Kirjanpitoon integroitu myyntireskontra tehostaa toimintaa

Sähköinen myyntireskontra helpottaa yrittäjän arkea monella tapaa. Myyntilaskujen luonti, lähetys ja seuranta onnistuu vaivattomasti yhden järjestelmän kautta. Eräpäivän ylittäneistä laskuista voidaan lähettää maksumuistutus muutamalla klikkauksella. Samaten suoritusten kirjaus onnistuu helposti parilla hiiren painalluksella.

Merit Aktivan kirjanpito-ohjelmistoon integroitu reskontra tehostaa toimintaa vielä entisestään: järjestelmä osaa tehdä kirjanpidon kirjaukset automaattisesti, jolloin myyntireskontran ulkopuolista kirjanpitoa ei tältä osin enää tarvita. Ohjelmassa laaditut myyntilaskut kirjautuvat kirjanpitoon ja, kun käytetään lisäksi sähköisiä tiliotteita, myös saapuneet suoritukset kohdistuvat automaattisesti myyntilaskuille (reskontraan) ja kirjautuvat pääkirjaan.

Tutustutaan seuraavaksi myyntireskontran perusteisiin tarkemmin – ja esitellään sitten Merit Aktivan tarjoama ratkaisu myyntilaskutuksen hoitamiseen.

Mikä myyntireskontra tarkalleen ottaen on?

Myyntireskontra on luettelo kaikesta yrityksen myyntilaskutukseen liittyvästä toiminnasta: lähetetyistä laskuista, myyntisaamisista ja laskuille saapuneista rahasuorituksista.

Kirjanpitoon integroitu myyntireskontra lasketaan pääkirjanpitoon, mutta erillinen reskontra on tarkalleen ottaen osakirjanpitoa. Kirjanpitoon integroidun reskontran prosessi toimii seuraavasti:

  1. Myyntilaskun luomisen jälkeen järjestelmä tekee kirjauksen kirjanpidon myynteihin ja myyntisaamisiin. Järjestelmä huomioi automaattisesti arvonlisäveron ja kirjaa tämän omalle tililleen. Myyntireskontrassa myyntilasku näkyy tämän jälkeen avoimena saatavana.
  2. Suorituksen kirjaamisen jälkeen järjestelmä tekee kirjauksen myyntisaamisten ja sen tilin välillä (usein pankkitili), jolle suoritus saapui. Myyntireskontran näkymässä lasku kirjataan suoritetuksi.

Toimivasta myyntireskontrasta on lukuisia hyötyjä:

  • Asiakkaan kokemus yrityksen tarjoamasta palvelusta muodostuu useasta osasesta: myös myyntireskontra on osa tätä kokemusta. Ammattimaisen näköiset laskut ja sujuvasti toimiva laskutusprosessi parantavat asiakkaan saamaa mielikuvaa yrityksestä.
  • Jouhevasti ja mahdollisimman automatisoidusti toimiva myyntireskontra tehostaa toimintaa ja vapauttaa yrittäjän aikaa muihin toimiin. Kaikki sähköiseen ja automatisoituun järjestelmään siirtyneet ovat varmasti samaa mieltä.
  • Selkeä näkymä yritykseen maksetuista ja maksamattomista laskuista auttaa maksuvalmiuden parantamisessa. Myöhästyneisiin maksuihin voidaan puuttua välittömästi.

Miten tämä kaikki sitten toimii käytännössä? Tutustutaan seuraavaksi Merit Aktivan järjestelmään.

Merit Aktivan ratkaisu

Merit Aktivan myyntireskontra on integroitu suoraan kirjanpitoon, joten se tarjoaa mahdollisimman vaivattoman ratkaisun myyntilaskutuksen hoitamiseen.

Myyntilaskujen luonti ja lähetys

Uuden laskun luominen onnistuu kohdasta Myynnit -> Lisää myyntilasku. Avautuu alla oleva näkymä, johon lisätään laskutettavan yrityksen ja myytävän tuotteen tai palvelun tiedot.

Tietojen täyttämisen jälkeen lasku voidaan lähettää vastaanottajan sähköpostiin suoraan Merit Aktivan käyttöjärjestelmän kautta alla olevassa kuvassa näkyvän kirjekuvakkeen kautta tai e-laskuna. Lasku voidaan myös ladata pdf-tiedostona ja lähettää sitten manuaalisesti haluttua kanavaa pitkin.

Nykyisin yleinen tapa laskun lähettämiseen on verkkolaskutus. Verkkolaskujen lähettämistä varten yrityksen tarvitsee vain rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n käyttäjäksi. Ohjeet verkkolaskutuksen käyttöönottoon löytyy linkin takaa.

Suoritusten kirjaaminen

Lähetetyt myyntilaskut näkyvät yhdessä näkymässä. Näkymän kautta laskulle tullut suoritus voidaan kirjata klikkaamalla haluttua laskua ja valitsemalla sitten ”kirjaa maksu”. Täältä valitaan maksutapa (mille tilille suoritus on saapunut), maksupäivä ja maksun määrä. Suorituksen kirjaamisen jälkeen myyntilasku kuittautuu maksetuksi ja järjestelmä tekee automaattisesti kirjauksen, jossa se poistaa kyseisen summan myyntisaamisista ja lisää sen kirjanpidon pankkitilille.

Laskulle voidaan tehdä myös helposti osasuorituksia, jos asiakas on maksanut vahingossa väärän summan: kuittaa vain suoritetuksi summaksi pankkitilille saapuneen määrän, ja tekee myöhemmin kuittauksen loppusummasta, kun se saapuu pankkitilille.

Laskut kannattaa kuitenkin kuitata maksetuksi sitä mukaa, kun käydään tiliotetta läpi ja lisätä tiliotteen tapahtumien mukaiset tapahtumat valikossa Maksutapahtumat -> Maksutapahtumat. Maksutapahtuman tyypiksi valitaan Asiakas (jos kirjataan maksua myyntilaskulle) ja Asiakas-kenttään voidaan vielä valita maksaneen asiakkaan nimi. Näin avautuu näkymä, jossa on listattuna ko. asiakkaalle auki olevat laskut ja maksu kirjataan laskulle ruksimalla valintaruutu ko. laskun kohdalla.

Sähköinen tiliotteen sisäänluku helpottaa suoritusten kirjaamista ja seurantaa entisestään: pankin tiliote voidaan lukea pankista riippuen XML- tai CSV-muodossa järjestelmään, jolloin Merit Aktiva osaa kirjata saapuneet maksut viitenumeroiden perusteella automaattisesti oikeille myyntilaskuille. Näin suoritusten kirjauksia ei tarvitse tehdä manuaalisesti, vaan ne voidaan tehdä tällä tavoin automaattisesti esimerkiksi kerran päivässä, viikossa tai kuukaudessa.

Maksumuistutusten lähettäminen

Myöhässä oleville laskuille voidaan lähettää maksumuistutus suoraan järjestelmän kautta. Navigoidaan vain valikkoon: Myynnit -> Maksumuistutusten lähettäminen, ja valitaan halutut laskut, joista halutaan lähettää maksumuistutus. Muistutukset voidaan lähettää asiakkaan sähköpostiin samaan tapaan kuin alkuperäisetkin myyntilaskut. Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä maksumuistutuksiin huomautuskulu ja laatia viivästyskorkolaskuja.

Useimmille yrittäjille tulee silloin tällöin vastaan epämiellyttävä tilanne, jossa maksamaton lasku joudutaan laittamaan perintään. Maksumuistutuksiakaan ei kannata loputtomiin lähetellä, sillä tietyn pisteen jälkeen ne muuttuvat vain yksipuoleiseksi kirjeenvaihdoksi. Näissä tilanteissa yrittäjä voi valita mieleisensä perintätoimiston, joka vie asiaa eteenpäin hieman järeämmillä keinoilla.

Lopuksi

Toimiva myyntireskontra on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Sillä on suora vaikutus taloushallinnon tehokkuuteen ja asiakkaiden yrityksestä saamaan mielikuvaan, jonka lisäksi hyvä reskontra auttaa myös yrityksen maksuvalmiuden parantamisessa.

Merit Aktivan kirjanpito-ohjelmistoon kuuluva myyntireskontra on hyvin käyttäjäystävällinen ja vaivattomasti toimiva järjestelmä: uudet asiakkaat voivat ottaa sen myös ilmaiseen kokeiluun.

Kysy lisää myyntireskontrasta tai muista Merit Aktivan toiminnoista asiakastuesta. Palvelemme arkisin klo 9-17 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi. Asiakas tuen verkkosivuilta löytyy hyödyllisiä ohjeita.