Merit Aktivan uusi versio on käytettävissä 13.10.2016 lähtien

Uuden version tärkeimmät täydennykset

  1. Laskujen kierrätys. Aktivan Pro-versiossa on nyt mahdollista käyttää laskujen kierrätystoimintoa. Se tarkoittaa sitä, että ennen kuin saapuva verkkolasku tallennetaan ohjelmaan ostolaskuna, voidaan lasku lähettää vahvistettavaksi siihen määrätyille henkilöille. Käyttäjien oikeudet -valikossa voidaan määritellä henkilöt, joiden tulee vahvistaa sähköiset ostolaskut. Ks. alempaa lisätietoja laskujen kierrätyksen käyttömahdollisuuksista.
  2. Tositteita syötettäessä on muutettu asiakkaan, toimittajan, nimikkeen ja tilin haku huomattavasti helpommaksi. Tietoja voi hakea nyt suodattamalla.
  3. Aktivan Pro-pakettiin on lisätty mahdollisuus ottaa käyttöön erilaisia hinnastoja (asiakkaittain tai asiakasryhmittäin) sekä alennuksia (asiakkaittain/asiakasryhmittäin ja nimikkeittäin/nimikeryhmittäin).

Muut täydennykset

  1. Verkkolaskuoperaattori Apix tarjoaa laskujen välittämisen lisäksi myös laskujen tulostuspalvelua. Jos haluat käyttää laskun verkkolaskuna Apixille, joka lähettää laskun paperilla eteenpäin, kirjoita Verkkolaskuosoite-kenttään TULOSTUS.
  2. Myynti- ja ostolaskujen luettelossa voi nyt järjestää rivit tositenumeron mukaiseen järjestykseen.
  3. Myyntiraportteihin on lisätty mahdollisuus laatia raportti maittain.
  4. Pankin tiliotteen sisäänluvussa on parannettu automaattista viitenumeron tunnistusta.

Lisätietoja laskujen kierrätyksestä

Laskujen kierrätystä tarvitaan yleensä sellaisissa yrityksissä, joiden kirjanpitoa ei tee yrityksen johtaja tai omistaja itse, vaan kirjanpitäjä tai kirjanpitopalveluita tarjoava yritys. Koska laskut liikkuvat suoraan laskun laatijan tietokoneesta Merit Aktivaan, on usein tarpeen, että yrityksen johtaja tai joku muu vastuunalainen henkilö vahvistaa saapuneiden laskujen oikeellisuuden.

Kun sähköinen ostolasku on saapunut, laskun vahvistajalle voidaan lähettää sähköpostitse automaattinen ilmoitus vahvistusta odottavista laskuista. Sen jälkeen johtajan tulee kirjautua Merit Aktivaan ja vahvistaa vahvistamista odottavat laskut tai hylätä ne. Laskujen vahvistaja voi tarvittaessa lisätä omia kommenttejaan. Vasta kun laskut on vahvistettu, kirjanpitäjä voi tallentaa laskut ohjelmaan ostolaskuina.

Jos halutaan ottaa laskujen kierrätys ohjelmassa käyttöön, valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot tulee ruksata valintaruutu Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys. Kyseisen valinnan voi tehdä vain ohjelman pääkäyttäjä.

Laskuja vahvistavat henkilöt tulee lisätä ohjelman käyttäjäksi. Kyseisillä käyttäjillä on oltava lisäkäyttäjän lisenssit. Mikäli käyttäjän tulee vahvistaa kaikki sähköiset ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan tulee lisätä rastit valintaruutuihin: Sähköisen ostolaskun vahvistaja, Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten ja Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut. Silloin vahvistajalle lähetetään automaattinen ilmoitus, kun ohjelmaan tulee sähköinen ostolasku eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.

Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia ja kirjanpitäjä saa siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.

Jos yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys, yhtään saapuvaa verkkolaskua ei voi tallentaa ennen kuin lasku on vahvistettu.

Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on valittu (lisätty).

Lisätietoa myyntihinnoista ja alennuksista

Myyntihintoja ja alennuksia voidaan lisätä ohjelman valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset tai suoraan nimikkeen ja asiakkaan tiedoissa.

Mikäli myyntihinnastossa ei ole vastaavaa hintaa tai alennustaulukossa ei ole määritelty alennusta, käytetään myyntilaskulla myyntinimikkeen tiedoissa olevaa hintaa ja alennusta.

Myyntihinnastoon voitte lisätä nimikkeiden hintoja, jotka on määrätty joko konkreettiselle asiakkaalle tai asiakasryhmälle. Voitte myös valita ajanjakson, jolloin kyseistä hintaa käytetään laskulla. Voitte myös määritellä, voidaanko annettuun hintaan soveltaa lisäksi alennuksia vai onko se lopullinen myyntihinta.

Esimerkiksi jos yrityksessä on käytössä tukkuhinnat ja vähittäishinnat, suosittelemme syöttämään vähittäishinnat suoraan nimikkeen tietoihin ja tukkuhinnat myyntihinnastoon (mutta voitte syöttää myös molemmat hinnat myyntihinnastoon). Valitkaa myyntihinnastossa kohderyhmäksi “Asiakasryhmä“, asiakasryhmäksi valitkaa “Tukkumyynti“. Valitkaa nimike ja syöttäkää siihen asiakasryhmälle valittu hinta. Tukkumyyntiasiakkaille lisätkää asiakkaiden tietoihin asiakasryhmäksi “Tukkumyynti“.

Myyntihintojen tuonti

Jos myyntihintoja on paljon, suosittelemme tuomaan hinnat Excel-tiedostosta. Excel-taulukon sarakkeiden otsikoiden tulee olla samanlaiset kuin myyntihinnaston otsikkojen. Pyytäkää meiltä tarvittaessa esimerkkitaulukko. Kohderyhmän arvona voi olla “Asiakas“ tai “Asiakasryhmä“. Jos on valittu “Asiakasryhmä“, “Nimi“-sarakkeessa tulee olla asiakasryhmän nimi. Jos kohderyhmäksi on valittu “Asiakas“, “Nimi“-sarakkeessa tulle olla asiakkaan tarkka nimi, jonka tulee olla täsmälleen sama kuin Aktivassa olevan asiakkaan nimi. Nimikkeen tunnistamiseen käytämme nimikkeen tunnusta, jonka tulee olla sama kuin Aktivassa oleva nimikkeen tunnus. Nimikkeen nimi on informatiivinen, ja kyseistä kohtaa ei tarvitse täyttää.

Voitte käyttää halutessanne hinnastojen lisäksi myös alennuksia

Alennustaulukossa voitte määritellä alennuksia asiakkaille/asiakasryhmille sekä nimikkeille/nimikeryhmille. Lisäksi voitte valita ajanjakson, jolloin alennus lasketaan.

Jos alennustaulukossa ei ole määritelty alennuksia ja hinnastossa on sallittu nimikkeiden alennukset, siinä tapauksessa alennus otetaan myyntilaskuun nimikkeen tiedoista.

Ajanjakson määrittelystä

  • Mikäli hinnan tai alennuksen voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jättäkää alku- ja päättymispäivän kentät tyhjäksi.
  • Jos haluatte käyttää hintaa/alennusta tiettynä ajanjaksona, syöttäkää alku- ja päättymispäivät.

Lisäksi voitte tehdä kaikille asiakkaille hinta-/alennuskampanjoita. Siinä tapauksessa valitkaa kohderyhmäksi “Kampanja“. Kampanjoissa tulee olla aina määritelty alku- ja päättymispäivä.

Hintojen löytäminen myyntilaskuun

  • Mikäli hinnastossa /alennustaulukossa on kampanjoita, ensisijaisesti sovelletaan kampanjahintoja tai -alennuksia.
  • Mikäli hinnastossa/alennustaulukossa on samalle asiakkaalle/asiakasryhmälle eri hintoja, sovelletaan aina asiakkaan hintaa. Mikäli alennustaulukossa on samalle nimikkeelle/nimikeryhmälle eri alennuksia, käytetään aina nimikkeen alennusta.
  • Mikäli on samalle kaudelle on eri hintoja tai alennuksia, käytetään aina lyhyemmän kauden hintoja tai alennuksia.

Esimerkiksi, jos asiakasryhmällä on kaksi hintaa: kaudella 01.01.2016 – 31.12.2016 ja 01.11.2016 – 08.11.2016 ja myyntilaskun päivämäärä on 01.11.2016, otetaan laskuun lyhyemmän kauden hinta eli kaudella 01.11.2016 – 08.11.2016 voimassa oleva hinta.

Myyntilaskua kopioitaessa laskun rivillä olevia myyntihintoja ei päivitetä, eli uudelle laskulle tulevat ne hinnat, jotka ovat kopioitavassa laskussa. Toistuvia laskuja tehtäessä myyntihinnastojen ja alennustaulukoiden tietoja ei käytetä.

 

Kaikki kysymykset ovat tervetulleita asiakastukeemme sekä puhelimitse sekä sähköpostitse.
info@meritaktiva.fi
asiakastuki 09 4259 7827

 

Pidä itsesi ajantasalla ja vastaanota uutiset ja hyvät tarjoukset suoraan sähköpostiisi. Liity mukaan jo tänään.

 

Tilaus ei ole sitova, voit poistaa itsesi listalta milloin haluat.