Sähköinen kirjanpito helpottaa yrityksesi arkea

Sähköinen kirjanpito on yksi niistä digitalisaation mukanaan tuomista asioista, jotka ovat muuttaneet yrityksen taloushallinnon selkeästi parempaan suuntaan. Iso osa taloushallinnon tehtävistä hoituu nykyään muutamalla klikkauksella ilman minkäänlaista kontaktia pölyttyviin paperipinoihin. Tämä tarkoittaa pienemmällekin yritykselle valtavaa aikasäästöä – ja pienentynyttä kirjanpidon aiheuttamaa stressiä. Ja mikä parasta, työskentely onnistuu missä vain ja millä tahansa internetiin yhteydessä olevalla laitteella!

Millaisia etuja sähköinen kirjanpito tarkalleen ottaen tarjoilee?

Sano hyvästit paperiarkistoille ja sekaville laskentataulukoille

Pilvitallennustila on mullistanut monta toimialaa – niin on käynyt myös taloushallinnolle. Yksi käyttäjäystävällisimmistä seurauksista on paperiarkistojen siirtyminen historiaan. Tositteet säilyvät tallessa Merit Aktivan pilvitallennustilassa, kun ne on ladattu liitteiksi järjestelmään.

Yksittäiset kirjaukset, taseen ja tuloslaskelman tilit, osto- ja myyntireskontra – kaikki taloushallintoon vaadittavat toiminnot löytyvät sähköisesti – ja vielä yhdestä järjestelmästä. Voit unohtaa ”manuaalisen” kirjanpidon vaatimat lukuisat erilliset laskentataulukot.

Paikan päällä tehdyistä hankinnoista seuraavat kuitit ovat monelle yrittäjälle ainoita paperisia tositteita, joita joutuu käsittelemään – ja nämäkin voidaan muuttaa saman tien sähköiseen muotoon. Kuitista voidaan ottaa valokuva, ja kuva voidaan siirtää Merit Aktivan kirjanpitoon esimerkiksi eTaskun tai CostPocket-sovelluksen välityksellä.

Myös inhimillisten virheiden määrä vähenee sähköistymisen myötä, manuaalinen tietojen syöttö minimoituu.

Laskuta muutamalla klikkauksella

Sähköinen kirjanpito myyntireskontralla varustettuna tekee laskuttamisesta äärimmäisen sujuvaa. Myyntilaskut voidaan lähettää suoraan Merit Aktivan järjestelmän kautta joko sähköpostilaskuna tai verkkolaskuna.

Sähköpostilaskua käytettäessä laskun lähetys onnistuu kahdella klikkauksella – järjestelmä käyttää lisäksi saateviestinä automaattisesti lähettäjän määrittelemää oletustekstiä, jolloin aikaa ei tarvitse käyttää erillisen viestin kirjoittamiseen. Laskun lähetys onnistuu näin kirjaimellisesti muutamassa sekunnissa.

Myyntireskontran avulla maksamattomien laskujen seuranta on vaivatonta. Seurantaa voidaan tehdä esimerkiksi kuukausi-, viikko- tai päivätasolla sähköisen tiliotteen sisäänluvun yhteydessä: järjestelmä kohdistaa saapuneet maksut automaattisesti oikeisiin myyntilaskuihin ja raporteista voidaan seurata maksamattomien laskujen tilannetta. Myös maksumuistutuksen lähettäminen onnistuu muutamalla klikkauksella asiakkaan sähköpostiin.

Vastaanota ostolaskut sähköisesti

Myös ostolaskut voi vastaanottaa Merit Aktivaan sähköisesti, mikä vähentää kulujen kirjaukseen käytettyä aikaa. Laskut tulevat automaattisesti ohjelmaan vahvistamattomiksi ostolaskuksi, jolloin lasku tarkistetaan, laskuriveillä näkyvät kulut tiliöidään ja lasku tallennetaan ostolaskuksi. Ohjelma alkaa muistamaan toimittajien toistuvien laskurivien tiliöinnit ja seuraavalla kerralla ehdottaa automaattisesti aiemmin käyttämääsi tiliä laskuriville.

Sähköisen ostolaskun mukana tulee aina kuva alkuperäisestä laskusta, joka tallentuu ostolaskun liitteeksi. Paperista ostolaskua ei siis tarvitse enää erikseen skannata kirjanpitoa varten. Kirjaukset tapahtuvat automaattisesti kirjanpitoon sekä alv-laskelmalle eikä käyttäjän tarvitse syöttää käsin summia tai selitteitä.

Anna järjestelmän hoitaa kirjaukset

Sähköinen kirjanpito muuttaa kirjausten tekemisen äärimmäisen helpoksi. Käyttäjä voi lukea tiliotteen sähköisessä muodossa järjestelmään, jolloin pankkitilin tapahtumat yhdistetään automaattisesti oikeisiin osto- ja myyntilaskuihin viitenumeroiden avulla. Järjestelmä tekee kirjaukset puolestasi, jolloin et joudu itse pohtimaan kumman kirjanpidon tilin lukeman syötät debetiin ja kumman kreditiin. Sen lisäksi, että kirjanpidon tekemisestä tulee miellyttävämpää, tämä myös vähentää virheitä.

Merit Aktiva kirjaa myös arvonlisäverot puolestasi joko arvonlisäverovelkoihin tai arvonlisäverosaamisiin. Laskuja kirjatessa pitää vain tarkistaa, että laskuun on merkitty oikea arvonlisäveroprosentti.

Erityisen käteviä nämä automaattikirjaukset ovat yhteisöhankintojen kohdalla: ostaessasi jotain toisesta EU-maasta, tehdään ns. käännetty alv-kirjaus, eli ostosta pitää kirjata saman verran arvonlisäverosaamista ja -velkaa. Nämä tiedot pitää myös eritellä arvonlisäveroilmoituksella. Merit Aktiva tekee nämäkin kirjaukset automaattisesti puolestasi, kun olet vain merkinnyt toimittajatietoihin yrityksen kotimaan.

Tee viranomaisilmoitukset sähköisesti

Sähköinen kirjanpito helpottaa myös erilaisten pakollisten viranomaisilmoitusten tekemistä.

Arvonlisäveroilmoitus luodaan ensin Merit Aktivan järjestelmässä, jonka jälkeen sen ilmoittamat summat voi käydä joko itse syöttämässä Omaveroon tai tiedot voi lähettää sähköisesti ilmoitin.fi-palvelun kautta verottajalle. Ilmoittimen kautta tiedot siirtyvät edelleen omalle Omavero-tilillesi. Miellyttävän prosessista tekee se, että järjestelmä osaa täyttää ilmoituksen puolestasi Verohallinnon haluamassa muodossa, joten sinun ei tarvitse itse pohtia mille riville ilmoitat minkäkin summan.

Myös tilinpäätöksen tekeminen selkeytyy huomattavasti läpinäkyvän tiedon ansiosta. Sähköinen järjestelmä vähentää tilikauden aikaisia inhimillisiä virheitä ja myös helpottaa kirjausvirheiden löytämistä tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä.

Merit Aktivan uudella tilinpäätöstoiminnolla tilinpäätösasiakirjojen laatiminen on entistä helpompaa ja nopeampaa.

Seuraa taloustilannetta reaaliajassa

Merit Aktivan avulla voidaan seurata yrityksen tuloslaskelman ja taseen kehittymistä reaaliajassa. Laskelmissa voidaan porautua koko yrityksen tasolta yksittäisen tilin ja tästä edelleen yksittäisen kirjauksen tasolle. Raporttien avulla yrityksen taloudenpito pysyy hallinnassa, kun tulojen, menojen ja varallisuuden muutoksia voidaan seurata selkeiden raporttien kautta.

Sähköinen kirjanpito tehostaa myös taseen omaisuuserien hallintaa.

Liian suuret varastot ovat monen yrityksen murheenkryynejä: matala varaston kiertonopeus aiheuttaa kustannuksia, joita voi olla vaikea huomata ilman kunnollista varastotilanteeseen perehtymistä. Merit Aktivan varastoraportti toimii apuna tilanteen analysoimisessa.

Myös käyttöomaisuuskirjanpito helpottuu sähköiseen maailmaan siirryttäessä. Käyttöomaisuutta ostettaessa erä kirjataan käyttöomaisuuteen, ja tämän jälkeen järjestelmä laskee poistot ja laatii kirjaukset automaattisesti halutun poistoprosentin mukaisesti.

Lopuksi

Sähköinen kirjanpito helpottaa yrittäjän arkea monella eri tavalla. Miellyttävän käyttökokemuksen lisäksi yrittäjä saa myös suoraa rahallista hyötyä tehostuneen ajankäytön ja parantuneen taloudenseurannan kautta. Myös kaappitilaa vapautuu, kun tositteita ei tarvitse enää arkistoida vuosikausiksi mappeihin. Lisäksi paperiton kirjanpito mahdollistaa työskentelyn paikkaan ja aikaan sitoutumatta! Kaikki kirjanpitoon lisätyt tiedot säilyvät pilvipalvelussa. Lisäksi ne voi halutessaan ladata ja tallentaa omiin sähköisiin arkistoihin.

Rekisteröidy Merit Aktivan käyttäjäksi, ja koe omakohtaisesti sähköisen kirjanpidon hyödyt. Uudet käyttäjät voivat hankkia ilmaisversion, jolla voi syöttää kuuden kuukauden ajan maksutta 100 myyntilaskua, 100 ostolaskua tai 100 pääkirjatositetta. Lisenssi päivitetään maksulliseen vasta sitten, kun joko aika- tai tositeraja tulee täyteen.

Me Merit Aktivan asiakastuessa neuvomme ohjelmistoa koskevien kysymysten lisäksi niin kirjanpitoon kuin tilinpäätökseenkin liittyvissä asioissa. Palvelemme arkisin klo 9-16 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi