaadita aiempaa kirjanpidon osaamista. Syötä vain ostolaskun tiedot ja järjestelmä tekee loput puolestasi.

Järjestelmä on hyvin intuitiivinen ja helppokäyttöinen, joten alkuun pääsee helposti kokeilemalla.

Merit Aktivan ostoreskonra käytännössä

Kuten sanottua, Merit Aktivan helppokäyttöisyyden vuoksi ostoreskontran – kuten myös ohjelmiston muiden osioiden – käytössä pääsee helposti liikkeelle kokeilemalla. Ostoreskontraan liittyvät keskeisimmät tehtävät ovat ostolaskujen syöttö, suoritusten kirjaaminen sekä laskujen jälkikäteinen seuranta. Perehdytään näihin seuraavaksi.

Ostolaskujen kirjaaminen

Tehokkain tapa tuoda ostolaskut ohjelmaan on vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuna, jolloin laskut kirjautuvat automaattisesti järjestelmään ilman manuaalista tietojen syöttöä. Verkkolaskutuksen käyttöönottoa varten tarvitsee vain avata tunnukset verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluun, jonka jälkeen saat ostolaskut automaattisesti sähköisessä muodossa. Ei enää postin hukkaamia tai sähköpostin syövereihin hukkuneita PDF-tiedostoja ja turhia maksumuistutuksia.

Merit Aktivaan voidaan tallentaa tietoja myös käsin, jos lasku on saapunut paperisena tai sähköisenä dokumenttina. Manuaalisesti tietoja tallentaessa ostolaskuista kirjataan kaikki laskulla näkyvät perustiedot. Toimittaja, päivämäärä, eräpäivä, toimittajan yhteystiedot, ostonimike, laskun summa jne. Tallennuksen jälkeen lasku kirjautuu avoimeksi reskontraan.

Laskulle voidaan merkitä myös oma kustannuspaikka tai sille voidaan osoittaa oma osastonsa, jos yrityksen tuloja ja menoja halutaan laskea tarkemmalla tasolla. Tarkemman erittelyn jälkeen kuluja voidaan seurata raporttien avulla osasto- tai kustannuspaikkakohtaisesti.

Laskujen maksaminen

Merit Aktivaan syötetyistä ostolaskuista voidaan laatia maksumääräystiedosto pankkiin lähetettäväksi, jolloin pankki hoitaa laskujen maksamisen niiden eräpäivinä puolestasi. Voit liittää useamman laskun yhteen maksumääräykseen eikä sinun tarvitse enää itse muistaa maksaa laskuja oikea-aikaisesti tai näppäillä maksuja lasku kerrallaan verkkopankissasi. Maksumääräyksiä varten tulee tehdä pankin kanssa aineistonsiirtosopimus, jonka jälkeen saat luotua ja lähetettyä maksumääräystiedostot muutamalla klikkauksella.

Suoritusten kirjaaminen

Laskulle tullut suoritus voidaan kirjata automaattisesti sähköisen tiliotteen kautta, jolloin ohjelma kohdistaa maksut viitenumeroiden perusteella laskuihin. Maksut voi kirjata myös manuaalisesti joko suoraan laskulle tai maksutapahtuman kautta kohdistaen maksu laskuun. Maksun kirjaamisen jälkeen lasku poistuu reskontran avoimista ostolaskuista ja Merit Aktivan järjestelmä kirjaa laskun summan automaattisesti pois myös kirjanpidon ostoveloista.

Laskujen seuranta

Avoimia laskuja voidaan seurata ostoreskontran päänäkymästä, jossa näkyy kaikki reskontraan kirjatut laskut. Oletusarvoisesti laskut näkyvät uusimmasta vanhimpaan, mutta niitä voidaan järjestellä muun muassa laskun summan, toimittajan nimen tai laskun loppusumman mukaan. Järjestelmästä voidaan myös selata pelkästään tietyn toimittajan lähettämiä laskuja tai käyttää ohjelman muita suodatustoimintoja, jos tarkempaan seurantaan on tarvetta. Ostolaskuista voidaan myös laatia erilaisia raportteja, joiden avulla yrityksen kuluja voidaan seurata.

Selkeän näkymän avulla yrityksen taloudellisen kokonaiskuvan hahmottaminen on helpompaa.

Helpotusta myös hankaliin kirjaustilanteisiin

Merit Aktivan järjestelmän tekemät automaattiset kirjaukset ovat kokeneellekin kirjanpidon ammattilaiselle erityisen käteviä muun muassa Euroopan Unionin alueelta ostettujen tavaroiden ja palveluiden sekä käyttöomaisuuden hankintojen kohdalla.

EU:n alueelta ostetuissa tavaroissa ja palveluissa sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta, jolloin ostosta sekä suoritetaan että vähennetään arvonlisäveroa saman verran. Järjestelmä tekee nämä ALV-kirjaukset puolestasi automaattisesti, kunhan toimittajan osoitetietoihin on merkitty oikea EU-maa. Kaiken lisäksi järjestelmä osaa sijoittaa arvonlisäverolaskelman yhteydessä kyseiset hankinnat oikeille riveilleen, joten sinun ei tarvitse itse pohtia, mille riville kirjaat esimerkiksi Saksasta ostetun elektroniikkalaitteen arvonlisäveron.

Käyttöomaisuuden poistojen laskeminen on monelle täyttä hepreaa. Näissä tilanteissa järjestelmä osaa laskea hankinnalle oikean poistosuunnitelman, kun hankinnasta on kirjattu hankintapäivä, hankintameno, jäännösarvo ja poistolaskennan aloituspäivä. Poistokohteen kirjaamisen jälkeen järjestelmä osaa laskea vuosittaiset poistot automaattisesti puolestasi. Kätevää, eikö?

Lopuksi

Toimiva ostoreskontra on jatkuvan ostolaskuliikenteen vuoksi monelle yritykselle lähestulkoon pakollinen hankinta. Näin laskut saadaan ajallaan maksuun ja niihin liittyvissä epäselvyyksissä laskujen maksutietoja voidaan tarkastella helposti jälkeenpäin. Merit Aktivan ostoreskontra on integroitu suoraan kirjanpitoon, joten ostolaskut syötetään vain kertaalleen järjestelmään, jonka jälkeen ne kirjautuvat sekä reskontraan että kirjanpitoon.

Ps. Voit tutustua ohjelmistoon 6 kuukauden ajan sataan tositteeseen saakka ilmaiseksi.

Kysy lisää ostoreskontrasta tai muista Merit Aktivan toiminnoista asiakastuesta. Palvelemme arkisin klo 9-17 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakas tuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.